鐘思邈

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)于辦公效率的提升也有了新的要求，煙草企業(yè)辦公室的工作也正向規(guī)范化、效率化的目標(biāo)不斷邁進(jìn)。煙草企業(yè)的辦公室承擔(dān)著企業(yè)內(nèi)部各部門工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，同時(shí)兼顧企業(yè)內(nèi)部與外界的溝通聯(lián)系工作，為企業(yè)未來的規(guī)劃發(fā)展提供必要的參謀咨詢?nèi)蝿?wù)，因此提高煙草企業(yè)辦公室的工作效率直接關(guān)系到企業(yè)的整體運(yùn)作水平，是建立高質(zhì)量現(xiàn)代化煙草企業(yè)所必須解決的重要課題。為了有效提高煙草企業(yè)辦公室的工作效率就需要理清煙草企業(yè)辦公室辦公效率的真正含義，同時(shí)針對(duì)性的提出改善辦公室工作效率的若干建議，為企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作為工作時(shí)的借鑒參考，以促進(jìn)我國煙草企業(yè)向可持續(xù)發(fā)展轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；辦公室效率；途徑

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）007-0000-01

煙草企業(yè)辦公室作為企業(yè)內(nèi)部綜合性的辦公服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)承擔(dān)著公司內(nèi)部各部門工作協(xié)調(diào)、信息溝通及參謀監(jiān)督的任務(wù)，對(duì)外擔(dān)任著與其他企業(yè)的溝通接待工作，辦公室工作是企業(yè)內(nèi)部具有承上啟下作用的綜合辦公機(jī)構(gòu)。由于辦公室工作具有繁復(fù)瑣碎的特點(diǎn)，因此對(duì)辦公室工作效率的管理是直接決定企業(yè)運(yùn)行效率的重要因素，隨著國內(nèi)煙草企業(yè)不斷趨向規(guī)?；谄髽I(yè)辦公室的人才素質(zhì)、制度安排及管理觀念等多個(gè)方面都逐漸顯現(xiàn)出諸多問題，這直接影響到企業(yè)辦公室的辦公效率，合理分析煙草企業(yè)辦公室的工作效率需求，有針對(duì)性的提出改善優(yōu)化建設(shè)是保障企業(yè)更好更快發(fā)展的重要手段。

一、煙草企業(yè)辦公室工作效率的含義闡述

對(duì)于煙草企業(yè)辦公室效率的提升是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，為了提出科學(xué)的合理化建議就需要企業(yè)工作人員理清煙草企業(yè)辦公室對(duì)于辦公效率的真正需求含義。

1.煙草企業(yè)辦公室工作效率對(duì)辦公速度的要求

辦公速度是衡量企業(yè)辦公室辦公效率水平最為明顯的指標(biāo)因素，但是對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范來看，辦公速度與工作效率并不是簡單的對(duì)等關(guān)系，工作效率在辦公速度上的體現(xiàn)一定需要將工作正確性考慮進(jìn)來，在辦公室的實(shí)際工作中只有工作人員準(zhǔn)確把握企業(yè)工作的發(fā)展方向，及時(shí)理會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層面?zhèn)鬟_(dá)的決策部署，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)正確的落實(shí)部署這樣才是正確的提升工作效率的方式，若在辦公室的工作中只注重辦公速度而忽視對(duì)辦公準(zhǔn)確性的重視，那反而會(huì)影響到企業(yè)的運(yùn)作效率。

2.煙草企業(yè)辦公室工作效率對(duì)辦公規(guī)范的要求

制定科學(xué)的辦公室規(guī)范是煙草企業(yè)辦公室管理過程中的基本問題，同時(shí)也是決定企業(yè)辦公效率的關(guān)鍵因素，辦公效率與辦公規(guī)范是一對(duì)既統(tǒng)一又對(duì)立的整體，對(duì)于企業(yè)辦公室的管理來看制定工作規(guī)范并不意味著為工作施加條條框框，而提升辦公室的工作效率也不代表要打破企業(yè)辦公規(guī)范。現(xiàn)代化的辦公手段要求有效實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范與辦公效率之間的關(guān)系，使二者可以實(shí)現(xiàn)相輔相成，實(shí)現(xiàn)二者功能與效率上的動(dòng)態(tài)統(tǒng)一，共同服務(wù)于企業(yè)的健康發(fā)展。

3.煙草企業(yè)辦公室工作效率對(duì)工作效果的要求

對(duì)于辦公室有效性評(píng)價(jià)的另一個(gè)重要因素就是工作效果，企業(yè)推進(jìn)工作效率的最終目標(biāo)也是為了達(dá)到企業(yè)的既定工作目標(biāo)，從這個(gè)角度來考慮工作效果才是核定辦公室工作效率的第一要素。在采取有效的方法實(shí)現(xiàn)對(duì)工作效率的優(yōu)化之后，只有將提升的效率反應(yīng)在強(qiáng)化效果及實(shí)際工作上，才可以真正得到工作效率的有效轉(zhuǎn)化。此外，對(duì)于工作細(xì)節(jié)的處理也是工作效率提升的外在表現(xiàn)，企業(yè)管理方法是否可以精致到位，是否符合企業(yè)實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r直接決定了企業(yè)辦公室效率高低，這就要求工作人員將更多的注意力放在規(guī)章制度的細(xì)節(jié)處理上，強(qiáng)化企業(yè)精細(xì)化的管理理念，這樣才能提高企業(yè)的整體工作效率。

二、煙草企業(yè)辦公室工作效率的提升策略

1.制度規(guī)范是提高效率的根本保障

辦公室規(guī)章制度的制定是要求所有工作人員共同遵守，并且強(qiáng)調(diào)成員可以按照一定的程序辦事，在現(xiàn)代的企業(yè)管理制度中進(jìn)行辦公室規(guī)范化建設(shè)是辦公室管理的工作靈魂，是提高辦公室工作效率的重要手段。企業(yè)辦公室工作通常具有瑣碎繁雜的特點(diǎn)，同時(shí)夾雜著大量的突發(fā)性事件，如果不能指定健全的規(guī)章制度，那么就會(huì)使得辦公室工作趨向散漫。在進(jìn)行必要的制度建設(shè)之后，就可以將日常工作進(jìn)行規(guī)范，為工作提供具體的操作步驟和要求，促進(jìn)辦公室的工作向規(guī)范化、程序化及科學(xué)化發(fā)展。此外，針對(duì)企業(yè)不同的工作崗位確定其職責(zé)和權(quán)限，在企業(yè)辦公室內(nèi)建立崗位責(zé)任制，并按照指定的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核及獎(jiǎng)懲，以達(dá)到充分調(diào)動(dòng)起辦公室工作人員的積極性。

2.良好的觀念意識(shí)是提高效率的思想保證

為了高效調(diào)動(dòng)起煙草企業(yè)辦公室的工作效率，只依靠規(guī)章制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要在工作人員之間樹立良好的工作觀念與意識(shí)，使工作人員始終保持旺盛的工作熱情。首先為了應(yīng)對(duì)辦公室工作突發(fā)事件多的狀況，就需要幫助員工樹立起創(chuàng)新意識(shí)，使其可以更快的對(duì)工作中的新狀況進(jìn)行反應(yīng)，增強(qiáng)員工在實(shí)際工作中的主觀能動(dòng)性。對(duì)于煙草企業(yè)辦公室的工作來說，更好完成工作的前提就是需要幫助員工樹立崗位責(zé)任意識(shí)，在辦公室的工作上做到無小事，對(duì)于所有工作都能以最飽滿的工作態(tài)度完成任務(wù)。

3.辦公自動(dòng)化是提高效率的重要途徑

隨著國家發(fā)展水平的不斷提高，煙草企業(yè)的建設(shè)規(guī)模也逐漸擴(kuò)大，為了有效提高企業(yè)日益復(fù)雜的辦公效率，就需要企業(yè)加大對(duì)辦公條件的優(yōu)化力度，為辦公室人員創(chuàng)新工作手段，顯著提升企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量與效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為促進(jìn)企業(yè)辦公效率提高的必要手段。通過加強(qiáng)辦公室辦公自動(dòng)化的程度，可以有效處理日益復(fù)雜的辦公數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各種公告的快速傳播，縮短了企業(yè)內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)的時(shí)間。此外，應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備可以有效開展遠(yuǎn)程工作部署，突破企業(yè)辦公在時(shí)間和地點(diǎn)上的限制，在促進(jìn)辦公效率的同時(shí)還節(jié)約了辦公成本。

三、結(jié)束語

對(duì)于國內(nèi)煙草企業(yè)的發(fā)展而言，促進(jìn)辦公效率的提升是實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的有效保障，工作效率作為評(píng)價(jià)辦公室工作的重要指標(biāo)，是企業(yè)管理人員普遍重視的焦點(diǎn)。辦公室的工作具有范圍大、繁瑣及突發(fā)事件多的特點(diǎn)，因此改善企業(yè)辦工效率是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，這就要求企業(yè)管理人員認(rèn)真總結(jié)實(shí)際工作中的方式方法，開展更加合理有序的辦公室工作，使得煙草企業(yè)辦公室真正發(fā)揮出其真正的作用與效果。

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