陳艷

摘 要 項(xiàng)目管理是企事業(yè)單位中應(yīng)用廣泛的管理方法。論文以佛山市圖書館在新館建設(shè)中引入項(xiàng)目管理方法的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為例，闡述了項(xiàng)目管理在提高新館建設(shè)效率、推進(jìn)建設(shè)進(jìn)度等方面的顯著作用，旨在為圖書館新館建設(shè)提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞 新館建設(shè) 項(xiàng)目管理 圖書館 佛山市圖書館

分類號 G258.91

Abstract Project management is widely used in enterprises and institutions as a management method. This paper takes the example of project management in construction of new Foshan Library， analyzes project managements important role in improving the efficiency of construction of new library. It aims to provide reference for the construction of new library.

Keywords Construction of new library. Project management. Library. Foshan Library.

隨著公共文化服務(wù)體系建設(shè)的發(fā)展，政府對公共文化事業(yè)的重視程度越來越高，圖書館在公共文化事業(yè)的發(fā)展浪潮中獲得了更大的發(fā)展機(jī)會，各地圖書館新館建設(shè)進(jìn)行得如火如荼。在新館建設(shè)的過程中，由于涉及的金額巨大、人員眾多、程序復(fù)雜，圖書館在新館建設(shè)上面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，沿用層級式管理結(jié)構(gòu)已不能滿足新館建設(shè)的工作要求，引入高效的組織模式勢在必行。對此，為推動新館建設(shè)，佛山市圖書館引入了項(xiàng)目管理方法，在全館范圍內(nèi)采用該方法推進(jìn)工作，取得了顯著的成效。筆者擬以佛山市圖書館為例，談?wù)勴?xiàng)目管理對圖書館建設(shè)的作用和認(rèn)識，為同行提供借鑒和參考。

1 項(xiàng)目管理在圖書館建設(shè)上的應(yīng)用

早在上世紀(jì)80年代，國外圖書館就在信息中心建設(shè)、自動化系統(tǒng)選定過程中對部分業(yè)務(wù)進(jìn)行了項(xiàng)目管理，應(yīng)用范圍包括戰(zhàn)略目標(biāo)制定、新技術(shù)應(yīng)用、建設(shè)改造、業(yè)務(wù)重組等重要的跨部門的非日常工作的活動[1]。近年來，國外圖書館界對項(xiàng)目管理理論和方法的研究主要集中在圖書館項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐、圖書館項(xiàng)目管理系統(tǒng)開發(fā)、館員能力培養(yǎng)，以及如何與政府等外部組織合作開展項(xiàng)目管理等方面；并在實(shí)踐上有著較大規(guī)模且成效突出的范例。如美國堪薩斯大學(xué)圖書館在2004年嘗試?yán)庙?xiàng)目管理的方法與其他大學(xué)開展聯(lián)合參考咨詢服務(wù)，取得了成功，還吸引了其他州的大學(xué)圖書館參與其中，共同向讀者開展更高層次的參考咨詢服務(wù)[2]。

國內(nèi)圖書館界關(guān)于項(xiàng)目管理的研究雖然起步較晚，但發(fā)展迅速。2012年，《國家圖書館學(xué)刊》刊發(fā)了3篇圖書館項(xiàng)目管理相關(guān)論文，即《“項(xiàng)目立館”的實(shí)踐與思考》[3]《“項(xiàng)目立館”與圖書館管理模式創(chuàng)新》[4]和《談“項(xiàng)目立館”》[5]，從理論層面探討了項(xiàng)目管理在圖書館建設(shè)上的應(yīng)用。同時(shí)，一批學(xué)者從項(xiàng)目管理的實(shí)例入手進(jìn)行探討，豐富了其方法內(nèi)容。如譚春錦認(rèn)為，公共圖書館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身活動的特點(diǎn)選擇合適的項(xiàng)目管理方法，促進(jìn)圖書館發(fā)展[6]；許白婷通過舉例分析項(xiàng)目管理理論和方法在讀者活動中的實(shí)踐應(yīng)用，認(rèn)為有效的項(xiàng)目管理能夠使圖書館花費(fèi)更少的資源做更多的工作、幫助管理者更好地決策、讓員工在項(xiàng)目中得到鍛煉，為勝任組織管理職位做準(zhǔn)備[7]；張彥靜更是提出了“職能—項(xiàng)目”復(fù)合管理模式的概念[8]。此外，國內(nèi)圖書館界對于項(xiàng)目管理的實(shí)踐也開始逐步走向成熟，嘗試在某些重要工作中采用項(xiàng)目管理的方法來推進(jìn)工作。如廣西壯族自治區(qū)在“八桂講壇”中運(yùn)用項(xiàng)目管理方法[9]；南通職業(yè)大學(xué)圖書館舉館搬遷中運(yùn)用項(xiàng)目管理方法對項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用及搬遷效果進(jìn)行控制，達(dá)到了很好的效益[10]；廖小梅在《東莞圖書館項(xiàng)目管理實(shí)踐與績效》一文中，詳細(xì)介紹了東莞圖書館項(xiàng)目管理取得的成績[11]。

基于上述國內(nèi)外項(xiàng)目管理上的成功經(jīng)驗(yàn)和研究成果，結(jié)合館情，通過對業(yè)務(wù)管理模式的不斷探索，佛山市圖書館創(chuàng)新性地提出了“項(xiàng)目立館”的辦館理念，責(zé)任到人、細(xì)致分工，極大地提高了工作效率。在工作過程中，采用與員工績效評分系統(tǒng)結(jié)合的方式，即根據(jù)項(xiàng)目等級（分為A、B、C三個(gè)等級，2015年增加“D”等級）、參與程度（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要成員、一般成員、參與成員、項(xiàng)目發(fā)明人），館員能獲得相應(yīng)的分值，作為衡量館員工作業(yè)績的重要指標(biāo)。截至2014年12月，四年來全館共立項(xiàng)216個(gè)，其中普通項(xiàng)目180個(gè)，新館項(xiàng)目36個(gè)。所有項(xiàng)目中，A級項(xiàng)目14個(gè)，B級項(xiàng)目74個(gè)，C級項(xiàng)目128個(gè)（見表1），項(xiàng)目類型以讀者活動類和業(yè)務(wù)提升類為主，項(xiàng)目質(zhì)量、參與人次逐年遞增，管理手段日益完善，取得了較好的工作成績與社會效益。

2015年1月27日，歷時(shí)8個(gè)月研發(fā)的“佛山市圖書館項(xiàng)目管理系統(tǒng)”正式上線，這是一個(gè)集項(xiàng)目申報(bào)、進(jìn)度管理、項(xiàng)目成果展示、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、科研交流等眾多功能于一體的項(xiàng)目管理平臺。自此，項(xiàng)目管理過渡到了“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式，所有項(xiàng)目資料得到共享，項(xiàng)目審批全部透明，績效評分得到實(shí)時(shí)反映，促進(jìn)了全館業(yè)務(wù)工作的繁榮與創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上，由于新館建設(shè)具有一次性、時(shí)限性、資源和成本的約束性、目標(biāo)明確等特點(diǎn)，與項(xiàng)目的基本特征非常符合，因此佛山市圖書館決定用項(xiàng)目管理的方法對新館專項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行管理，監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，推進(jìn)新館建設(shè)。

2 項(xiàng)目管理應(yīng)用于新館建設(shè)

新館建設(shè)是十二五（2010—2015年）期間佛山市圖書館的重點(diǎn)工作。2014年12月6日，經(jīng)過數(shù)年的建設(shè)，近半年的緊張搬遷及開館備戰(zhàn)，一座由4.7萬平方米建筑面積，2500個(gè)閱覽座位，100多萬冊圖書資源，集新技術(shù)、豐富館藏、服務(wù)新穎為一體的城市文化客廳——佛山市圖書館新館向市民正式開放。從2010年動工到2014年開放，項(xiàng)目管理在新館建設(shè)的責(zé)任分工、進(jìn)度管理、招標(biāo)流程、資金管理等工作的推進(jìn)方面發(fā)揮了巨大的作用。

2.1 新館項(xiàng)目的組織關(guān)系

每一個(gè)新館專項(xiàng)項(xiàng)目都必須經(jīng)過制定實(shí)施方案、提出預(yù)算、報(bào)上級主管部門立項(xiàng)、公開招標(biāo)采購、與中標(biāo)商簽訂合同、深化實(shí)施方案、入場施工、驗(yàn)收結(jié)算等流程，為了統(tǒng)一管理新館建設(shè)的所有事宜，佛山市圖書館特設(shè)“新館籌備辦公室”（以下簡稱“新館辦”）作為樞紐協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，統(tǒng)籌新館建設(shè)中的各項(xiàng)事宜。

圖書館傳統(tǒng)的組織關(guān)系為縱向的職能系統(tǒng)，而采用項(xiàng)目管理的方法，其組織關(guān)系則是由項(xiàng)目組成的橫向項(xiàng)目系統(tǒng)，將橫向項(xiàng)目系統(tǒng)在運(yùn)行中與縱向部門職能系統(tǒng)兩者交叉重疊起來，就組成一個(gè)矩陣形式的組織結(jié)構(gòu)。圖書館員在部門與新館專項(xiàng)項(xiàng)目的矩陣中關(guān)系見圖1。

如圖1所示，新館辦統(tǒng)籌全館的新館項(xiàng)目，推進(jìn)新館項(xiàng)目的各項(xiàng)進(jìn)程；館員作為部門的成員，同時(shí)也可以成為新館項(xiàng)目的參與成員，在有限的人力資源情況下，最大程度地發(fā)揮每個(gè)館員的能動性，從組織關(guān)系上保障新館建設(shè)的人員配備。

在新館專項(xiàng)項(xiàng)目的實(shí)施中，一個(gè)新館項(xiàng)目只有一名主要負(fù)責(zé)人，確保責(zé)任明確到人；同一名館員可同時(shí)擔(dān)任多個(gè)新館項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人；同一個(gè)館員在不影響本部門工作的情況下，可根據(jù)個(gè)人能力參與多個(gè)新館項(xiàng)目，這種模式使新館的人員配備與工作效率得到了最大程度的保障。組織關(guān)系見圖2。

2.2 新館項(xiàng)目的立項(xiàng)與結(jié)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目管理小組是統(tǒng)籌全館所有項(xiàng)目的一個(gè)團(tuán)體，小組的成員由館領(lǐng)導(dǎo)班子任命而成，負(fù)責(zé)全館所有項(xiàng)目立項(xiàng)、變更、結(jié)項(xiàng)的初審環(huán)節(jié)，并負(fù)責(zé)參加項(xiàng)目啟動會議、跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度、協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源、指導(dǎo)項(xiàng)目工作等各項(xiàng)工作。在新館專項(xiàng)項(xiàng)目中，項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)的審批流程為新館辦、項(xiàng)目管理小組、館領(lǐng)導(dǎo)班子，項(xiàng)目管理小組與新館辦共同推進(jìn)項(xiàng)目的各項(xiàng)進(jìn)程。

立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。新館項(xiàng)目在館內(nèi)立項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)是以政府采購立項(xiàng)申請表的相關(guān)批復(fù)為準(zhǔn)，每個(gè)政府立項(xiàng)項(xiàng)目認(rèn)定為一個(gè)館內(nèi)項(xiàng)目，原則上不允許將單個(gè)政府立項(xiàng)項(xiàng)目拆分為多個(gè)館內(nèi)項(xiàng)目。若項(xiàng)目中有兩個(gè)或兩個(gè)以上分包，子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可向新館辦提出申請，經(jīng)新館辦與項(xiàng)目管理小組討論、得到館領(lǐng)導(dǎo)班子批準(zhǔn)后，每個(gè)分包可單獨(dú)成為一個(gè)館內(nèi)項(xiàng)目。新館項(xiàng)目的等級以新成立項(xiàng)的金額劃分（80萬以內(nèi)為C級項(xiàng)目，80-300萬為B級項(xiàng)目，300萬以上為A級項(xiàng)目）。

結(jié)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)項(xiàng)時(shí)須完成政府采購的立項(xiàng)、采購、實(shí)施、驗(yàn)收等流程，以提交項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告或設(shè)計(jì)成果等作為項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)依據(jù)。

2.3 新館項(xiàng)目的實(shí)施情況

新館項(xiàng)目分為基礎(chǔ)設(shè)備、家具、信息化系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、其他等五個(gè)大類，其中基礎(chǔ)設(shè)備包括電器設(shè)備、生活設(shè)施、專用設(shè)備、飲水設(shè)備、辦公自動化設(shè)備等項(xiàng)目；家具包括報(bào)告廳禮堂椅、辦公家具、鋼木家具、密集書架、仿古家具等項(xiàng)目；信息化系統(tǒng)包括RFID應(yīng)用系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)終端應(yīng)用系統(tǒng)、自助還書及自動分揀系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、容災(zāi)系統(tǒng)等項(xiàng)目；多媒體系統(tǒng)包括多媒體視聽設(shè)備、展覽廳設(shè)備、多媒體專題項(xiàng)目設(shè)計(jì)與建設(shè)等項(xiàng)目；其他類包括項(xiàng)目監(jiān)理、少兒部環(huán)境空間設(shè)計(jì)、新館VI設(shè)計(jì)、舊館搬遷等項(xiàng)目。截止到2015年10月，館內(nèi)共立項(xiàng)了49個(gè)新館項(xiàng)目，其中31個(gè)已實(shí)施完成，順利結(jié)項(xiàng)。在新館建設(shè)的過程中，圖書館活動仍然正常開展，保障了讀者的閱讀權(quán)利，在有限的人力資源下保質(zhì)保量地推進(jìn)了新館的各項(xiàng)工作，保障了新館在試開放期間的正常運(yùn)行。

在部分重大新館項(xiàng)目的推進(jìn)過程中，可管窺項(xiàng)目管理起到的作用。如“舊館搬遷”項(xiàng)目，項(xiàng)目組根據(jù)我館實(shí)際工作需要和情況，制定了《佛山市圖書館搬遷工作方案》，成立了搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。在項(xiàng)目分工方面，下設(shè)綜合協(xié)調(diào)組、資產(chǎn)處置組、普通文獻(xiàn)搬遷組、古籍文獻(xiàn)搬遷組、后勤保障組、安全保障組六個(gè)工作組，調(diào)動一切可以調(diào)動的技術(shù)和力量，最大限度地發(fā)揮了每個(gè)工作人員的作用，分工明確、責(zé)任到人，使整個(gè)搬遷工作能夠按照計(jì)劃和安排順利完成，保障了國有資產(chǎn)的安全和完整。新館辦工作人員作為項(xiàng)目成員之一，在與佛山市文化廣電新聞出版局、佛山市財(cái)政局、佛山市新城開發(fā)建設(shè)有限公司、佛山市公共資源交易中心等單位的溝通協(xié)作上也發(fā)揮了樞紐作用。搬遷工作共歷時(shí)56個(gè)工作日，發(fā)出貨車122車次，涵蓋圖書90余萬冊，古籍4萬余冊，電子電氣設(shè)備580余件，機(jī)房設(shè)備40余套，家具1480余件（套）。整體搬遷工作于11月12日順利結(jié)束，確保了新館在2014年12月順利對外開放，這是項(xiàng)目管理在新館建設(shè)中應(yīng)用成效顯著的典型案例。

3 新館項(xiàng)目管理中的經(jīng)驗(yàn)

3.1 細(xì)化新館項(xiàng)目分工，提高館員參與度

項(xiàng)目的參與率是評價(jià)員工工作積極性的重要指標(biāo)，在全館項(xiàng)目運(yùn)作過程中，2012年以后一直保持著100%的參與率，目前總參與人次已達(dá)5563人次。以2013年為例，從參與率上來說，普通項(xiàng)目的參與率為100%，而新館項(xiàng)目的參與率為91.7%。產(chǎn)生此差距的原因，一方面由于新館項(xiàng)目的技術(shù)難度問題，并非每位館員都能參與其中，如新館信息化項(xiàng)目大部分由技術(shù)部的人員擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要成員，不具備專業(yè)技術(shù)知識的館員難以參與其中。另一方面，由于新館項(xiàng)目的延續(xù)性、壁壘程度強(qiáng)于普通項(xiàng)目，新入職的館員對新館建設(shè)事務(wù)難以介入，也影響了這部分人加入新館項(xiàng)目的熱情。細(xì)化項(xiàng)目分工，發(fā)動全員參與新館建設(shè)，讓每位員工都參與到新館建設(shè)項(xiàng)目的具體事務(wù)中，將有助于提高全館凝聚力，并使新館開館后迅速進(jìn)入高效服務(wù)狀態(tài)。

3.2 明確項(xiàng)目評估標(biāo)準(zhǔn)，彌補(bǔ)圖書館項(xiàng)目管理與企業(yè)項(xiàng)目管理的差異

由于項(xiàng)目管理方法多應(yīng)用于企業(yè)，事業(yè)單位的體制問題、產(chǎn)出效益的方式不同、激勵(lì)的方式不同導(dǎo)致實(shí)際操作中會遇到一些問題。比如企業(yè)衡量項(xiàng)目最終成效的方法有明確量化的標(biāo)準(zhǔn)——經(jīng)濟(jì)效益，而圖書館的工作業(yè)績是以社會效益為衡量標(biāo)準(zhǔn)，讀者反響與口碑、業(yè)務(wù)提升程度等項(xiàng)目成效指標(biāo)無法量化，項(xiàng)目管理小組在評估項(xiàng)目成果時(shí)難度較大，因此需要項(xiàng)目管理小組及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)度與開展效果，防止結(jié)項(xiàng)材料的文字描述與項(xiàng)目實(shí)際效果不符。公益文化事業(yè)服務(wù)效益的提升是一個(gè)長期積累的過程，而企業(yè)項(xiàng)目管理效益產(chǎn)出具有立桿見影的成效，這就給項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)衡量標(biāo)準(zhǔn)帶來了挑戰(zhàn)，這是公益文化事業(yè)單位在實(shí)施項(xiàng)目管理中遇到的難題。佛山市圖書館新館建設(shè)以完成政府項(xiàng)目的立項(xiàng)、采購、實(shí)施、驗(yàn)收等流程，并提交項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告或設(shè)計(jì)成果等作為項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)依據(jù)，為項(xiàng)目評估提供了明確的準(zhǔn)則。

3.3 統(tǒng)籌協(xié)作，順利完成新館項(xiàng)目建設(shè)與各部門的交接過渡

新館建設(shè)涉及到大量物資采購、資源配置，在新館項(xiàng)目建設(shè)部分完成以后，與各職能部門交接是一個(gè)磨合的過程。如新館還書與自動分揀系統(tǒng)項(xiàng)目，前期由技術(shù)部牽頭進(jìn)行設(shè)備采購、測試、技術(shù)支持，后期由業(yè)務(wù)管理部統(tǒng)籌自動分揀系統(tǒng)的人員配備、部門分工、宣傳推廣等工作內(nèi)容，這就要求兩個(gè)部門進(jìn)行充分的溝通，既考慮技術(shù)需求又考慮館員分工，商討出最優(yōu)方案。又如“項(xiàng)目管理系統(tǒng)”軟件項(xiàng)目，由業(yè)務(wù)管理部牽頭組織軟件公司進(jìn)行開發(fā)，從需求、細(xì)化方案、開發(fā)、測試、使用、宣傳推廣都是由業(yè)務(wù)管理部深度介入，最終系統(tǒng)廣受好評，這是新館建設(shè)項(xiàng)目中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。因此，針對不同項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，采取不同的交接模式，才能保證新館建設(shè)與將來運(yùn)營之間的順利過渡，保證新館建設(shè)的服務(wù)效能最大化。

3.4 規(guī)范項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)，修正項(xiàng)目管理措施和手段

構(gòu)建科學(xué)、公平、合理的項(xiàng)目管理制度是圖書館項(xiàng)目化進(jìn)程的基本保證，完善項(xiàng)目管理制度須從項(xiàng)目活動的全過程入手。針對館員提出的立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)問題、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)評估問題，項(xiàng)目管理小組制定了《佛山市圖書館項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)》《佛山市圖書館項(xiàng)目管理實(shí)施指南》《佛山市圖書館新館項(xiàng)目管理辦法》等規(guī)章制度，較好地解決了項(xiàng)目運(yùn)行中遇到的難題。為了進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理實(shí)施中的問題，通過召開座談會的方法搜集意見，并成立了“項(xiàng)目疑難問題攻克小組”來解決這些問題。在館員培訓(xùn)方面，邀請高校項(xiàng)目管理專業(yè)教授開展講座指導(dǎo)，從理論上提升館員的項(xiàng)目管理水平。

4 結(jié)語

佛山市圖書館“項(xiàng)目立館”并非簡單地移植企業(yè)項(xiàng)目管理模式，而是在實(shí)踐中探索出一套適用于公共文化事業(yè)單位的管理機(jī)制，沒有經(jīng)驗(yàn)可供借鑒。項(xiàng)目管理實(shí)施四年多以來，一直在探索中自我完善。規(guī)范的規(guī)章制度是運(yùn)行項(xiàng)目管理的先行條件，納入員工績效評分系統(tǒng)是項(xiàng)目管理的激勵(lì)手段，組建項(xiàng)目管理小組是推動項(xiàng)目管理進(jìn)程的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)班子的支持是實(shí)施項(xiàng)目管理的根基。項(xiàng)目管理在激發(fā)員工工作積極性、考核工作業(yè)績、提高工作效率方面具有顯著的成效，佛山圖書館的新館建設(shè)也正得益于此。國內(nèi)圖書館界對于項(xiàng)目管理的理論研究和實(shí)踐也在不斷地成熟和發(fā)展，學(xué)習(xí)和應(yīng)用項(xiàng)目管理理論來推動和促進(jìn)圖書館管理體制的改革、推進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展，是一項(xiàng)具有實(shí)際意義的行動。盡管圖書館項(xiàng)目管理的一些理論和方法還存在不足，實(shí)踐中也將遇到各種各樣的問題，但是這些不足卻絲毫不能掩蓋它的生機(jī)與活力，在圖書館的讀者服務(wù)、內(nèi)部管理、后期設(shè)備維護(hù)等方面，項(xiàng)目管理仍將發(fā)揮巨大的作用。

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