陳潔瓊

(泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校,福建 泉州 362011)

芻議OA系統(tǒng)應(yīng)用對高職院校辦公室管理工作的影響

陳潔瓊

(泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校,福建 泉州 362011)

摘要：在高職院校信息化校園建設(shè)不斷推進的過程中，OA辦公系統(tǒng)隨之應(yīng)運而生。OA辦公系統(tǒng)的有效使用創(chuàng)新了工作理念，簡化、優(yōu)化了工作流程，改進了工作方法，在辦公室管理工作中起到了至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；流程；隊伍；工作效率

0引言

當(dāng)前，我國經(jīng)濟社會不斷發(fā)展，信息化發(fā)展速度隨之逐漸加快，各種各樣的創(chuàng)新性技術(shù)層出不窮。其中，互聯(lián)網(wǎng)、通訊軟件、數(shù)據(jù)平臺等信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用于企事業(yè)單位的管理系統(tǒng)中，利用信息技術(shù)進行精細化的管理成為職業(yè)教育發(fā)展的必然趨勢。許多高職院校在扎實、穩(wěn)妥推進校園信息化建設(shè)過程中，OA辦公系統(tǒng)隨之應(yīng)運而生。

辦公室是高職院校的綜合管理辦事機構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)溝通、信息傳遞和服務(wù)師生等任務(wù)，業(yè)務(wù)范圍廣泛，工作內(nèi)容繁雜，事務(wù)性和督辦性工作較多，在高職院校中有著承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡(luò)八方的樞紐作用。針對繁雜的工作任務(wù)，OA辦公系統(tǒng)的使用有效創(chuàng)新了工作理念，簡化、優(yōu)化了工作流程，改進了工作方法，從而提升了辦公室工作質(zhì)量、工作效能和工作作風(fēng)，在辦公室管理工作中起了至關(guān)重要的作用。

1OA辦公系統(tǒng)的主要功能組成

OA辦公系統(tǒng)(OA是Office Automation英文字母的縮寫，即辦公自動化的意思)，是充分運用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，利用電腦、手機、iPad等終端進行網(wǎng)絡(luò)操作，實現(xiàn)系統(tǒng)中多人異地共同完成同一件工作，從而實現(xiàn)無紙化辦公的目的的信息管理系統(tǒng)。

行政辦公、公文處理等系統(tǒng)是OA辦公系統(tǒng)的重要分支，其中所涉及的具體功能如下：

1.1發(fā)布信息

所有校內(nèi)通知類、決策類、必須公開的信息在OA辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺上可以實現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)布。各部門信息管理員有權(quán)發(fā)布本部門相關(guān)信息，發(fā)布信息時可同時設(shè)定信息查看者的范圍。

1.2公文流轉(zhuǎn)

在這個環(huán)節(jié)中，目前較多使用的是收文和發(fā)文兩大模塊，也是目前默認的OA系統(tǒng)的主要功能之一。收文流程就是辦公室管理人員登記上級或其他外來文件，經(jīng)辦公室主任簽閱后流轉(zhuǎn)到校領(lǐng)導(dǎo)班子處，領(lǐng)導(dǎo)批示后再返回辦公室，由辦公室管理人員將文件流轉(zhuǎn)至主辦部門和協(xié)辦部門，待文件辦理后附上完整辦理結(jié)果再返回收文登記處，由辦公室管理人員對公文進行歸檔處理的過程。發(fā)文流程主要是在網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)各部門需要校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，包含網(wǎng)上擬稿、部門負責(zé)人審核、相關(guān)部門會簽、辦公室核稿、校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號、成文、校對、蓋電子章、打印、發(fā)布、辦結(jié)、歸檔等在內(nèi)的一整套流程的辦理過程。

1.3請示報告

即網(wǎng)上向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)請示報告工作或者辦理請假手續(xù)等，避免校領(lǐng)導(dǎo)出差或者開會外出情況下沒得審批而延誤工作。

1.4事務(wù)性工作管理

諸如公務(wù)用車、會議室申請使用，以及各項事務(wù)的督辦查辦等，使車輛、會議室的使用情況一目了然，便于申請者及時了解掌握有效信息并進行調(diào)整，有效提高工作效率和工作質(zhì)量。

1.5歸檔管理

系統(tǒng)管理員對已經(jīng)處理完畢的公文進行歸檔操作后，統(tǒng)一存檔，確保檔案保存的歷史原始性，有效防止丟失，并且便于用戶查閱。

此外，在OA系統(tǒng)中，可根據(jù)辦公對象的不同，分別設(shè)立超級管理員、一般管理員、學(xué)院部門和學(xué)校不同的權(quán)限，設(shè)置不同的操作范圍，沒有權(quán)限的用戶則無法進行其他操作，并且設(shè)置防火墻、異地備份等安全防護措施防止病毒入侵和數(shù)據(jù)丟失，有效提升系統(tǒng)的安全性。

2OA辦公系統(tǒng)在高校辦公室管理工作中的作用

隨著OA辦公系統(tǒng)功能的日益完善和加以應(yīng)用，辦公室的工作模式也隨之發(fā)生了重大的改變。

2.1便于保存修改痕跡，節(jié)約辦公成本

在傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的過程中，文稿的任一經(jīng)手人都有可能進行文稿的修改，在沒有保存原始資料的情況下無法一一查證是誰修改了文稿，或者哪個部門領(lǐng)導(dǎo)所做的修改。

但在OA系統(tǒng)過程中，所有文檔通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送，各修改人也必須在電子文檔上進行修改，系統(tǒng)可以根據(jù)不同的用戶在處理文檔過程中，顯示出不一樣的顏色，進行修改痕跡的保存，并且會準確地備份修改痕跡，為日后的查詢提供完整清晰的憑證。在傳統(tǒng)的辦公過程中，在對文稿進行修改之后，還需要不停地重復(fù)打印，一稿多印，在一定程度上造成多重浪費。而OA辦公系統(tǒng)的使用，電子公文成為公文處理與流轉(zhuǎn)的主要手段，使得無紙化辦公得以實現(xiàn)，節(jié)約了辦公的總體成本。

2.2公文處理更加嚴格有序、統(tǒng)一規(guī)范

收文、發(fā)文是高校辦公室的一項主要工作。在OA辦公系統(tǒng)使用之前，使用的均是紙質(zhì)文件，按照分門別類、排版、打印、流轉(zhuǎn)、回收、歸檔等流程實現(xiàn)內(nèi)部運轉(zhuǎn)，不僅文件的流轉(zhuǎn)效率低、時間長，而且在日常管理工作中各部門、各學(xué)院需要向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)的請示、報告、文件簽發(fā)等時常需要多個部門處室簽批，極大地受到人為因素的制約，造成時間和人力的浪費，同時各部門、各學(xué)院也很難動態(tài)掌握流轉(zhuǎn)過程，信息傳遞覆蓋面窄，時效性差，在不同程度上影響文件的辦理效率。

OA系統(tǒng)的全面推行，使得公文處理更加嚴格有序地按照規(guī)范要求來進行，處理方式更加快捷、方便。OA系統(tǒng)可通過程序控制設(shè)置多樣公文處理登記模板，預(yù)設(shè)傳遞流程，制定嚴格的規(guī)章制度，格式化設(shè)定公文撰寫規(guī)范、報送處理和反饋流程，并設(shè)置公文信息傳遞處理對象不同的權(quán)限，系統(tǒng)根據(jù)實際時間自動登記收發(fā)文操作時間、操作人、操作流程等等，并可根據(jù)流程追蹤獲知公文流轉(zhuǎn)、批示、處理情況，也可發(fā)出催辦指令。此外，由于OA系統(tǒng)用戶覆蓋全學(xué)院教職工，相關(guān)公文信息可實現(xiàn)快速發(fā)送，使公文運轉(zhuǎn)的流程透明可查，實現(xiàn)公文流程管理的規(guī)范化。這樣一來，辦公室的收發(fā)文甚至其他事務(wù)性管理工作有章可循、有規(guī)可依，建立信息安全保障措施，這些優(yōu)勢都是紙質(zhì)化公文處理方式無法比擬的。

2.3公文檔案管理更加嚴謹、科學(xué)

在辦公室的日常工作中，檔案管理工作十分重要，但是檔案管理的工作繁瑣細致，倘若沒有借助信息化手段，沒有相對固定且專業(yè)的檔案管理學(xué)人員長期細致的專業(yè)管理，很難做到連貫性和規(guī)范化。

OA系統(tǒng)的推行使用，為檔案管理提供了科學(xué)化管理的平臺。在設(shè)置公文處理流程的同時進行分類歸檔，將分散、分批出現(xiàn)的資源信息通過0A系統(tǒng)聯(lián)結(jié)在一起，改變了傳統(tǒng)檔案數(shù)量龐大的紙質(zhì)材料的收集、整理、歸類的方式。在OA系統(tǒng)中，通過網(wǎng)絡(luò)管理員權(quán)限設(shè)置，根據(jù)信息來源單位及類型劃分檔案材料歸檔范圍，將可定期保存的、需永久保存或長期保存的檔案進行篩選并分門別類，或?qū)⒈镜匚募辉贠A系統(tǒng)中流傳但仍需保存的文件，掃描至系統(tǒng)中歸檔，等于為電子文檔和紙質(zhì)文檔儲存媒介的轉(zhuǎn)換提供了一個便利的通道，這就打破了時間、空間的界限，教職工可隨時查閱歸檔信息，更好地掌握各種數(shù)據(jù)資源，為教學(xué)科研工作提供便利。此外，借助0A系統(tǒng)的輔助搜索功能，為文件檢索、查閱提供了便利，解決了人工檢索的繁瑣，節(jié)省了人力物力財力。

2.4公文信息傳遞更加及時、全面，共享性更強

在傳統(tǒng)辦公形式下，公文處理主要以紙質(zhì)形式為主，不但需要專門人員負責(zé)裝訂、印刷、復(fù)印等各項工作，同時在相同的時間、地點中只有一個人可以進行操作，信息存在著一定的獨占性，如果多人同時需要，就必須一文多印。另外，辦公室作為協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)和對外聯(lián)系的樞紐，與各級聯(lián)系緊密，通訊方式也在不斷改進，郵箱、QQ、微信等通訊軟件廣泛應(yīng)用于辦公室的日常工作中。但是，即時性通訊工具一般信息量巨大，信息易被刷屏淹沒，信息容易錯漏、丟失，反饋信息滯后且不易保存。此外，即時性通訊工具的安全性也未能得到保障。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，OA系統(tǒng)作為專業(yè)化的公文處理平臺帶來了信息化的辦公方式，優(yōu)勢也就日益凸顯。目前，我國教育部明確規(guī)定，高校所制定的每一項規(guī)章制度和年度工作總結(jié)、工作計劃以及發(fā)展計劃等重大事項需要向外公開。而這些所需要公開的內(nèi)容，通過使用OA系統(tǒng)，可以實現(xiàn)向系統(tǒng)所有用戶公開，并因為用戶的相對固定，公文信息傳遞可設(shè)定自成程序，大大減少了公文信息發(fā)布者的工作量，接收人員僅需要登錄系統(tǒng)就可以進行查閱，這樣既節(jié)省了紙張，又可以實現(xiàn)信息發(fā)布的高效、便捷，在不同程度上加快了信息公開化的進程。同時，在OA系統(tǒng)下，電子公文可實現(xiàn)在相同的地點和時間中供多人閱讀處理流轉(zhuǎn)，并具備多用戶精細檢索的功能，加強了文件執(zhí)行的共享性，有效提高文件執(zhí)行的效率。

2.5OA系統(tǒng)的使用推動了辦公室隊伍的優(yōu)化

傳統(tǒng)的辦公模式，辦公室工作人員可能需要跑遍每個樓層，才能夠?qū)崿F(xiàn)文件的分發(fā)與傳遞任務(wù)，過程較為復(fù)雜，工作繁瑣機械，不需要高技能人才，無法達到高效辦公的目的。

OA系統(tǒng)對辦公室人員的工作技能提出了更高更精的要求，辦公室人員不僅需要掌握一定的計算機應(yīng)用技術(shù)，并且要熟悉整個OA系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，熟練運用各種文字處理軟件，還要具備現(xiàn)代化信息化的管理理念，不斷適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的日新月異的要求。因此，辦公室人員需要不斷地接受計算機等專業(yè)知識的培訓(xùn)，時時更新知識儲備，學(xué)習(xí)和了解新事物，提高自身素質(zhì)和職業(yè)能力，掌握過硬的技術(shù)本領(lǐng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)日新月異的知識積累輔助自己的工作，從而創(chuàng)新工作方式，提高工作效率。

3結(jié)語

OA辦公系統(tǒng)功能全面，操作簡單、規(guī)范，是高校辦公室信息化辦公的體現(xiàn)，它將學(xué)校與各職能部門、各學(xué)院內(nèi)部事務(wù)集中在一個平臺上，逐步改進了傳統(tǒng)公文處理模式的弊端，在提高辦公效率、簡化工作流程和降低辦公成本方面起到了重要的作用。隨著高職院校教育信息化的不斷推進以及二級管理的全面深化，辦公室必須不斷推進和完善OA辦公系統(tǒng)的使用，推動辦公室事務(wù)的科學(xué)化管理，不斷提升辦公室整體工作效率和服務(wù)質(zhì)量，從而更好服務(wù)廣大師生。

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(編輯馬海超)

Effect of the Application of OA System for Office Management Work in Higher Vocational Colleges

CHEN Jieqiong

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011, China)

Abstract：In the process of promoting informatization campus construction in higher vocational colleges constantly, OA office system comes into being. The effective use of OA office system has innovated work ideas, simplified workflow, and improved work methods. OA system now plays a crucial role in the management of the office work.

Keywords：OA system; workflow; team; work efficiency

收稿日期：2016-03-03

作者簡介：陳潔瓊(1985.06—),女。研究實習(xí)員。研究方向：高校行政管理。

中圖分類號：G712

文獻標識碼：B文章編碼：1672-0601(2016)05-0045-03