劉玲玲

摘要：

企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中發(fā)揮著非常重要的作用，在市場經(jīng)濟時代傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后，早已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求。面對復雜多變的國內(nèi)外形勢，企業(yè)必須增強檔案管理意識，將其納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施及管理制度，進一步提高檔案管理水平，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;問題;對策

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中所形成的各種有保存價值的資料總和。它和企業(yè)的經(jīng)濟信息、相關(guān)情報信息共同組成了企業(yè)的信息資源，在企業(yè)的運營管理、戰(zhàn)略決策等方面都發(fā)揮著積極的作用。伴隨著檔案信息化建設(shè)的加快以及企業(yè)改革的深化，企業(yè)檔案管理工作的重要性也日益突顯出來。在市場經(jīng)濟如此激烈的背景下，企業(yè)如何抓好檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與戰(zhàn)略發(fā)展，是值得企業(yè)深思的一個課題。

一、我國企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（一）缺乏檔案意識，資金投入有限

改革開放多年來，很多企業(yè)更注重經(jīng)營效益，認為檔案管理不能產(chǎn)生實質(zhì)性的效益，因此，不重視檔案管理工作，劃撥的管理經(jīng)費也十分有限，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。這一現(xiàn)象在一些中小企業(yè)中表現(xiàn)得極為明顯，檔案設(shè)施老舊，檔案庫房狹小，甚至根本無專用的檔案庫房，檔案管理軟件實用性欠佳，功能不全，不符合相關(guān)要求[1]。

（二）檔案管理制度不完善，管理水平低下

在信息化時代，企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了極大的變化，無論是管理內(nèi)容，還是管理方式都與傳統(tǒng)管理模式有一定的差異。但很多企業(yè)未對檔案管理制度進行及時完善，更新，造成檔案管理制度滯后，跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐。企業(yè)內(nèi)部也未形成統(tǒng)一的檔案管理標準，不利于部門間的溝通協(xié)作，這在很大程度上制約著企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)水平有待提高

由于企業(yè)對檔案工作不重視，檔案人員基本是非專業(yè)出身，文化程度不高，管理方法陳舊滯后。加之檔案管理制度不健全，檔案管理工作規(guī)范性欠佳，比如，檔號、案卷標題不規(guī)范等。不少檔案人員工作積極性不高，覺得“干多干少都一樣”，習慣應(yīng)付了事?！澳パ蠊?，裝樣子”的現(xiàn)象也很常見。

二、轉(zhuǎn)變理念，加強管理，提高檔案管理水平

（一）轉(zhuǎn)變理念，加強組織領(lǐng)導

首先，企業(yè)領(lǐng)導層必須充分認識到檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響。因此，要高度重視此項工作，將檔案管理納入企業(yè)的重要議事日程中，企業(yè)一把手要親自掛帥，由部門負責人負責具體落實，做到和其它工作同安排、同部署、同研究，形成齊抓共管的良好局面。同時，將責任心強、綜合素質(zhì)好、具有奉獻精神的人員擴充到檔案隊伍中，細化工作流程，健全管理機制，逐步提高檔案管理水平。

其次，要積極運用宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)、視頻等宣傳途徑，在企業(yè)內(nèi)部大力宣傳檔案管理的重要性，組織員工學習《檔案法》及典型案例，讓大家認識到企業(yè)檔案的應(yīng)用價值，從而增強檔案意識。同時，利用不同輿論媒介與宣傳手段向職工宣傳黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策及法律法規(guī)，并宣傳本企業(yè)檔案管理制度，以營造出良好的檔案宣傳氛圍，讓廣大員工都關(guān)注檔案管理，主動配合檔案工作，及時上交需歸檔的資料。

（二）加大資金投入，完善軟硬件設(shè)施

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是實施檔案管理工作的必要保障，對檔案的安全保管以及檔案資源的利用效果均會產(chǎn)生重要影響。因此，為確保檔案管理工作的順利實施，企業(yè)必須給予資金扶持，劃撥專項經(jīng)費，逐步改善檔案管理的軟硬件條件。首先，應(yīng)根據(jù)《檔案法》規(guī)定，選取單獨庫房作為檔案庫房，但不建議將檔案庫房設(shè)立在辦公樓底層，以避免偷盜行為發(fā)生。其次，要做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，確保檔案資料完好無缺。這需要配備專門的庫房恒溫恒濕設(shè)備、吸塵器、滅菌機、紅外線報警器、防盜門等[2]。另外，還應(yīng)配備電腦、打印機、掃描儀，安裝檔案管理軟件，不斷提高檔案信息化管理水平。

（三）健全管理制度，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

“無規(guī)矩不成方圓”，健全的管理制度是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的重要保障。首先，企業(yè)要根據(jù)自身檔案管理現(xiàn)狀，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理制度，規(guī)范檔案保管、借閱、歸檔等工作流程，明確檔案員崗位職責，避免出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。其次，完善績效考核機制，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，將工作業(yè)績和薪資福利掛鉤，以期通過管理機制方面的創(chuàng)新來引入源頭活水，逐步讓檔案管理工作走上正軌。最后，要加大對檔案工作的監(jiān)管力度，采用定期與不定期相結(jié)合的檢查方式，及時查出工作中的漏洞與不足，并要求限時整改。對于反復整改不達標者，要給予嚴厲處理。

（四）加強檔案隊伍建設(shè)，提高檔案管理水平

檔案學屬于一門系統(tǒng)的科學，檔案資料也是企業(yè)發(fā)展的重要歷史憑證。檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在很大程度上決定著檔案管理水平的高低。檔案部門要經(jīng)常開展教育培訓活動，讓檔案員學習檔案管理理論知識，了解當前檔案領(lǐng)域的現(xiàn)狀與發(fā)展前景，更新老舊的知識結(jié)構(gòu)，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)。同時，還要積極宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進人物與先進事跡，引導檔案員要向先進看齊，學習

先進的優(yōu)秀品質(zhì)，愛崗敬業(yè)，甘于奉獻，追求進步。在教育培訓工作中，要注意兩點：一是教育培訓要有針對性，對于新員工要著重培訓檔案管理的基本知識，相關(guān)操作方法以及鑒定文件價值的相關(guān)原則與方法。對于兼職檔案員則應(yīng)加強對專業(yè)基礎(chǔ)知識與基本操作技能的培訓，并對工作中的薄弱環(huán)節(jié)進行重點培訓。二是教育方法要多元化，采用多媒體、研討會、經(jīng)驗交流、專家講座等多種教育方式，以提高檔案員的參與積極性。同時，還可以公布電子郵箱與熱線電話，及時解決檔案員工作中出現(xiàn)的各種問題。

（五）合理開發(fā)利用檔案資源，發(fā)揮檔案資源價值

在傳統(tǒng)檔案管理中一般只注重檔案管理，而忽視了檔案的開發(fā)利用。合理的開發(fā)利用才是檔案管理工作的最終目的，也屬于整個檔案管理工作中的重要組成部分。因此，企業(yè)要合理開發(fā)，充分利用檔案資源。首先，要增強服務(wù)理念，明確服務(wù)方向。檔案工作是為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)的，這就是檔案服務(wù)的方向。因此，檔案工作必須密切圍繞企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)，結(jié)合檔案工作目標，突出服務(wù)重點，更好地為企業(yè)服務(wù)。其次，要積極運用先進的信息技術(shù)，建立健全電子檔案室，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，并逐步更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，。同時，要開發(fā)專門的檢索工具，便于人們查閱所需信息。再次，要適當擴大檔案服務(wù)對象，實現(xiàn)檔案服務(wù)社會化。把本企業(yè)、本系統(tǒng)外的相關(guān)潛在用戶作為潛在服務(wù)對象，在不違法相關(guān)法律法規(guī)的前提下，為其他社會成員提供檔案服務(wù)。檔案社會化服務(wù)包括無償與有償兩種服務(wù)[3]。企業(yè)對外的技術(shù)服務(wù)、業(yè)務(wù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等均屬于有償服務(wù)，而只產(chǎn)生社會公共效益的檔案資料可作為無償服務(wù)。通過這種服務(wù)創(chuàng)新，既能彰顯出檔案管理的人文性，也能為企業(yè)自身樹立良好的社會形象，有利于提升競爭力。在開展社會化服務(wù)的過程中，企業(yè)還應(yīng)積極探索，摸索服務(wù)對象的規(guī)律與需求，提供更多元化的服務(wù)。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案不僅是企業(yè)的寶貴財富，也是國家檔案資源的重要組成部分。面對風云變幻的國內(nèi)外形勢以及激烈的行業(yè)競爭，企業(yè)必須重視檔案管理工作，增強檔案管理理念與創(chuàng)新意識，不斷完善檔案管理機制，使其符合現(xiàn)代企業(yè)管理工作的要求，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

[參考文獻]

[1]王芳.如何做好現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作[J].價值工程，2013，9（31）：184-185.

[2]焦淑靜.新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2009，22（15）：28，42.

[3]黨 杰.淺談如何做好企事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012，16（4）：257-258.

（作者單位：沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司，遼寧 沈陽 ?110850）