高秀紅

【摘要】檔案是記錄社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程的工具，記錄檔案的形式有很多。一般來(lái)說(shuō)，記錄檔案的形式主要是文字，通過(guò)文字的描述想象歷史的發(fā)展，檔案信息可以完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的還原歷史，檔案形式除文字外還有圖片、音頻、視頻等，檔案分為有形檔案和無(wú)形檔案兩種，本篇文章敘述了檔案的歷史、如何區(qū)分有形檔案和無(wú)形檔案，以及怎樣實(shí)現(xiàn)有形檔案的無(wú)形化。

【關(guān)鍵詞】檔案；有形檔案；無(wú)形檔案；無(wú)形化管理

當(dāng)今的社會(huì)是信息化的社會(huì)，電子技術(shù)發(fā)展較快，電子技術(shù)的應(yīng)用也涉及到各個(gè)領(lǐng)域，很多行業(yè)開(kāi)始改革創(chuàng)新管理模式，檔案行業(yè)也不例外，隨著社會(huì)的變化，檔案也開(kāi)始由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸演變成電子檔案，在古代，記錄檔案的工具是瓦片、竹簡(jiǎn)、綿帛等，使用的文字是甲骨文、金文、大篆、小篆，隸書(shū)、楷書(shū)等，隨著計(jì)算機(jī)的普及，當(dāng)今時(shí)代的檔案多以電子檔案為主，使用的工具是計(jì)算機(jī)，有形檔案逐漸發(fā)展成為無(wú)形化，因此，檔案的管理也開(kāi)始走向無(wú)形化，為社會(huì)提供方面快捷的服務(wù)。

一、檔案的歷史

檔案是隨著人類(lèi)的發(fā)展過(guò)程產(chǎn)生，能夠反映社會(huì)現(xiàn)象，與社會(huì)的關(guān)系密切，檔案記錄著人類(lèi)文明的演變過(guò)程，為后人提供寶貴的資料，促進(jìn)人類(lèi)文明的進(jìn)步，檔案是國(guó)家、社會(huì)組織以及個(gè)人的發(fā)展記錄，記載著人類(lèi)組織各個(gè)等領(lǐng)域的社會(huì)活動(dòng)，經(jīng)過(guò)研究，我國(guó)的檔案來(lái)源大致分三種：第一種，檔案來(lái)源于“結(jié)繩記事”時(shí)代；第二種，檔案來(lái)源于“文字產(chǎn)生”時(shí)代；第三種，檔案來(lái)源于“國(guó)家出現(xiàn)”時(shí)代，生存是人的本能，當(dāng)時(shí)人也會(huì)具有思考能力，有思維意識(shí)，“結(jié)繩記事”時(shí)代的人，思維能力和意識(shí)都已經(jīng)進(jìn)化成高級(jí)階段，在那個(gè)時(shí)代沒(méi)有太多的表達(dá)方式，人們想要記錄把社會(huì)活動(dòng)中發(fā)生的事記錄下來(lái)只能靠古老的方法，結(jié)繩劃道等方法記錄事情。

檔案是歷史文明的產(chǎn)物，隨著社會(huì)的發(fā)展變化產(chǎn)生，檔案要不斷的變化來(lái)滿足社會(huì)的需求，從結(jié)繩、劃道記錄到后來(lái)的甲骨金石，竹簡(jiǎn)綿帛，當(dāng)現(xiàn)代的筆墨，檔案的記錄工具隨著社會(huì)的變化而變化，檔案的演變也逐漸有金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、文字檔案以及現(xiàn)在的電子檔案、網(wǎng)絡(luò)檔案等，檔案的歷史悠久，記載著各個(gè)時(shí)期的歷史發(fā)展，內(nèi)容涉及范圍廣，數(shù)量多，有著很高的歷史和社會(huì)價(jià)值。

二、有形檔案和無(wú)形檔案

檔案從形式和名稱上可以分為：甲骨檔案、金石檔案、竹簡(jiǎn)檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案、網(wǎng)絡(luò)檔案；檔案根據(jù)影響大小可以分為：文書(shū)檔案、電子檔案、政治檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、自然檔案等，但是，無(wú)論是從檔案的載體形式，還是檔案內(nèi)容以及檔案的性能進(jìn)行分類(lèi)，檔案的形態(tài)都是多種多樣的。但無(wú)論從哪個(gè)角度出發(fā)，無(wú)論怎么分類(lèi)，檔案都是一種載體，檔案也只有兩種類(lèi)型，有形檔案和無(wú)形檔案。

三、有形檔案的無(wú)形管理

隨著電子計(jì)算機(jī)的普及，信息時(shí)代走進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)也推進(jìn)了辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)的發(fā)展。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的形式下，我國(guó)的檔案事業(yè)也進(jìn)入現(xiàn)代化建設(shè)階段，如何處理好有形檔案和無(wú)形檔案之間的關(guān)系、整合檔案資源、對(duì)檔案館的檔案進(jìn)行無(wú)形化管理是當(dāng)前檔案事業(yè)急需解決的問(wèn)題。

館藏檔案無(wú)形化就是將館藏檔案劃分成現(xiàn)行檔案、過(guò)期檔案、歷史檔案、其他檔案四部分，通過(guò)利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等高科技手段對(duì)紙質(zhì)文件、聲像文件、實(shí)物文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和電子文件進(jìn)行加工處理，“克隆”成電子檔案的過(guò)程。

1、紙質(zhì)檔案無(wú)形化

這里所說(shuō)的紙質(zhì)檔案是指由現(xiàn)在正在執(zhí)行的文字、圖形、圖表、圖片、圖畫(huà)、圖紙等構(gòu)成的紙質(zhì)檔案。可分兩類(lèi)，一類(lèi)是現(xiàn)行檔案，一類(lèi)是過(guò)期檔案。電子檔案取代紙質(zhì)檔案只是時(shí)間上的問(wèn)題。對(duì)于現(xiàn)實(shí)的紙質(zhì)檔案可以采取以下兩種形式進(jìn)行無(wú)形化管理。

1.1現(xiàn)行檔案無(wú)形化?，F(xiàn)行檔案是指施行“文檔一體化”后，在每年的歸檔時(shí)間內(nèi)形成的紙質(zhì)檔案。目前，我國(guó)對(duì)現(xiàn)行文件基本采取的是“兩條腿走路”的歸檔方式，既在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，又對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。在某種程度上是對(duì)人力、物力、財(cái)力的一種浪費(fèi)。其實(shí)，有的檔案有了紙質(zhì)檔案后，最好不存電子檔案，有了電子檔案就不必備有紙質(zhì)檔案，有的檔案則同時(shí)具備，施行“三條腿走路”的歸檔方式。即依據(jù)現(xiàn)行檔案的保密性和重要性，將以往檔案按保管期限劃分的“永久、長(zhǎng)期、短期”用機(jī)密檔案或叫密級(jí)檔案、重要檔案、一般檔案，三個(gè)等級(jí)來(lái)代替，實(shí)行文檔一體化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行檔案無(wú)形化。

1.2過(guò)期檔案無(wú)形化。過(guò)期檔案是指在“文檔一體化”以前而形成的紙質(zhì)檔案。對(duì)過(guò)期檔案可采取檔案信息數(shù)字化的方法進(jìn)行彌補(bǔ)，使其無(wú)形化。其一，密級(jí)的過(guò)期檔案，最好保存原紙質(zhì)的載體形式，但也可通過(guò)掃描技術(shù)另存；其二，重要的過(guò)期檔案和已解密的檔案，通過(guò)檔案數(shù)字化程序進(jìn)行無(wú)形化，使有形檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。其三，一般的過(guò)期檔案，不需要再執(zhí)行也沒(méi)有多大參考價(jià)值，就不必再進(jìn)行無(wú)形化，等待統(tǒng)一銷(xiāo)毀就行了。

2、歷史檔案無(wú)形化

可劃分為三部分，一部分是作為歷史研究依據(jù)的歷史史料，其涉及面廣，種類(lèi)眾多，為館藏檔案主體；另一部分是作為歷史考查的珍貴檔案，保存時(shí)間長(zhǎng)，有的甚至是存世孤品，有較高的歷史研究?jī)r(jià)值，應(yīng)把保護(hù)它們的“完整性、真實(shí)性、存在性”放在首位；再一部分是作為歷史研究物證的實(shí)物檔案，是歷史的真實(shí)寫(xiě)照，可通過(guò)掃描技術(shù)和數(shù)碼技術(shù)將其制作成電子檔案，或制作仿制品，進(jìn)行無(wú)形化管理，將真品存入庫(kù)房永久保存。

3、其他檔案無(wú)形化

在現(xiàn)實(shí)生活和歷史發(fā)展過(guò)程中，還有一些聲像、磁質(zhì)檔案存在，它們是無(wú)形檔案。這些檔案是歷史的再現(xiàn)，既有參觀價(jià)值，又有研究?jī)r(jià)值。在對(duì)它們進(jìn)行篩選、剪裁、加解說(shuō)的基礎(chǔ)上，應(yīng)將有價(jià)值的資料通過(guò)多媒體技術(shù)制作成電子檔案，進(jìn)行無(wú)形化管理，供人們利用，對(duì)其他檔案的保管同樣采取重要檔案的保管方式。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展變化，檔案也在隨時(shí)變化來(lái)滿足社會(huì)的發(fā)展需求，檔案的兩種形式無(wú)形檔案和有形化檔案也都在不斷變化，在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)下，必須實(shí)行有形檔案無(wú)形化管理，才能更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，也能促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]黃霄羽.文件、檔案全程管理的理論依據(jù)[J].中國(guó)檔案，2009（06）.