張敏 張夢露 衛(wèi)佳

摘要：我國檔案征集工作處于探索和發(fā)展階段，無論是制度還是流程都需要研究和完善。本文在實踐調(diào)研和文獻分析的基礎上，總結了近年來北京市檔案館檔案征集工作取得的主要成績，并針對檔案征集工作面臨的難點問題，提出完善檔案征集范圍、在檔案征集流程中補充提供利用環(huán)節(jié)、加強檔案征集工作的業(yè)界合作等對策。

關鍵詞：檔案館檔案征集征集范圍

自2015年以來，筆者有幸參與了北京聯(lián)合大學與北京市檔案館共同發(fā)起和組織的學生實踐項目《檔案征集工作實踐項目》。在該項目中，筆者具體參與了檔案征集工作相關制度的起草工作，以及檔案征集的日常工作。筆者通過梳理近年來北京市檔案館檔案征集工作取得的成績，就其存在的難點問題，提出完善檔案征集范圍、在檔案征集流程中補充提供利用環(huán)節(jié)、加強檔案征集工作的業(yè)界合作等對策。

一、檔案征集工作的新成果

為了做好檔案征集工作，北京市檔案館在1995年成立收集處，正式明確征集工作的職責和任務，配備了專業(yè)人員及設備設施，將征集專項經(jīng)費列入年度經(jīng)費預算并逐年提高。2012年，北京市檔案館又將征集工作從收集處抽取出來，成立了征集處，進一步強化征集工作的地位。經(jīng)過近年的探索，北京市檔案館的征集工作取得了一定成績，主要表現(xiàn)如下：

（一）確立以專題項目的方式開展主動征集工作

為避免征集的隨意性和零散性，特別是改變以購買、接受捐贈或者復制等方式征集的檔案內(nèi)容比較零散的現(xiàn)狀，北京市檔案館征集處調(diào)整工作策略，設立專題征集項目，通過有計劃、有組織地專題征集，在有限的時間內(nèi)比較系統(tǒng)地征集了同一主題的檔案。在專題征集中，明確了檔案征集工作遠近結合（年代久遠與年代較近）、內(nèi)外結合（境內(nèi)與境外）、分合結合（分散與整合）的基本原則；并將每個專題落實專人負責，實行項目負責制。同時，北京市檔案館征集處重點開展了黨史、三名（名人、名牌、名勝）、勞模、奧運、知青、城市交通、胡同四合院等具有北京特色的專題檔案資料征集工作，收到較好效果。

（二）制定檔案征集工作流程

在發(fā)布檔案征集范圍的基礎上，北京市檔案館征集處制定檔案征集工作流程，包括下列內(nèi)容：制定檔案征集原則，即符合征集范圍，征集對象來源明確，所有權清晰；提出檔案征集意向具體步驟；進行評估的具體步驟和手續(xù)；征集檔案接收和移交整理；建立財務檔案和業(yè)務檔案；移交庫房；獎勵捐贈。

（三）積極與其他機構合作開展征集工作

面對檔案征集對象的廣泛性和不確定性，北京市檔案館征集處改變被動接收和單兵作戰(zhàn)的傳統(tǒng)工作方法，積極尋找一切合作機會，與不同機構合作共同開展檔案征集工作。首先，與北京市檔案館內(nèi)部的監(jiān)督指導處、展陳處和編研處溝通協(xié)作，尋找檔案征集線索。例如，2011年，借助“一切為了人民”展覽平臺，共向參觀者發(fā)放征集公告3.7萬余份，陸續(xù)有80余人、3個單位捐贈各類紅色史料千余件。其次，加強與社會上其他科研機構的合作，共同開展檔案資料征集工作。如與北京市委黨史研究室開展北京黨史資料的聯(lián)合征集；與史學界聯(lián)合開展抗戰(zhàn)史、北京地方史檔案資料的征集工作；與民間組織“北京回憶久久”開展合作。

二、檔案征集工作中的難點問題

與收集工作相比，征集工作還處于探索階段，收集工作有成熟完善的制度支撐，有明確穩(wěn)定的流程實現(xiàn)，而征集工作則面臨著諸多難點，具體表現(xiàn)如下：

（一）檔案征集范圍有待完善

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》對檔案館提出的主要任務之一是依法及時接收應進館的全部檔案，加大檔案收集、征集力度，加快對散存在民間及境外的具有保存價值的重要檔案征集步伐，盡快建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，為檔案館服務和諧社會建設提供檔案資源支撐。根據(jù)該任務，平民歷史和草根文化也應該被囊括在檔案征集范圍之中，但這些在《北京市檔案館關于征集檔案資料的通告》中并沒有完全體現(xiàn)出來，甚至有些征集內(nèi)容還未涉及，因此有必要對現(xiàn)有的檔案征集范圍進行補充和完善，使其更適應實際工作需要。

（二）檔案征集工作流程中沒有涉及檔案利用環(huán)節(jié)

檔案征集的目的是留存歷史和研究歷史，沒有提供利用服務的檔案征集工作是一種資源浪費。雖然檔案征集工作不同于收集工作，在檔案所有權上存在差異，但這并不意味著所有征集到的檔案都不適宜于對外提供利用。根據(jù)上述梳理的北京市檔案館檔案征集成果，比如以城市交通和北京胡同以及北京四合院為專題征集到的檔案，就基本不涉及隱私等問題，而且對北京城市研究具有價值。如果把這些征集到的檔案束之高閣，不僅實現(xiàn)不了檔案本身應有的價值，而且也會錯失宣傳檔案征集工作的良機。

（三）檔案征集工作缺乏業(yè)界合作

業(yè)界合作主要指在不同檔案部門之間就征集工作方面給予的互相支持，比如對不屬于自己征集范圍之內(nèi)的檔案，能夠根據(jù)檔案特色推薦相應館藏機構。我國檔案征集工作剛剛起步，各個檔案征集機構僅把精力放在本機構內(nèi)的征集工作上，還沒有完全形成穩(wěn)定清晰的征集政策，使得對其他機構的檔案征集工作和征集政策不了解，對其他機構征集工作的支持就更談不上了。

三、解決對策

要解決上述問題，首先要思考和明確檔案征集工作的定位問題，根據(jù)檔案征集處的獨立地位和檔案館發(fā)布的檔案征集范圍，檔案征集工作與檔案收集工作處于平等地位，是收集涉及民生檔案等私人檔案的一條重要途徑，是留存私人檔案、豐富歷史記憶的一條重要途徑。基于這種考慮和前提，筆者給出如下對策：

（一）完善檔案征集范圍

根據(jù)“總體檔案觀”，“一個國家是由多元文化和族群組成，而反映這一發(fā)展變化的歷史也應該是多元的和豐富多彩的?！盵1]國家檔案工作的責任不僅限于對公共活動所形成的各種檔案的收集和管理，同時也應將注意力轉(zhuǎn)移到非公共組織、集體、經(jīng)濟組織、家族、個人所形成的檔案上。[2]鮮活的民間檔案，往往使歷史更加生動。重視民間檔案的征集已經(jīng)成為一種趨勢。經(jīng)過實踐調(diào)研、文獻分析，筆者對北京市檔案征集范圍提出了具體建議：

1.北京地區(qū)有著大量的民間藝術，如皮影、剪紙、編制、繡花、獅子舞等，還有著名商標、歷史風貌建筑，這些都具有歷史意義和價值，反映了北京地區(qū)的變遷、發(fā)展和繁榮，需要保留傳承，應該納入北京市檔案征集范圍內(nèi)。因此，建議把征集范圍中的原有第二條：“反映各歷史時期地域地貌、風土人情、民俗民風、民族宗教、百姓生活、人口遷徙、名勝古跡、城市變遷、城市建設、街區(qū)改造等情況的檔案資料”。修改為：“反映各歷史時期的地域地貌、風土人情、民間藝術、著名商標、人口遷徙、名勝古跡、城市變遷、歷史風貌建筑、街區(qū)改造等情況的檔案資料”。

2.作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較為全面地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較為真實地反映了整個社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。通過家庭檔案，可以更好地反映改革開放以來北京的城市變遷，以及北京家庭生活的變化。因此，建議征集范圍中增加第十條：“個人或家庭中見證和記錄改革開放重大事件的照片及檔案；或幾代北京人生產(chǎn)、生活內(nèi)容變化的家庭檔案，包括照片、實物、紙質(zhì)文書等；在北京地區(qū)具有舉足輕重地位的家族的家譜、族譜、照片、回憶錄等檔案材料。”

（二）在檔案征集流程中補充提供利用環(huán)節(jié)

不同的檔案征集方式，對檔案所有權影響不同。例如通過購買方式和主動征集獲得的檔案，其所有權就屬于檔案館，對于這類檔案，只要不涉及個人隱私和國家秘密，就應該對社會上的研究者提供利用。對于通過捐贈方式獲得的檔案，應區(qū)別對待和處理其所有權和利用權。檔案館應就所捐贈材料內(nèi)容的特殊性，就所有權和利用權分別與捐贈者達成協(xié)議，捐贈者是否同意把捐贈材料提供給社會上的研究者利用，或者允許部分材料提供利用，這些都需要在捐贈協(xié)議上加以明確說明，為后面的提供利用服務工作掃除障礙。明確征集檔案的利用權力，僅僅是提供利用服務工作的第一步，還應對社會上的檔案利用者提供征集檔案的專題目錄和檢索工具，在條件具備的情況下，可以舉辦專題展覽，擴大檔案征集工作的社會影響力，促進檔案征集工作的良性循環(huán)。

（三）加強檔案征集工作的業(yè)界合作

對于檔案征集機構來說，互相合作和協(xié)作是一種很明智的做法，尤其是處于同一個地理區(qū)域的檔案征集機構。首先，對與自身征集范圍有重疊的征集機構進行詳細了解，會省去本機構尋求征集某些檔案的消耗，因為這些檔案已經(jīng)放入了對方的征集范圍之中。其次，了解其他檔案征集機構在征集什么，假如有捐贈者提供的檔案不屬于本機構的征集范圍，可以推薦給另一個機構。同樣，把本機構的征集興趣告知其他地區(qū)征集機構或者地域外的征集機構，也許他們將會提供一些征集資料?？傊@些措施都會幫助本機構提供更好地利用服務給利用本機構征集檔案的利用者。

注釋及參考文獻：

[1]特里·庫克，李音.銘記未來——檔案在建構社會記憶中的作用[J].檔案學通訊，2002（2）：75-79.

[2]威爾弗萊德·艾·史密斯，丁媚.“總體檔案”共同體：加拿大的經(jīng)驗[J].檔案學通訊，2001（4）：72-76.

作者單位：北京聯(lián)合大學應用文理學院