李梅源

淺析中小企業(yè)及下屬單位會(huì)計(jì)電算化的普及與運(yùn)用

李梅源

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化已成為財(cái)務(wù)工作中的一項(xiàng)重要組成部分。但是，作為一項(xiàng)新技術(shù)產(chǎn)品，會(huì)計(jì)電算化在被使用的過程中仍存在一些問題。本文通過實(shí)地調(diào)查，走訪部分中小企業(yè)及下屬單位，觀察其賬務(wù)操作流程并與會(huì)計(jì)電算化使用人員進(jìn)行面談，了解會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)及下屬單位的普及、應(yīng)用現(xiàn)狀，針對(duì)出現(xiàn)的問題，分析產(chǎn)生原因，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

會(huì)計(jì)電算化；中小企業(yè)及下屬單位；問題；對(duì)策

一、中小企業(yè)及下屬單位會(huì)計(jì)電算化發(fā)展現(xiàn)狀

電算化是計(jì)算機(jī)與統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)處理技術(shù)的融合，它的基本普及使我們的會(huì)計(jì)工作更加科學(xué)、規(guī)范：不僅在數(shù)據(jù)的收集、整理等方面更加完整、準(zhǔn)確，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，還提高了財(cái)務(wù)人員的運(yùn)用、分析能力，從而更好地滿足會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化需求。

但是，中小企業(yè)的所有者擔(dān)任管理職務(wù)，參與利潤(rùn)分配并監(jiān)督企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況，權(quán)利集中在所有者手中。所有者及管理層的觀念及對(duì)會(huì)計(jì)的了解和重視程度，是企業(yè)是否采取會(huì)計(jì)電算化的主要影響因素。然而，中小企業(yè)規(guī)模較小，往來貿(mào)易較為簡(jiǎn)單，產(chǎn)品較為單一，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量也不太大，傳統(tǒng)的手工做賬的速度能夠滿足企業(yè)的基本財(cái)務(wù)需求，因而不會(huì)對(duì)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息的運(yùn)用產(chǎn)生較大影響，會(huì)計(jì)電算化通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)運(yùn)算和賬務(wù)處理的優(yōu)越性也就不能被充分體現(xiàn)。在短期內(nèi)，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理的非迫切性和非強(qiáng)制性制約了會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)的普及、運(yùn)用進(jìn)程。所以，對(duì)于中小企業(yè)，會(huì)計(jì)電算化尚處于推廣階段，還有很多小企業(yè)采用手工記賬，未實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，一些使用了電算化的企業(yè)對(duì)其運(yùn)用也僅停留在計(jì)算的層面上。

對(duì)于三、四線城市甚至鄉(xiāng)鎮(zhèn)的單位，雖然在電算化軟件的選用方面，下屬單位一般沒有自主選擇權(quán)，大多是由省級(jí)部門統(tǒng)一采購(gòu)，但是在軟件購(gòu)買之初，軟件廠家已根據(jù)單位規(guī)定的口徑，為其設(shè)計(jì)專屬的數(shù)據(jù)庫，輸入好原始參數(shù)，各個(gè)單位只需將數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入系統(tǒng)，不必進(jìn)行初始設(shè)置。下設(shè)各個(gè)部門職能界定較為清晰，往來賬務(wù)較為單一，各單位內(nèi)部分別記賬核算，只要向上級(jí)部門申報(bào)，通過國(guó)庫網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸即可，同級(jí)相互之間信息傳遞和整理歸納的工作較少，亦沒有充分發(fā)揮電算化的作用。相比于很多中小企業(yè)都不會(huì)做預(yù)算、決算，會(huì)計(jì)軟件的采購(gòu)任意性較強(qiáng)，各個(gè)單位中會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用會(huì)更加規(guī)范，不僅體現(xiàn)在日常的財(cái)務(wù)處理中，還有利用專門的預(yù)算和決算軟件進(jìn)行預(yù)決算檢驗(yàn)，確保其作出的預(yù)算不超過規(guī)定的上限。此外，單位是非營(yíng)利性組織，有財(cái)政撥款的支持，其決策帶有很強(qiáng)的政策導(dǎo)向性，產(chǎn)生的支出一般是公共建設(shè)支出和單位職工工資支出，支出的目的是為百姓服務(wù)，促進(jìn)和保障民生發(fā)展，因而很少利用會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行成本核算。

總之，目前中小企業(yè)及下屬單位對(duì)會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用尚處于初級(jí)階段。一些涉及利益鏈條的灰色信息并不希望被公之于眾，在賬務(wù)處理之初可能某些信息輸入本身就不夠完整或者登記科目的性質(zhì)界定與真實(shí)情況相矛盾等情況導(dǎo)致生成的會(huì)計(jì)信息失真而不能被采納。加之，中小企業(yè)及下屬單位管理基礎(chǔ)不深厚，財(cái)務(wù)人員在計(jì)算機(jī)操作等方面的能力有待提高，計(jì)算機(jī)處理信息過于死板，對(duì)于原來未出現(xiàn)的賬務(wù)不能采取靈活方式應(yīng)對(duì)等因素也限制了會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展。此外，電子數(shù)據(jù)易丟失且易被篡改，長(zhǎng)期以往形成的信息量巨大會(huì)占據(jù)計(jì)算機(jī)不少的存儲(chǔ)空間，所以中小企業(yè)及下屬單位往往實(shí)行簡(jiǎn)易的會(huì)計(jì)電算化和手工記賬雙向并舉的方式。

二、中小企業(yè)及下屬單位會(huì)計(jì)電算化存在的問題

1.相關(guān)工作人員的電算化水平有待提高

（1）財(cái)務(wù)人員對(duì)電算化及相關(guān)知識(shí)不夠熟悉。財(cái)務(wù)操作人員對(duì)電算化的熟悉程度僅停留在記賬、報(bào)賬階段，他們使用軟件的主要目的是簡(jiǎn)化人工核算和利用軟件自動(dòng)生成賬簿，減輕會(huì)計(jì)工作。對(duì)于電算化的其他部分及相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，財(cái)務(wù)人員了解甚少。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)突然死機(jī)等問題，操作人員除了重啟電腦一般別無他法，有時(shí)辛辛苦苦輸入的數(shù)據(jù)還沒來得及保存，又要重頭開始，耽誤工作時(shí)間，影響工作效率。

（2）現(xiàn)任會(huì)計(jì)主管人員大多已處于中年時(shí)期，學(xué)習(xí)和運(yùn)用電算化的積極性不高。

（3）相關(guān)工作人員未開展更深層次的電算化運(yùn)用，未利用其高端功能對(duì)原始信息進(jìn)行深度挖掘。電算化軟件中自帶各種具有統(tǒng)計(jì)意義的參數(shù)指標(biāo)，通過計(jì)算出的相對(duì)數(shù)值或絕對(duì)數(shù)值與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)水平進(jìn)行對(duì)比，可在一定程度上比較科學(xué)地反映對(duì)應(yīng)情況，為企業(yè)及單位發(fā)現(xiàn)問題，查漏補(bǔ)缺，幫助管理者制定更加準(zhǔn)確的決策。

2.會(huì)計(jì)電算化管理制度不夠完善

（1）系統(tǒng)維護(hù)：中小企業(yè)及下屬單位大多不配備專門的部門或者人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的保養(yǎng)和維修，對(duì)產(chǎn)品設(shè)備等沒有定期排查、檢修措施。當(dāng)系統(tǒng)顯示錯(cuò)誤，無法運(yùn)行時(shí)，企業(yè)或單位臨時(shí)找來計(jì)算機(jī)維修人員解決當(dāng)前問題，并未徹底排查，類似甚至相同的情況在以后仍有發(fā)生。且在采購(gòu)軟件之后，使用方便很少再與軟件廠家聯(lián)系，對(duì)于售后服務(wù)方面的的要求甚少。

（2）賬務(wù)處理：由于企業(yè)及單位采用手工記賬和電子賬簿雙向并舉的方式，某些相關(guān)機(jī)構(gòu)會(huì)設(shè)置統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)，專門負(fù)責(zé)電算化等相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作。操作人員在輸入電子版的記賬憑證時(shí)可能并不能接觸到原始憑證，而是按照已經(jīng)填制好的紙質(zhì)版記賬憑證的內(nèi)容進(jìn)行輸入。因此，在最初的輸入環(huán)節(jié)就可能出現(xiàn)無法保證輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性。

（3）檔案管理：中小企業(yè)及下屬單位中一般由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。雖有明確的人員和相關(guān)責(zé)任，但保管的會(huì)計(jì)人員既能夠編制憑證又能保管資料，不相容職位未實(shí)現(xiàn)分離，存在篡改資料等舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

3.會(huì)計(jì)電算化設(shè)備相對(duì)落后

⑴軟件方面：下屬單位沒有采購(gòu)權(quán)限，到底工作中需要什么樣的會(huì)計(jì)軟件，真正的使用者和廠家之間沒有直接的聯(lián)系和信息反饋。軟件是否實(shí)用，還是成為擺設(shè)應(yīng)付檢查，仍有待考究。此外，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)軟件投入不夠重視，會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化方面的積極性不高，考慮到產(chǎn)品更新升級(jí)又要支付費(fèi)用，很多企業(yè)仍然使用的是最初采購(gòu)時(shí)的版本。

⑵硬件方面：無論是企業(yè)還是單位，辦公電腦以臺(tái)式機(jī)為主，相同型號(hào)，統(tǒng)一采購(gòu)。只有個(gè)別電腦出現(xiàn)大的故障，實(shí)在無法繼續(xù)使用時(shí)，才會(huì)被購(gòu)買新的電腦替換。另外，很多中小企業(yè)及下屬單位都沒有設(shè)置專門的電算化機(jī)房，會(huì)計(jì)電算化操作的地方就是一般的辦公場(chǎng)所，操作人員把電腦放在自己的辦公桌上，下班也不帶走鎖門后邊離開，存在很大的安全隱患。

4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)出現(xiàn)的新問題

（1）網(wǎng)絡(luò)攻擊：互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放的平臺(tái)，幫助企業(yè)及單位走出去，減輕地理位置上的束縛，擴(kuò)大其影響力。然而有些不良分子利用計(jì)算機(jī)技術(shù)攻擊網(wǎng)站，散步病毒導(dǎo)致電腦系統(tǒng)崩潰，竊取機(jī)密信息于無形，嚴(yán)重影響了企業(yè)及單位的正常運(yùn)營(yíng)。

（2）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)傳輸：有形資產(chǎn)是一種靜態(tài)資產(chǎn)，其不依托于某種介質(zhì)，在物理上是客觀存在的具體事物，有形資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移需要借助外力作用才能發(fā)生，亦容易被發(fā)現(xiàn)。而電子數(shù)據(jù)屬于無形資產(chǎn)，是一種動(dòng)態(tài)資產(chǎn)，其本身是抽象的，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)狡渌橘|(zhì)上而不被輕易察覺。電子數(shù)據(jù)的快捷傳輸，一方面便于信息溝通，而另一方面也為保密工作增加了難度。

三、促進(jìn)中小企業(yè)及下屬單位會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的對(duì)策

1.樹立現(xiàn)代化的管理意識(shí)

面對(duì)日益復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，我們要樹立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，通過實(shí)施電算化等方式來實(shí)現(xiàn)辦公的現(xiàn)代化，提高工作效率，形成科學(xué)，更加精準(zhǔn)的管理模式，大力推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

2.提高電算化人員職業(yè)素養(yǎng)

（1）調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員的學(xué)習(xí)積極性。首先，企業(yè)及單位盡可能為員工提供技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓員工與組織同步發(fā)展，以員工技能的提升、辦公效率的提供促進(jìn)組織的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)組織與個(gè)人的雙贏。其次，企業(yè)及單位應(yīng)量化績(jī)效，加強(qiáng)對(duì)員工工作的考評(píng)，公開考評(píng)結(jié)果并與薪酬掛鉤，激發(fā)員工提高自身技能的動(dòng)力。

（2）“百密也有一疏”，系統(tǒng)是由人控制的，無論電腦怎樣涉密，如果操作人員操作不當(dāng)，馬虎大意就會(huì)使那些不法分子有機(jī)可趁，盜取密碼，獲得機(jī)密，損害企業(yè)或單位利益。因此，管理層應(yīng)培養(yǎng)誠(chéng)信、敬業(yè)的組織文化，提高員工的安全防范意識(shí)，增強(qiáng)員工職業(yè)道德素養(yǎng)。

3.完善會(huì)計(jì)電算化管理制度

良好的管理制度的組織有效運(yùn)行的重要保障，同時(shí)也關(guān)系到組織的安全問題。從會(huì)計(jì)主管到基層財(cái)務(wù)人員都要落實(shí)崗位責(zé)任制，每一位財(cái)務(wù)人員的工作應(yīng)分工到位，不相容職務(wù)分離，避免工作交叉的情況。在賬務(wù)處理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案管理、人力資源等各個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)及單位都應(yīng)建立詳細(xì)、完備的管理制度，并由高層管理人員監(jiān)督執(zhí)行，相應(yīng)的工作負(fù)責(zé)人要落實(shí)到位。

四、結(jié)束語

近年來隨著市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)及下屬單位已有大范圍的普及和運(yùn)用，但仍存在很大的推廣空間，尚有部分企業(yè)未實(shí)行電算化或雖有電算化但仍以手工記賬為主的情況。我們要樹立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，重視會(huì)計(jì)工作，積極主動(dòng)的從法律制度、組織結(jié)構(gòu)、人才培養(yǎng)、內(nèi)部控制、信息系統(tǒng)等多個(gè)角度去促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的普及和運(yùn)用水平，加快會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展進(jìn)程。

[1]朱曉峰.網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)電算化的信息安全風(fēng)險(xiǎn)及防范[M].福建電腦，2005.

[2]張新華，王桂媛.主編會(huì)計(jì)電算化.清華大學(xué)出版社,2009.

西南政法大學(xué)管理學(xué)院）