摘 要 隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的不斷發(fā)展，OA辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用十分廣泛，在企業(yè)管理中起到關(guān)鍵作用。但部分企業(yè)對于OA辦公自動化系統(tǒng)不甚重視，這導(dǎo)致辦公效率低下。本次結(jié)合OA自動辦公系統(tǒng)的概念、特征、發(fā)展過程，對OA自動化辦公系統(tǒng)的實際應(yīng)用價值進行分析，并詳細探討這一系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、運用效果，希望能夠為企業(yè)的實際辦公工作提供一定的指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】OA辦公自動化系統(tǒng) 企業(yè) 應(yīng)用價值

隨著現(xiàn)代企業(yè)的飛速發(fā)展，其辦公過程中離不開信息技術(shù)的應(yīng)用。由于信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，OA自動化辦公系統(tǒng)受到廣泛關(guān)注。通過這一系統(tǒng)，不僅僅可以提高企業(yè)工作的有效率，同時，還能夠為企業(yè)的發(fā)展、運行提供科學合理的工作依據(jù)，為企業(yè)的競爭力的提高打下堅實的基礎(chǔ)，因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該重視OA自動化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用。

1 OA辦公自動化系統(tǒng)概述

1.1 概念

OA辦公自動化系統(tǒng)是專門應(yīng)用于企業(yè)辦公管理的自動化系統(tǒng)。這一辦公系統(tǒng)不僅僅改變了傳統(tǒng)的辦公模式，還能夠進一步提高其辦公效率。在這一系統(tǒng)的支持下，可以將企業(yè)各個部分的公文流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等工作流程進行有效綜合，不斷提高企業(yè)辦公的系統(tǒng)化、規(guī)范化。由于其辦理、高效的特點，無論在哪個行業(yè)中，都受到企業(yè)的追捧。

1.2 特征

作為一種新興辦公模式，OA辦公自動化系統(tǒng)具有其自身的特征，其主要內(nèi)容如下：

1.2.1 實現(xiàn)實時通訊

這一系統(tǒng)利用信息技術(shù)進行事物的處理，能夠?qū)崿F(xiàn)實時通訊，為各個部門節(jié)約了大量的時間，并進一步緊密了公司人員的聯(lián)系。同時，這一辦公系統(tǒng)為企業(yè)工作人員提高詳細的資料。

1.2.2 高效便捷

這一系統(tǒng)可以通過信息資源、網(wǎng)絡(luò)資源的高校運用，快速將相應(yīng)資源轉(zhuǎn)達到所需人員手中，促進資源共享，有利于工作人員進行資源檢索，為各個部門提供便利；三是系統(tǒng)能夠促進管理水平的提高。通過信息的快速傳送、文件的高效利用，可以促進其管理水平的提高。

1.3 發(fā)展歷程

OA辦公自動化系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展、更新的過程，根據(jù)其發(fā)展歷史，可以分為以下四個階段：一是紙張信息數(shù)字化階段。在這一階段，主要實現(xiàn)從手工到電腦的有效轉(zhuǎn)換；第二階段為工作流為中心。這一階段主要是指公文流轉(zhuǎn)、流程審批內(nèi)容；第三階段是 B/S 應(yīng)用模式為代表的 OA 系統(tǒng)時代；第四階段出現(xiàn)協(xié)同辦公。主要將企業(yè)工作中的公文流轉(zhuǎn)、流程審批、制度管理等進行高效整合，促進其系統(tǒng)化、高效化發(fā)展。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，現(xiàn)階段，我國對這一系統(tǒng)的應(yīng)用主要集中在第四階段。

2 OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用價值

2.1 企業(yè)對于OA辦公自動化系統(tǒng)的巨大需求

由于現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)生存環(huán)境的改變，企業(yè)對于OA辦公自動化系統(tǒng)具有巨大的需求，進行信息化建設(shè)，可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。在以往的辦公過程中，由于忽視對于信息技術(shù)的應(yīng)用，直接導(dǎo)致辦公效率不高，管理以及相應(yīng)的決策，很難實行，十分不利于企業(yè)的發(fā)展。

2.2 OA辦公自動化系統(tǒng)運用效果

這一系統(tǒng)的運用取得了良好的效果：首先，這一系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，不斷加強了各個部門工作人員的聯(lián)系。這一系統(tǒng)辦公界面樸實，使用較為方便，能夠有效地為員工提供信息查詢。在這一系統(tǒng)的支持下，所有工作人員都可以參與到辦公流程中去，了解企業(yè)的各方面發(fā)展情況，同時進行各項規(guī)章制度的學習。在此基礎(chǔ)上，管理層有利于進行員工日常行為的指導(dǎo)，充分調(diào)動員工積極性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻；其次，提高自動化水平。在這一系統(tǒng)的支持下，能夠有效地對合同管理、公文管理以及人力方面的管理進行高效整合，不僅僅方便各個部門之間的相互聯(lián)系，同時，加快信息流轉(zhuǎn)速度以及規(guī)范化程度，提高辦公自動化水平。同時，這一系統(tǒng)的運用，大大節(jié)省人力物力，進一步降低辦公成本，提高運行效率，對于企業(yè)的發(fā)展有積極作用。在此，加強信息共享與溝通。通過信息共享，讓更多的員工參與到企業(yè)建設(shè)過程中，同時，為工作人員之間的交流提供便利。在這一系統(tǒng)界面，企業(yè)可以根據(jù)其實際情況進行信息的發(fā)布，當工作人員登陸界面的時候，能夠快速掌握各種信息，處理相應(yīng)的指令。最后，推動企業(yè)信息化發(fā)展。由于使用的是自動化辦公系統(tǒng)，因此，工作人員可以進行公司內(nèi)網(wǎng)的介入，全面了解企業(yè)內(nèi)部的工作狀態(tài)，進行業(yè)務(wù)處理等。在一定程度上實現(xiàn)了移動辦公。實行信息化管理，各種管理工作不會受到時間、空間的限制，避免工作堆積現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.3 發(fā)展展望

實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化，不僅僅是企業(yè)發(fā)展的需求，同時，也是企業(yè)發(fā)展環(huán)境變化的需求。隨著現(xiàn)階段企業(yè)競爭不斷增大，自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)該被廣泛應(yīng)用。但是，在應(yīng)用過程中，企業(yè)也應(yīng)該注意到這一系統(tǒng)的不足之處，并根據(jù)自身企業(yè)的實際情況，進行相應(yīng)策略的提出。其主要的不足體現(xiàn)在：工作人員對于這一操作不甚熟練；管理制度不完善以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全問題等。企業(yè)應(yīng)該立足于現(xiàn)狀，完善相關(guān)制度建設(shè)，規(guī)范自動化管理，加快專業(yè)人才培養(yǎng)，并重視技術(shù)創(chuàng)新，推動 OA辦公自動化系統(tǒng)得到更為有效的運用，為企業(yè)發(fā)展做出更大貢獻。

3 總結(jié)

綜上所述，進行OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用具有十分重要的價值，因此，各個企業(yè)應(yīng)該重視這一系統(tǒng)的運用。通過這一系統(tǒng)，不僅僅可以提高企業(yè)工作的有效率，同時，還能夠為企業(yè)的發(fā)展、運行提供科學合理的工作依據(jù)，為企業(yè)的競爭力的提高打下堅實的基礎(chǔ)。同時，也要清楚地意識到，進行這一系統(tǒng)的運用也存在一定的不足，企業(yè)一定要根據(jù)其實際情況，進行相關(guān)管理制度的不斷完善，推動企業(yè)信息化的發(fā)展。

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作者簡介

楊柳（1987-），女，滿族，遼寧省撫順市人。大學本科學歷?，F(xiàn)供職于北京鐵路局北京機務(wù)段。研究方向為網(wǎng)絡(luò)。

作者單位

北京鐵路局北京機務(wù)段 北京市 100022