●　唐麗琴　　陳瑞英　　夏娟飛

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特教院校學籍管理的信息化探索
——以浙江特殊教育職業(yè)學院為例

●唐麗琴陳瑞英夏娟飛

摘要：隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)設置和學生人數的逐年增加，特教院校學籍管理存在的手段落后、信息不準確、信息不完整等問題日益顯露。通過加強部門間分工合作、加強管理軟件功能開發(fā)與利用等，不斷創(chuàng)新、完善特教院校學籍管理機制，提高學籍管理效率。

關鍵詞：特教院校；學籍管理；信息化

隨著殘疾人教育事業(yè)的快速發(fā)展，越來越多的殘疾人走進了高校，開始接受高等教育。近年來，報考浙江特殊教育職業(yè)學院的學生日益增加，我校學生人數和專業(yè)設置隨之也逐年增加。伴隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，學籍管理出現了許多新的問題，如管理手段落后、信息不準確、信息不完整等。新形勢下，傳統的學籍管理已經無法適應學?，F代化的發(fā)展要求。［1］如何創(chuàng)新管理手段，解決學籍管理中存在的問題已成為當務之急。筆者從工作實際出發(fā)，分析當前特教院校學籍管理存在的各種問題，提出合理有效的解決方法，探討提高學籍管理效率的策略。

一、特教院校學籍管理的特殊性

學籍，即某校學生的資格，是一個學生屬于某學校的一種法律上的身份或者資格。浙江特教職業(yè)學院學生的學籍主要包括兩類：一是殘疾學生通過學院自主招生考試正式錄取，二是健全學生通過高考第三批正式錄取。兩類學生在錄取后按規(guī)定辦理注冊手續(xù)，即具有特教學院的學籍。

特殊院校學籍信息的特殊性，主要表現在學生對象的特殊性。健全學生的學籍管理工作和普通高校學籍管理一致。而殘疾學生的學籍管理則較為復雜和特殊。就自主招生對象來源而言，我校的殘疾學生分為應屆生、往屆生以及在福利企業(yè)中就業(yè)的殘疾學生三類；就招生對象殘疾類別而言，可分為肢體殘疾、聽力障礙和視力障礙。目前，我校注冊學籍總人數為913人，其中殘疾學生共531人，約占在校生總數的58.2%。

二、當前特教院校學籍管理存在的問題

（一）學生提供的數據信息正確性有待提高

目前，特教學院的自主招生報名主要通過網上報名的形式進行。而大部分殘疾學生由于自身的特殊性，網上信息并非由本人自行填寫申報，許多學生由高中的班主任或任課教師代為填寫。特別是視障生，其數據基本全都是由家長或教師幫忙錄入，在這個操作過程中學生信息難免會出現一些問題。招生部門又缺乏對相關信息的有效甄別審核，招生部門學生信息數據庫的準確性有待提高。特別是學生姓名、性別、民族、出生年月和身份證號等重要信息字段，需要反復核對確認，以提高學生信息的準確性。如果學生信息出現差錯，學籍管理部門在后期再有針對性地進行信息調整，就要通過教育主管部門逐級審批審核，會花費大量的人力。

另一方面，特殊學生延期報到的人數較多，而教育部規(guī)定新生入學須在兩周內完成學籍注冊手續(xù)。就我校實際情況來說，招生主管部門對新生報到名單難以及時確定，而學籍注冊期限又即將截止，導致學籍工作管理人員只能對未明確放棄學籍的學生統一進行注冊。這樣，就會造成未來報到的學生仍正常注冊學籍的現象，導致報到率虛高；學籍管理部門在為學生辦理注冊手續(xù)后又為學生辦理退學手續(xù)，導致報到率數據與實際情況不符。

（二）學籍管理軟件使用率有待提高

浙江特殊教育職業(yè)學院于2009年引進了高校現代教學管理信息系統，借助管理系統一方面實現了計算機無紙化操作，另一方面也提高了學校學籍管理工作的效率。但是，該教務管理系統中學籍管理部分采用的數據格式和“學信網”中的數據格式不匹配。如將“學信網”中學生數據導入到教務系統時，就必須先轉換數據格式，將班主任信息、班級、專業(yè)代碼等信息重新編碼，針對信息各個字段的要求也要適時作出新的調整。這不僅大大增加了學籍管理人員的工作負擔，同時也增大了數據導入過程中的錯誤率。

其次，在購入該系統后，因學校教務人員流動性較大，新進人員對于系統的各個功能不了解、不熟悉，導致該系統的使用率不高，系統中許多實用的功能未被真正投入使用。學校教師和學生實際受用度不明顯，造成資源的浪費。

三、特教院校學籍管理工作信息化的探索

（一）部門間分工合作，加強交流

在殘疾學生報名時，學籍數據采集的源頭部門應統一要求其提供身份證復印件、戶口本復印件、殘疾證等相關證明，在報名后就開始為學生建立檔案。學生在報名時相對更為謹慎，資料準備也更加完善。此時招生部門統一收集，逐個給學生建立檔案，不僅收集了學生信息的第一手資料，也為今后學生信息查詢提供了便利。即便學生未被我校錄取，去了其他院校就讀，我們也可以通過回訪等形式了解學生對我校的想法、建議，為日后的招生提供一定的參考。證明材料收集好之后，學生先進行網上報名，我校招生部門對其統一審核，在將考生信息上報之前，一旦發(fā)現錯誤及時進行修改。這樣既可以確保數據信息的準確性，又能分工合作，加強部門之間的聯系，提高工作效率。

招生和教務是兩個密不可分的部門，相互間良好的工作配合，可以運用各部門的優(yōu)勢讓有限的人員發(fā)揮出更大的力量。招生部門采集數據，教務處的學籍管理工作人員及時維護更新，在校生學籍發(fā)生異動，第一時間將相關信息在系統上進行修改。然后將資源共享，讓有需要的部門及時了解學生的情況，這樣不僅可以減少工作上不必要的麻煩，也可以節(jié)省勞動力。［2］招生部門和學籍管理部門之間有效的溝通聯系，使工作更加順暢，職責清晰，管理規(guī)范，也可以有效避免工作上的互相推諉，從而提高工作效率。

（二）重視系統軟件的使用，優(yōu)化信息化管理

目前，我校學籍管理工作主要分為線上和線下兩個部分，其中線下工作的主要內容是制作新生學生證、購買火車優(yōu)惠券、補辦老生學生證、制作學生畢業(yè)證以及補辦學生畢業(yè)證明書等；線上工作主要內容是學生的學籍信息，如班級、專業(yè)、人數、學籍等。線上線下兩個部分，在我校已引進的教務系統內均有相關模塊，運用計算機技術可以簡化日常工作程序，提高工作效率。尤其是學生數據，可以請軟件公司進行相關模塊的調整，實現教務系統與招生系統中學生信息的直接對接。招生部門只需在招生系統對放棄報到學生、參加實習學生以及殘疾人體訓生信息進行標注，學籍管理工作人員根據系統提供信息再進一步進行在校生信息維護、電子信息注冊等操作。

就學籍異動而言，原來手續(xù)都是線下操作，手續(xù)辦理程序十分繁雜，簽字走流程往往要花費大量的時間。如果沒有計算機和網絡管理系統的輔助，就需要學籍管理人員手動制作管理表格，既增加了工作壓力和工作量，又極易導致各種錯漏。因此，一定要將學籍網絡化管理提上日程，提高學籍管理人員工作積極性，提升學籍管理效率。［3］

另外，還應加大對學籍管理人員的信息化培訓。通過系統的專業(yè)化培訓，提高學籍管理人員業(yè)務能力，更好地運用計算機和網絡技術對學籍信息進行系統化管理。

參考文獻：

［1］余碧春.對高校學籍管理改革的若干思考［J］.寧德師專學報：自然科學版，2003，（1）.

［2］張志祥，李志芬，陶敏.學籍管理工作的體會［J］.西北醫(yī)學教育，2005，13（4）.

［3］吳菁.基于網絡的高校學籍管理手段創(chuàng)新研究［J］.經營管理者，2010，（24）.

教育故事

中圖分類號：G473.3

作者單位：（浙江特殊教育職業(yè)學院，310023）