學(xué)校教學(xué)檔案對教育事業(yè)的深遠(yuǎn)影響

湖北 宋灼蓉

在學(xué)校檔案管理中，構(gòu)建信息化檔案管理策略，不僅可以滿足學(xué)校檔案管理工作需求，也可以提升學(xué)校檔案管理的整體水平，利用信息化技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，全面提學(xué)校的發(fā)展水平。

檔案信息化建設(shè)

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化的含義

信息化是在現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的基礎(chǔ)之上將相關(guān)對象匯總至指定數(shù)據(jù)庫，從而為人們所用的一種技術(shù)。這種技術(shù)極大提高了各種行為的效率，充分實(shí)現(xiàn)了信息共享。學(xué)校檔案管理信息化即在學(xué)校檔案管理過程中引入信息化，改變學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理模式，使其由紙質(zhì)檔案、人工化管理向電子檔案、計算機(jī)輔助管理轉(zhuǎn)變。

二、學(xué)校檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)把握以下幾點(diǎn)

（一）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識

檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環(huán)節(jié)。但筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，檔案的利用卻不是很多，其中很大的一個原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動服務(wù)，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案利用者的范圍狹小，利用方式單一，利用效果不良。學(xué)校檔案部門可通過舉辦展覽、宣傳板報、校園網(wǎng)絡(luò)、召開會議、知識競賽等向廣大教職工宣傳國家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)及有關(guān)檔案管理工作的知識，從而澄清檔案利用中存在的模糊認(rèn)識，提高對檔案利用工作重要性的認(rèn)識，喚起人們對檔案利用工作的重視，激發(fā)人們利用檔案愿望與熱情，消除人們對檔案工作的神秘感，引導(dǎo)更多的人利用檔案，樹立起利用檔案的觀念。要加強(qiáng)有關(guān)檔案價值、作用及利用效果的宣傳，開發(fā)檔案信息資源，積極主動收集保存好檔案。檔案材料具有某種“滯后性”，但經(jīng)過分類加工后與現(xiàn)實(shí)工作緊密結(jié)合，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策，為業(yè)務(wù)部門工作提供“超前任務(wù)”．檔案人員要改變過去那種墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀等使用者上門的服務(wù)方式，面向市場經(jīng)濟(jì)，把開發(fā)利用工作的重心轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)中來。轉(zhuǎn)變思想觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。宣傳完善學(xué)校檔案管型若干對策建檔意義，確立檔案的重要地位。

（二）完善日常的學(xué)校檔案管理制度

建立以下學(xué)校檔案管理制度和保障措施比較符合日常學(xué)校檔案管理的需求，制定詳盡合理的檔案歸檔方法，以往各個學(xué)校的檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設(shè)部的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則來規(guī)定，千篇一律，認(rèn)為這樣做比較規(guī)范。的確，從某種角度上來說，這樣是比較齊全，但是在實(shí)際利用中可發(fā)現(xiàn)，其實(shí)不是所有的資料都是可以利用的。因此，學(xué)校的檔案管理者應(yīng)當(dāng)本校的特點(diǎn)制訂自其檔案歸檔范圍，這樣既減少了歸檔收集時收集人的工作強(qiáng)度，又使得檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。因此，學(xué)校檔案館可以對大型、重點(diǎn)項目和本校的一般項目檔案管理分別對待，只保存學(xué)校經(jīng)常利用的檔案。這樣可以在減少物力、財力的同時達(dá)到檔案歸檔和可利用的效果。這種分類管理的方式，效果不錯。

（三）大力加強(qiáng)定標(biāo)工作

從現(xiàn)狀看,制約學(xué)校檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標(biāo)準(zhǔn)不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺標(biāo)準(zhǔn)，形成配套的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系已十分緊迫。標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在加快制定基礎(chǔ)性的管理標(biāo)準(zhǔn)的同時，重點(diǎn)應(yīng)分三個層面積極研制應(yīng)用性的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。一是基本條件層面，即檔案信息化建設(shè)相關(guān)方面的軟、硬件設(shè)施的配置及建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，旨在科學(xué)創(chuàng)建檔案信息化運(yùn)行必需的平臺條件；二是信息資源建設(shè)層面，主要針對檔案信息資源的形成、保護(hù)和利用，滿足檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲格式、數(shù)據(jù)交換格式等標(biāo)準(zhǔn)等；三是安全保障層面，主要是為了加強(qiáng)檔案信息保管利用中的安全防范，達(dá)到維護(hù)真實(shí)、永久保存、保障秘密的目的，如數(shù)字加密、電子簽名、權(quán)限設(shè)置等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）提高認(rèn)識,引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

要拓寬知識領(lǐng)域，在提高信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。從目前學(xué)校檔案人員學(xué)歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計算機(jī)知識與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進(jìn)這項工作的健康發(fā)展

（五）加大投入，增配軟、硬件設(shè)施

要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。加快更新改造的步伐。使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。繼續(xù)推進(jìn)應(yīng)用計算機(jī)管理檔案工作，逐步提高檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平。開展檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和電子文檔管理工作。逐步增加配備郵件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、備份服務(wù)器、多媒體視頻服務(wù)器，滿足海量數(shù)據(jù)存儲以及紙質(zhì)載體檔案掃描、數(shù)字檔案信息存貯、音視頻轉(zhuǎn)換存儲設(shè)備。

（六）確立檔案信息化總體規(guī)劃

要想順利地開展檔案信息化建設(shè)工作就必須制定出一個科學(xué)合理地信息化建設(shè)規(guī)劃，并逐步執(zhí)行。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃需要立足各事業(yè)單位的具體情況，包括檔案數(shù)量、檔案工作投入資金預(yù)算、檔案和信息專業(yè)人才配置、單位發(fā)展總體戰(zhàn)略等。只有從自身實(shí)際情況出發(fā)制定出一個詳細(xì)的近期規(guī)劃和長遠(yuǎn)目標(biāo)，并根據(jù)開展效果逐步調(diào)整，才能更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)工作。

（七）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的硬件配置

加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)需要配備符合現(xiàn)行規(guī)范的電腦設(shè)備、網(wǎng)關(guān)設(shè)備、硬盤存儲設(shè)備等。同時，需要根據(jù)技術(shù)發(fā)展，不斷引進(jìn)其他先進(jìn)的硬件設(shè)備，提高檔案存儲量和保存穩(wěn)定性，以便充分發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢，確保檔案工作的順利開展。

[1]孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的兩點(diǎn)宏觀思考.2011-8

（作者單位：湖北省黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

宋灼蓉，女，館員，黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室研究方向：檔案管理