方立婷 郭軼 孫守磊

摘要：會計電算化實行賦予了企業(yè)會計檔案管理許多新的特點。筆者通過會計電算化實踐與理論研究，詳細總結(jié)了電算化會計檔案管理的新特點，基于北方導航控制技術(shù)股份有限公司的電算化會計檔案管理實踐，剖析了目前會計電算化現(xiàn)實工作中會計檔案管理存在的問題，提出一系列基于電算化的會計檔案管理問題管理建議。

關(guān)鍵詞：電算化會計檔案；管理建議；人員培養(yǎng)

一、電算化會計檔案的概念及特點

（一）電算化會計檔案的概念

電算化會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體來說包括：

（1）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。

（2）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

（3）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

（4）其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。

（二）電算化會計檔案管理的特點

1.存儲范圍的廣泛。會計電算化檔案存儲范圍廣，不僅保留了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件， 還必須保持存儲計算機硬件上的會計數(shù)據(jù)和會計信息存儲在 磁性介質(zhì)，如程序設(shè)計規(guī)范，用戶操作程序、會計電算化課程的課程代碼， 會計報告格式，等等，會計電算化文件存儲擴大范圍和領(lǐng)域。

2.載體形式多樣。會計電算化檔案的載體形式發(fā)生了變化，經(jīng)濟管理活動形成的會計憑證、賬簿、報表和其他數(shù)據(jù)，不僅以電子信息的形式 存儲于光盤、硬盤等載體上，同時也打印紙張載體形式。磁性存儲介質(zhì)的使用在會計電算化工作，使會計檔案管理工作更加方便、快速、高效。

3.嚴格的安全存儲。會計電算化文件紙質(zhì)文件材料的形式和材料 的電子文件，文件內(nèi)容不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的打印輸出，和磁性介質(zhì)或光盤為載體的電子檔案，而磁性介質(zhì)，光盤很容易通過磁場，外部環(huán)境的影響， 如有害氣體，灰塵，此外，容易受損，很難留下痕跡載體的特點。同時，存儲信息的質(zhì)量和有效性條件的影響，會計電算化檔案的安全存儲、嚴格要求存儲空間有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應的措施。

4.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡技術(shù)的運用，可以提高會計文檔的多方位檢索速度，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送，有利于會計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改，從而導致會計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計檔案失去價值。

二、基于北方導航控制技術(shù)股份有限公司電算化會計檔案管理實踐

北方導航控制技術(shù)股份有限公司（以下簡稱北方導航）多年來一直加強電算化會計檔案管理，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是在電算化會計檔案的整理和裝訂方面，會計憑證按時間和憑證號順序裝訂成冊，做到附件齊全、折疊整齊、薄厚均勻、牢固美觀。每本憑證的厚度一般在3厘米左右，計算機存儲的會計信息要打印輸出為紙質(zhì)會計檔案進行保管，儲存會計信息的磁盤、 光盤等介質(zhì)定期拷貝、更換、保證其安全性。

二是在電算化會計檔案的保管方面，會計檔案管理部門是北方導航財務部，財務部設(shè)專人負責會計檔案的保管，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計電算化檔案保管注意防盜、防磁等安全措施，對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立光盤備份，貼上標簽存在防磁柜里。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、光盤等會計檔案，原則上不得借出和拿出單位，嚴禁在非保密網(wǎng)上傳輸本單位會計信息以及會計資料，有特殊需要須經(jīng)財務總監(jiān)批準，并辦理登記手續(xù)，限時歸還。

三是在會計信息化管理規(guī)范方面，會計信息化崗位根據(jù)需要一人一崗，根據(jù)集團公司的具體要求和公司的實際需求，研究和確保公司會計信息管理系統(tǒng)的不斷完善和發(fā)展，監(jiān)督計算機及財務軟件系統(tǒng)的運行情況，系統(tǒng)管理員定期備份所有數(shù)據(jù)，備份前對相關(guān)設(shè)備進行認真核查，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)保存雙備份。

但是北方導航在電算化會計檔案管理方面也存在著一定的不足之處：一是新的會計檔案管理辦法已經(jīng)出臺，北方導航的會計檔案管理辦法還未隨之修訂；二是對電算化會計檔案管理相關(guān)人員的培養(yǎng)力度不夠；三是對電算化會計檔案的保密管理需要進一步加強；四是電算化會計的軟件管理需要進一步完善，北方導航目前使用的財務軟件是金算盤財務軟件，財務報表軟件是就其財務報表處理軟件，資金預算管理軟件是兵器集團財智軟件，需要加強對財務軟件的學習和應用。

三、電算化會計檔案管理建議

（一）修訂電算化會計檔案管理制度

為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案工作的技術(shù)手段、管理方法、管理流程等的新變化，財政部、國家檔案局79號令發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），并于2016年1月1日起執(zhí)行。

隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規(guī)范。

隨著經(jīng)營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革。

隨著我國會計法律法規(guī)的不斷完善，以及國家有關(guān)檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應需要進行調(diào)整。

公司制度中會計檔案管理辦法也要根據(jù)新的會計檔案管理辦法進行修訂，符合國家統(tǒng)一的會計管理辦法；繼續(xù)完善電算化下會計檔案管理各項制度，健全電算化會計檔案的歸檔制度、保管制度、定期備份制度。

（二）加強電算化會計管理人員培養(yǎng)

在會計電算化部門當中，企業(yè)方面應當積極引進一些綜合性人才來加強對會計電子檔案的管理，并以此來提供相應的、更加有用的會計信息，從而以此來進行精確的會計核算，并為會計核算工作提供必要的基礎(chǔ)。而且在會計電算化的管理工作當中，企業(yè)方面也必須要同時具備計算機技術(shù)、會計檔案管理以及會計核算方面的綜合性人才。這就需要增加一定數(shù)量的精通計算機專業(yè)知識的電腦人才，同時要求企業(yè)必須要結(jié)合其自身的特點來經(jīng)營，這樣才能有效提升會計人員專業(yè)水平。

公司應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員，應盡量用計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

（三）加強對電算化會計檔案的保護和保密管理

加強公司電算化會計檔案的保密管理。公司內(nèi)部的會計人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責的會計人員使用電算化造成會計數(shù)據(jù)錯誤。其次，要對會計電子檔案設(shè)置高級別的密碼，使無關(guān)人員無法進入系統(tǒng)，從而防止另有企圖的人進入會計電子檔案篡改會計數(shù)據(jù)。同時把整理好的電子會計檔案備份到電腦的存儲盤中，同時使用準時備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。

（四）完善財務會計軟件管理

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（五）加強財務會計檔案信息化管理

隨著科技的發(fā)展，財務會計檔案管理中進行信息化建設(shè)也成為一個趨勢，信息化在數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)儲存方面的優(yōu)勢以及逐漸被大家所熟知。通過信息化建設(shè)的落實，不僅能夠提高工作效率，還能方便財務管理。在今后的工作中，有必要從多方面出發(fā)，加強財務會計檔案信息化管理建設(shè)，提高工作效率，促進單位發(fā)展。

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