文 / 馬宏正

政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息資源庫建設(shè)與服務(wù)功能創(chuàng)新

文 / 馬宏正

信息時(shí)代的政務(wù)管理需要更加豐富的檔案資源支撐。政務(wù)檔案在線平臺(tái)的不斷完善，有助于服務(wù)型政府的進(jìn)一步建設(shè)。政務(wù)檔案在線平臺(tái)在為政務(wù)管理服務(wù)的過程中，應(yīng)創(chuàng)新更多的服務(wù)功能，建設(shè)信息資源庫，在此基礎(chǔ)上拓展資源存儲(chǔ)、資源發(fā)現(xiàn)、信息共享、信息推送、平臺(tái)安全等服務(wù)功能，使政務(wù)管理工作更加快捷、便利、準(zhǔn)確。

政務(wù)檔案；在線平臺(tái)；政務(wù)管理

對(duì)于政府來說，檔案有著重要的“資政”作用。信息時(shí)代的政務(wù)檔案正朝著網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，檔案在線服務(wù)平臺(tái)的使用越來越普遍，已成為“服務(wù)型政府”信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。政府相關(guān)部門應(yīng)構(gòu)建完善的政務(wù)檔案資源庫，對(duì)一些服務(wù)功能進(jìn)行創(chuàng)新，使政務(wù)管理達(dá)到事半功倍的效果。在此背景下，如何創(chuàng)新政務(wù)檔案在線平臺(tái)的服務(wù)功能，成為一項(xiàng)具有現(xiàn)實(shí)意義的研究課題。

一、政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息資源庫建設(shè)

在信息時(shí)代，政務(wù)管理需要大量的信息資源支撐，而政務(wù)檔案信息則是政務(wù)管理的核心資源。建設(shè)政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息資源庫，要從政務(wù)管理的類別、行為以及檔案自身的特性等方面進(jìn)行考量，明確政務(wù)管理所需要的檔案資源類型，使政務(wù)檔案信息資源庫的構(gòu)建有清晰的目標(biāo)。

（一）按照政務(wù)管理類別建設(shè)資源庫

政務(wù)管理的類別較多，檔案信息資源庫應(yīng)滿足政務(wù)管理類別的多樣化需求。一是程序類型的政務(wù)管理，通常要求有較強(qiáng)的科學(xué)性和系統(tǒng)性，制定的方案有極高的可行性，所以要求檔案信息資源經(jīng)得起反復(fù)的檢驗(yàn)，對(duì)于一些檔案問題能歸納出一整套的解決辦法。二是戰(zhàn)略類型的政務(wù)管理，比較注重?cái)?shù)據(jù)和事實(shí)分析，需要站在全局的角度看待社會(huì)的宏觀走向，并看重檔案信息資源的全面性。三是連貫類型的政務(wù)管理，主要是處理加工不同檔案中的一些零散信息，特別要集中能反映出事物規(guī)律的資源信息，形成連貫的推理機(jī)制。政務(wù)管理通常要求有較高的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，而檔案本身一般也具備這兩個(gè)特性，所以它跟政務(wù)管理是相符的[1]。從政務(wù)檔案管理過程來看，為了提高政務(wù)管理工作的正確性，往往需要組建全面的檔案信息資源庫，將一些真實(shí)的數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行處理加工，并存進(jìn)資源庫。

（二）按照政務(wù)管理行為建設(shè)資源庫

政府的政務(wù)管理行為是為了解決當(dāng)前存在的一些政務(wù)問題，有目標(biāo)地收集檔案信息資源，并通過這些資源做出正確的判斷[2]。這一過程包括問題分析、目標(biāo)確定、方案討論、有效性驗(yàn)證等，最終推出有針對(duì)性的管理措施，而檔案資源庫為該流程提供了有效支撐。首先，管理者要掌握與問題相關(guān)的檔案信息資源，深入思考問題的來源、發(fā)展以及該如何解決。其次，從全局角度加工和處理能反映管理問題的檔案信息資源，使政務(wù)管理更加有目的性，能夠確保管理措施的可行性與完整性。再次，制定問題解決方案，反映出政務(wù)管理的整個(gè)過程，使所選的方案達(dá)到最優(yōu)，或者與目標(biāo)最接近。第四，主要是為了驗(yàn)證管理過程是否正確、是否需要進(jìn)一步改善資源庫，使政務(wù)管理行為始終處于正常軌道。

（三）按照檔案自身的特性建設(shè)資源庫

對(duì)于政務(wù)管理者來說，檔案資源的有效利用關(guān)系到政務(wù)工作的成功率，所以有必要細(xì)分檔案資源，了解資源信息的特性，以便更好地使用這些資源。目前政務(wù)檔案資源的常用分類如下：一是宏觀型資源，指的是層次較高的、有普適性的信息資源，有助于管理者站在整體的角度上分析問題，從而使目光看得更遠(yuǎn)；二是預(yù)測(cè)型資源，主要是有目標(biāo)地提取檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)行一定的處理加工，利用科學(xué)的方法推算政務(wù)管理的未來走勢(shì)，起到較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防作用；三是關(guān)聯(lián)型資源，指的是政務(wù)管理所用到的資源跟一些特定的資源信息存在關(guān)聯(lián)性，在管理過程中可以充分利用這種關(guān)聯(lián)性發(fā)現(xiàn)更多的有用資源；四是差別型資源，主要是指政務(wù)管理常用的資源跟核心資源存在的偏差，可以用來分析預(yù)測(cè)結(jié)果跟實(shí)際情況的差距，為政務(wù)管理提供差異化的特例描述。

二、政務(wù)檔案在線平臺(tái)的服務(wù)功能創(chuàng)新策略

政務(wù)檔案在線平臺(tái)應(yīng)具備完善的信息服務(wù)功能，能夠?yàn)檎峁┱?wù)管理依據(jù)，同時(shí)方便廣大用戶的在線訪問，從而做到為大多數(shù)人服務(wù)。政務(wù)檔案在線平臺(tái)功能的創(chuàng)新，要求有更多適合時(shí)代發(fā)展的功能屬性，例如資源存儲(chǔ)、資源發(fā)現(xiàn)、信息共享等。

（一）政務(wù)檔案在線平臺(tái)信息存儲(chǔ)功能的創(chuàng)新

信息儲(chǔ)存是實(shí)現(xiàn)政務(wù)檔案在線平臺(tái)服務(wù)功能的首要步驟，對(duì)于政務(wù)管理來說，檔案在線服務(wù)平臺(tái)需要有足夠的信息才具備存在的意義[3]。為了提高政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息存儲(chǔ)功能，需要采取一些創(chuàng)新措施，例如可以按照政務(wù)檔案信息的特征并結(jié)合政府相關(guān)部門的特色，對(duì)政務(wù)檔案資源信息進(jìn)行不同的分類，有針對(duì)性地采取存儲(chǔ)方式[4]。政務(wù)檔案信息存儲(chǔ)需要分類處理，即每一種檔案信息都應(yīng)有詳細(xì)的分類，細(xì)化后的檔案信息被添加到信息資源庫中，方便政務(wù)管理過程中的各種查詢和調(diào)用，并可以按照管理需求進(jìn)行修改或刪除，盡量減少重復(fù)的資源，使在線平臺(tái)的運(yùn)行效率更高。在政務(wù)檔案資源存儲(chǔ)的過程中，還需要進(jìn)行信息的一致性檢驗(yàn)，確認(rèn)新增的檔案信息是否會(huì)對(duì)其它信息造成影響。檔案信息存儲(chǔ)一般要求具備安全性高、管理方便、支持同時(shí)在線人數(shù)多的優(yōu)勢(shì)[5]，這對(duì)于政務(wù)管理工作至關(guān)重要。

（二）政務(wù)檔案在線平臺(tái)資源發(fā)現(xiàn)功能的創(chuàng)新

在數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展下，資源發(fā)現(xiàn)成為政務(wù)檔案在線平臺(tái)創(chuàng)新發(fā)展的重要手段之一。在資源發(fā)現(xiàn)的過程中，主要采用智能化、自動(dòng)化等方式，將繁雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)楹啙嵉摹⒂杏玫男畔?，從以往的單方面、局部領(lǐng)域、少數(shù)部門的檔案信息數(shù)據(jù)管理，到全面性、整體化的所有信息管理，有效促進(jìn)了政務(wù)管理工作的進(jìn)步[6]。在政務(wù)檔案在線平臺(tái)的發(fā)展過程中，可以利用當(dāng)前較為流行的數(shù)據(jù)挖掘和云計(jì)算技術(shù)，按照資源應(yīng)用的不同進(jìn)行有針對(duì)性的挖掘，通過計(jì)算分析及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)后面的規(guī)律，總結(jié)各種數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，從而架起資源信息相互融合的“橋梁”。政務(wù)檔案在線平臺(tái)通常存有大量的信息，所以要借助一定的規(guī)則從原有信息中發(fā)現(xiàn)有層次的新資源[7]。政務(wù)檔案在線平臺(tái)的資源庫不但包括信息單元，還包括規(guī)則單元、數(shù)據(jù)關(guān)系單元等，這些單元都是確保資源庫正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心環(huán)節(jié)。在常用規(guī)則的基礎(chǔ)上，我們要善于歸納挖掘規(guī)則，使資源發(fā)現(xiàn)在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行，還可以利用高階推理的方式，從數(shù)據(jù)關(guān)系單元中發(fā)現(xiàn)一些適用的關(guān)系，使政務(wù)檔案在線平臺(tái)更加符合政務(wù)管理工作的要求。

（三）政務(wù)檔案在線平臺(tái)信息共享功能的創(chuàng)新

信息共享是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的一大特色，同時(shí)也是政務(wù)檔案在線平臺(tái)必須具備的一項(xiàng)功能。為了提高政務(wù)管理工作的效率，我們應(yīng)充分發(fā)揮政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息共享功能，實(shí)現(xiàn)管理者與在線平臺(tái)之間的動(dòng)態(tài)交流，為政務(wù)管理者打造個(gè)性化的信息服務(wù)。根據(jù)政務(wù)檔案在線平臺(tái)的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)，在建立起一批資源庫之后，應(yīng)實(shí)現(xiàn)各資源庫相互之間的關(guān)聯(lián)，通過信息共享提供更加到位的在線信息服務(wù)，促進(jìn)政務(wù)檔案資源利用率的有效提升。信息共享有利于資源庫之間的取長補(bǔ)短，使政務(wù)管理者在制定工作方案時(shí)擁有足夠的依據(jù)，同時(shí)政務(wù)檔案信息在不斷的互動(dòng)交流中也能提高自身價(jià)值，成為政務(wù)管理工作的有力推手。政務(wù)檔案信息共享機(jī)制除了各資源庫與平臺(tái)的對(duì)接之外，還可以通過各種新媒體手段創(chuàng)新共享方式，例如微博群、微信群等，都是很好的信息共享平臺(tái)，方便管理者之間的問題探討，實(shí)時(shí)共享有針對(duì)性的檔案文件，提高信息使用的準(zhǔn)確度。政務(wù)檔案在線平臺(tái)可以整合微博、微信等新媒體的接入口，并在新媒體上加入在線平臺(tái)連接，發(fā)揮信息共享的一體化功能。

（四）政務(wù)檔案在線平臺(tái)信息推送功能的創(chuàng)新

在信息時(shí)代，政務(wù)管理的關(guān)鍵在于信息管理，這就需要不斷加強(qiáng)信息資源推送服務(wù)，使管理者能夠及時(shí)掌握最新的檔案信息。政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息推送功能可以幫助管理者更好地制定工作方案，如通過信息群發(fā)、信息整合、信息加工等功能服務(wù)，使管理者更容易掌握一些有效資源，在進(jìn)行政務(wù)管理時(shí)達(dá)到事半功倍的效果。政務(wù)檔案在線平臺(tái)信息推送功能應(yīng)按照政務(wù)管理的不同需求，提供具有個(gè)性化的信息推送服務(wù)，包括在互動(dòng)的過程中自動(dòng)判斷檢索要求，給管理者真正想要的信息資源，大幅減少管理者花在檔案信息查詢上面的時(shí)間和精力[8]。此外，政務(wù)檔案在線平臺(tái)的信息推送功能還要根據(jù)管理者的搜索記錄，發(fā)現(xiàn)一些有規(guī)律的特殊需求，并按照這些需求主動(dòng)推送符合要求的信息，不斷提高政務(wù)管理效率。而信息推送手段除了平臺(tái)欄目、短消息、用戶私信等，還可以結(jié)合微博、微信等新媒體推送方式，在最大程度上實(shí)現(xiàn)信息推送功能的創(chuàng)新，使政務(wù)檔案在線平臺(tái)成為一個(gè)高效率的信息載體。

（五）政務(wù)檔案在線平臺(tái)安全功能的創(chuàng)新

安全功能是確保政務(wù)檔案在線平臺(tái)安全性的主要功能。由于檔案具有涉密性，所以對(duì)政務(wù)檔案在線平臺(tái)提出了更高的安全要求。在政務(wù)檔案在線平臺(tái)構(gòu)建的過程中，我們應(yīng)充分考慮信息的安全性，即如何在信息共享的同時(shí)防止重要資源外泄。首先，政務(wù)檔案在線平臺(tái)應(yīng)具備用戶權(quán)限的設(shè)置功能，不同權(quán)限的用戶只能查看相應(yīng)范圍內(nèi)的檔案資源，這樣為信息安全加上一道“鎖”，防止越級(jí)查閱的現(xiàn)象發(fā)生。其次，在共享檔案信息資源時(shí)，平臺(tái)管理員要加強(qiáng)信息的管控工作，要求使用者不得泄密檔案信息，否則將按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行一些處罰，對(duì)于違反法律條例的，還要追究當(dāng)事者的法律責(zé)任。一般來說，信息共享范圍只能限定在政府內(nèi)部，任何涉外環(huán)節(jié)都要做到絕對(duì)安全。關(guān)于信息保護(hù)的安全策略較多，除了權(quán)限管理之外，還有鑒定用戶身份信息、資源傳輸中的加密處理、安全日志記錄等[9]。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，信息安全變得越來越重要，加強(qiáng)政務(wù)檔案在線平臺(tái)的安全功能，有助于保證檔案信息服務(wù)在可控的范圍內(nèi)運(yùn)行。

三、結(jié)語

政務(wù)檔案是政務(wù)管理的重要信息憑據(jù)。在建設(shè)服務(wù)型政府的大背景下，構(gòu)建政務(wù)檔案在線平臺(tái)并不斷創(chuàng)新服務(wù)功能，有助于提高政務(wù)管理工作的效率。檔案信息資源庫是政務(wù)檔案在線服務(wù)平臺(tái)的核心環(huán)節(jié)。我們首先要建設(shè)信息資源庫，再在此基礎(chǔ)上進(jìn)行政務(wù)檔案在線平臺(tái)的服務(wù)功能創(chuàng)新，主要包括信息存儲(chǔ)功能、資源發(fā)現(xiàn)功能、信息共享功能、信息推送功能、平臺(tái)安全功能等方面的創(chuàng)新，為政務(wù)管理工作提供更多的檔案信息資源，方便政務(wù)管理的順利、高效、快速進(jìn)行，以此推動(dòng)服務(wù)型政府建設(shè)。

[1]章燕華.信息技術(shù)、政府改革與文件檔案管理制度創(chuàng)新——《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》評(píng)析[J].中國檔案,2017,(4).

[2]王卓君,余敏江.政府決策與新型智庫知識(shí)生產(chǎn)的良性互動(dòng)——基于社會(huì)建構(gòu)主義視角的研究[J].政治學(xué)研究,2016,(6).

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[5]劉彩云,蔡娜.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案跨資源共建共享——以汶川地震文獻(xiàn)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例[J].山西檔案,2016,(4).

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[7]曾琴,蔣文昕.社會(huì)記憶視角下的數(shù)字檔案館建設(shè):以喬治梅森大學(xué)歷史和新媒體中心為例[J].浙江檔案,2016,(8).

[8]陳建.政府檔案網(wǎng)站公眾有序參與機(jī)制構(gòu)建策略研究——基于國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站的調(diào)查分析[J].檔案學(xué)通訊,2017,(1).

[9]姜海.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息資源共享組織結(jié)構(gòu)及其模式研究[J].山西檔案,2016,(5).

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1005-9652（2017）03-0060-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

馬宏正（1971-），女，山東青州人，碩士，廣東開放大學(xué)館員，研究方向：檔案管理。