鐘孟洪

【摘 要】行政秘書就像是一臺機器里的一個小小螺絲釘，雖然很渺小但是卻起著承上啟下的作用，是不可或缺的零件。在現(xiàn)代工作中，高校行政秘書要學會如何提高工作效率，充分發(fā)揮能動性和積極性，才能幫助“機器”更好地運作，發(fā)揮其最大的作用。

【關鍵詞】行政秘書；提高；工作效率

高校行政秘書是連接領導與部門人員的橋梁，也是連接本部門與其他部門的橋梁，秘書工作對辦公室建設和學院的發(fā)展建設發(fā)揮著重要的作用，它在保證日常工作的正常運轉、宣傳貫徹學院的工作精神、高校內(nèi)部及高校與高校之間的協(xié)調合作等工作中都是舉足輕重的。但其工作繁雜，千頭萬緒，行政秘書如果沒有清晰的頭腦，不分輕重緩急，是很難將工作高效完成的。下面就高校行政秘書如何高效工作發(fā)表幾點淺見。

一、 凡事預則立，不預則廢

（一）做計劃是開始工作的重頭戲，不可輕視。雖然行政工作瑣碎，但是也是有軌可循的。比如文件的分發(fā)、教師考勤、科研統(tǒng)計、資料檔案的整理等等都是常規(guī)性的工作，對這些我們可以提前做好準備工作。

（二）平時要注意收集資料，做好分類整理，不同年份、不同的項目可以用文件夾分開裝起來，寫上標簽備注，到時就可以輕松歸檔了。

（三）萬事開頭難。在學期初我們最好能先制定年計劃、學期計劃、月計劃，然后按照總體計劃結合實際的工作再安排好周計劃和日計劃，這樣心理上也做好了準備，便于學期開始后順利地展開工作。

二、做事前先理清思路，分清任務的輕重緩急

（一）行政秘書工作繁瑣，如果眉毛胡子一把抓，不分先后順序就一頭扎進去，只會事半功倍，不單浪費了寶貴的時間，任務也不可能出色地完成。比如臨時接到通知需要在當天上午舉行緊急會議，但是同時手上也有一件事情要辦，今天之內(nèi)必須完成。一件是要上午完成，一件是今天之內(nèi)完成，我們理應優(yōu)先安排上午要完成的工作。

（二）行政秘書的日常工作很多都是臨時增加的，在時間有限的情況下，一定要冷靜分析，按輕重緩急列個清單，然后挑最緊急的優(yōu)先做，這樣才能提高工作效率，才能事半功倍。

（三）好記性不如爛筆頭，為了避免遺漏任務，最好把要做的事情和進展記在筆記本，這樣可以對自己的工作一目了然，對工作的進度心中有數(shù)，有利于合理安排時間。

三、注意溝通，積極配合

（一）行政秘書除了完成自己系部的工作之外，還經(jīng)常會和學校其他職能部門、學校領導、教師、學生打交道，繁雜的日常行政工作中，如果處理不好，必然會出現(xiàn)許多的矛盾，因此要求行政秘書加強溝通，靈活協(xié)調。盡量建立良好的人際關系，因為這相對于是工作中的“潤滑劑”。反之，將會處處碰壁，工作很難進行。

（二）高校院系行政秘書是辦公室的一員，應主動了解和配合教學秘書及其他同事處理好相關工作，要強化團隊意識，發(fā)揮團隊力量，在維護院系大局的前提下，相互理解、相互配合、形成合力，不能“事不關己，高高掛起”。

四、 講話注意條理、言簡意賅

（一）行政秘書經(jīng)常與人接觸，所以學會如何藝術地講話、如何提高講話效率在工作中就顯得非常重要。如果與人說話的時候老是兜圈子，講了半天也沒有把事情說清楚，工作效率將會大大打折扣。

（二）與人講話前要理清思路，事先把要講的事情在心里按輕重緩急的順序排列好，挑最重要的先講，這樣就可以思路清晰，有條不紊，也不容易被別人打亂思路。

（三）盡量少說無關的話，言簡意賅，直入主題。每個人的時間都是很寶貴的，所以要注意提高說話的效率，少說廢話。

（四）同時還要特別注意說話的語氣和態(tài)度。盡量用愉悅的語調、心平氣和地與人溝通，相信大家都很愿意跟面和色悅的人交流的。如果說話態(tài)度傲慢，話中帶刺，甚至有強烈的攻擊性，那一定會讓別人極度反感和厭惡，避之不及。

五、 加強學習，提高自身能力

（一）現(xiàn)在是電子信息的時代，是一個知識爆炸的時代，網(wǎng)絡的發(fā)展、辦公的自動化和現(xiàn)代化要求行政秘書必需不斷學習新的信息科學知識，如數(shù)據(jù)庫、電子文檔、表格制作等，才能跟上時代的步伐，才能提高工作效率。

（二）由于行政秘書從事的也是管理的工作，行政秘書必須不斷豐富自己的管理學科知識，掌握先進的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，成效顯著。

（三）重視文獻信息資源建設的設計標準與規(guī)范。文獻信息加工的標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享的基礎。

（四）由于行政秘書工作涉及面廣，平時除了要多學習計算機科學、管理學之外，還要努力學習經(jīng)濟學、法學、檔案學及心理學等相關知識，不斷拓寬知識面，掌握越多知識，工作起來就越得心應手。

（五）此外，還要對本部門的專業(yè)知識有一定的了解，這樣才能做到有的放矢。

（六）還要對獲取和選擇的信息進行分類歸納、加工整合、存儲傳輸，準確地概述、綜合、改造和表達所需要的信息。

六、提高服務意識，保持良好心態(tài)

（一）行政秘書的工作是為院系行政管理層服務、為師生員工服務、為高校發(fā)展服務的，所以秘書應該清楚自己的職責，提升服務意識，做領導、師生和高校發(fā)展的得力助手。

（二）行政秘書平時會接觸到方方面面的人和事，既要顧全大局又要關心群眾，既要處理好各種關系，又要解決好各種瑣事，心理容易受到外界干擾，這就需要秘書能夠自我調節(jié)心理活動，保持心態(tài)平衡。

（三）保持好心態(tài)有利于身心健康。不管是在工作還是生活，我們都需要有一個好心態(tài)。好的心態(tài)可以讓人保持頭腦冷靜，從而作出正確的判斷。在這個浮躁喧囂的社會，好的心態(tài)越發(fā)顯得彌足珍貴。

七、結語

對于高校院系行政秘書而言，應明確自己的職責和工作性質，加強學習，全面提高綜合能力，改進工作方法，端正工作態(tài)度，務實創(chuàng)新。同時，保持良好的心態(tài)，用樂觀積極的態(tài)度去面對秘書工作，努力提高工作效率和服務質量，使行政秘書在高校院系行政管理工作中發(fā)揮越來越重要的作用。

參考文獻：

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