■//孫　麗

淺談物資貿易企業(yè)應收賬款的控制與管理
——以廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司為例

■//孫麗

因國際和國內經濟持續(xù)低迷，中國企業(yè)應收賬款總量逐年遞增，特別是物資貿易企業(yè)逾期應收賬款居高不下，已成為經濟運行中的頑癥，物資貿易企業(yè)應收賬款如不能及時收回，長此以往將嚴重影響資金的流動運轉，加大企業(yè)資金成本，甚至關系到企業(yè)的生死存亡。文章以廣珠鐵路物資開發(fā)有限公司的財務工作為例，分析了物資貿易企業(yè)應收賬款控制不力的危害性，并提出相應的控制對策，以期能最大限度的減小企業(yè)財務風險。

物資貿易應收賬款控制

近幾年國內經濟持續(xù)在低點徘徊，形成了明顯的買方市場，中國企業(yè)面臨的市場競爭日趨激烈，物資貿易企業(yè)之間的競爭更是白熱化。隨之帶來的是，物資貿易企業(yè)庫存不斷加大，應收賬款隨之居高不下，逾期的應收賬款屢次發(fā)生，甚至形成呆賬、壞賬。因此，物資貿易企業(yè)必須構建應收賬款管理體系，通過對應收賬款采取科學規(guī)范的控制管理，切實加強事前、事中和事后控制，降低應收賬款的風險，確保企業(yè)良性發(fā)展。

一、應收賬款定義

在2015年制定的《企業(yè)會計準則》中設有應收賬款科目，科目編號為“1122”。《企業(yè)會計準則》對應收賬款的定義是：企業(yè)因對外銷售產品、材料、供應勞務等而應向購貨或接受勞務單位收取的款項。主要包括企業(yè)銷售商品或提供勞務等應向有關債務人收取的價款及代購貨單位墊付的包裝費、運雜費等。

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司，是一家綜合性的物流企業(yè)，主要經營建材批發(fā)零售、多式聯運、倉儲配送、供應鏈管理和物流信息服務等。因公司占地3100畝的珠海西站物流園正在陸續(xù)開發(fā)建設中，目前公司經營建材批發(fā)、零售的物資貿易額占公司經營額的90％以上，故文章著重分析物資貿易部分的應收賬款，對多式聯運、倉儲配送、供應鏈管理和物流信息服務等方面的應收賬款暫不討論。

二、應收賬款的產生原因

（一）商品銷售和收到貨款的時間差

在物資貿易商品銷售中，商品銷售發(fā)出的時間和收到貨款的時間一般是不一致的，這就直接導致了應收賬款的發(fā)生。這是因為銷售合同中規(guī)定了一定的免息時間或是月結時間，再就是收貨數量的簽認核對、開具發(fā)票、貨款結算支付也需要一定時間的原因。由于銷售發(fā)出商品和收到貨款的正常時間差而造成的應收賬款不屬于商業(yè)信用范疇，則是應收賬款的一種基本形式。

（二）商業(yè)競爭是應收賬款產生的最直接原因

物資貿易行業(yè)因為大眾化程度高，市場競爭呈現白熱化狀態(tài)，信用銷售即賒款銷售是促進銷售的一種重要方式。市場經濟發(fā)展為買方市場時，企業(yè)為了擴大市場份額、提高市場知名度和增加銷售收入一般都會采用信用銷售的方式。因此，在競爭激烈的現實市場環(huán)境下，如果企業(yè)不采用這種信用銷售方式，那么市場就會萎縮，市場份額和銷售收入相應會減少，最終可能導致企業(yè)失去競爭力、導致商品銷售不出去而虧損倒閉。

（三）減少存貨的需要

根據權責發(fā)生制原則，應收賬款是可以確認為收入的債權，而存貨除占用貨物資金外，存貨持有的維護管理成本還相對較高，諸如倉庫租賃費用、保險費用、儲存保管費用、清理費用、偷盜、破損損耗、變質損耗等等。物資貿易企業(yè)花大量資金采購物資商品存放在倉庫里顯然是不明智，也是讓人匪夷所思的，除了是易于變現的緊俏商品或是算準了市場價格趨勢囤貨待售。另外，存貨的流動性相對要比應收賬款的流動性差得多。這些應該就是企業(yè)愿意持有應收賬款而不是存貨的理由。

三、應收賬款控制不力的危害

（一）應收賬款控制不力影響企業(yè)流動資金的正常周轉

應收賬款是企業(yè)在賒銷物資商品時，由于種種原因貨款不能及時收回，而企業(yè)對逾期不還款的客戶未能及時采取相應措施，致使企業(yè)流動資金被客戶長期占用甚至是長期無償占用，如果占用的金額多了，長此以往必將影響企業(yè)流動資金的正常周轉，使企業(yè)出現資金短缺，從而影響企業(yè)的正常開支和生產經營活動。

（二）應收賬款控制不力加大融資成本

如果應收賬款被長期拖欠，不但影響企業(yè)流動資金的正常周轉，反而使企業(yè)不得不墊付現金來繳納各種應繳稅金和發(fā)生費用，同時增加了企業(yè)的利息支出和為催收欠款而發(fā)生的各種費用，迫使企業(yè)加強融資以增加現金流，加大了企業(yè)的融資成本，造成了企業(yè)財務費用的增加。如果應收賬款最終成為壞賬，企業(yè)將蒙受更大的損失，甚至導致企業(yè)被迫拖垮倒閉。

（三）應收賬款控制不力造成管理更加復雜化

企業(yè)賒銷物資商品后，就必然要建立應收賬款臺賬、各種對賬臺賬、應收賬款明細表等，容易造成物資貿易部、配送結算部、財務部等部門之間的矛盾，增加了正常工作之外的大量額外工作量。同時要組織專門人員或兼職人員去定期或不定期的催收應收賬款，除了增加企業(yè)員工工資支出外，還要增加員工的加班費、差旅費、通訊費等相應開支，本來物資貿易利潤率低的基礎上進一步加大了企業(yè)的管理費用。

（四）應收賬款控制不力片面夸大企業(yè)利潤

中國企業(yè)現階段確認收入時基本都是遵循權責發(fā)生制原則，發(fā)生賒銷物資商品時，將賒銷物資商品的收入全部記入當期營業(yè)收入。企業(yè)產生了較多的收入，增加了利潤，但企業(yè)本期利潤的增加并沒有實現本期的現金流入。根據財務處理的謹慎原則，企業(yè)可根據實際情況對應收賬款自行計提壞賬準備，一般為3‰～5‰。如果企業(yè)應收賬款大量存在，壞賬的可能性會很大，即實際發(fā)生的壞賬損失可能遠遠超過提取的壞賬準備。這樣片面夸大了企業(yè)利潤，卻對可能發(fā)生的損失并未能全部覆蓋，實際可能產生很大的經營風險。

鑒于以上列舉的因應收賬款控制不力給企業(yè)生產經營所帶來的很多危害，因此采取措施加強應收賬款管理，尤其是逾期應收賬款的管理控制勢在必行。

四、應收賬款的控制對策

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司歷來十分注重對應收賬款的管理，從管理制度、組織機構、事前事中事后控制等方面采取了相應的對策措施，在物資貿易業(yè)務每年銷售額持續(xù)增長的情況下，努力做到最低限度的貨款拖欠和最小的壞賬損失，確保了公司可持續(xù)健康發(fā)展。

（一）強化制度建設，績效考核掛鉤

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司成立后，除制定了《廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司財務管理制度》外，針對應收賬款的控制，陸續(xù)制定了《廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司應收賬款管理制度》、《物資貿易風險防控制度》、《物資貿易逾期墊資費用收取辦法》。從制度建設上統(tǒng)一了公司各級人員對應收賬款重要性的認識，完善了責任人員績效與應收賬款掛鉤的考核辦法，保證了各級員工能夠按章辦事，通過強化應收賬款管理制度來降低了企業(yè)經營風險。

（二）健全組織機構

公司在物資貿易業(yè)務方面，除設立物資貿易部、配送結算部、財務部、企業(yè)管理部等常規(guī)部門外，還設立了風控調查員、營銷總監(jiān)、分管物資貿易的副總經理等專門崗位，并在此基礎上融合成立了由董事長擔任組長的風控小組，定期召開風控小組會議，完善科學決策機制，確保公司正確運用賒銷，加強應收賬款的科學管理，提高財務風險防控能力。

（三）事前事中事后全過程的控制管理

1.事前。由物資貿易部風控調查員對客戶進行實地考察，多渠道收集客戶的基礎資料、客戶特征、業(yè)務狀況、交易現狀、公司背景、公司資信及市場口碑等資料，對客戶進行細致嚴格的信用調查，分析評估客戶按期償債能力，并填寫《客戶評級基本情況表》和《客戶信用等級評定表》，為每個客戶建立一個信用檔案，綜合計算信用得分大致分為A、B、C、D四個等級，根據公司管理制度針對性地授予相應的信用額度及信用期限，報物資貿易部主管、銷售總監(jiān)和分管總經理核批，建立每個客戶的大數據讓公司各部門信息共享。物資貿易部風控調查員根據公司與客戶的物資貿易交易、貨款收回等情況，每季度評估更新客戶信用等級，并及時報物資貿易部主管、銷售總監(jiān)和分管總經理核批。

在正確評估應收賬款風險的前提下，物資貿易部執(zhí)行嚴格的信用等級授信標準，根據公司物資銷售合同范本局部填充修改，草擬出針對性的客戶物資貿易銷售合同，經財務部、審計法律事務部和分管副總經理把關審核后，由物資貿易部組織與客戶簽訂物資貿易合同，有力地杜絕了客戶蓄意欺詐。

2.事中。物資貿易部業(yè)務員在簽定合同和組織發(fā)貨時，必須參照審批的信用等級和授信額度來決定銷售方式。在物資發(fā)貨前，必須正式簽訂了銷售合同，且發(fā)貨量嚴格控制在授信額度內。供貨過程中，物資貿易部實行完善的銷售服務流程，業(yè)務員負責跟蹤商品的收貨地、用途，及時收回客戶簽認單。并定期、不定期的走訪查看，防止客戶違反合同騙貨倒賣，強化風險把控。

3.事后

（1）建立臺賬并定期更新。物資貿易部和配送結算部建立相應的物資銷售臺賬，財務部根據配送結算部提交的銷售結算信息，每周及時更新應收賬款臺賬，加強對應收賬款的日常監(jiān)督和動態(tài)監(jiān)控管理。由于銷售物資貿易商品涉及多品種、多規(guī)格、多型號、多批次及多個回款期限，財務部聯合物資貿易部必須每兩個月定期與客戶核對一次賬目，避免因退貨、換貨或代付貨款等原因引起的賬務數據差，對數據有出入或不一致的，及時查出原因報分管總經理批準后更新賬目，避免出現呆賬或壞賬。

（2）業(yè)務員催收基礎上成立清收小組加強催款。財務部每周一上午將應收賬款臺賬信息定期反饋至核算貿易部、營銷總監(jiān)和分管副總經理，嚴格監(jiān)督每筆賬款的結算和回收情況。物資貿易部根據財務部應收賬款臺賬及時提醒各業(yè)務員跟進應收賬款的催收工作。對未能按期收回的應收賬款，財務部對物資貿易部和營銷總監(jiān)及時發(fā)出應收賬款的催收提醒通知，由物資貿易部業(yè)務員跟蹤催收。

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司積極推進信息化建設，公司正在開發(fā)利用互聯網和手機平臺建立應收賬款的管理系統(tǒng)，屆時所有應收賬款信息及時在員工自動化辦公系統(tǒng)平臺上實時更新，自動計算應收賬款的各個關鍵時間點。到達催款的各個時間點時，系統(tǒng)平臺自動編輯信息發(fā)送給相關的業(yè)務員、營銷總監(jiān)和分管副總經理手機上，減少或消除人為操作誤差，真正實現全面網絡實時監(jiān)控。

（3）對逾期應收賬款成立清收小組加強追收。對應收賬款超過授信額度或超過授信期限30日的，財務部及時通知物資貿易部停止對該客戶的一切供貨，并同時由公司分管副總經理牽頭聯合物資貿易部、營銷總監(jiān)和財務部成立催收清算小組，負責對該客戶的催收清算工作。對逾期的應收賬款，公司專門研究制訂《物資貿易逾期墊資費用收取辦法》，明確物資貿易逾期墊資費用談判原則、優(yōu)惠談判基本流程、優(yōu)惠金額審批權限，根據貿易糾紛類、經營遇到困難類、惡意拖欠欺詐類等不同的客戶類型，由公司分管副總經理牽頭負責綜合，分析客戶逾期的原因，分別采取約談、物品抵押或第三方擔保直到法律訴訟的手段全力追討應收賬款。

（四）審計監(jiān)督檢查，確保內部控制的外部監(jiān)督到位

廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司的母公司——珠海交通集團公司審計部門，每年初對公司上一年物資貿易業(yè)務內部控制的制度建立、審批執(zhí)行情況和應收賬款的財務結算情況進行監(jiān)督審計，有針對性地提出審計意見和相關建議，并安排專人跟蹤進行督促整改落實，確保了應收賬款內部控制的外部監(jiān)督到位，努力做到財務風險可控和公司可持續(xù)經營。

五、結語

綜上所述，物資貿易公司應收賬款是企業(yè)內部控制管理的核心內容，可以說直接關系著企業(yè)的生死存亡。物資貿易企業(yè)只有統(tǒng)一思想認識，從制度、組織、風險控制、內外監(jiān)督等方面加強應收賬款的全過程控制管理，采取有效的防范措施，盡量規(guī)避或減小壞賬損失，讓企業(yè)不斷步入良性循環(huán)軌道，為企業(yè)贏得最大價值，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

［1］英雙蓉，王東崗，黎子民，龐麗佳.高級會計實務〔M〕.北京：經濟科學出版社，2014.

［2］張志宏.財務管理〔M〕.北京：中國財政經濟出版社，2009.

［3］賀曉衛(wèi).淺談企業(yè)如何加強應收賬款管理〔J〕.企業(yè)家天地，2010（10）.

◇作者信息：廣珠鐵路物流開發(fā)有限公司

◇責任編輯：羅敏

◇責任校對：羅敏

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