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新形勢下高校會計檔案管理問題探討

■//王萬海丁衛(wèi)萍

近年來，隨著信息化水平的不斷提高，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域。信息化水平的提高使會計檔案的內(nèi)容、范圍、形式以及管理方式都發(fā)生了很大的變化。2015年12月，財政部、國家檔案局修訂并公布了新的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。為加強高校會計檔案管理，文章就新形勢下高校會計檔案管理提出一些建議。

高校會計檔案管理

高校會計檔案是指高校在進行會計核算等過程中接受或形成的，記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。近年來，隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，財政對高等學(xué)校的投入逐步加大，這對高等學(xué)校的財務(wù)管理提出了更高的要求。同時，財政、審計等有關(guān)政府部門加強對高校財務(wù)的檢查和審計力度，這些都要求高校要加強會計檔案的管理，更好地為學(xué)校決策層和政府相關(guān)部門提供準(zhǔn)確、可靠的會計原始檔案。無論外部的會計檢查還是內(nèi)部的財務(wù)分析，都要以會計數(shù)據(jù)為主要依據(jù)，而會計數(shù)據(jù)的來源主要來自會計檔案。由于高校會計檔案存在多樣性、易破壞性及與學(xué)校決策和外部利用的相關(guān)性較強等特點，這對高校如何管理好會計檔案提出更高的要求。

一、現(xiàn)階段高校會計檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱，軟硬件配置不足

高校會計檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校各項經(jīng)濟活動的歷史記錄和證據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。目前，高校財務(wù)工作普遍存在更多關(guān)注預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、賬務(wù)處理等具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)的開展和核算，而忽視對在此過程中形成的高校會計檔案的管理。首先，在人員的配備方面，會計檔案管理員多由部門會計人員兼任或者為非專業(yè)人員，既沒有管理的意識，又缺乏檔案管理的專業(yè)知識。其次，在存儲的硬件設(shè)施方面，部分學(xué)校沒有專門的檔案存放庫房，將會計檔案存放在辦公室內(nèi)，不能滿足會計檔案防水、防火、防光、防潮、防蛀等保存要求。再者，在人員培訓(xùn)方面，學(xué)校少有對會計檔案管理員進行專業(yè)知識培訓(xùn)。會計檔案管理意識的薄弱，檔案管理配置不足，將直接影響檔案保管質(zhì)量。

（二）管理體制不順，部門責(zé)任分工不清

高校會計檔案的管理主要分散在兩個部門，一個是財務(wù)部門，另一個是學(xué)校的檔案管理部門。目前由于許多高校沒有建立完善的檔案管理制度，沒有對相應(yīng)部門的管理人員在會計檔案管理方面提出明確的的責(zé)任，部門和人員之間存在職責(zé)不清的情況，因此導(dǎo)致檔案管理比較混亂，存在檔案可以隨時借閱、不及時歸還，甚至存在損毀的現(xiàn)象，以致威脅到會計檔案的保密性、完整性和安全性。

（三）管理方式落后，會計檔案質(zhì)量不高

隨著各高校精細化管理程度的提高以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的會計資料的產(chǎn)生、傳遞和保管以電子數(shù)據(jù)形式進行，從而逐漸形成了大量的電子會計資料。但是很多高校會計檔案管理還處在前信息時代，沒有專業(yè)的檔案管理軟件，沒有系統(tǒng)的檔案管理電子數(shù)據(jù)庫。沒有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，主要保存紙質(zhì)檔案，對檔案歸檔、編制清冊、檢索等主要依靠EXCEL、WORD等基礎(chǔ)辦公軟件。隨著時代的不斷發(fā)展，高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)也趨向復(fù)雜，傳統(tǒng)打印裝訂紙質(zhì)憑證的流程不僅影響了財務(wù)工作效率，而且會占用大量的檔案管理空間。此外，由于工作的繁忙，甚至?xí)嬖趹{證裝訂不及時導(dǎo)致檔案歸檔不及時的情況，不利于保證會計資料的完整性。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅增加學(xué)校能耗支出、增加辦公成本、占用大量資源，而且不能保證會計檔案質(zhì)量。

（四）檔案數(shù)字化管理水平較低，存在安全隱患

隨著電子會計檔案的實施和推廣，部分學(xué)校采用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，部分檔案以電子數(shù)據(jù)的形式保存。然而，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用在帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客可能會威脅到會計檔案的真實性、完整性和保密性。正由于電子會計檔案的使用剛剛起步，很多學(xué)校還沒有建立一個健全的電子檔案的安全保障系統(tǒng)，電子檔案在傳輸和保存的過程中容易遭到篡改和盜用。方便快捷與安全隱患并存，檔案數(shù)字化為檔案管理提供了方便，也帶來了不容忽視的安全隱患問題。

（五）檔案銷毀不及時，造成資源浪費

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)原會計檔案管理辦法的規(guī)定，銷毀會計檔案時需要單位負責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見，并且沒有明確規(guī)定會計檔案銷毀前的鑒定工作的程序和鑒定工作的相關(guān)責(zé)任人，這在一定程度上意味著單位負責(zé)人將對會計檔案的銷毀負主要責(zé)任。很多高校負責(zé)人為了規(guī)避可能需要承擔(dān)責(zé)任的風(fēng)險，對遠超過保管期限并且滿足銷毀條件的會計檔案也不愿意予以銷毀，以致很多已無保存價值的會計檔案得不到銷毀，占用了大量的檔案庫房空間，同時也耗費了更多的人力物力，造成資源浪費。

二、加強和改善高校會計檔案管理的措施

（一）提高檔案管理意識，加大軟硬件設(shè)施建設(shè)

高校財務(wù)應(yīng)當(dāng)重視會計檔案管理工作，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施，保證檔案管理人力物力需求。會計檔案的形成和管理涉及到高校內(nèi)部多個不同部門，高校財務(wù)部門是會計檔案的形成部門，主要負責(zé)檔案的裝訂以及前期的保管工作，而檔案館主要負責(zé)會計檔案的收集、保管、利用及銷毀等工作，信息化部門要參與配合檔案館進行電子會計檔案的收集、保管、利用和銷毀等工作，同時高校審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員需參與會計檔案的鑒定工作。單位內(nèi)部各相關(guān)部門應(yīng)密切配合、相互協(xié)調(diào)，制定和采取可靠的安全和防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用和安全。在存儲硬件設(shè)施方面，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的庫房及檔案柜架用于存放紙質(zhì)檔案，配備空調(diào)，使庫房內(nèi)溫度保持在規(guī)定的范圍內(nèi)，要注重防水、防火、防光、防潮、防蛀等工作，確保檔案的安全完整。高校財務(wù)部門和檔案館要建立電子信息存儲界質(zhì)及相關(guān)電子檔案管理軟件系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)通過與會計核算系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)連接，直接獲取有關(guān)電子信息并予以保存。電子檔案的歸檔與管理要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/ T18894-2002）》的要求進行。

（二）完善檔案管理制度，加強制度化建設(shè)

完善的管理制度是進行高校會計檔案管理的基礎(chǔ)。高校應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案的各項管理制度，包括會計檔案的歸檔、保管、使用以及銷毀等環(huán)節(jié)，確定會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，梳理檔案管理的流程，明確相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

嚴格執(zhí)行會計檔案管理制度是高校對會計檔案進行有序管理的保障。高校會計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴格按照檔案管理工作要求，及時裝訂會計憑證、及時歸檔、定期檢查檔案的存放情況，嚴禁篡改、損壞檔案，當(dāng)會計檔案查閱、復(fù)制、借出時嚴格履行登記手續(xù)。對隨意丟放、篡改、損壞以及泄露會計檔案的行為實行責(zé)任追究制。切實做好會計檔案的保管和利用工作，加強會計檔案管理的制度化建設(shè)。

（三）普及電子會計檔案，加強信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，社會信息化水平不斷提高，會計電子資料也隨之越來越多，電子會計資料在會計核算和財務(wù)管理工作中正逐步代替紙質(zhì)會計資料，扮演著越來越重要的角色。2015年12月11日財政部和國家檔案局出臺了新的會計檔案管理辦法，新的會計檔案管理辦法提出了電子會計檔案的概念，并指出符合一定條件會計檔案可以僅以電子形式保存。

高校要不斷加強電子檔案的管理工作，加快會計檔案信息化建設(shè)。為了更好地管理會計檔案，提高檔案的利用效率，高校財務(wù)工作應(yīng)當(dāng)重視電子會計檔案的普及和會計檔案信息化建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺和會計檔案管理軟件，使得從會計資料的產(chǎn)生到會計檔案的歸檔以及保管均能夠通過信息化平臺實現(xiàn)。電子檔案的管理要依托高?，F(xiàn)有的會計核算系統(tǒng)，建立電子會計檔案管理系統(tǒng)，使電子會計檔案從接受、核算到歸檔查詢實現(xiàn)一體化管理。例如，采用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，會計憑證以電子化方式保存，通過會計憑證條形碼建立外部原始憑證與記賬憑證之間的關(guān)聯(lián)，利用信息化手段進行檢索調(diào)閱，最終實現(xiàn)會計檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。對于屬于永久保存或有其他重要保存價值的會計資料，在保存電子檔案的同時，還需保存紙質(zhì)會計檔案。

（四）提高會計人員素質(zhì)，加強規(guī)范化管理

會計檔案從形成歸檔到保管查閱等都離不開會計人員，因此會計人員素質(zhì)的高低直接影響會計檔案管理的質(zhì)量。為了保證會計檔案的質(zhì)量，必須提高會計人員的綜合素質(zhì)。在人員配備方面，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)具有會計、檔案管理知識的專業(yè)人員進行檔案管理，在工作過程中不斷加強培訓(xùn)，增強管理人員的管理意識、提高專業(yè)素養(yǎng)、增強職業(yè)道德，調(diào)動管理人員工作的積極性，給檔案管理提供一個具有專業(yè)素養(yǎng)的高素質(zhì)管理隊伍。第一，要有專業(yè)的會計知識，因為做好基礎(chǔ)的會計工作，對原始憑證的保存，及時裝訂會計憑證，是提高檔案管理水平的前提。第二，要有專業(yè)的檔案管理知識和相應(yīng)的計算機知識，能夠采用科學(xué)的方法分類整理會計檔案，掌握相應(yīng)的軟件運用方法、數(shù)據(jù)管理方法，能夠適應(yīng)檔案管理信息化的需求。第三，要有較高的職業(yè)道德，具有強烈的責(zé)任感和使命感，做到愛崗敬業(yè)、堅持原則。

（五）規(guī)范會計檔案銷毀程序，對保管期滿、確無保存價值的會計檔案及時銷毀

針對原會計檔案管理辦法要求單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，造成高校普遍存在大量可以銷毀的會計檔案不能及時銷毀的情況，新會計檔案管理辦法增加了銷毀鑒定環(huán)節(jié)。根據(jù)新規(guī)定，高校應(yīng)由內(nèi)部檔案管理部門牽頭，定期組織會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門或人員對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，對保管期滿確無保存價值的會計檔案應(yīng)及時銷毀。

電子會計檔案的銷毀還應(yīng)參照國家關(guān)于電子檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后由高校檔案管理部門、會計部門和信息系統(tǒng)管理部門共同派員監(jiān)銷。對于存儲在不可擦除載體上的保密電子文件，應(yīng)連同存儲載體一同銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底刪除。

高校會計檔案是高校經(jīng)濟活動的歷史證據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。高校會計檔案管理是高校管理的重要組成部分，因此，充分利用會計檔案、高效有序地管理會計檔案對高校發(fā)展有著極為重要的意義。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校應(yīng)當(dāng)提高會計人員的管理意識、完善會計檔案管理制度、加強信息化建設(shè)、提高會計人員素質(zhì)、規(guī)范檔案銷毀程序，從而確保高校會計檔案的安全性、完整性和保密性，提高會計檔案的管理水平，提高會計檔案的利用效率，更好地發(fā)揮會計檔案的作用。

［1］中華人民共和國財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法〔S〕.2015-12-11.

［2］孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐〔J〕.中國檔案，2015（2）.

［3］楊茜雅.電子會計檔案實現(xiàn)機制研究——以中國聯(lián)通為例〔J〕.檔案學(xué)研究，2015（2）.

◇作者信息：巢湖學(xué)院

◇責(zé)任編輯：羅敏

◇責(zé)任校對：羅敏

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