戴建華

摘 要：筆者結(jié)合實際工作并針對當(dāng)前發(fā)展新形勢，簡要地闡述了基層臺站文書檔案的科學(xué)化管理。

關(guān)鍵詞：基層臺；文書檔案；科學(xué)化管理

基層臺站文書檔案是是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案，記載電臺的發(fā)展歷史，為黨和國家積累檔案史料服務(wù)，為臺安播工作服務(wù)，并為電臺今后事業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的動力。隨著信息化的發(fā)展，文書檔案的信息化管理已成為檔案工作的發(fā)展的必然趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，必須采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學(xué)管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會發(fā)展的需求。

一、提高文書處理工作質(zhì)量是文書檔案科學(xué)化管理的基礎(chǔ)

（一）檔案來源于文書，文書質(zhì)量對檔案質(zhì)量具有決定性的影響，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方法，因此要提高文書檔案科學(xué)化管理水平，必須從文書工作做起。2001年正式施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定：“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，明確將檔案的基礎(chǔ)性工作—整理（立卷）和歸檔性工作納入公文處理工作的一個組成部分，從而使公文處理工作與檔案工作形成一個相互連接的整體?！蔽臋n一體化管理模式將文書處理提升為文檔管理的前端工作，文書檔案的科學(xué)化管理是建立在公文規(guī)范處理的基礎(chǔ)上。近年來，無線局高度重視公文處理和公文寫作，多次舉辦辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)班專題學(xué)習(xí)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》，在全局開展公文寫作技能練兵競賽活動，印發(fā)公文處理管理規(guī)定，督促基層臺站嚴(yán)把公文質(zhì)量關(guān)和格式關(guān)，保證公文格式規(guī)范、結(jié)構(gòu)完整、表達準(zhǔn)確、文風(fēng)端正、行文流暢，保證文件質(zhì)量及符合立卷歸檔要求，為文書檔案的科學(xué)化管理打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。每個基層臺站都要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點，全面地、分門別類地收集文件資料，這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅實基礎(chǔ)，否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高，所以保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿收集工作始終的要求。近幾年無線局率先在廣電系統(tǒng)開發(fā)無線電臺管理局電子公文傳輸系統(tǒng)和檔案綜合管理系統(tǒng)，引入文檔一體化管理模式，對文書進行前端控制，從源頭把握文件蹤跡，避免傳統(tǒng)文書處理多途徑、多層次的處理過程文件散失的可能性，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的郵路傳遞模式，并且進行全程的安全保密控制，從而大大提高了公文傳輸?shù)男?、查全率和查?zhǔn)率，保證公文材料的齊全完整。同時要深層次挖掘基層臺站檔案的信息資源，抓好“帳外”文件材料的收集工作，帳外文件材料是指未經(jīng)電子公文傳輸系統(tǒng)產(chǎn)生的，在收發(fā)文登記上無帳可查的文件，這些文件材料是不容易控制，稍有疏忽就會遺漏，所以對這類文件材料，必須做到及時的收集，如黨委、辦公及專題會議記錄、紀(jì)要、大事記、合同協(xié)議和關(guān)于本單位的宣傳報道、領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開會帶回來的文件材料、照片、聲像等，應(yīng)分門別類按一定的歸檔規(guī)則進行收集整理，為今后進行經(jīng)驗總結(jié)和歷史研究提供真實憑證和重要依據(jù)。

二、實現(xiàn)文書檔案的信息化建設(shè)是文書檔案科學(xué)化管理的有效途徑

隨著信息化的發(fā)展和計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基層臺站公務(wù)活動中的交流與溝通逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)走向信息化管理，在電子環(huán)境中，檔案的管理活動是基于電子文件生命周期展開的，傳統(tǒng)的以載體保護、載體控制為中心的方法失效，已不能適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，必須全面構(gòu)建以系統(tǒng)控制為中心的管理方法，新的檔案管理模式必須從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是提高檔案工作科學(xué)化的必由之路。

近幾年，在無線局的統(tǒng)一部署下，我臺引入信息化檔案管理理念，依托無線局電子公文傳輸平臺，實現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上接收，先后安裝了清華紫光、東方飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)，檔案的信息化工作也進入了快速發(fā)展的時期——文件檔案一體化管理，旨在“簡化整理，深化檢索，重在利用”，卓有成效的檔案信息建設(shè)給臺站檔案工作注入了生機和活力，使得檔案工作人員從傳統(tǒng)的“信息保管者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔㈤_發(fā)者”和“信息傳播者”。通過近幾年的實踐，對比傳統(tǒng)的文書檔案管理方法，傳統(tǒng)文書檔案管理工作由于是手工操作，而且是按“卷”立檔，存在工作量大、立卷難、管理難、效率低，而檔案管理信息化是OA辦公網(wǎng)的使用與檔案管理軟件的成功集成，利用檔案管理系統(tǒng)可以將OA收到的文件直接掛接到檔案管理系統(tǒng)，并利用文件登記模塊進行登記，建立與收發(fā)文相關(guān)聯(lián)的檔案庫，按《文書檔案保管期限表》歸檔原則系統(tǒng)可自動立卷，亦可根據(jù)需要進行人工移動、整合，在查閱條件模糊的情況，可按索引或輸入關(guān)鍵詞進行科學(xué)檢索，可在計算機中直接讀取利用，具有高效、標(biāo)準(zhǔn)、可操作諸多優(yōu)點，把過去獨立分散的文件處理和檔案管理工作統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

三、培養(yǎng)一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊伍是文書檔案科學(xué)化管理的關(guān)鍵

檔案管理工作是一項具有較強學(xué)科性、綜合性、專業(yè)性的工作，而隨著計算機普及和信息化建設(shè)，對檔案管理人員要求越來越高，這就要求基層臺站要建立一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊伍。一是普及檔案知識、開展全員培訓(xùn)，調(diào)動各方面的積極因素，創(chuàng)造良好的檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境。同時開展崗位練兵，提高業(yè)務(wù)技能，使檔案工作人員達到五會（會收集、會立卷、會整理、會編檢索工具、會利用）的要求。二是加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，以提高電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平。隨著檔案信息化的到來，文檔一體化的管理模式要求新時期的檔案管理人員不能僅局限于原有的知識范疇內(nèi)，必須具有高效的信息交流能力，掌握計算機的理論知識和實際操作，熟練運用計算機來進行電子信息的制作、使用、維護和管理，否則根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子檔案的管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計，檔案管理者不僅僅是一名檔案資料管理者，而且也應(yīng)該是檔案學(xué)科知識的提供者、檔案信息領(lǐng)航員。三是做為一個檔案工作者，更要堅持不懈地學(xué)習(xí)《檔案法》，同時還要學(xué)習(xí)《檔案法實施辦法》、《檔案管理辦法》等一系列檔案管理的法規(guī)條例，以保證檔案工作沿著法制軌道逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的方向發(fā)展。四是增強檔案管理人員的政治覺悟、職業(yè)道德，增強檔案管理人員的責(zé)任心，確保檔案資料安全可靠。

四、建立完善的規(guī)章制度是是文書檔案科學(xué)化管理的保證

文書檔案科學(xué)化的管理不僅體現(xiàn)于有現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系，這樣才能實現(xiàn)責(zé)任明晰，權(quán)責(zé)分明，保障檔案資料信息及數(shù)據(jù)的安全運行?；鶎优_站在加快檔案信息化建設(shè)的時候，要構(gòu)建匹配的制度規(guī)范：一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，按照《無線電臺管理局文書檔案保管期限表》，認(rèn)真調(diào)研各業(yè)務(wù)部門形成的文件材料范圍，確定文件材料的種類、歸檔范圍和保管期限，制訂《文書檔案保管期限表》，以實現(xiàn)檔案自動立卷，使所保存的檔案既能反映本單位的主要職能活動情況，又確保資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀，便于保管和利用，推動文書檔案管理科學(xué)化管理。

五、開發(fā)利用文書檔案的信息功能是文書檔案科學(xué)化管理的根本目的

如果檔案資源不能為今所用，那它就是百無一用的“死信息”，搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對基層臺站事業(yè)發(fā)展發(fā)展至關(guān)重要，也是檔案工作的生命力所在。因此，基層臺站檔案管理工作要更新管理理念，變“看攤守攤”的封閉式被動服務(wù)為開放式服務(wù)，要緊緊圍繞中心工作，著眼于對實際工作的思考，積極深入到各部門的業(yè)務(wù)工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料，為科學(xué)決策提供了有力的依據(jù)。同時，還應(yīng)根據(jù)實際工作需要，有針對性地開展相關(guān)檔案資料的編研工作，像《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》、《全宗介紹》、《管理制度匯編》，使服務(wù)更直接，更條理，更有效，讓檔案工作為中心工作創(chuàng)造條件，提供服務(wù)，相互促進。

六、結(jié)束語

總之，檔案管理工作必需順應(yīng)時代的發(fā)展，積極更新管理理念，進一步加強檔案基礎(chǔ)性工作，加快檔案管理信息化建設(shè)，完善檔案管理制度，建立高素質(zhì)檔案管理隊伍，從而使檔案管理的科學(xué)化水平不斷提高。

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