穆磊

摘 要：基于信息化時代下，計算機(jī)技術(shù)的普及性應(yīng)用改變了人們工作、學(xué)習(xí)以及生活等的方式，在此背景下，辦公自動化的實(shí)現(xiàn)促使企業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。以電子信息檔案來取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，能夠?yàn)樘岣邫n案信息管理的效率提供保障，但是基于計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)本身所存在的弊端，致使電子信息檔案管理風(fēng)險問題隨之凸顯?；诖?，本文針對如何實(shí)現(xiàn)對電子信息檔案管理風(fēng)險的有效規(guī)避與控制進(jìn)行了探討，并提出了對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；管理；風(fēng)險控制；探討

在計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，基于計算機(jī)管理系統(tǒng)的逐步應(yīng)用與完善下，電子信息檔案管理模式與方式逐漸被企業(yè)應(yīng)用于檔案信息管理工作之中，而借助這一電子信息化管理手段，能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效管理并充分發(fā)揮出檔案信息的使用價值提供了保障。但是，基于信息化管理模式下，電子檔案無論是在應(yīng)用上還是在管理上都存在著一定的風(fēng)險，計算機(jī)病毒的入侵以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊都會影響到數(shù)據(jù)信息的安全性與可靠性。因此，如何實(shí)現(xiàn)對電子信息檔案風(fēng)險的有效控制，亟待解決。

1 當(dāng)前在落實(shí)電子信息檔案管理工作過程中所呈現(xiàn)出的問題

主要表現(xiàn)在如下兩點(diǎn)：第一，尚未針對該項(xiàng)管理工作建立起完善的管理體系。當(dāng)前，在采用電子信息檔案模式進(jìn)行檔案信息管理的過程中，基于傳統(tǒng)管理理念的束縛，對于檔案信息本身的重視程度不足，加上電子檔案信息管理模式的實(shí)施尚在探索與完善中，使得缺乏完善管理理論的支撐，相應(yīng)管理體系的不健全致使難以實(shí)現(xiàn)安全管理內(nèi)容的充分落實(shí)；第二，安全意識理念淡薄。電子檔案信息是借助計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)存儲與應(yīng)用的，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身所存在的風(fēng)險隱患問題將直接影響到電子信息檔案的安全性，但相應(yīng)管理人員由于缺乏安全意識理念，致使很多時候都是電子檔案信息遭到竊取或是丟失等才會意識到安全問題的重要性，但為時已晚，所以這就需要實(shí)現(xiàn)預(yù)防性保護(hù)措施的落實(shí)來確保電子檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險的控制、規(guī)避以及分散等。

2 電子信息檔案管理風(fēng)險的控制策略

（一）實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險因素有效規(guī)避的對策

對于電子信息檔案管理中所呈現(xiàn)出的安全風(fēng)險隱患問題，在實(shí)際落實(shí)相應(yīng)管理工作的過程中則就需要以預(yù)防性措施手段的落實(shí)來實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險的規(guī)避，進(jìn)而從根本上消除潛在風(fēng)險隱患，確保信息數(shù)據(jù)的安全可靠性。在實(shí)際踐行的過程中，可采用如下方法來落實(shí)：第一，制定完善的管理制度體系，為了確保檔案信息資源的安全性，需要在明確落實(shí)管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，要求要以授權(quán)的方式來明確該系統(tǒng)的操作權(quán)，確保檔案信息的安全性；第二，要采用加密技術(shù)等，通過設(shè)置密碼的方式來確保系統(tǒng)的安全可靠性，并要及時消除風(fēng)險隱患，針對計算機(jī)本身所固有的缺陷，要求在使用的過程中要落實(shí)病毒掃描以及木馬攔截等防護(hù)措施，以確保整個計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，規(guī)避相應(yīng)的風(fēng)險隱患問題。

（二）實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險問題有效緩解的對策

一旦當(dāng)電子信息檔案在管理與應(yīng)用的過程中受到了外界干擾，這一風(fēng)險隱患的呈現(xiàn)將直接影響到電子信息檔案的安全性，所以當(dāng)面對這一問題時，對于相應(yīng)的管理人員而言則就需要實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險的有效緩解，確保將風(fēng)險降低到可控的范圍內(nèi)。針對這一問題，在實(shí)際踐行的過程中，通常采用的是風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法，一般是在制定并實(shí)施應(yīng)變計劃方案的基礎(chǔ)上，以容災(zāi)恢復(fù)技術(shù)的應(yīng)用以及信息檔案資料進(jìn)行重新載入設(shè)置來降低安全風(fēng)險所帶來的影響。而在實(shí)際實(shí)施這一風(fēng)險緩解措施的過程中，需要將事前與事后風(fēng)險控制相結(jié)合的方式，并要在發(fā)生風(fēng)險的第一時間內(nèi)落實(shí)防護(hù)措施，以力圖將這一風(fēng)險所帶來的影響與損失降至最低。

（三）實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險問題進(jìn)行有效分散的措施

在實(shí)際落實(shí)管理工作的過程中，很多企業(yè)目前還會以風(fēng)險分散的措施與手段來實(shí)現(xiàn)對該風(fēng)險隱患問題的有效控制，并將所點(diǎn)來的影響降至最低。而所謂的風(fēng)險分散則是指將風(fēng)險進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在實(shí)際踐行的過程中，可以通過購買風(fēng)險保險的方式以及外包等途徑，促使將這一風(fēng)險所帶來的損失進(jìn)行分散處理后來降低自身的損失。在此過程中，整個風(fēng)險管理問題則就被有效簡化，相應(yīng)的管理系統(tǒng)能夠?yàn)闈M足現(xiàn)階段企業(yè)實(shí)施電子檔案信息化管理之需。目前，在采取風(fēng)險分散措施的過程中，除了上述方式外，還能夠通過與軟件供應(yīng)商的協(xié)調(diào)，促使軟件供應(yīng)商在設(shè)計該系統(tǒng)軟件的過程中結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求來進(jìn)行安全設(shè)置，進(jìn)而確保相應(yīng)的安全服務(wù)協(xié)議能夠?qū)崿F(xiàn)對風(fēng)險隱患問題的有效規(guī)避，確保電子檔案的信息的安全可靠性。在此過程中，需要強(qiáng)調(diào)的是，采用外包的方式來實(shí)現(xiàn)對該管理風(fēng)險的分散，此種方式在很大程度上還是存在一定風(fēng)險的，當(dāng)相應(yīng)外包企業(yè)或者參與人員自身的技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)等，則直接會致使這一分散策略失去應(yīng)用的作用。因此，要想確保在實(shí)際實(shí)施這一風(fēng)險分散轉(zhuǎn)移策略的過程中，要針對所選擇的外包公司與人員進(jìn)行綜合考慮，確保相應(yīng)的參與人員能夠按照操作標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)具體工作的落實(shí)，以規(guī)避人為因素所帶來的風(fēng)險問題，確保電子檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險問題進(jìn)行有效評估的策略

針對該系統(tǒng)所存在的安全隱患問題，對于企業(yè)而言，要想將這一風(fēng)險問題所帶來的影響與損失降至最低，則就需要在風(fēng)險發(fā)生時積極且有效的落實(shí)相應(yīng)的處理措施，將風(fēng)險減小到可控的范圍內(nèi)，以降低風(fēng)險所帶來的損失。而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險評估能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)風(fēng)險預(yù)防方案的科學(xué)制定提供保障，確保在明確引發(fā)該系統(tǒng)風(fēng)險隱患主要因素的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)有針對性防范措施的制定。在實(shí)際踐行的過程中，要結(jié)合風(fēng)險發(fā)生的概率、影響范圍以及所帶來的影響后果等進(jìn)行明確，然后制定相應(yīng)的風(fēng)險預(yù)防措施方案，確保在實(shí)際落實(shí)該項(xiàng)管理工作的過程中，能夠在風(fēng)險隱患萌芽狀態(tài)下將其扼殺，以預(yù)防性措施的落實(shí)來實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險的規(guī)避與控制。

3 總結(jié)

綜上，基于電子信息檔案管理中所存在的風(fēng)險隱患問題，為了實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險隱患的有效規(guī)避與控制，確保該信息系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行，則就需要實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險問題的有效規(guī)避與控制。在實(shí)際踐行的過程中，則需要從風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險緩解、風(fēng)險分散以及風(fēng)險評估這幾方面來實(shí)現(xiàn)風(fēng)險預(yù)防、控制以及規(guī)避措施的落實(shí)，進(jìn)而確保充分的發(fā)揮出電子信息檔案管理系統(tǒng)的作用與價值。

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