陳筱邡（四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部，四川 成都 610000）

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淺析國有企業(yè)人事檔案管理的信息化

陳筱邡
（四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部，四川 成都 610000）

摘要：對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，高效率、清晰透明化的認(rèn)識(shí)檔案管理可以極大地提高企業(yè)對(duì)人才的選拔、培養(yǎng)的效率，同時(shí)也可以削減企業(yè)一些不必要的支出，特別是對(duì)國有企業(yè)更是如此，這是由國有企業(yè)的工作量大且繁瑣、參與人員多及工作周期長等工作特點(diǎn)而決定的。國有企業(yè)人事檔案工作的特點(diǎn)一直阻礙了國有企業(yè)人事檔案管理工作的信息化工作的開展，現(xiàn)在，我們可以利用21世紀(jì)信息化管理的力量推動(dòng)管理工作信息化的發(fā)展程度。本文一開始提出了我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀，繼而分析了我國國有企業(yè)人事檔案管理制度需要克服的幾個(gè)缺陷，最后關(guān)于如何加快國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展速度提出了若干條建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化；模式；專業(yè)化

一、我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的發(fā)展情況

（一）關(guān)于我國國有企業(yè)人事檔案工作的法律法規(guī)。我國國有企業(yè)職工的人事檔案管理主要分為兩個(gè)方面，一方面為國有企業(yè)干部檔案管理，另一方面是國有企業(yè)工人檔案管理。關(guān)于如何進(jìn)行檔案管理，人事檔案管理部門的主要依據(jù)的法律法規(guī)有《干部檔案信息管理?xiàng)l例》、《檔案管理信息法》、《檔案管理保密法》和《干部檔案信息收集規(guī)范條例》等。我國關(guān)于國有企業(yè)人事檔案管理的法律法規(guī)較全面，但是在實(shí)施過程中由于對(duì)這些法律法規(guī)理解得不到位以及在工作中不能靈活運(yùn)用等問題，這些法律法規(guī)并沒有發(fā)揮自身的作用取得理想的成果。

（二）國有企業(yè)人事檔案管理制度的簡介。我國國有企業(yè)人事檔案管理制度主要包括以下四個(gè)方面，包括檔案信息管理機(jī)制、檔案收集與歸檔、檔案信息的儲(chǔ)藏及保管以及檔案?jìng)鬟f這四個(gè)方面的內(nèi)容。檔案管理體制是檔案管理的指導(dǎo)思想和工作規(guī)范，它規(guī)定了檔案管理工作的整個(gè)流程以及檔案管理工作中的行為規(guī)范；檔案收集歸檔工作包括對(duì)企業(yè)里所有職工的信息收集，而且要對(duì)所收集的信息及時(shí)進(jìn)行分類保存；檔案保管是檔案管理工作中的重要一步，保管工作出現(xiàn)差錯(cuò)會(huì)對(duì)以后的檔案管理工作造成巨大的麻煩，給企業(yè)給職工造成很大的損失，參與保管工作的人員不僅要負(fù)責(zé)而且要細(xì)心，爭(zhēng)取在工作過程中將對(duì)檔案信息的損失降到最低，保證檔案交接工作的順利進(jìn)行。

二、存在于我國國有企業(yè)人事檔案管理制度中的若干個(gè)問題

（一）缺乏完整的檔案管理機(jī)制，管理工作難以順利進(jìn)行。我國國有企業(yè)的人事檔案管理工作雖然在很多年前就已將開始，但是一直沒有找到適合我國國情的完整的檔案信息管理機(jī)制?；靵y的企業(yè)機(jī)制嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，降低了國有企業(yè)人事檔案管理人員的工作效率?，F(xiàn)在大部分的國有企業(yè)人事檔案管理的工作模式依然照搬以前傳統(tǒng)的管理模式，一成不變的管理方法，例如在檔案收集歸檔方面，檔案收集工作是否順利有效開展對(duì)收集到的信息量的多少起著決定性的作用，傳統(tǒng)的信息收集工作依賴于工作人員的個(gè)人檔案和之前工作單位所記錄的信息，歸檔工作完全依靠于工作人員逐一分類并記錄，而在如今信息化如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，完全可以依靠網(wǎng)絡(luò)和信息改善檔案收集歸檔工作，建立網(wǎng)上個(gè)人信息檔案，就可以保證信息的完整性和有效性，又可以減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)；而且網(wǎng)上個(gè)人檔案也極大地方便了檔案的保管和傳遞工作，在傳統(tǒng)的檔案保管工作中，對(duì)檔案保管處的要求較苛刻，所以信息化可以更好促進(jìn)檔案信息管理工作的開展。但是由于信息化知識(shí)還沒有完全普及，導(dǎo)致很多國有企業(yè)仍然故步自封，依然用傳統(tǒng)的工作模式處理現(xiàn)在的檔案管理工作。

（二）企業(yè)對(duì)人事檔案管理投入的水平低。我國大多數(shù)國有企業(yè)人事檔案的管理方法還處于萌芽階段，還在摸索適合自己的工作方法，所以很多企業(yè)還沒有及時(shí)的認(rèn)識(shí)到管理方法的重要性，在此階段，很多國有企業(yè)都認(rèn)為良好的管理方法既不能增加企業(yè)在人們心中的好感度，更不能為企業(yè)帶來直接的利益收入，在這種錯(cuò)誤的看法的影響下，企業(yè)自然對(duì)人事檔案管理的關(guān)注度不高。由于缺乏資金，檔案信息管理部門很難及時(shí)購入現(xiàn)代化的儀器設(shè)備，硬件設(shè)施得不到提高，除了硬件條件外，企業(yè)也沒有及時(shí)地引進(jìn)或培養(yǎng)關(guān)于檔案信息管理方面的專業(yè)人才，在我國，很多國有企業(yè)的檔案信息管理工作都是其他的部門的人員完成。

三、信息化管理是提高國有企業(yè)人事檔案管理水平的必經(jīng)之路

（一）培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才。在國有企業(yè)的人事檔案管理工作中，信息化管理的力量是巨大的，巨大的信息化力量可以提高國有企業(yè)人事檔案管理工作的效率，有可以使企業(yè)保持與時(shí)俱進(jìn)的活力。如何有效地發(fā)揮信息化的力量來促進(jìn)管理工作的順利開展，引進(jìn)專業(yè)的信息化管理人才是一個(gè)重要的途徑。一個(gè)優(yōu)秀的信息化管理人才，不僅是一位善于利用信息技術(shù)來開展管理工作，而且是一位善于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量的管理者。除了引進(jìn)專業(yè)的信息化管理人才外，也要增加對(duì)在職的工作人員的培訓(xùn)工作，特別是關(guān)于信息化和管理方面知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的整體素質(zhì)，例如定期開展培訓(xùn)講座，鼓勵(lì)大家多學(xué)習(xí)多創(chuàng)新。

（二）建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。如果缺乏一個(gè)完善的規(guī)章制度，那么一切工作都會(huì)陷入混亂的狀態(tài)中，在我國國有企業(yè)人事檔案管理工作順利實(shí)施之前，首先要建立一個(gè)完善的制度，而且這也會(huì)為以后工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且這個(gè)規(guī)章制度不是一成不變的，而是要隨著時(shí)代的要求和企業(yè)自身的發(fā)展情況作出相應(yīng)的改變。

（三）政府投入足夠的管理資金，為信息化管理提供保障。缺乏足夠的管理資金會(huì)阻礙信息化管理工作的發(fā)展，主要體現(xiàn)在硬件和軟件兩個(gè)方面，如果企業(yè)投入大量的管理資金，一方面可以及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備和管理理念，另一方面，可以順利開展人才的培養(yǎng)計(jì)劃，提高工作人員的工作能力，營造良好的工作氛圍。所以說足夠的資金是我國國有企業(yè)人事檔案管理信息化工作快速發(fā)展的保障。

四、結(jié)語

總而言之，加快我國國有企業(yè)人事檔案管理信息化的速度需要制度和人才的雙管齊下，在推動(dòng)管理工作信息化的同時(shí)也推動(dòng)了我國國有企業(yè)的發(fā)展速度，提高了企業(yè)的工作效率，為企業(yè)更好更穩(wěn)定的發(fā)展提高了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者：陳筱邡，四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部管理人員。

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-864X（2016）05-0296-01