李銀娟　殷曉敏

摘 要：在教育改革和高效管理的大背景下，二級院系的檔案管理也迎來了新的挑戰(zhàn)。高校院（系）檔案在高校檔案中扮演重要的角色。因此，做好高校院（系）檔案管理工作勢在必行。對于在高校院（系）檔案管理工作中存在的問題，我們應采取相應的措施，把高校院（系）工作做得更好，同時將高校院（系）的作用發(fā)揮得更加淋漓盡致。

關鍵詞：檔案管理 二級院系 對策

高校院（系）檔案是高校檔案的基本單元，是高校檔案管理信息的主要來源，詳盡而真實得反應著高校院（系）的教學，社會服務活動以及科研的過程和結果，包括前一階段的教學與科研人員的方法、經驗、思想等，直接而客觀地將院（系）發(fā)展進程和規(guī)模呈現(xiàn)出來。

高校院（系）檔案是高校檔案的基礎。如果你想打開思路、開闊眼界，提高教學、科研等教學活動的質量，那么你就可以查閱詳細地院（系）的檔案資料，吸取前人的成果和經驗。

一、高校院（系）教學檔案管理中存在的問題

一些高校將部分的檔案管理職能分配給二級院（系），改變了院（系）的檔案管理工作。我們要對院（系）檔案管理工作重新審視，加強院（系）管理的管理力度，深度挖掘檔案的服務職能。切實發(fā)揮高校院（系）檔案的作用，對于提高辦事效率有很大的幫助，減少不必要的損失和資源浪費。

1.資料殘缺不全。

二級院系教學管理工作的起步比較晚，一直在實踐中摸索，并無健全合理的制度，也并未建立一套完備的規(guī)章制度。許多高校的二級院系，甚至沒有建立資料室和檔案室，也沒有專職的檔案員看管檔案，職責混亂、不明晰，都導致了教學檔案工作存在不完整、不及時和流失現(xiàn)象。在院（系）成立之初，并未對院（系）資料的收集和保存引起足夠的重視，導致了資料殘缺不全，許多原始資料散失而缺檔，不能完整地反應院（系）地發(fā)展歷史。

2.檔案意識薄弱。

許多高校并未對檔案管理工作給予足夠的重視，二級院系注重從事教學活動，始終把教學工作擺在工作的首位，教學事務繁多，只把檔案管理工作視為教學工作的一項附屬工作。為了應付檢查，往往臨時突擊、草率整理，應付公事。許多檔案管理人員都是兼職人員，并未經過專業(yè)的培訓，不具備專業(yè)技能，導致了檔案資料的長期積壓、雜亂無序。

3.管理手段落后，模式缺乏創(chuàng)新。

這是現(xiàn)在檔案管理中存在的一大問題。作為學校教學檔案管理的業(yè)務指導部門，學校檔案室，對二級學院的監(jiān)督指導還有所欠缺，高度集中的管理體制也在一定程度上妨礙了學院在檔案管理方面的積極性與主動性的發(fā)揮，目前還不能夠從統(tǒng)一領導和分級管理兩個方面找到合適的銜接點。

二、高校院（系）管理的特點

1.規(guī)模小、內容不豐富。

作為高?；緳n案基本單位的高校院（系）檔案，它詳細地向我們呈現(xiàn)了院（系）的教學、社會服務活動、科研等成果。但較之于學校檔案中心，院（系）檔案規(guī)模較小。內容也不豐富。

2.信息來源狹窄。

院（系）檔案手機內容時只針對該院（系）的學生展開，包括科研、教學、學生工作完成情況等等，信息收集的來源較為狹窄。

3.有良好的服務性、針對性，利用率較高，方便快捷。

一般來講，各個院（系）辦公室內都會設有院（系）檔案室，把檔案進行規(guī)范地分編，同時管理紙質文檔和電子文檔，將檔案提供和需求的距離大大縮短，為廣大師生提供服務時更加方便快捷，進一步對科研、教學行為進行了規(guī)范，大大提升了教學質量，從某種程度上來講，學生閱讀院（系）檔案資料，可以更好地約束和規(guī)范自己的行為，了解更多地規(guī)章制度，因此服務性和針對性良好，利用率高。

三、關于檔案管理的思考

院（系）檔案的重要性可見一斑，應加強檔案管理工作，充分發(fā)揮院（系）檔案的作用。

1.積極宣傳檔案工作。

許多師生檔案意識薄弱，對檔案工作認識不充分。因此，我們應該加大檔案管理工作的宣傳力度，幫助師生樹立檔案意識，培養(yǎng)自覺送檔的好習慣。學校院（系）的檔案管理人員應該多多學習檔案工作的法律法規(guī)，完成師生和檔案管理人員良好的銜接。

2.切實提高檔案管理人員的基本技能。

檔案管理工作的關鍵是培養(yǎng)高水平的檔案管理人員。院校應該配備專業(yè)的檔案管理人員，對他們進行專業(yè)的業(yè)務指導和輔導，使其掌握專業(yè)的技能和知識，提升業(yè)務水平。除此之外，要從思想方面對他們進行教育，使他們具備良好的思想品質，愛崗敬業(yè)、甘為人梯。

3.實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的手工管理逐步發(fā)展到以電子計算機為中心的現(xiàn)代管理方式。這對檔案管理人員提出了更高的要求，掌握多媒體、計算饑技術是每個檔案管理人員應該具備的最基本的職業(yè)素質，提高檔案管理技術的水平，掌握電子檔案管理。

逐步實現(xiàn)檔案數字化化管理模式，檔案數字化建設的最終目標是檔案全文數字化。開發(fā)檔案信息資源，把重要檔案優(yōu)先數字化，網絡化、學校檔案館盡可能互聯(lián)網化，那樣就可以使用計算機查詢、瀏覽。

4.加大檔案管理的資金投入。

對院（系）檔案進行統(tǒng)一規(guī)劃，進行更多的資金投入，完善檔案設施，配置更多高級的設備，實現(xiàn)檔案和互聯(lián)網資源的共享，提高檔案資料的查詢速度，提升工作效率。

近年來，高校教育改革逐漸深入，高校招生的規(guī)模也在不斷擴大，從1998年到2009年十年間，招生人數就增長了500萬人次，高等教育出現(xiàn)了大規(guī)模發(fā)展，是世界上在學學生人數最多的國家，被外媒貼切地形容為“中國高等教育的一次大躍進”。師生人數的激增，無疑加大了檔案管理的難度，對當前檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

高校院（系）檔案是教學以及科研工作的寶貴財產，他是科研工作者以及教育工作者智慧的結晶。加強檔案管理工作，是一項漫長而艱巨的任務，我們要勇于創(chuàng)新、不斷探索、及時總結問題，共同做好檔案管理工作，善于借鑒別人的經驗，適應新變化，找出新方法，科學地進行檔案管理工作的建設，更好地為教學、科研工作服務！

參考文獻：

[1]秦美峰.云計算在高校檔案遠程服務中應用的可行性探索.辦公室業(yè)務.2012，24

[2]余紅光.基于云計算在高校檔案信息化管理中的應用.黑龍江檔案.2014，05

[3]張兆基.云計算技術在高校教學檔案管理工作中的應用.蘭臺世界.2014，32

[4]張倩.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用.探索檔案與建設.2014，03

作者簡介：李銀娟（1984.12-）女，碩士，中原工學院助理館員，研究方向：中國近現(xiàn)代關系史。