李倬倩

（福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院，福建 福州 350005）

做好當(dāng)前大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理工作的思考

李倬倩

（福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院，福建 福州 350005）

高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體[1]。并且隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才流動的趨勢愈發(fā)明顯，而要想在激烈的人才競爭中，獲得一席之地，檔案起到的作用就至關(guān)重要。對此，本文先是論述了當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作中的不足，其次，就如何更好的開展檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議，希望能為實(shí)際工作提供一些幫助。

大學(xué)畢業(yè)生；人事檔案；管理工作

0 引言

高校畢業(yè)生檔案主要包括：學(xué)生登記表﹑高考報(bào)名表﹑軍訓(xùn)登記表﹑在校成績單﹑黨（團(tuán)）資料﹑高校畢業(yè)生登記表以及大學(xué)期間在校表現(xiàn)等，是對學(xué)生從入學(xué)直到畢業(yè)整個(gè)過程中德智體美全方面發(fā)展的真實(shí)記錄。由此可知，高校畢業(yè)生人事檔案對于學(xué)生今后的就業(yè)﹑發(fā)展來說具有重要的作用，需要高校強(qiáng)化對畢業(yè)生人事檔案的管理，深化教學(xué)改革，進(jìn)而符合社會發(fā)展對人才的要求。

1 目前高校畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 大學(xué)畢業(yè)生對檔案重視程度不夠

隨著人事﹑勞動以及分配制度的改革，人員的聘用方式也發(fā)生了很大的變化。大學(xué)畢業(yè)生由開始的國家統(tǒng)一分配變?yōu)楫厴I(yè)生本人與用人單位的雙向選擇[2]，這使得許多的畢業(yè)生渴望通過自我推薦或是其他方式盡快找到工作，實(shí)現(xiàn)理想的就業(yè)，對于檔案并沒有過多的重視。不僅如此，許多用人單位對于學(xué)生的檔案也沒有過多的過問，更是淡化了學(xué)生的檔案意識。對此，要想加強(qiáng)對學(xué)生畢業(yè)檔案的管理，務(wù)必首先要使學(xué)生對于自己的檔案有足夠的重視，明確檔案的內(nèi)容以及作用等。

1.2 大學(xué)畢業(yè)生的“人檔分離”現(xiàn)象

現(xiàn)如今，對于公務(wù)員或是事業(yè)單位的人才錄用管理上還較為嚴(yán)格，對于人員檔案的要求也更為規(guī)范。而其他的許多企業(yè)則是自主選擇，在聘用時(shí)往往只看學(xué)生的畢業(yè)證是否符合相關(guān)要求，知識技能是否過關(guān)，很少會關(guān)注學(xué)生的檔案。并且還有許多學(xué)生將自己的檔案發(fā)至生源地，而自己則在家鄉(xiāng)以外的地方打拼。導(dǎo)致本人與檔案長時(shí)間的“天各一方”，且在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)整理檔案時(shí)，會將這些長時(shí)間無人過問的檔案歸為“死檔”行列。

1.3 大學(xué)畢業(yè)生檔案管理不夠規(guī)范

由于高校的檔案管理部門往往只是照搬組織部下發(fā)的《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，而在實(shí)際工作中并不具備自己完善的管理制度與措施，要求也不夠嚴(yán)格，操作也不夠規(guī)范，此外，很多的管理檔案的工作人員在部門里還肩負(fù)著其他崗位，導(dǎo)致其真正用于檔案管理的時(shí)間與精力都十分有限，對于收到的檔案也僅僅是在原檔案袋上直接編號，時(shí)間一長，容易造成檔案的管理不規(guī)范﹑內(nèi)容不全面等現(xiàn)象，降低了人事檔案管理工作的效率，影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

2 做好當(dāng)前大學(xué)生檔案管理工作的思考

為使大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案對于其今后的職業(yè)生涯發(fā)揮更有效的作用，為廣大的畢業(yè)生提供更好的服務(wù)，大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理部門可以從以下幾點(diǎn)著手：

2.1 增強(qiáng)畢業(yè)生的檔案意識

由于高校畢業(yè)生從學(xué)校走向社會，并沒有過多的社會實(shí)踐經(jīng)歷，對檔案的重要性以及作用也沒有一個(gè)深刻的認(rèn)識，往往將檔案視作可有可無的存在，對此，就需要學(xué)校以及相關(guān)部門為學(xué)生說清楚檔案的正確用法以及重要意義，使學(xué)生明確檔案的必要性，并告知學(xué)生如何在離校后到相關(guān)生源地進(jìn)行人事報(bào)道，同時(shí)還要積極協(xié)助生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)處理好檔案轉(zhuǎn)移工作。除此之外，作為高校畢業(yè)生的人事檔案管理部門，在學(xué)校進(jìn)行報(bào)到﹑領(lǐng)取檔案時(shí)也要講好檔案的作用以及用法，按照規(guī)范合理的程序做好大學(xué)畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)接工作。而用人單位也要加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案的重視，根據(jù)人事檔案管理的要求來合理的調(diào)取，從而避免畢業(yè)生的“人檔分離”問題。

2.2 加強(qiáng)對大學(xué)畢業(yè)生檔案的規(guī)范管理

大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的相關(guān)管理部門要加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理力度，建立健全管理制度，對收到的檔案重新整理，將無用的案卷資料給剔除，對于保留下來的資料要進(jìn)行重新組卷，盡可能的將關(guān)聯(lián)性較大的資料結(jié)合在一起，并標(biāo)注標(biāo)題﹑目錄﹑頁碼等，裝訂成冊。同時(shí)，還要根據(jù)《干部人事檔案收集材料歸檔規(guī)定》文件的指示要求，再結(jié)合當(dāng)?shù)靥攸c(diǎn)，全面收集材料，尤其是針對那些能夠體現(xiàn)畢業(yè)生的實(shí)踐能力﹑政治素養(yǎng)﹑思想品德等方面的內(nèi)容，了解近期經(jīng)歷，將培訓(xùn)進(jìn)修項(xiàng)目﹑論文發(fā)表以及科研成果等及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔案，提高檔案價(jià)值，并實(shí)行專門的統(tǒng)一管理，以便能夠隨時(shí)查找和調(diào)整。

2.3 加大大學(xué)畢業(yè)生檔案信息內(nèi)容的開發(fā)與利用

通過對大學(xué)畢業(yè)生的檔案進(jìn)行定期的整理來熟悉其內(nèi)容，選出其中可代表畢業(yè)生知識儲備﹑實(shí)踐能力水平等方面的相關(guān)信息[3-5]，并統(tǒng)一輸入到計(jì)算機(jī)，標(biāo)注學(xué)生的姓名﹑年齡﹑專業(yè)以及學(xué)歷，建立專門的畢業(yè)生檔案信息資源庫。同時(shí)，利用多種渠道向用人單位推銷學(xué)校人才，擴(kuò)大市場的宣傳，提高自身的競爭力，為學(xué)生提供多種就業(yè)資源，盡可能的做到人盡其才[6-8]。

2.4 加大“人事代理”力度，解除畢業(yè)生的后顧之憂

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，畢業(yè)生擇業(yè)就業(yè)的時(shí)間進(jìn)一步延長。然而，根據(jù)這種情況，各大高校以及相關(guān)的檔案管理部門可以實(shí)行人事代理的制度，為大學(xué)畢業(yè)生的就業(yè)問題提供更有力的保障[9]。對此，首先應(yīng)當(dāng)做的便是在“個(gè)人代理”的基礎(chǔ)之上，宣傳人事代理的政策，同時(shí)還可以為畢業(yè)生設(shè)置人事代理的相關(guān)優(yōu)惠政策，并且設(shè)置以學(xué)校為單位的“集體代理”，如此一來，可以大大減少代理的費(fèi)用。其次，進(jìn)一步完善人事代理的相關(guān)內(nèi)容，對畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級﹑干部身份﹑養(yǎng)老保險(xiǎn)﹑落戶手續(xù)等方面實(shí)行全方位的代理，以此來徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂[10]。

3 結(jié)論

大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案對于學(xué)生今后的發(fā)展﹑職業(yè)規(guī)劃具有重要的作用，需要引起各高校以及學(xué)生的重視，在實(shí)際工作中，注重加強(qiáng)對畢業(yè)生人事檔案的管理，建立健全相應(yīng)的管理制度，保障大學(xué)生的檔案具有規(guī)范性﹑合理性﹑即時(shí)性。同時(shí)，要注重對檔案的開發(fā)與利用，以及強(qiáng)化人事代理工作的力度，為大學(xué)生的就業(yè)問題提供更多的保障與支持，幫助其能夠更輕松的找到工作。

[1] 趙宏娟.做好當(dāng)前大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理工作的思考[J].統(tǒng)計(jì)與管理,2013,(02):178.

[2] 孫敏.論高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J].湖北教育學(xué)院學(xué)報(bào),2005,(04):111-112.

[3] 李社林.高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀及思考[J].人力資源管理,2010,(05):59.

[4] 張惠琴,陳春紅.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2012,(16):28-29.

[5] 董潔.信息時(shí)代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學(xué),2008.

[6] 林艷鳳.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[D].山東大學(xué),2008.

[7] 黨維玲,楊孝軍.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理探討[J].中國社區(qū)醫(yī)師(醫(yī)學(xué)專業(yè)),2012,(14):421+423.

[8] 郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,(15):142-143.

[9] 吳正朋.流動人員人事檔案管理與改革研究[D].安徽大學(xué),2013.

[10] 吳洋.機(jī)關(guān)人事檔案管理問題及對策研究[D].中國地質(zhì)大學(xué)(北京),2016.

Thoughts on Carrying on Current Personnel Records Management of College Graduates

LI Zhuo-qian
(Fujian Medical University the First Affiliated Hospital, Fuzhou, Fujian, 350005)

Personnel record of college graduates is an important carrier of talent information[1]. Moreover, with rapid development of social economy, talent flow trend has becoming more and more obvious, personal record palys a important role to fight for a space in talent competition. In this regard, the article discusses deficiencies of current personal recordmanagement work of college graduates firstly, and them puts forward some suggestions on how to carry on management work of personal records better, to provide some help for actual work.

College graduate; Personal records; Management work

10.19335/j.cnki.2096-1219.2017.12.045