佳木斯大學經(jīng)濟管理學院 隋苑 李相林

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關于銷售與應收賬款的內部控制研究

佳木斯大學經(jīng)濟管理學院 隋苑 李相林

摘 要：本文介紹了銷售和應收賬款內部控制的內容，分析了銷售和應收賬款內部控制存在的問題，提出了完善企業(yè)銷售和應收賬款各環(huán)節(jié)內部控制的措施。

關鍵詞：銷售 應收賬款 內部控制

在當今激烈的市場競爭環(huán)境下，應收賬款作為一種商業(yè)賒銷行為，被大部分企業(yè)所采用。賒銷行為能夠大大提高企業(yè)的市場份額，增加企業(yè)的銷售量。同時，也加大了企業(yè)的信用風險，容易造成企業(yè)應收賬款和壞賬準備的增加，推遲了企業(yè)資金的回籠時間，長此以往，會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)運行，使企業(yè)陷入經(jīng)營困境。

1　銷售和應收賬款內部控制的內容

1.1關于銷售內部控制的內容

(1)制定銷售授權審批制度，銷售部需要根據(jù)市場的情況和企業(yè)的生產(chǎn)能力制定銷售計劃，經(jīng)銷售經(jīng)理審批后實施。

(2)銷售部門負責制定產(chǎn)品售價、折扣及賒銷政策等優(yōu)惠內容，再報由財務部門根據(jù)產(chǎn)品成本進行核算，最后由銷售經(jīng)理、總經(jīng)理批準通過。審批后的定價及優(yōu)惠文件需要交由財務部門復印留存，作為核算的參考依據(jù)。如果出現(xiàn)超出規(guī)定允許的折扣價格或超出信用政策的業(yè)務，需要銷售經(jīng)理和總經(jīng)理審批通過，才可執(zhí)行。

(3)銷售人員需要在銷售過程中，積極地收集客戶的信用信息，并將收集到的信息和資料數(shù)據(jù)匯總到信用部門，信用部門聯(lián)合財務部門對客戶進行信用等級評估，銷售部門可依據(jù)客戶的信用等級，制定相對應的折扣或賒銷銷售策略。

(4)銷售人員與客戶協(xié)商簽訂合同，確認價格、付款方式和時間、交貨方式和時間等內容，然后將初步擬定的合同文本交到財務部門，由財務部門根據(jù)備案價格文件進行審核，再由銷售經(jīng)理和總經(jīng)理審批蓋章、簽字后，交給財務部門復印留存。

(5)合同簽訂后，銷售人員將發(fā)貨單交由銷售經(jīng)理審批簽字，再將發(fā)貨單交給倉庫保管人員備貨，并填制出庫單，經(jīng)由保管員、銷售經(jīng)理、財務主管簽字確認，最后由運輸主管部門負責發(fā)出商品。如果發(fā)生退貨，倉庫保管人員要及時清點退回貨物，填寫接收單和入庫單，并由銷售部門和財務部門簽字確認。運輸部門需要和倉庫保管部門權責分離，互相監(jiān)督，以防止產(chǎn)品丟失。

1.2關于應收賬款內部控制的內容

(1)企業(yè)為了生產(chǎn)、銷售所產(chǎn)生的賒銷行為，包括銷售貨款產(chǎn)生的應收賬款、購買貨物產(chǎn)生的預付賬款和其他方面的應收款。

(2)銷售人員要及時跟蹤應收賬款的回款情況，對于出現(xiàn)超出信用期30天仍未回款的，應及時聯(lián)系客戶清收，并上報銷售經(jīng)理。凡出現(xiàn)超過約定時間內未還款的客戶，除有擔保資金等特殊情況外，一律不允許再次發(fā)貨或賒銷。

(3)凡銷售人員離職或換崗的，應在30天前提出申請，經(jīng)批準后要進行應收賬款的交接，填制“交接清單”，與財務部門核對準確無誤后，由移交人、接交人雙方簽字確認。交接未完或交接不清的，不得離崗，交接后的工作，由接替者負責。

2　銷售和應收收款內部控制存在的問題

2.1內部控制機制不健全

企業(yè)為了追求利潤最大化，會片面地追求銷售量的增加，而忽視貨款的回收。企業(yè)為調動銷售人員的銷售積極性，會制定各類激勵和刺激政策，但往往只是簡單地將銷售任務與薪酬獎勵相掛鉤，而忽略了資金流的回收和產(chǎn)生壞賬的風險。這樣一來，銷售人員只會考慮自身的利益，眼中只有銷售任務，為了銷售目標的完成，會大量采用賒銷、回扣等促銷手段提高銷售業(yè)績，從而導致企業(yè)應收賬款大幅增加，產(chǎn)生壞賬的風險也隨之加大。企業(yè)面對大量的應收賬款如不采取有效的應對措施，將會給企業(yè)經(jīng)營背負沉重包袱。企業(yè)如果為了增加現(xiàn)金流，而繼續(xù)通過加大賒銷的方法來實現(xiàn)的話，就會導致企業(yè)出現(xiàn)更多的壞賬和資金占用，同時加之企業(yè)內控機制不健全，管理混亂，會造成惡性循環(huán)，使企業(yè)資金運轉出現(xiàn)困難，嚴重影響到企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展，甚至威脅其生存。

2.2應收賬款管理中權責不夠明確

其中，F(xiàn)PPF，i和 FRef，i分別是 PPF 算法和所參考的CDF曲線上的值。參數(shù)N是在特定時間間隔內從CDF的范圍中選取的定點數(shù)量。

應收賬款管理工作中的欠款清繳是企業(yè)面臨的最為困難的一項工作，職工普遍存在避而遠之的共識，認為這項工作是燙手的山芋，費力不討好。銷售人員為提升業(yè)績增加薪酬而不計后果的銷售產(chǎn)品，卻因沒有回款考核機制，使得其只負責催繳和跟蹤回款的情況，并不負責欠款清繳工作。反之，由于財務部門負責應收賬款的核算和報表編制，使其承擔起了清繳欠款的責任，但由于缺少與銷售部門和銷售人員的溝通和聯(lián)系，容易出現(xiàn)互相推諉扯皮的現(xiàn)象，造成銷售與核算的脫節(jié)。同時，由于財務人員受工作性質的限制，只了解應收賬款賬面數(shù)據(jù)，并不了解形成欠款的真實業(yè)務，使得清繳工作只能流于形式，力度不夠，導致應收賬款常年掛賬，貨款無法及時收回，欠款催繳責任的不明確是貨款無法收回的重要原因。更有部分企業(yè)對應收賬款的管理，既沒有嚴格的管理辦法，也沒有具體的崗位進行管理，內控制度嚴重缺失，從而使應收賬款管理無法得到有效控制，造成欠款長期無法收回，企業(yè)資金短缺，更無法追究其責任。

2.3缺乏風險意識，忽視客戶信用分析

企業(yè)為了快速發(fā)展，會在短期內提出擴大市場占有率、提升產(chǎn)品競爭力的目標，這就要求企業(yè)不僅要在產(chǎn)品質量和成本價格上多下功夫，更要進行大量的廣告宣傳和推廣，有效運用商業(yè)信用大搞促銷。風險意識的缺乏會使企業(yè)忽略客戶拖欠貨款能否收回的問題，忽視客戶信用調查與評估的重要性，隨意簡化工作流程，盲目地為完成企業(yè)短期銷售目標，大量采用賒銷策略占領市場，造成事后諸多問題的出現(xiàn)，有的客戶信息資料不全，有的客戶信息資料不正確，這些都會成為企業(yè)日后采用賒銷時，對客戶信用分析、優(yōu)質客戶篩選等工作造成不便。同時，部分企業(yè)在采用賒銷策略時，沒有建立合理、有效的清繳程序和制度，造成內控失效，企業(yè)形成大量的呆賬、死賬、壞賬。

2.4應收賬款壞賬計提不足

應收賬款的壞賬計提是會計謹慎性原則的充分體現(xiàn)，允許企業(yè)對可能發(fā)生但尚未發(fā)生的壞賬損失進行預先提取，壞賬準備的計提比例隨著應收賬款的賬齡長短而變化，賬齡越長發(fā)生壞賬損失的可能性就越大，計提比例也越高。由于會計準則沒有強制規(guī)定壞賬計提的比例，使得多數(shù)企業(yè)可通過壞賬計提進行利潤調節(jié)，為了粉飾企業(yè)利潤水平，會人為操作少提壞賬準備，造成利潤虛增，這樣會造成計提的壞賬準備金無法全額彌補出現(xiàn)的壞賬損失，給企業(yè)業(yè)績帶來較大的不確定性。

2.5應收賬款內部控制的聯(lián)動體系缺失

應收賬款的管理需要企業(yè)多部門聯(lián)動配合，共同作用，共同管理。但往往大多數(shù)企業(yè)沒有建立有效的內部聯(lián)動控制體系，各部門都按部就班、各負其責，無法形成有效協(xié)同。銷售與財務之間信息無反饋，銷售人員只重視銷售任務和個人業(yè)績，忽視了與財務部門或風險控制部門經(jīng)常性的信息溝通，導致了應收賬款數(shù)額的增加，擴大了企業(yè)的收款風險。

3　完善企業(yè)銷售和應收賬款各環(huán)節(jié)內部控制的措施

3.1加強合同管理

銷售合同是企業(yè)銷售交易達成的重要憑證。銷售人員在產(chǎn)品銷售時原則上必須與客戶簽訂書面合同，對于當?shù)匦☆~已付款的客戶可以不簽合同，但也要履行企業(yè)內部銷售審批程序。企業(yè)對銷售權限和審批權限要進行合理劃分、逐級審批，待審批合格后可加蓋企業(yè)合同章，形成正式合同，銷售業(yè)務權限的合理劃分以及有效的審批流程，都有利于企業(yè)加強內控和責任分工。合同的正式文本由銷售人員保管，同時要求財務部門備有合同的復印件，以便共同監(jiān)督檢查合同的執(zhí)行情況。

3.2加強審批程序

銷售部門作為交易審批程序執(zhí)行的主體，要嚴把審批流程，做到逐級審批，避免出現(xiàn)銷售人員單獨控制交易的情況。同時，要將交易審批程序書面化，并留存歸檔以便后期查閱和追溯。對于交易數(shù)額較大的業(yè)務，企業(yè)要依據(jù)自身的組織架構和實際情況，制定出固定的交易審批報告格式，便于業(yè)務人員固化內容和操作。交易業(yè)務上的經(jīng)辦人員或負責人必須要在交易審批報告上進行簽字確認，并對此行為負責。報告審批完成前，銷售人員不得對外簽訂銷售合同。企業(yè)還要定期對交易審批程序的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，對違反審批程序的部門或個人應給予相應的行政處罰或處分。

3.3建立客戶信用評估管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的信用政策

中國的信用體系尚不完善，企業(yè)只有建立自己的信息資料庫，分析客戶信用等級，才能充分利用好信用銷售這種商業(yè)手段。當前，我國大部分銀行已經(jīng)建立起了企業(yè)的信用等級制度，企業(yè)可以參考銀行提供的客戶信用資料，再結合銷售人員通過走訪收集的客戶信息，建立一套適合本企業(yè)的客戶檔案。企業(yè)根據(jù)客戶的信用風險程度，將客服分為A、B、C、D等級，銷售部門再針對客戶的信用風險等級，制訂相對應的銷售賒銷政策，確保從源頭控制客戶的質量，為日后應收賬款的順利收回提供保障。企業(yè)的賒銷政策必須以信用政策為依據(jù)，信用政策標準一經(jīng)認定，任何銷售人員不能擅自違背。

3.4增強風險防范意識，合理確定業(yè)績評價指標

企業(yè)要不斷提高風險防范意識，在采用商業(yè)信用賒銷的情況下，既要充分考慮客戶的信用情況，也要考慮客戶償還欠款的能力，減少因信用調查工作的不全、不細，而使企業(yè)增加資金回流的風險。企業(yè)要關注應收賬款回款情況，做到及時清繳，減少資金占用，降低資金成本，保持企業(yè)的資金充足并能有效運轉。因此，企業(yè)在考核銷售人員業(yè)績的同時，還應將欠款回款情況作為指標進行聯(lián)動考核，讓銷售人員既要享受提高業(yè)績帶來薪酬增加的權利，也要承擔欠款回不來的責任，真正做到獎罰分明，科學合理地制定業(yè)績評價指標。

3.5加強應收賬款管理

企業(yè)財務部門要做到定期和不定期的同客戶進行對賬確認，及時掌握應收賬款的準確信息，并將信息傳遞給銷售及信用部門，督促銷售部門催繳欠款，同時，聯(lián)合信用部門共同跟蹤和監(jiān)督欠款催繳的進程和結果，并及時對出現(xiàn)的問題采取應對，降低壞賬損失出現(xiàn)的可能性。企業(yè)在嚴格監(jiān)督欠款動態(tài)的同時，定期進行應收賬款賬齡分析，合理計提壞賬準備，防止企業(yè)通過壞賬計提高估資產(chǎn)進行利潤調節(jié)。企業(yè)在應收賬款管理工作中，還要做到明確責任、嚴格分工、互相監(jiān)督、信息共享，這些都有利于企業(yè)進行信用風險控制。

參考文獻

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作者簡介：李相林(1968-)，女，高級講師，主要從事供應鏈管理方面的研究。

中圖分類號：F275

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2016)04(a)-133-03