湯全榮，王永志，單光明( 山東?；瘓F(tuán)有限公司 )

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山東?；瘓F(tuán)物資采購(gòu)管理集中整合的探索與實(shí)踐

湯全榮，王永志，單光明
( 山東海化集團(tuán)有限公司 )

摘要：山東?；瘓F(tuán)確立了從分散采購(gòu)向集中采購(gòu)整合的目標(biāo)。在“先易后難、分步實(shí)施、梯次推進(jìn)”的實(shí)施策略下，通過(guò)建立合理的管理架構(gòu)、明確界定管理職能、清晰劃分工作界面、建立健全工作制度、優(yōu)化再造業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)信息化建設(shè)、加強(qiáng)協(xié)同協(xié)調(diào)工作等措施，完成了物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的集中整合。集中采購(gòu)的規(guī)模效益凸顯，并且使得采購(gòu)過(guò)程更加規(guī)范，業(yè)務(wù)流程更加高效。徹底打破了以往分散采購(gòu)、各自為政的采購(gòu)管理運(yùn)作機(jī)制，初步建立起了集約化、信息化、規(guī)范化的采購(gòu)工作新格局。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；分散采購(gòu)；集中采購(gòu)；?；瘓F(tuán)；實(shí)施措施；成效

對(duì)一家大型企業(yè)集團(tuán)來(lái)講，其物資采購(gòu)模式主要有兩種：一種是分散采購(gòu)，即集團(tuán)公司所屬各分公司、子公司擁有自主采購(gòu)權(quán)限，對(duì)物資實(shí)行自采自用；另一種是集中采購(gòu)，即集團(tuán)公司實(shí)施物資采購(gòu)集中管理，對(duì)物資進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)后再根據(jù)所需分配到所屬各分公司、子公司使用。兩種采購(gòu)模式各有特點(diǎn)，具體采用何種模式主要取決于采購(gòu)物資的種類、規(guī)模、采購(gòu)需求的通用性、采購(gòu)價(jià)格、地理位置、管理需求、客戶需求等多種要素。近年來(lái)，山東?；瘓F(tuán)物資采購(gòu)管理模式完成了從分散采購(gòu)到集中采購(gòu)的轉(zhuǎn)換過(guò)程，其中涉及不少管理難點(diǎn)、問(wèn)題及解決方法，相信會(huì)對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)物資采購(gòu)管理帶來(lái)一定的啟迪。

1　?；瘓F(tuán)實(shí)施物資采購(gòu)管理集中整合的背景

1.1集中采購(gòu)與分散采購(gòu)的適用條件

集中采購(gòu)是指組織在核心管理層建立專門的采購(gòu)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一購(gòu)買系統(tǒng)內(nèi)所需物資的采購(gòu)方式，具有采購(gòu)量大、采購(gòu)貨物總價(jià)值高、采購(gòu)過(guò)程長(zhǎng)、手續(xù)多、決策層次高、專業(yè)性強(qiáng)、責(zé)任度高等特點(diǎn)。集中采購(gòu)的適用條件為：大宗批量、價(jià)值高的物品，關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源，保密程度高、產(chǎn)權(quán)約束多的物品；集中采購(gòu)的適用范圍為：集團(tuán)范圍內(nèi)實(shí)施的采購(gòu)活動(dòng)，跨國(guó)公司的采購(gòu)，連鎖經(jīng)營(yíng)、OEM廠商、特許經(jīng)營(yíng)企業(yè)的采購(gòu)等。

分散采購(gòu)是指由組織下屬各單位自行實(shí)施的滿足自身需要的物資采購(gòu)方式，具有采購(gòu)量小、采購(gòu)貨物總價(jià)值低、采購(gòu)過(guò)程短、手續(xù)少、決策層次低、售后問(wèn)題反饋快、庫(kù)存空間小等特點(diǎn)。分散采購(gòu)的適用條件為：小批量、價(jià)值低、總支出在產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)費(fèi)用中占比小的物品，市場(chǎng)資源有保證、易于送達(dá)、物流費(fèi)用少的物品。分散采購(gòu)的適用范圍為：一是二級(jí)法人單位、子公司、分廠、車間等單位的采購(gòu)，這些單位離主廠區(qū)或集團(tuán)供應(yīng)基地較遠(yuǎn)，分散采購(gòu)的供應(yīng)成本低于集中采購(gòu)；二是異國(guó)、異地供應(yīng)單位的采購(gòu)以及產(chǎn)品研發(fā)所需少量試驗(yàn)品或少量變型產(chǎn)品的采購(gòu)等。

1.2?；瘓F(tuán)實(shí)施物資采購(gòu)管理集中整合的背景

?；瘓F(tuán)原為一家地方大型國(guó)企，2009年加入中國(guó)海洋石油總公司，目前資產(chǎn)總額110億元，員工1.1萬(wàn)人，旗下有30多家分公司及子公司，是我國(guó)重要的海洋化工生產(chǎn)和出口基地。

?；瘓F(tuán)全年物資采購(gòu)總額約100億元，此前實(shí)行完全分散的采購(gòu)模式，所屬分公司、子公司自行采購(gòu)所需物資，各公司大多設(shè)有采購(gòu)部門或?qū)嵭胁少?gòu)與銷售一體化，從事采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員共有300余名，同時(shí)各單位均設(shè)有物資倉(cāng)庫(kù)，各自獨(dú)立運(yùn)行。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張以及管理精細(xì)化程度的提高，這種各自為政、分散采購(gòu)的運(yùn)行體制越來(lái)越顯示出問(wèn)題與弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是各單位各自為政，內(nèi)部協(xié)同嚴(yán)重不足，造成大量資源重復(fù)浪費(fèi)；二是計(jì)劃不連貫，沒(méi)有規(guī)模優(yōu)勢(shì)，無(wú)法產(chǎn)生規(guī)模效益；三是采購(gòu)單位多，陣線長(zhǎng)，采購(gòu)控制難度大，造成長(zhǎng)期大量隱藏性管理漏洞，集團(tuán)層面難以實(shí)施有效監(jiān)管和制衡；四是各單位均設(shè)有物資倉(cāng)庫(kù)并配備保管人員，致使物資無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源調(diào)劑共享，庫(kù)存資金占用大并造成大量的人員浪費(fèi)。

2　?；瘓F(tuán)實(shí)施物資采購(gòu)管理集中整合的方法與途徑

2.1實(shí)施目標(biāo)與方向

?；瘓F(tuán)計(jì)劃利用3年時(shí)間，整合采購(gòu)業(yè)務(wù)，形成合力，提高議價(jià)能力。通過(guò)集中化的統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽等靈活采購(gòu)手段，提高采購(gòu)工作效率，降低經(jīng)營(yíng)成本。同時(shí)利用統(tǒng)一的監(jiān)督手段，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督與管理，預(yù)防腐敗等行為的發(fā)生。

2012年初，?；瘓F(tuán)提出了“加快物資裝備服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，建立高標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)、配送、服務(wù)一體化業(yè)務(wù)體系”的工作思路，并制定了“采購(gòu)管理精細(xì)化、采購(gòu)行為規(guī)范化、采購(gòu)權(quán)責(zé)明晰化、采購(gòu)手段信息化、采購(gòu)人員專業(yè)化”的具體工作目標(biāo)，正式拉開(kāi)了采購(gòu)管理集中整合的帷幕。

2.2實(shí)施策略與步驟

采購(gòu)管理集中整合涉及多方面內(nèi)容，稍有不慎，就有可能使工作陷入被動(dòng)的局面，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理。為更好地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)接續(xù)，?；瘓F(tuán)確定了“先易后難、分步實(shí)施、梯次推進(jìn)”的實(shí)施策略。

?；瘓F(tuán)將為期3年的采購(gòu)管理集中整合過(guò)程劃分為6個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并確定了各階段的目標(biāo)任務(wù)：2012年上半年，使較容易實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)的9大類70中類物資完成集中采購(gòu)；2012年11月底，再增加2大類37中類物資的集中采購(gòu)；2013年上半年，實(shí)現(xiàn)39大類物資的集中采購(gòu)；2013年底，將大宗原料原油、燃料油、煤炭、焦炭納入集中采購(gòu)；2014年2月底，將其他生產(chǎn)用原料納入集中采購(gòu)；2014年3月底，將石灰石、原鹽納入集中采購(gòu)。

?；瘓F(tuán)的集中采購(gòu)采取先對(duì)容易集中采購(gòu)的物資進(jìn)行整合，再逐步過(guò)渡到較難物資的原則，為各單位預(yù)留了集中采購(gòu)業(yè)務(wù)整合和人員配備的時(shí)間，保證業(yè)務(wù)過(guò)渡實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。

2.3 實(shí)施方法與措施

2.3.1建立合理的管理架構(gòu)

海化集團(tuán)專門成立了采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)作為物資集中采購(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)；設(shè)立專門的物資采購(gòu)執(zhí)行機(jī)構(gòu)——物資裝備中心及相關(guān)處室，賦予其一定的管理職能，建立了分工協(xié)作明確又便于制衡和監(jiān)督的物資集中采購(gòu)內(nèi)部管理架構(gòu)。在人員配備管理上，?；瘓F(tuán)多次在全集團(tuán)范圍內(nèi)組織選拔考試，不斷充實(shí)物資集中采購(gòu)隊(duì)伍。對(duì)部門負(fù)責(zé)人實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗，根據(jù)素質(zhì)和能力選拔干部，合理匹配工作崗位。

2.3.2管理職能界定明確

采購(gòu)機(jī)構(gòu)的職能定位是推進(jìn)采購(gòu)管理集中整合工作的基礎(chǔ)。?；瘓F(tuán)對(duì)物資裝備中心的管理權(quán)限進(jìn)行了詳細(xì)界定，確立了采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)和集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)兩級(jí)業(yè)務(wù)集體決策機(jī)制，明確了兩級(jí)采購(gòu)決策的權(quán)限和范圍：權(quán)限內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)由采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)決策，重大、異常變動(dòng)等采購(gòu)業(yè)務(wù)提交集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)研究決定。同時(shí)在采購(gòu)專業(yè)委員會(huì)下設(shè)煤炭定價(jià)小組、油品定價(jià)小組和大宗原料定價(jià)小組，參與原料的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、商務(wù)談判、定價(jià)等工作，價(jià)格確定后從線上上報(bào)專業(yè)委員會(huì)審批。

2.3.3工作界面劃分清晰

物資裝備中心既是一個(gè)業(yè)務(wù)執(zhí)行單元，又是一個(gè)管理部門，分清其與相關(guān)單位間的工作界面至關(guān)重要。海化集團(tuán)為物資裝備中心劃分了物資裝備中心與集團(tuán)公司職能部門之間、物資裝備中心與物資使用單位之間以及中心內(nèi)部各部門之間三個(gè)工作界面，為采購(gòu)工作的協(xié)同、銜接、制衡提供了有效保障。

2.3.4建立健全工作制度

兩年來(lái)，?；瘓F(tuán)從實(shí)際工作出發(fā)，全面加強(qiáng)制度建設(shè)，建立了包括《山東海化采購(gòu)管理規(guī)定》、《山東?；袠?biāo)管理辦法》、《山東?；?jìng)爭(zhēng)性談判細(xì)則》、《山東?；儍r(jià)采購(gòu)實(shí)施細(xì)則》等9項(xiàng)采購(gòu)管理辦法、25項(xiàng)實(shí)施細(xì)則在內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)制度體系，為采購(gòu)業(yè)務(wù)平穩(wěn)運(yùn)作提供了強(qiáng)有力的制度保證。

2.3.5優(yōu)化再造業(yè)務(wù)流程

隨著集中采購(gòu)范圍的漸進(jìn)式擴(kuò)大，?；瘓F(tuán)根據(jù)新納入的物資類別，逐項(xiàng)對(duì)其集中采購(gòu)流程重新進(jìn)行梳理、優(yōu)化和再造，建立起了物資類、工程服務(wù)類、煤炭焦炭類、油品類、大宗原料類等17個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，設(shè)置了工作界面清晰、責(zé)權(quán)明確、節(jié)點(diǎn)依次傳遞的工作程序（見(jiàn)圖1），為物資采購(gòu)的規(guī)范化、秩序化運(yùn)作奠定了基礎(chǔ)。

除此之外，?；瘓F(tuán)還重點(diǎn)加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商庫(kù)和評(píng)委庫(kù)的“兩庫(kù)”建設(shè)，將原來(lái)的2092家供應(yīng)商在集中管理并評(píng)審篩選的基礎(chǔ)上優(yōu)化至1000家以內(nèi)，建立了一批優(yōu)質(zhì)的合作供應(yīng)商群。此外，公司重新組建了評(píng)委庫(kù)，為招評(píng)標(biāo)工作提供了有力支持。

2.3.6加強(qiáng)信息化建設(shè)

圖1　山東?；瘓F(tuán)物資裝備中心采辦流程

?；瘓F(tuán)全面加強(qiáng)信息化建設(shè)，為集中采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供信息化支撐。集團(tuán)公司采用了與中國(guó)海洋石油總公司相對(duì)接的采購(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程（見(jiàn)圖2），并于2013年11月順利上線運(yùn)行。通過(guò)使用采購(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)線上運(yùn)作，一方面使采購(gòu)過(guò)程更加規(guī)范透明化，另一方面淘汰了原有的紙質(zhì)文本，制單、文件及合同全部改為線上電子制作和簽批，節(jié)省了文檔人工傳遞的環(huán)節(jié)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了同類物資的批量招標(biāo)，使采購(gòu)周期大大縮短，效率大大提高。

2.3.7加強(qiáng)協(xié)同協(xié)調(diào)工作

?；瘓F(tuán)采購(gòu)物資種類繁多，采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及方方面面，協(xié)同和協(xié)調(diào)工作隨時(shí)都在發(fā)生。因此，公司根據(jù)再造后的采購(gòu)工作流程，針對(duì)不同單位的業(yè)務(wù)需求以及需要協(xié)作的事項(xiàng)的具體情況，制定了相應(yīng)的整改措施，并加強(qiáng)反饋，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，保證了集中采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。

3　?；瘓F(tuán)實(shí)施物資采購(gòu)管理集中整合的成效

海化集團(tuán)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)集中整合完成并運(yùn)行一段時(shí)間后，顯現(xiàn)了效率與效益統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，不僅取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益，還使整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程更加合理高效，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范、透明、高效，圓滿地完成了既定目標(biāo)。

3.1規(guī)模效益凸顯

物資采購(gòu)業(yè)務(wù)集中整合后采購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，大大提高了整體議價(jià)能力，使采購(gòu)成本大幅降低。以主要原材料煤炭為例，在實(shí)施集中采購(gòu)前，全集團(tuán)煤炭年合計(jì)采購(gòu)量約260萬(wàn)噸，供應(yīng)商達(dá)到30多家，煤炭質(zhì)量很不穩(wěn)定。自2013年4月實(shí)施集中采購(gòu)后，公司采取與大型礦企直接簽訂采購(gòu)框架協(xié)議的采購(gòu)模式，打破了原來(lái)通過(guò)中間商采購(gòu)煤炭的格局，將供應(yīng)商壓縮至4家以內(nèi)。特別是與神華集團(tuán)“聯(lián)姻”后，?；瘓F(tuán)的煤炭采購(gòu)享受了與五大電力公司相同的優(yōu)惠價(jià)格。通過(guò)實(shí)施集中采購(gòu)，煤炭質(zhì)量大大改善，2014年海化集團(tuán)共計(jì)采購(gòu)煤炭223萬(wàn)噸，在設(shè)備工況、發(fā)電量與往年基本相同的情況下，全年公司因煤質(zhì)的提高而節(jié)省煤炭約37萬(wàn)噸，按照目前的市場(chǎng)價(jià)格，實(shí)現(xiàn)效益約1.9億元。同時(shí)，各類基礎(chǔ)物資、工程服務(wù)采購(gòu)成本相比實(shí)施集中采購(gòu)前也有較大幅度的降低。

截至2014年底，?；瘓F(tuán)共計(jì)完成采購(gòu)額91.4億元，與年初預(yù)算相比，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益5.1億元，其中煤炭采購(gòu)成本降低約1.2億元（見(jiàn)表1）。

3.2采購(gòu)過(guò)程更加規(guī)范

通過(guò)將分散于各單位的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)集中整合到物資裝備中心，定期公布采購(gòu)招標(biāo)和供應(yīng)商入庫(kù)、退庫(kù)等信息，并設(shè)立意見(jiàn)箱及采購(gòu)業(yè)務(wù)電子監(jiān)督舉報(bào)信箱，在原有集團(tuán)公司監(jiān)控和管理的基礎(chǔ)上，集中采購(gòu)工作接受物資使用單位和廣大供應(yīng)商的公開(kāi)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)和透明。

圖2　山東?；瘓F(tuán)采辦業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程

3.3業(yè)務(wù)流程更加高效

通過(guò)對(duì)全集團(tuán)的原材物料實(shí)施集中采購(gòu)，?；瘓F(tuán)明確了采購(gòu)部門和使用部門各自的工作界面，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)與使用的獨(dú)立運(yùn)作；同時(shí)重新實(shí)施了采購(gòu)業(yè)務(wù)流程再造，去除了以往存在的弊端，建立了更為科學(xué)高效的工作流程和工作機(jī)制，并充分依托信息化手段支撐，大大提高了采購(gòu)工作效率。

表1　2014年山東海化煤炭采購(gòu)實(shí)現(xiàn)效益

4　思考與啟示

4.1實(shí)施集中采購(gòu)要充分考慮過(guò)程的艱難性和復(fù)雜性

實(shí)施物資采購(gòu)管理集中整合，意味著對(duì)固有資源的重置和打破利益格局，阻力重重。?；瘓F(tuán)物資采購(gòu)管理集中整合歷時(shí)近三年的時(shí)間，經(jīng)歷了多方的碰撞、磨合，直至最后的全面推行，其過(guò)程異常艱難?？梢?jiàn)，實(shí)施采購(gòu)管理集中整合不能一蹴而就，一定要充分考慮到實(shí)施過(guò)程的艱難性和復(fù)雜性，并預(yù)留出必要的緩沖時(shí)間。

4.2實(shí)施集中采購(gòu)工作要抓準(zhǔn)關(guān)鍵點(diǎn)，把握工作節(jié)奏

在物資采購(gòu)集中管理實(shí)施過(guò)程中，把握關(guān)鍵契入點(diǎn)和工作節(jié)奏至關(guān)重要。?；瘓F(tuán)抓住了公司與神華集團(tuán)煤炭業(yè)務(wù)成功“聯(lián)姻”的契機(jī)，順利實(shí)現(xiàn)了難度大、矛盾集中的原煤物資的集中采購(gòu)。公司制定的“分步實(shí)施、梯次推進(jìn)”的總體策略，是把握采購(gòu)集中管理工作節(jié)奏的關(guān)鍵。

4.3實(shí)施集中采購(gòu)工作要抓住效益這一關(guān)鍵推手

成效是最不容辯駁的事實(shí)和證據(jù)。要使采購(gòu)集中整合順利推行下去，就要讓大家看到通過(guò)集中采購(gòu)取得的實(shí)實(shí)在在的成效，就要經(jīng)得起大家的評(píng)判和檢驗(yàn)。

4.4實(shí)施集中采購(gòu)工作要具備果敢決絕、不畏艱難的決心和恒心

物資采購(gòu)管理集中整合，需要面對(duì)各方面的聲音和壓力，其實(shí)施主體也會(huì)成為大多數(shù)單位的矛頭指向，從而對(duì)集中采購(gòu)?fù)菩泄ぷ髟斐煞N種阻力。在這種情況下，一時(shí)的猶豫或者妥協(xié)，都可能使集中采購(gòu)整合工作半途而廢，只有做到果敢決絕、不畏艱難，才能將集中采購(gòu)整合工作順利推行下去。

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編 輯：薛潔瓊

編 審：夏麗洪

Centralized adjustment of material purchasing management in Shandong Haihua Group

TANG Quanrong, WANG Yongzhi, SHAN Guangming
(Shandong Haihua Group Co., Ltd)

Abstract：Shandong Haihua Group has set a goal to integrate the centralized purchasing from the decentralized purchasing and implemented the strategy that “taking easier tasks f rst, implementing step by step, and improvement gradually”.By building reasonable management structure, def ning management function and division of work interface, establishing the working system, optimizing reengineering business process, strengthening information management and coordination, the group has achieved centralized adjustment of material purchasing management.High benef t of centralized purchasing made the purchasing process more specif ed and business process more eff cient.It has broken the past operation mechanism that decentralized purchasing and independent purchasing management, and preliminarily established the new purchasing mechanism characterized by intension, information and standardization.

Key words：material purchasing; decentralized purchasing; centralized purchasing; Haihua Group; implementation measures; result

收稿日期：2016-01-07