韓俊

摘要：ERP系統(tǒng)對資金日常管理工作提升帶來了機(jī)遇，提升了資金日常管理全面性、適應(yīng)性和效率，同時(shí)也讓資金日常管理工作面臨新的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)切不可認(rèn)為上了ERP系統(tǒng)就萬事大吉，通過ERP系統(tǒng)就能解決以前管理中的沉疴宿疾。我們思考日常資金管理在ERP系統(tǒng)中的危機(jī)，并施予對策解決，就是為了利用ERP系統(tǒng)有效實(shí)施資金日常管理，使ERP系統(tǒng)與資金日常管理流程有機(jī)結(jié)合。

關(guān)鍵詞：ERP；日常資金管理；危機(jī)

ERP指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。我國企業(yè)管理發(fā)展的現(xiàn)階段，試圖利用ERP系統(tǒng)打破原有的管理模式，建立一種“機(jī)器管人”、“制度管人”的新模式?？墒荅RP的實(shí)施對企業(yè)內(nèi)部控制并非一勞永逸，在這轉(zhuǎn)型時(shí)期，本文試圖以企業(yè)日常資金管理為窗口，探討一下企業(yè)實(shí)際存在的危機(jī)和相應(yīng)的對策，使資金流信息生成過程中，和企業(yè)資金日常管理流程要求有效結(jié)合，能夠同時(shí)兼顧資金運(yùn)行的安全與高效。

一、ERP系統(tǒng)對資金日常管理工作提升帶來的機(jī)遇

（一）ERP系統(tǒng)對資金日常管理全面性的提升

ERP幫助企業(yè)將各個(gè)業(yè)務(wù)流程全面系統(tǒng)的控制在一起，從而實(shí)現(xiàn)信息間的共享。企業(yè)資金日常管理的預(yù)算、執(zhí)行信息也是主要通過ERP系統(tǒng)匯集反映，從而據(jù)此進(jìn)行資金日常管理與完善。由于ERP技術(shù)融合了企業(yè)資金內(nèi)部控制的管理思想，資金日常管理的流程控制要求更嚴(yán)密，從而使內(nèi)部控制全面性原則實(shí)施更充分，使資金日常管理有可能貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋涉及資金的各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)資金日常管理全過程、全員性控制，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制全面性的提升。

（二）ERP系統(tǒng)對資金日常管理適應(yīng)性的提升

ERP環(huán)境下資金流業(yè)務(wù)流程信息的獲取方式發(fā)生了巨大改變，ERP能動態(tài)地反映資金流內(nèi)部控制整個(gè)過程，資金日常管理信息能夠?qū)崟r(shí)共享性，實(shí)現(xiàn)資金流與物流互相聯(lián)系，與業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理互相滲透，企業(yè)能夠適時(shí)對資金日常管理進(jìn)行系統(tǒng)地評估，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，并及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救，從而實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部控制適應(yīng)性的提升。

（三）ERP系統(tǒng)對資金日常管理效率的提升

企業(yè)對資金日常管理從資金規(guī)劃到使用，由于過程比較繁瑣，傳統(tǒng)的資金管理信息各部門各自為政，很難及時(shí)有效的進(jìn)行資金預(yù)算控制，不僅浪費(fèi)人力物力，而且結(jié)果還不理想。通過ERP系統(tǒng)可以編制出遠(yuǎn)期、近期甚至實(shí)時(shí)資金預(yù)算；通過ERP系統(tǒng)可以做到數(shù)據(jù)共享，將所有的資金流信息集中管理，使得企業(yè)各個(gè)部門在統(tǒng)一的內(nèi)控流程約束下，進(jìn)行資金流動，從而提高資金日常管理的工作效率。

二、資金日常管理在ERP系統(tǒng)下面臨的危機(jī)

ERP系統(tǒng)盡管對資金日常管理帶來了提升的機(jī)遇，但資金活動在實(shí)際工作中是復(fù)雜的，ERP系統(tǒng)畢竟是完全根據(jù)設(shè)定好的程序來進(jìn)行操作的，也會存在風(fēng)險(xiǎn)。

（一）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用對資金日常管理帶來的危機(jī)

由于現(xiàn)在高科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷更新，很多不法分子都通過網(wǎng)絡(luò)盜取信息，所以網(wǎng)絡(luò)自身就存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，這既是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用帶來的好處，也是嚴(yán)重的弊端。

ERP系統(tǒng)將企業(yè)所有部門都聯(lián)系在一起，資金日常管理涵蓋各種業(yè)務(wù)，要求對資金進(jìn)行統(tǒng)一處理，資金信息可以隨時(shí)滿足信息需求者的需要，這樣開放快速的信息系統(tǒng)，讓員工可以隨時(shí)知道企業(yè)內(nèi)資金流控制系統(tǒng)以及自身目前的職責(zé)所在，也可以讓管理者實(shí)時(shí)了解和分析企業(yè)資金流控制情況，并根據(jù)情況安排相應(yīng)的工作，大大方便了企業(yè)管理者與員工的資金日常管理工作。但是正因?yàn)槿绱?，ERP存在被入侵和破壞的可能性就越大，使得信息安全性大大降低。ERP系統(tǒng)下資金日常管理工作期間需要大量使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作，需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)將各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，將所有的資金業(yè)務(wù)、資金使用的所有情況數(shù)據(jù)都集中在系統(tǒng)中，在提高內(nèi)控效率同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)上關(guān)于資金流的信息輕而易舉地就會被企業(yè)內(nèi)部及外部人員看到，人為操作就能夠?qū)㈦娮訑?shù)據(jù)進(jìn)行篡改，而這些信息一旦泄漏、篡改，這都給資金流的數(shù)據(jù)安全帶來了極大的風(fēng)險(xiǎn)，將對整個(gè)企業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失。

（二）資金日常管理流程實(shí)施中存在的危機(jī)

首先，信息共享化以后使得企業(yè)中的內(nèi)控層次化，但是各層次控制質(zhì)量要求加大，對于控制效率也更嚴(yán)格，ERP系統(tǒng)的運(yùn)用使企業(yè)內(nèi)控管理人員崗位職責(zé)更明確，對資金日常管理人員的素質(zhì)要求也大幅提高。ERP系統(tǒng)操作初期需要充分培訓(xùn)，看似簡單地操作如果由于操作人員不熟悉這種新模式，同樣事倍功半。特別是傳統(tǒng)國有企業(yè)員工文化素質(zhì)不高，年輕員工少，在職員工投入積極性低， ERP系統(tǒng)實(shí)施一拖再拖，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的內(nèi)控未有效實(shí)施，傳統(tǒng)的控制流程已經(jīng)廢止，人為造成了極大的資金控制風(fēng)險(xiǎn)。

其次，ERP系統(tǒng)實(shí)施成熟后，工作模式固定，但由于ERP專業(yè)培訓(xùn)、維護(hù)成本高，企業(yè)效益一旦滑坡，ERP系統(tǒng)操作人員容易青黃不接。企業(yè)為降低培訓(xùn)成本、追求工作效率，往往忽視內(nèi)部控制的制衡性要求，很多時(shí)候就會出現(xiàn)一個(gè)工作人員擔(dān)任多個(gè)崗位操作。比如財(cái)務(wù)人員缺少的情況下，在ERP系統(tǒng)操作時(shí)讓出納同時(shí)行使會計(jì)資金收付審核的職能，使得資金控制存在風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)際上就是為了效率放棄了內(nèi)部控制。

最后，ERP系統(tǒng)實(shí)施后，實(shí)現(xiàn)了信息的集中共享，但也會出現(xiàn)企業(yè)日常資金管理的真空地帶，使制衡性的內(nèi)部控制不能發(fā)揮作用。特別是人為主觀的變通行為，為追求效率，操作中繞開內(nèi)控設(shè)置，使不合理、不合法的資金業(yè)務(wù)游離于企業(yè)內(nèi)部控制之外，極易使企業(yè)遭受損失。

在收款方面，對于ERP系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的信用額度，銷售部門為了可以完成業(yè)績，爭奪更多的客戶資源，將ERP系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的信用額度置之不理，隨意放大客戶信用額度，這樣導(dǎo)致壞賬的產(chǎn)生。更嚴(yán)重的，有個(gè)別銷售人員在信用額度的掩護(hù)下，私下收取貨款資金后不解存企業(yè)銀行，貪污、挪用資金，嚴(yán)重?fù)p害到企業(yè)利益。對于ERP系統(tǒng)對企業(yè)的應(yīng)收款項(xiàng)總額控制，銷售人員利用票據(jù)控制的盲點(diǎn)，在事先信用調(diào)查不充分的前提下，收款采用匯票的方式進(jìn)行，導(dǎo)致貨都發(fā)出去了，結(jié)果匯票是一張空頭票據(jù)，造成企業(yè)重大損失。付款方面，在對采購訂單和發(fā)票等信息未進(jìn)行充分對比控制的前提下進(jìn)行付款；對于ERP系統(tǒng)大額資金支出限額，通過拆分金額，分為若干小額資金報(bào)銷；對于ERP系統(tǒng)預(yù)設(shè)的費(fèi)用控制，為了迅速報(bào)銷費(fèi)用，支付時(shí)繞開ERP系統(tǒng)預(yù)設(shè)的費(fèi)用控制，在往來賬戶中列支，使資金費(fèi)用控制失效。

ERP系統(tǒng)線上管理流程無法涵蓋所有日常事務(wù)內(nèi)容情況下，如果線下操作不能及時(shí)規(guī)范，就會讓企業(yè)危機(jī)重重。這些危機(jī)，不及時(shí)形成對策，堵住漏洞和后門，在ERP系統(tǒng)下的企業(yè)資金日常管理就形同虛設(shè)，讓企業(yè)暴露在損失的風(fēng)險(xiǎn)之下。

三、利用ERP系統(tǒng)有效實(shí)施資金日常管理的對策

（一）將網(wǎng)絡(luò)融入到資金日常管理工作

企業(yè)就必須有堅(jiān)持資金日常管理工作通過網(wǎng)絡(luò)化和智能化開展的決心，我們要相信網(wǎng)絡(luò)信息共享、人工智能技術(shù)是企業(yè)管理的方向。資金日常管理就需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對資金流實(shí)時(shí)動態(tài)的內(nèi)部控制和監(jiān)督，其實(shí)也是為了適應(yīng)當(dāng)今世界數(shù)字金融飛速發(fā)展的需要。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用改變了以往的資金流管理與控制模式，將資金日常管理深入到企業(yè)各個(gè)角落，為企業(yè)優(yōu)化資金內(nèi)部控制創(chuàng)造了物質(zhì)條件。

和互聯(lián)網(wǎng)金融一樣，企業(yè)資金日常管理ERP系統(tǒng)，提高網(wǎng)絡(luò)安全意識刻不容緩，加強(qiáng)對系統(tǒng)軟件開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)的管理，保證計(jì)算機(jī)硬件、系統(tǒng)運(yùn)行的安全可靠。企業(yè)需要向員工普及網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)知識，幫助員工掌握必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技能?；ヂ?lián)網(wǎng)智能終端的日發(fā)展，可隨時(shí)進(jìn)行信息處理和數(shù)據(jù)傳遞，也成為黑客控制和利用的對象。企業(yè)不僅能夠使用網(wǎng)絡(luò)，還必須具備發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)修補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)漏洞的能力，這才是打開網(wǎng)絡(luò)的正確姿勢。

（二）選擇合適的ERP系統(tǒng)

企業(yè)選擇適合自己的ERP系統(tǒng)尤為重要。企業(yè)一定要充分做好自身的調(diào)研工作，注意功能與技術(shù)的平衡。選擇操作簡單、界面清晰的ERP系統(tǒng)，易于企業(yè)理解和接受?，F(xiàn)在企業(yè)依賴外部ERP系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，網(wǎng)上有許多文章抱怨，大多數(shù)是指向ERP系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)只顧賺錢，各種原因的水土不服，結(jié)果無法達(dá)到預(yù)期目的。企業(yè)需要運(yùn)用成本效益原則，對上馬的ERP系統(tǒng)有全面客觀的評估。系統(tǒng)軟件購買不是一次性買賣，后續(xù)服務(wù)還包括：培訓(xùn)、維護(hù)，升級，二次開發(fā)等。企業(yè)對后續(xù)服務(wù)的具體內(nèi)容、實(shí)現(xiàn)方式方法、達(dá)到的程度和費(fèi)用在合同中一定要有明確的規(guī)定。由于資金日常管理操作頻繁、涉及所有部門，實(shí)際能夠較全面地檢驗(yàn)ERP系統(tǒng)是否適合企業(yè)，ERP系統(tǒng)首先必須保證資金日常管理在ERP系統(tǒng)下能夠有效、安全地開展。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人機(jī)共同管理的能力

企業(yè)無法全面的了解每一位工作人員的整體素質(zhì)和工作水平，特別是年齡老化的企業(yè)，要想ERP系統(tǒng)有效實(shí)施資金日常管理，就要按不同管理崗位，培訓(xùn)工作人員的工作技能，包括ERP系統(tǒng)操作技能和資金日常管理能力。而且這種培訓(xùn)必須持續(xù)穩(wěn)定，員工覆蓋面廣。為了保證ERP系統(tǒng)下資金日常管理持續(xù)穩(wěn)定，企業(yè)有必要每個(gè)操作崗位都有后備力量。有些資金管理崗位員工，應(yīng)具備輪崗的能力，采取輪班換崗的工作制度，也可預(yù)防思想出現(xiàn)偏差的工作人員進(jìn)行內(nèi)外合謀，造成企業(yè)損失。

ERP系統(tǒng)下，企業(yè)仍然有必要通過建立合理的業(yè)績考評，激勵員工的工作熱情，建立良好的工作責(zé)任心。比如回款考核制度對資金的回收控制十分關(guān)鍵，ERP系統(tǒng)能夠依據(jù)與顧客簽訂的合同自動提示催款，但必須要銷售人員的積極配合參與，如果將銷售人員的業(yè)績與回款額度緊密聯(lián)系在一起，就可以提高銷售人員的工作積極性，加強(qiáng)他們對收款的重視，提高資金日常管理有效性。

（四）規(guī)范資金日常管理流程設(shè)計(jì)與執(zhí)行

企業(yè)在ERP系統(tǒng)上線之前的資金日常管理流程設(shè)計(jì)是否全面合理，是ERP系統(tǒng)有效實(shí)施資金日常管理流程的關(guān)鍵。很多企業(yè)實(shí)施資金日常管理，即使結(jié)合了ERP系統(tǒng)的管理，也沒有發(fā)揮出信息技術(shù)應(yīng)該起到的作用，無法滿足現(xiàn)實(shí)管理的需求，發(fā)生前文提到的各項(xiàng)違規(guī)操作，問題還在資金日常管理流程制定不嚴(yán)、執(zhí)行不力。

資金日常管理流程設(shè)計(jì)注意規(guī)范每個(gè)人的操作權(quán)限，實(shí)行不同分工互相制約、各部門之間互相制約，避免操作人員在操作過程中繞開流程控制，操控處理結(jié)果。實(shí)際工作中遇到問題，應(yīng)該想法設(shè)法完善、優(yōu)化金管理流程，而不是投機(jī)取巧、肆意變通。只有規(guī)范的資金日常管理流程和嚴(yán)格地執(zhí)行，才能通過ERP系統(tǒng)提高企業(yè)對資金的有效控制。

四、小結(jié)

企業(yè)資金日常管理流程設(shè)計(jì)的愿望和實(shí)際工作現(xiàn)實(shí)的差異是始終存在的。企業(yè)切不可認(rèn)為上了ERP系統(tǒng)就萬事大吉，通過ERP系統(tǒng)就能解決以前管理中的沉疴宿疾。我們思考日常資金管理在ERP系統(tǒng)中的危機(jī)，并施予對策解決，就是為了利用ERP系統(tǒng)有效實(shí)施資金日常管理，使ERP系統(tǒng)與資金日常管理流程有機(jī)結(jié)合。

參考文獻(xiàn)：

[1] 企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引——資金活動.

[2] 王隆隆.信息技術(shù)環(huán)境下（ERP環(huán)境下）的資金流內(nèi)部控制[J].財(cái)政監(jiān)督， 2012-02-15.

（作者單位：上海輪胎橡膠（集團(tuán)）有限公司）