文 / 羅軍濤

老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化的問題與對(duì)策

文 / 羅軍濤

老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化能夠有效地發(fā)現(xiàn)老年教育中的問題，促進(jìn)當(dāng)代老年教育教學(xué)的改革，提高老年教育辦學(xué)層次。文章通過分析老年教育學(xué)籍檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，以期完善我國(guó)老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理制度。

老年教育；學(xué)籍檔案；數(shù)字化

我國(guó)的老年教育學(xué)籍檔案管理一直采用傳統(tǒng)的人工管理方式。隨著我國(guó)社會(huì)老年人口的激增，老年教育人數(shù)也逐年增加，傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足當(dāng)代老年教育需求。并且，傳統(tǒng)的人工方式存在諸多弊端，管理人員工作量的激增導(dǎo)致工作效率低下、保密性差等問題，給老年教育發(fā)展帶來了極大的困擾。對(duì)于檔案管理工作，我們需要從大量的日常教學(xué)活動(dòng)中提取相關(guān)信息，以反映出當(dāng)前的教學(xué)情況。而傳統(tǒng)的人工管理方式操作過于簡(jiǎn)陋，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，進(jìn)而影響教學(xué)質(zhì)量的評(píng)估。在新時(shí)代，使用電子檔案，將傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，可以有效地利用計(jì)算機(jī)高速運(yùn)作的優(yōu)勢(shì)，方便快捷地完成大量的檔案管理工作。這在準(zhǔn)確性以及工作效率上是傳統(tǒng)的方式不能比擬的。實(shí)現(xiàn)老年學(xué)籍檔案數(shù)字化能夠有效地將信息進(jìn)行共享，避免重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理行為。

一、文獻(xiàn)綜述

從計(jì)算機(jī)的發(fā)展史來看，檔案館是最早將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到實(shí)際工作中的部門之一。各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)針對(duì)龐大的檔案信息能夠發(fā)揮巨大的作用。但是，我國(guó)對(duì)于建立學(xué)籍檔案的數(shù)字化起步較晚，大多數(shù)的檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式。因此，建立全新的數(shù)字化檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的必然要求。通過知網(wǎng)系統(tǒng)對(duì)老年的檢索，共有數(shù)30000余份跟老年有關(guān)的記錄；通過“老年教育”一詞的檢索，總共有2516條記錄；通過對(duì)“學(xué)籍檔案管理”的檢索，只有一萬篇相關(guān)文獻(xiàn)；通過對(duì)“學(xué)籍檔案數(shù)字化”的檢索，發(fā)現(xiàn)有256篇論文；而對(duì)“老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化”的搜索，我們并沒有發(fā)現(xiàn)有關(guān)文獻(xiàn)。我國(guó)關(guān)于老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域的研究仍處于空白。這也表明，我國(guó)對(duì)老年教育學(xué)籍檔案不夠不重視。

二、老年教育學(xué)籍檔案現(xiàn)狀

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，老年人的關(guān)愛問題也逐漸受到社會(huì)各界人士的關(guān)注[1]。隨著老齡人口的逐年增加，我國(guó)逐漸進(jìn)入了老齡社會(huì)，老年人教育逐漸興起。但是由于我國(guó)老年教育的起步比較晚，我國(guó)關(guān)于老年教育領(lǐng)域的研究比較匱乏，老年教育學(xué)籍檔案管理仍沿用著傳統(tǒng)人工管理方式，在管理方式上仍存在著一些問題。

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理流程一般為：各個(gè)院系形成相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料，由學(xué)校的教學(xué)秘書按照不同的培養(yǎng)層次進(jìn)行匯總并整理成檔案卷宗之后，再分別轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門，由各個(gè)部門對(duì)檔案進(jìn)行審核、簽字、蓋章，移交給學(xué)校的檔案室，最后由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)歸檔保存。這種管理模式只能在學(xué)生畢業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)收集齊全之后，才能正式對(duì)檔案進(jìn)行整理，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及完整性。但是，在這種傳統(tǒng)的管理模式中，工作任務(wù)都是由人工完成，很容易出現(xiàn)信息丟失等問題。傳統(tǒng)的目錄式檔案管理以及紙張保存學(xué)籍的方式，不利于信息的調(diào)取。在需要相關(guān)信息的時(shí)候，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和人力進(jìn)行查閱，在這一過程當(dāng)中，還容易發(fā)生檔案的破損或信息的遺失等現(xiàn)象[2]。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，學(xué)生在進(jìn)行國(guó)際文化交流、出國(guó)深造、移民，以及國(guó)內(nèi)的就業(yè)單位文憑核實(shí)、報(bào)考碩士等方面，都需要出具學(xué)籍檔案材料來證明其真實(shí)性和可靠性[3]。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，在我國(guó)高校檔案管理中，使用次數(shù)最多的就是學(xué)籍檔案，而這種過度的查詢和利用檔案，加快了紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料的損壞程度，不利于對(duì)檔案的管理。隨著時(shí)間的推移，原始的紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料容易收到室溫、環(huán)境、保存手段等因素的影響，不利于檔案的保存工作[4]。

三、老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）成人教育視角

首先，管理模式滯后。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時(shí)代，大部分針對(duì)老年人教育的學(xué)籍檔案管理都認(rèn)識(shí)到了信息化的重要性，并積極地采用數(shù)字化學(xué)籍檔案管理模式。我國(guó)老年教育學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)總體水平仍處于起步階段，部分學(xué)籍檔案管理工作仍舊沿用傳統(tǒng)的人工檔案管理模式。這種工作模式勞動(dòng)量大，工作效率不高，準(zhǔn)確率也偏低，信息完整度較差。

其次，管理制度不健全。我國(guó)并沒有形成一套系統(tǒng)、科學(xué)的成人教育學(xué)籍檔案管理制度。針對(duì)成人高等教育工作而制定的檔案管理規(guī)定，僅僅是在學(xué)?，F(xiàn)有的規(guī)章制度上加以改編。但是，成人教育的學(xué)籍檔案管理存在特殊性。我國(guó)各大成人高校的教育學(xué)籍管理制度內(nèi)容不盡相同，在很多的地方存在明顯的漏洞。

再次，管理隊(duì)伍素質(zhì)有待加強(qiáng)。由于家庭、教育人士以及老年人本身對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視不夠，導(dǎo)致校內(nèi)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)參差不齊。這不僅表現(xiàn)在檔案工作人員的配置上，而且大部分的工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有相關(guān)意識(shí)，導(dǎo)致一些工作人員的操作出現(xiàn)違規(guī)行為，嚴(yán)重制約了成人教育學(xué)籍檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

第四，服務(wù)功能弱，缺乏必要的審查監(jiān)督機(jī)制。在當(dāng)代成人教育學(xué)籍檔案管理中，存在不同程度的重收集整理而輕開發(fā)利用的傾向，使得原有檔案資料難以開發(fā)出新的檔案資源，而這種被動(dòng)式的服務(wù)和不求效益的觀念嚴(yán)重阻礙了檔案功能的發(fā)揮。因缺乏相應(yīng)的檔案審查監(jiān)督機(jī)制，學(xué)校不重視學(xué)籍檔案管理，在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理過程中，工作人員只是簡(jiǎn)單地對(duì)學(xué)籍表格進(jìn)行下發(fā)和回收工作，并沒有對(duì)所填寫的資料進(jìn)行檢查和審核。因此，我國(guó)的老年教育學(xué)籍檔案管理工作普遍出現(xiàn)檔案材料雜亂不實(shí)的現(xiàn)象，降低了檔案可信度。

（二）老年教育視角

在老年學(xué)籍管理中，普遍存在形式化的陋習(xí)。因?yàn)楣芾砣藛T以及家庭人員的意識(shí)不高，年輕人工作壓力巨大，教師以及家人沒有足夠重視老年教育學(xué)籍問題。

隨著老年教育人數(shù)的激增，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，繁瑣的工作程序以及工作量的激增，導(dǎo)致了工作人員容易出現(xiàn)工作上的紕漏。就我國(guó)目前的老年教育情況而言，學(xué)籍檔案管理的信息化程度不夠，嚴(yán)重影響了我國(guó)老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的順利進(jìn)行。

管理學(xué)籍檔案的工作人員的積極性低下。學(xué)籍檔案管理人員受教育程度普遍偏低，在思維意識(shí)上仍停留在傳統(tǒng)觀念里面，對(duì)于工作內(nèi)容的定位不準(zhǔn)確，對(duì)工作一味地求快，態(tài)度不認(rèn)真。他們只是簡(jiǎn)單地對(duì)信息的錄入，而關(guān)于詳細(xì)的老年學(xué)生信息檔案卻沒有相關(guān)記錄，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理信息化程度較低、檔案信息的缺失或不完整等。

（三）終身教育視角

終身教育是指人們?cè)谝簧?dāng)中所接受的各個(gè)階段教育的總和。它既包括學(xué)校教育、社會(huì)教育，也包含了正規(guī)教育與非正規(guī)教育。終身的這一特性，導(dǎo)致數(shù)字化老年教育學(xué)籍檔案管理的過程中，存在學(xué)生謊報(bào)學(xué)籍信息的情況；部分學(xué)生的學(xué)籍信息不完整，信息采集難度偏大，相關(guān)工作人員無法對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審查，嚴(yán)重違背了檔案數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)確性、真實(shí)性的原則。

四、老年教育學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化路徑

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

這要求強(qiáng)化檔案管理人員、學(xué)生、社會(huì)人員對(duì)《檔案法》的認(rèn)知，增強(qiáng)人們對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，糾正人們對(duì)檔案管理存在的偏見，培養(yǎng)人們自覺收集、保存、利用檔案的觀念，使我國(guó)公民正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性；通過對(duì)相關(guān)的檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房建設(shè)等方面給予支持，改善檔案管理工作人員的工作條件，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，促使我國(guó)學(xué)籍檔案管理事業(yè)整體水平得到提高。

（二）制定一套切實(shí)可行的學(xué)籍檔案管理體系

老年教育學(xué)?？蓪⑿@網(wǎng)絡(luò)作為管理運(yùn)行的環(huán)境載體，在學(xué)校內(nèi)鋪設(shè)健全的學(xué)生學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的修改權(quán)限，將老年教育學(xué)籍檔案管理工作系統(tǒng)化。在檔案管理的過程中，老年教育機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層與學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該仔細(xì)學(xué)習(xí)《檔案法》關(guān)于檔案管理的條例和規(guī)定，增強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案收集、管理、保存、利用的相關(guān)法律意識(shí)，結(jié)合自己的實(shí)際情況以及社會(huì)的實(shí)際需求，采用切實(shí)可行的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理模式，形成一套規(guī)范化的老年教育學(xué)籍檔案管理體系。

（三）提高數(shù)字化管理隊(duì)伍素質(zhì)

在新世紀(jì)，建設(shè)新型的學(xué)籍檔案管理模式涉及到許多新的知識(shí)、技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)是建立檔案數(shù)字化管理的必要條件。因此，學(xué)校應(yīng)該鼓勵(lì)現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理人員提高管理中的應(yīng)變能力，以適用學(xué)籍檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)際需求。同時(shí)，學(xué)校也應(yīng)借鑒國(guó)外一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，設(shè)法引進(jìn)既懂學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)，又具備學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)能力的高級(jí)人才，打造一支具有綜合管理能力的精干的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍。

（四）加大檔案審查力度

為了保證我國(guó)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量，首先要確保工作的質(zhì)量，即學(xué)籍檔案質(zhì)量。在進(jìn)行檔案歸檔管理過程中，我們不僅需要認(rèn)真審查學(xué)生的學(xué)籍問題以確保檔案材料的真實(shí)、完整、規(guī)范，而且應(yīng)當(dāng)由教育主管部門定期對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正學(xué)校在學(xué)籍檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。檔案管理的工作人員則必須嚴(yán)格按照學(xué)?；蚪逃块T頒發(fā)的相關(guān)條例或法規(guī)，明確工作人員的責(zé)任。管理部門可將其納入到工作人員的目標(biāo)管理考核當(dāng)中，真正確保教育學(xué)籍檔案的質(zhì)量。

[1]徐葉黎,鐘秀梅.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐探討[J].山西檔案,2015,(5).

[2]代麗丹.淺論社區(qū)老年志愿者檔案機(jī)制的建立[J].山西檔案,2016,(1).

[3]陳淑香.新時(shí)期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對(duì)策[J].山西檔案,2016,(1).

[4]許敏.高校檔案數(shù)字化的原則及安全控制[J].山西檔案,2015,(1).

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1005-9652（2017）03-0087-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

羅軍濤（1970-），男，江西南昌人，江西廣播電視大學(xué)講師，研究方向：教育管理。