王興權(quán)
摘 要:隨著我國高等院校的招生人數(shù)和規(guī)模的不斷擴大,采用校、院二級管理模式成為當(dāng)前高校管理模式的重要方式,現(xiàn)在高等院校的管理面臨新的挑戰(zhàn),高校適當(dāng)下放其管理權(quán)力,并進行創(chuàng)新性服務(wù)研究,讓二級學(xué)院在自主的條件下?lián)碛懈嗟臈l件,履行相應(yīng)應(yīng)的義務(wù)。
關(guān)鍵詞:行政服務(wù);管理模式;創(chuàng)新
一、二級學(xué)院辦公室工作特點
(一)綜合性
二級學(xué)院辦公室工作是學(xué)院各項工作的樞紐部,從所處地位看,它必須緊緊圍繞教學(xué)服務(wù)、行政管理、學(xué)生管理做好服務(wù)工作;從其工作性能來看,必須擔(dān)負(fù)溝通情況、組織會議、信息反饋、接待來訪、教學(xué)工作量計算、教務(wù)工作管理等業(yè)務(wù),必須信息靈通、承上啟下。
(二)協(xié)調(diào)性
隨著高等教育改革的不斷深入,高等教育資源與生源的競爭日趨激烈,高校領(lǐng)導(dǎo)的決策和協(xié)調(diào)活動更加頻繁,因此,學(xué)校的發(fā)展和改革需要各二級學(xué)院的支持,而二級學(xué)院又需辦公室為其提供更多、更好的政務(wù)服務(wù)。同時,辦公室還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,在實際工作中,自覺恪守職分,與領(lǐng)導(dǎo)得體相處。另外,學(xué)院辦公室與各系(所)、各部門是平等的關(guān)系,不存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指揮與服從的關(guān)系這就決定了辦公室的協(xié)調(diào)是一種非權(quán)力性的”軟”協(xié)調(diào),是一種說服式、商量式的協(xié)調(diào)。
(三)延伸性
長期以來,高校二級學(xué)院辦公室管理處在一種封閉、半封閉的狀態(tài)中,透明度不高,既難以保證管理的科學(xué)化和服務(wù)自主化,又很難避免人為因素的干擾,管理失誤現(xiàn)象時有發(fā)生,直接或間接影響工作效能。隨著高校管理體制改革的不斷深入,教師和學(xué)生的主體意識日益增強,二級學(xué)院辦公室服務(wù)的對象、內(nèi)容和要求發(fā)生了一些新的變化,辦公室要區(qū)分不同需要、不同情況的服務(wù)對象,采取不同的服務(wù)方式和方法,才能把服務(wù)做得更好。工作時間除了正常的上班時間外,學(xué)生開展活動,發(fā)生突發(fā)事件,也必須隨叫隨到。可以說,辦公室人員既是管理者,還要參與育人,這就決定了辦公室工作的細(xì)致性、效率性、工作內(nèi)容的延伸性。
二、高校二級學(xué)院實現(xiàn)行政管理工作的創(chuàng)新對策
(一)加強文化職能的建設(shè)
學(xué)校的文化職能建設(shè)不外乎教職人員的全體素質(zhì)、價值信仰、文學(xué)行為、思維方式、教學(xué)觀念等。學(xué)院的文化建設(shè)是高校校園總體建設(shè)的一部分,與該學(xué)校的歷史淵源、地域關(guān)系、社區(qū)環(huán)境等有著緊密的關(guān)系。毫無疑問,教師在學(xué)校的文化職能建設(shè)中扮演重要角色,而學(xué)院的行政管理工作則是主體工作實現(xiàn)的主導(dǎo)依靠,其在與行政管理工作的緊密配合下,兩者共同創(chuàng)建出一個具有自身特色的學(xué)院文化,為全院教職工和學(xué)生營造一個健康和諧的學(xué)習(xí)生活環(huán)境。在高校的文化建設(shè)中,也具有著多樣性如,顯性文化、隱性文化、主流文化、組織文化等等,這些多種多樣的文化存在實實在在、不同程度的影響了學(xué)院師生的行為規(guī)范。二級學(xué)院行政管理工作,在明確的崗位職責(zé)分工下,在協(xié)調(diào)精神和無私精神的信仰下,合作分工,團結(jié)一心,打造一個濃厚文化氛圍的校園氣息。
(二)辦公復(fù)原力的提高
“復(fù)原力”一詞是指當(dāng)某種個體面向困境等危機狀態(tài)的良好適應(yīng)力,如,對于事實的欣然接受并戰(zhàn)勝其的能力;或是在危機時刻找出問題的解決之法等。而本文所謂的高校二級學(xué)院復(fù)原力則是傾向于應(yīng)對與適應(yīng)兩者的一種交互過程。具體是,在高校二級學(xué)院辦公室的工作中對于人各種實際利益的需求乃二級學(xué)院辦公室工作人員的首要。人們的生產(chǎn)生活是在源源不斷的需求中進行著,而這些需求正是人們對于利益得以滿足的一種表現(xiàn),也正是人類生產(chǎn)的根本源動力和社會發(fā)展的支撐點。因此,人們在生活中對于各方面的思想意識、利益索取、道德品質(zhì)的養(yǎng)成等等都是社會復(fù)原力的基礎(chǔ)。教師和學(xué)生共同以大學(xué)校園為生活的載體,但是他們來自自身家庭的希望、支持、愛是其他機構(gòu)或團體無法取代的。因此,師生與家人良好親密的支持關(guān)系建立是當(dāng)前高校二級學(xué)院行政管理工作的基本。其次,要特別注意與學(xué)校、同事建立起良好關(guān)系,因為他們大部分時間都生活在學(xué)校這個群體中。因此,學(xué)院辦公室要更多的發(fā)揮協(xié)調(diào)作用,提供各種平臺,幫助教師之間加強交流與溝通,相互理解,建立起和諧人際關(guān)系。
(三)建立一套完善的規(guī)章制度
1.強化組織協(xié)調(diào)職能,為和諧校園建設(shè)打下基礎(chǔ),隨著高校擴招。許多高校并未做好充分準(zhǔn)備,課堂教學(xué)、學(xué)生就業(yè)、教學(xué)常規(guī)管理、后勤保障等并未完全到位,引發(fā)了一系列問題,如教風(fēng)問題、學(xué)風(fēng)問題、就業(yè)問題、人才培養(yǎng)質(zhì)量問題以及各類校園突發(fā)事件造成的人員傷亡、財產(chǎn)損失等。二級學(xué)院辦公室應(yīng)就教學(xué)、管理、就業(yè)等涉及到不同條塊的問題,加強溝通與協(xié)調(diào),特別是在涉及師生切身利益方面,更要在法律法規(guī)允許的范疇內(nèi),積極發(fā)揮組織協(xié)調(diào)職能,建立良好的工作秩序。
2.二級學(xué)院辦公室作為基層的信息、參謀、服務(wù)和調(diào)度中心,其行政效率高低將直接影響到二級學(xué)院的對外形象。從系統(tǒng)論角度講,二級學(xué)院辦公室是院領(lǐng)導(dǎo)與各教學(xué)系、研究所等基層聯(lián)系的中間層,它要將領(lǐng)導(dǎo)層的工作指令、要求傳遞下去,并負(fù)責(zé)督察實施情況;同時,它要負(fù)責(zé)收集基層的意見并反饋給院領(lǐng)導(dǎo),以便進一步?jīng)Q策。在這一信息傳遞過程中,二級學(xué)院辦公室要發(fā)揮“把關(guān)人”角色,強化“過濾器”功能,不能僅僅做個“傳聲筒”、“中轉(zhuǎn)站”,而是把那些帶有主觀感情色彩的信息、機械生硬的指令從落實和解決問題出發(fā),用藝術(shù)性的處理方法過濾一下,既保證信息的本質(zhì)內(nèi)容不失真,又容易為對方所接受,從而充分滿足信息相關(guān)方要求,調(diào)動教職員工積極性,保證各方工作,特別是二級學(xué)院工作正常運行。
三、總結(jié)
“無以規(guī)矩不成方圓”,二級學(xué)院的創(chuàng)新服務(wù)不能脫離高校本身的管理,明確學(xué)院以學(xué)院的辦學(xué)目標(biāo)為工作出發(fā)點,通過管理制度創(chuàng)新將各種管理要素充分組織、協(xié)調(diào)、調(diào)動起來,以最低的管理成本求得最大的管理成效和最強的綜合競爭實力;在事務(wù)的處理上,更要以高校的大局為首,確保管理體制的奏效性。
參考文獻:
[1] 陳東輝,朱華鵬,譚美琪.關(guān)于西藏高校二級學(xué)院辦公室行政效率現(xiàn)狀和對策探究[J].企業(yè)改革與管理,2015(02):171.