趙鑫，滿令元，張曉燕

（山東中煙滕州卷煙廠，山東滕州277599）

建立輔助臺(tái)賬加強(qiáng)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理

趙鑫，滿令元，張曉燕

（山東中煙滕州卷煙廠，山東滕州277599）

對于工程項(xiàng)目而言，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的提供是否明晰、及時(shí)，關(guān)系著項(xiàng)目決策能否正確、順利制定，項(xiàng)目建設(shè)能否安全、高效進(jìn)行。但會(huì)計(jì)報(bào)表信息因其自身的時(shí)滯性，并不能滿足工程項(xiàng)目的日常需要。財(cái)務(wù)部門可通過建立累計(jì)付款明細(xì)表、概算執(zhí)行明細(xì)表、合同支付明細(xì)表等輔助臺(tái)賬，來隨時(shí)提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料，做好工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理工作。不僅有利于實(shí)時(shí)反映工程項(xiàng)目的投資情況，也可降低項(xiàng)目資金成本，防范項(xiàng)目資金風(fēng)險(xiǎn)。

輔助臺(tái)賬；工程項(xiàng)目；財(cái)務(wù)管理

引言

對于工程項(xiàng)目而言，經(jīng)濟(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性至關(guān)重要，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的提供是否明晰、及時(shí)，關(guān)系著項(xiàng)目決策能否正確、順利制定，項(xiàng)目建設(shè)能否安全、高效進(jìn)行。但會(huì)計(jì)報(bào)表信息通常僅反映企業(yè)或項(xiàng)目過去時(shí)期的財(cái)務(wù)狀況，并不能實(shí)時(shí)反映工程當(dāng)前實(shí)際進(jìn)展情況。所以在工程項(xiàng)目建設(shè)中，會(huì)計(jì)報(bào)表信息因其自身的時(shí)滯性，并不能滿足工程項(xiàng)目的日常需要。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在提供會(huì)計(jì)報(bào)表信息的基礎(chǔ)上建立輔助臺(tái)賬，以提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息，做好工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理工作。

臺(tái)賬，原指擺放在臺(tái)上供人翻閱的賬簿，現(xiàn)在主要運(yùn)用于各個(gè)業(yè)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)日常工作。它并不屬于會(huì)計(jì)核算中的賬簿系統(tǒng)，是企業(yè)為了加強(qiáng)某方面的管理、更詳細(xì)地了解某方面的信息而設(shè)置的一種輔助明細(xì)表。因臺(tái)賬沒有固定格式，沒有固定賬頁，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員可依據(jù)自身工作需要自行設(shè)計(jì)，盡量詳細(xì)、全面地反映項(xiàng)目信息，以便于數(shù)據(jù)使用者隨時(shí)掌握項(xiàng)目投資的實(shí)時(shí)情況，合理規(guī)劃、籌集項(xiàng)目資金，降低資金成本，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。

1 輔助臺(tái)賬在工程項(xiàng)目建設(shè)中的作用

1）反映項(xiàng)目資金使用情況。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，建設(shè)方需及時(shí)掌握資金使用情況，以確保資金始終應(yīng)用于項(xiàng)目當(dāng)中，施工單位無法隨意挪用工程款或不合理使用造成浪費(fèi)。同時(shí)，項(xiàng)目決策者需及時(shí)掌握工程項(xiàng)目進(jìn)度，依據(jù)項(xiàng)目投資實(shí)時(shí)情況以及工程實(shí)施進(jìn)展，合理安排后期的工作重點(diǎn)。若財(cái)務(wù)部門每月僅提供一次會(huì)計(jì)報(bào)表信息，則不便于數(shù)據(jù)使用者做出正確決策。因?yàn)樵诠こ添?xiàng)目建設(shè)中，資金流量相對較大，資金支付頻率也不平衡，有可能存在年前、節(jié)前等節(jié)點(diǎn)大批量支付工程款的情況，所以需要建立項(xiàng)目累計(jì)付款明細(xì)表，實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目資金的使用情況。

2）提供清晰準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。由于工程項(xiàng)目中所涉及的單體項(xiàng)目較多，如土建工程、機(jī)電安裝工程、消防工程、污水處理工程、智能弱電工程等；而工程項(xiàng)目又涉及諸多單位部門，如設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、跟蹤審計(jì)單位、施工單位、地方各監(jiān)管部門以及項(xiàng)目自身各工程技術(shù)管理部門等，所以賬務(wù)處理中所涉及的科目也很多。如此，若查詢一個(gè)工程項(xiàng)目的實(shí)施情況，往往不能迅速及時(shí)地查清它的全部概況。如果依照各單體項(xiàng)目歸集、建立輔助臺(tái)賬，涵蓋一個(gè)項(xiàng)目的概算金額、控制價(jià)、中標(biāo)價(jià)、合同金額、支付情況等相關(guān)數(shù)據(jù)，形成一個(gè)相對完整的整體，則有利于使用者準(zhǔn)確迅速地找到所需信息[1]。

3）便于財(cái)務(wù)信息的連續(xù)分析。建立輔助臺(tái)賬，可以利用臺(tái)賬數(shù)據(jù)連續(xù)動(dòng)態(tài)化的特性，將其與工程實(shí)施進(jìn)度情況緊密相連。同時(shí)可在臺(tái)賬中增加相關(guān)指標(biāo)，如項(xiàng)目預(yù)計(jì)簽證變更金額占合同金額百分比、項(xiàng)目預(yù)計(jì)結(jié)算金額與概算金額的差異對比、項(xiàng)目合同可支付余額等來分析項(xiàng)目實(shí)施情況，將信息及時(shí)反饋相關(guān)部門，有助于項(xiàng)目管理人員更好地加強(qiáng)工程管理，提高工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，及時(shí)糾正，避免造成不必要的損失[2]。

4）控制工程項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。只有項(xiàng)目各類信息有效、準(zhǔn)確地反映工程項(xiàng)目各個(gè)方面，才有助于項(xiàng)目決策者做出正確判斷，使項(xiàng)目建設(shè)安全、高效地實(shí)施。如在資金來源方面，項(xiàng)目建設(shè)需要大量資金支出，若資金到位不及時(shí)，可能造成工程延長工期甚至停工，對項(xiàng)目建設(shè)影響巨大；若預(yù)算提報(bào)過多，可能造成資金閑置，降低資金有效利用、增加項(xiàng)目財(cái)務(wù)費(fèi)用、增加項(xiàng)目資金成本。所以財(cái)務(wù)部門要依據(jù)項(xiàng)目投資實(shí)時(shí)情況以及工程實(shí)施進(jìn)展，合理規(guī)劃、籌集資金，申請合理數(shù)目的預(yù)算。

2 輔助臺(tái)賬的建立及分類

在建立輔助臺(tái)賬工作中，可以使用Excel等電子表格工具，也可用數(shù)據(jù)庫，有條件的還可設(shè)計(jì)專門的軟件。Excel電子表格是財(cái)務(wù)人員較為熟練的工具，使用Excel登記臺(tái)賬，通用性強(qiáng)，便于數(shù)據(jù)的交流和傳遞；同時(shí)Excel表格功能全面，不僅可以輸入、輸出相關(guān)數(shù)據(jù)，也可利用公式進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算，并將結(jié)果轉(zhuǎn)化為可視性圖表，滿足了輔助臺(tái)賬的大部分功能需求。因此，可以依據(jù)自身工作需要，運(yùn)用Excel電子表格建立一套輔助臺(tái)賬，便于工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理工作。

1）項(xiàng)目累計(jì)付款明細(xì)表。項(xiàng)目累計(jì)付款明細(xì)表比較詳細(xì)、繁瑣，但它記錄著工程項(xiàng)目建設(shè)資金使用的重要內(nèi)容，是項(xiàng)目決策者、相關(guān)工程技術(shù)管理部門和監(jiān)理單位共同關(guān)心的問題，需要財(cái)務(wù)人員詳細(xì)紀(jì)錄和重點(diǎn)控制。項(xiàng)目累計(jì)付款明細(xì)表應(yīng)明確每個(gè)單體項(xiàng)目，記錄每筆資金支付，其主要內(nèi)容應(yīng)包括歸集訂單號、入賬項(xiàng)目、付款摘要、收款單位、入賬日期、入賬憑證號、合同金額或結(jié)算金額、開票金額、發(fā)票進(jìn)度、付款金額、付款進(jìn)度、抵扣進(jìn)項(xiàng)稅金額、待抵扣進(jìn)項(xiàng)稅金額等[3]。

2）項(xiàng)目概算執(zhí)行明細(xì)表。項(xiàng)目概算執(zhí)行明細(xì)表將項(xiàng)目整體概算依據(jù)各工程技術(shù)管理部門的專業(yè)分工和施工界面進(jìn)行劃分，明確各相關(guān)部門、各單體項(xiàng)目的概算金額，并以此為歸集口徑，動(dòng)態(tài)管理概算金額、采購計(jì)劃、合同金額、結(jié)算金額的實(shí)施進(jìn)度，形成一個(gè)相對完整的整體，有利于使用者準(zhǔn)確找到所需數(shù)據(jù)。項(xiàng)目概算執(zhí)行明細(xì)表針對各個(gè)單體項(xiàng)目，其主要內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目內(nèi)容、概算金額、采購計(jì)劃金額、控制價(jià)、中標(biāo)價(jià)、合同金額、據(jù)實(shí)列支金額、付款情況、（預(yù)計(jì)）簽證變更情況、（預(yù)計(jì)）結(jié)算金額、概算節(jié)超金額等[4]。

3）項(xiàng)目合同支付明細(xì)表。工程項(xiàng)目建設(shè)中需簽訂大量合同，不僅包括建安工程施工合同、設(shè)備采購合同等，還包括設(shè)計(jì)、監(jiān)理、各類技術(shù)咨詢等服務(wù)合同。雖然財(cái)務(wù)部門通常不是牽頭主管部門，但需審核立項(xiàng)、招標(biāo)文件、合同條款、商務(wù)談判等涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容，并依照合同約定和工程進(jìn)度進(jìn)行資金的支付和核算。因此，財(cái)務(wù)人員應(yīng)登記項(xiàng)目合同支付明細(xì)表，詳細(xì)記錄合同的執(zhí)行過程和累計(jì)支付情況。項(xiàng)目合同支付明細(xì)表應(yīng)包括合同編號、合同類別、合同名稱、簽約單位、合同金額、付款日期、付款摘要、付款方式、合同累計(jì)付款金額、合同累計(jì)付款比例、是否簽訂補(bǔ)充協(xié)議、是否履約完畢等內(nèi)容。

3 建立輔助臺(tái)賬應(yīng)注意事項(xiàng)

1）控制輔助臺(tái)賬數(shù)量。工程項(xiàng)目可以建立很多臺(tái)賬，但如果臺(tái)賬數(shù)量過多，將增加財(cái)務(wù)人員的額外工作量，消耗過多精力，容易造成不必要的失誤。應(yīng)依據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際需要，合理規(guī)劃、突出重點(diǎn)地建立臺(tái)賬，并對關(guān)注度較高的數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析，如項(xiàng)目累計(jì)付款明細(xì)表，每個(gè)單體項(xiàng)目都應(yīng)詳細(xì)記錄，每筆資金支付都要及時(shí)記錄。

2）保證輔助臺(tái)賬質(zhì)量。臺(tái)賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性至關(guān)重要，尤其是項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)算時(shí)，如果存在數(shù)據(jù)有誤，可能引起建設(shè)方和施工方的糾紛，造成不必要的損失。要保證臺(tái)賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，不僅要定期與財(cái)務(wù)核算正式賬目核對，確保每個(gè)訂單、每個(gè)科目賬賬相符；還要經(jīng)常與相關(guān)部門核對，以保證每個(gè)單體項(xiàng)目的各項(xiàng)信息及時(shí)更新、調(diào)整，反映數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，做到賬實(shí)相符。

3）注意輔助臺(tái)賬數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系。在工程項(xiàng)目中，各個(gè)臺(tái)賬之間都有相互聯(lián)系。依據(jù)臺(tái)賬數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系，可以在各臺(tái)賬設(shè)立計(jì)算公式，直接從臺(tái)賬中設(shè)置鏈接、選取數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算和檢驗(yàn)。如項(xiàng)目累計(jì)付款明細(xì)表中的“累計(jì)付款金額”是否等于項(xiàng)目概算執(zhí)行明細(xì)表中的“據(jù)實(shí)列支金額”與項(xiàng)目合同支付明細(xì)表中的“合同累計(jì)付款金額”兩者之和。

[1]陳國軍,馬德家編.公路工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理[M].石家莊：河北科學(xué)技術(shù)出版社,2002.

[2]周國光,何俐俐,賈麗娜編.公路行業(yè)財(cái)務(wù)管理學(xué)[M].北京：人民交通出版社,2001.

[3]劉忠勇.談?wù)劵ㄘ?cái)務(wù)的臺(tái)賬[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009(34):110-111.

[4]彭旋峰.做好輔助臺(tái)賬加強(qiáng)公路工程建設(shè)財(cái)務(wù)管理[J].交通財(cái)會(huì), 2006(9):62-64.

（編輯：王璐）

The Establishment of Auxiliary Ledger to Strengthen Engineering Project Financial Management

Zhao Xin,Man Lingyuan,Zhang Xiaoyan
(Audit Office of Tengzhou Cigarette Factory,Shandong Cigarette Factory, Tengzhou Shandong 277599)

For the project,the financial data provided is clear,timely,correct decisions can affect the project,the project construction can develop smoothly,safe and efficient.But because of the time delay of accounting information of its own,and can notmeet the daily needs of engineering project.In this paper the financial sector through the establishment of the cumulative payment schedule,budget execution schedule,contract payment schedules and other auxiliary ledger to provide accurate financial data,financialmanagementwork of the project.It is not only conducive to real-time reflect the project investment,but also reduce the cost of project funds,to prevent project funds.

auxiliary ledger;engineering project;financialmanagement

F276

A

2095-0748(2016)24-0029-02

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.24.11

2016-12-02

趙鑫（1988—），女，山東滕州人，碩士研究生，畢業(yè)于天津財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)專業(yè)，現(xiàn)就職于山東中煙滕州卷煙廠，從事審計(jì)工作。