王小英

關于檔案資源管理與開發(fā)利用的探索

王小英

檔案是黨和國家各項工作和人民群眾各方面信息和基本情況的真實記錄，是促進我國各行各業(yè)千家萬戶乃至各項事業(yè)科學發(fā)展的重要依據(jù)，做好檔案管理及利用工作，對于維護黨和國家及人民群眾根本利益具有重大的現(xiàn)實意義。因為利用傳統(tǒng)的檔案管理方式是無法滿足其要求，也無法促進檔案管理工作的有效整理和保管工作。所以，在檔案資源管理工作中，要認識到檔案管理工作的重要性，對檔案資源進行有效開發(fā)合理應用，保證檔案信息管理工作向進步方向發(fā)展。

檔案資源；管理；開發(fā)

檔案作為重要的信息資源，在現(xiàn)代社會發(fā)展中，受計算機技術、數(shù)字技術以及網絡技術的影響，還面對較大挑戰(zhàn)。在這種機遇與領域下，一定要實現(xiàn)檔案開發(fā)水平的提升，保證為我國的各個事業(yè)提供服務。

1 檔案的管理與利用現(xiàn)狀

檔案在使用過程中，主要為數(shù)據(jù)、資料以及圖片等相關信息，其含有最原始、最真實的信息。檔案中含有的信息數(shù)量大，與各個行業(yè)的、社會各個方面信息都存在較大關系，與企業(yè)、社區(qū)、家庭、個人等都存在存在較大關系，也是國家中的最基礎的資源，為信息的主要組成部分，其具有一定的使用價值。在對檔案進行利用與管理期間，實現(xiàn)充分性發(fā)展，能促進國家經濟水平的提升和發(fā)展進步，滿足現(xiàn)代化人們的發(fā)展需求[1]。在各個地區(qū)發(fā)展中，都在加強文化建設，利用當前區(qū)域性資源，將檔案歷史信息充分展現(xiàn)。所以說，認識到檔案管理與利用的重要性，發(fā)揮正確的使用作用，能夠為檔案工作的實施提供有利條件。在現(xiàn)代化信息社會發(fā)展下，給檔案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。然而，目前絕大多數(shù)基層單位在檔案管理工作過程中，只從事“你來查，我來找”的“被動服務”模式，而忽視“我提供，你選擇”的“主動服務”模式；還有些基層檔案管理單位只注重收集和保存工作，認為“安全第一”當然沒有錯，認為檔案“不丟失、不損壞”就履行了管理職責也似乎沒有問題，但不去考慮如何開發(fā)利用手頭的檔案資料，為現(xiàn)實各項工作服務，長期致使檔案資料“束之高閣”，就會導致無法發(fā)揮和利用檔案信息資源，無法開發(fā)檔案信息的“潛力”，嚴重影響檔案工作質量及檔案價值的結果[2]。

2 檔案管理與利用工作發(fā)揮的必要性

檔案為工作中的基礎條件，管理工作為檔案工作中的主要部分[3]。該工作在實施過程中，為一個獨立的發(fā)展環(huán)境，在檔案工作中，需要遵循相關的實施原則，對檔案存在的完整性與安全性進行管理，保證檔案的使用質量，這樣才能使檔案的使用意義充分發(fā)揮出來，才能促進檔案管理工作的有效執(zhí)行。對于一些基層單位，一般對檔案進行收集與整理，基于黨與政府、上級部門貫徹的政策與方案，結合當前的實際發(fā)展情況，對各個工作中存在的真實情況進行記錄與分析。在該工作中，基于信息的記載，不僅能真實反應出基層單位的實施發(fā)展情況，還能將原始信息充分利用。在檔案信息工作中，最為主要的就是要做好管理工作，并在管理的基礎上實現(xiàn)合理利用[4]。在工作中，具體的實施內容表現(xiàn)為三方面。其一，為檔案檢索工作提供使用工具，保證能夠對檔案進行介紹、分析等，使工作期間的準備階段。其二，利用各種手段與執(zhí)行方式，能夠為檔案以及相關資料的各個部分實現(xiàn)服務，該工作為檔案利用期間最為核心的部分。其三，根據(jù)館（室）藏檔案內容制發(fā)檔案證明，能夠為使用人員提供解答、服務、編寫等各個方面的工作，促進檔案的有效利用和開發(fā)。檔案工作在執(zhí)行期間，最為基本的任務就是實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)性，對其利用為檔案實現(xiàn)價值最為有力途徑。所以，對檔案進行管理與利用，在整個檔案工作中發(fā)揮十分重要的作用[5]。

3 檔案管理與利用工作中產生的問題

在目前發(fā)展與建設過程中，基于我國信息資源使用的安全性進行分析。信息資源的開發(fā)與利用，其中使用的硬件和軟件都是從國外引進的，該工作對我國的檔案信息資源質量、使用安全性產生較大影響，導致檔案信息資源無法得以應用和開發(fā)，在實際工作中，面對較大挑戰(zhàn)和壓力[6]。檔案的管理與利用水平與現(xiàn)代化信息發(fā)展存在較大關系，當其中存在問題，都是人們在思想認識上不足引起的，同時，在檔案管理與利用過程中，也沒有為其建立標準、完善的執(zhí)行體系。不僅如此，在工作中，對檔案資源進行開發(fā)無法體現(xiàn)出科學性，進而導致檔案資源在管理與利用期間，出現(xiàn)明顯的不規(guī)范、不科學現(xiàn)象。在該工作執(zhí)行下，產生的一系列問題主要是在工作中沒有按照相關標準和規(guī)范有效執(zhí)行，無法實現(xiàn)人與機械的良好銜接，在信息資源建設與開發(fā)期間，無法達到人與人之間的交流和溝通，在各個環(huán)節(jié)上都面對較大問題，影響了工作的整體性發(fā)展和建設[7]。

4 做好檔案管理與利用的幾點思考

在檔案進行管理與利用過程中，需要在幾個方面進行思考。首先，各個單位的領導需要加強對該工作的重視，在對檔案進行管理與開發(fā)工作中，為了實現(xiàn)檔案資源的充分利用，需要單位領導人員參與到管理工作中，為其提出有效的是決策。而且，為了促進檔案資源的有效管理，還需要提高管理人員的素質和自身能力，保證他們能在輕松、愉快地氛圍下工作，實現(xiàn)檔案管理工作使用設施的完善性。不僅如此，在工作中，還需要作好檔案收集工作、整理工作以及保存工作等，這些工作作為基礎性要素，不僅能保證檔案的完整使用，促進其真實性，還能實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化實施。在檔案資源進行開發(fā)與利用期間，還需要以正確的思想積極引導，充分發(fā)揮工作主動意識，明確工作中的主要思路和發(fā)展方向，解決工作中遇到的困難和問題，促進檔案資源工作的有效實施[8]。每個檔案工作人員的自身職責還需要更明確，為了充分發(fā)揮工作人員的主觀意識，需要在工作中引進經驗豐富、工作能力的強的人員，并依據(jù)相關規(guī)范給予鼓勵。在現(xiàn)代化發(fā)展工作中，一定要將轉變的發(fā)展模式進行轉變，促進現(xiàn)代信息化管理，在對檔案信息資源進行維護與管理工作中，還需要保證其安全，保證為實現(xiàn)檔案資源的效率化應用提供服務。尤其在檔案管理工作中的館藏檔案中，為使其更完善，可以實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，這樣不僅能滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，還能為現(xiàn)代化工作的積極發(fā)展提供動力[9]。從機構設置、人員配備、資金投入等方面，對內部檔案管理機構進行合理調整，注重引進專門的檔案人才，培養(yǎng)高素質的檔案管理隊伍，提高檔案管理與服務質量。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績的一個重要標準。進一步加大對檔案管理硬件設備的合理配置，以現(xiàn)代化管理手段為主，加快網絡互聯(lián)網的實施，實現(xiàn)檔案電子聯(lián)網檢索，使檔案資源信息開發(fā)利用工作取得立竿見影的成果，挖掘檔案資源信息的最大“潛力”，以此滿足社會各行各業(yè)對檔案資源信息的需求[10]。

總之，要充分認識檔案信息資源與檔案利用工作的重要性和必要性，使全社會形成重視檔案管理工作，調動各方面的積極因素，努力創(chuàng)造開發(fā)利用檔案資源的氛圍，挖掘檔案信息資源的“潛力”，結合本機關本單位的實際，把所謂的“死檔案”變?yōu)檎嬲摹盎钚畔ⅰ?，進一步發(fā)揮檔案資源信息對現(xiàn)實工作服務的作用。

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[3]李強華.高職院?？蒲袡n案規(guī)范化管理探索[J].產業(yè)與科技論壇，2015，14（10）：222-223.

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[5]曾文英.論企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)[J].城建檔案，2016（5）：98-99.

[6]嚴永官.論“檔案信息資源開發(fā)中的主體”——與陳忠海、常大偉商榷[J].檔案管理，2015（6）：17-19.

[7]周志波.企業(yè)檔案管理原則和制度的探討[J].大科技，2017（1）：24.

[8]趙惠芳.淺論疾控檔案資源的開發(fā)及利用[J].人力資源管理，2015（7）：306.

[9]冉晉.大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用[J].赤峰學院學報（自然科學版），2016，32（7）：99-101.

[10]彭彥權.醫(yī)院檔案資源的開發(fā)與利用[J].卷宗，2015（11）：605.

Exploration on the Development and Utilization of Archival Resources

WANG Xiaoying Record Room Instrument, Shanxi Ningwu County People's Hospital, Ningwu Shanxi 036700, China

Archives is a real record of the work of Party and state and the masses of the people in all aspects of information and basic information, is an important basis for promoting the development of science in all walks of life and even thousands of households of various undertakings in our country, and make use of archives management, it has great realistic significance for the maintenance of the party and the state and the fundamental interests of the people.Because the use of traditional fi le management is unable to meet their requirements, but also can not promote the effective management of archives management and storage work.Therefore, in the file resources management work, we must recognize the importance of the file management, file resources for the effective development of rational application, to ensure that the file information management to the direction of development.

fi le resources; management; development

G273

A

1674-9308（2017）09-0059-02

10.3969/j.issn.1674-9308.2017.09.029

山西省寧武縣人民醫(yī)院文書檔案室，山西 寧武 036700