文 / 董惠琴

校企互動的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理

文 / 董惠琴

實施大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理，能夠密切校企互動、引導(dǎo)合作方向并規(guī)范崗位分工。當(dāng)前校企互動的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理普遍存在一些問題：管理模式落后、制度建設(shè)缺失和人員素質(zhì)不足等。高校必須進(jìn)一步強化對大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理的重視，結(jié)合具體問題完善管理理念、推動制度創(chuàng)新、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)資源和貫徹以人為本原則。

校企互動；大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案；精細(xì)化管理

如今，大學(xué)生就業(yè)壓力越來越大。為緩解大學(xué)生“就業(yè)難”問題，高校創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)成為熱點。在理論與實踐研究的共同作用下，校企互動成為創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)的重要途徑。創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案是創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)效果的重要評價依據(jù)，更是創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)實踐模式整改完善的重要參考資源。只有確保創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理的實效性，才能為校企互動模式下大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量的不斷提升提供可靠的保障。目前大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理理念與模式依然缺乏創(chuàng)新，難以保證創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案的價值。精細(xì)化管理理論的提出，為大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型指引了新的路徑，有利于通過精細(xì)化檔案管理的實施更好地推動校企互動關(guān)系的深化，進(jìn)而提高大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量。

一、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理的重要性

（一）加強服務(wù)職能，深化校企互動

隨著現(xiàn)代教育理念的不斷深入和大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)重要性的不斷提升，創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案逐漸成為學(xué)校衡量學(xué)生素質(zhì)、強化學(xué)生管理的重要依據(jù)。長期以來，高校的相關(guān)管理模式一直沿用標(biāo)準(zhǔn)化模式，弊端越來越明顯，與時俱進(jìn)地應(yīng)用精細(xì)化管理模式勢在必行。這一方面能夠強化高校大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理職能，通過對檔案管理流程的優(yōu)化減少檔案失真、更新遲滯、錄入困難、保存不當(dāng)以及管理混亂等方面的問題。另一方面，精細(xì)化管理的實施使大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案能夠與校企互動模式進(jìn)一步融合，更清晰地反映創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)的真實情況，使高校和企業(yè)都能加深對學(xué)生的了解，便于保證創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)的針對性。

（二）實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，引導(dǎo)合作方向

為大學(xué)生未來的發(fā)展充電是高校開展校企互動模式的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)工作的根本目的。無論是高校還是企業(yè)，都希望雙方在合作過程中能夠保持穩(wěn)定、持續(xù)的和諧關(guān)系。創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案作為校企合作大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)信息的重要載體，只有保證檔案信息的客觀性，才能使雙方更清楚地了解創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)對于大學(xué)生所起的作用。大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案的精細(xì)化管理，最突出的一點就是能實現(xiàn)細(xì)節(jié)上的把控，能通過有效管理確保創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案信息的真實性和全面性，有利于幫助高校和企業(yè)對創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)模式或內(nèi)容進(jìn)行及時調(diào)整，以提高創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)效果。它更有利于借助檔案信息使學(xué)校和企業(yè)發(fā)現(xiàn)合作過程中存在的問題，便于雙方能夠在合作過程中找到正確的合作方向[1]。

（三）推動規(guī)范管理，明確崗位分工

精細(xì)化管理的價值在于能夠?qū)芾砉ぷ骱侠硪?guī)劃，從而保證管理的科學(xué)性?；谛Ｆ蠡拥拇髮W(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理模式的實施，能夠推動檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)一步明確各崗位的分工。首先，大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理流程完全區(qū)別于傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，制度更加完善，有利于推動檔案管理與信息化的融合。其次，精細(xì)化管理更關(guān)注檔案工作的實際需求，能夠從供需視角提高檔案管理工作效率，通過對各環(huán)節(jié)工作的合理劃分形成更好的協(xié)調(diào)模式，優(yōu)化工作鏈。最后，它能夠有效強化對檔案人員的管理，通過明確分工全面落實責(zé)任制，能夠通過責(zé)任約束提升工作人員的自覺意識，有效杜絕創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理過程中的人為失誤。

二、校企互動的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理方式落后，思想觀念保守

高校與企業(yè)在合作與互動過程中，關(guān)注更多的是大學(xué)生在企業(yè)中實習(xí)任務(wù)的具體完成情況，并沒有認(rèn)識到創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理對于創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)實效性的指導(dǎo)作用和參考價值。這些高校檔案管理實踐依然采用傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，但現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需求已不再適用標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。此外，高校對檔案工作的認(rèn)知也存在偏差，對檔案工作的要求較低，忽視了檔案信息與實際情況之間的銜接，導(dǎo)致高校大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量長期無法提升，普遍存在檔案資料不全、信息內(nèi)容陳舊與失真等問題[2]。

（二）缺乏制度支持，安全意識缺失

很多高校缺乏對大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案的關(guān)注，很難意識到創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案與其它檔案的差異，沒有建立校企互動渠道。企業(yè)也未能參與到大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案的管理工作中，無法獲得相關(guān)檔案信息。這使檔案管理工作與校企互動模式相割裂，很大程度上削弱了企業(yè)的作用。另外，高校內(nèi)部檔案管理不善所致的安全問題更加不容忽視，很多管理人員在大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理過程中都沒有樹立基本的安全意識，導(dǎo)致大學(xué)生檔案信息外泄、散亂存放、信息失真等問題，檔案管理安全隱患巨大，限制了創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案功能的發(fā)揮[3]。

（三）人員素質(zhì)偏低，工作熱情不足

高校教務(wù)工作相對繁重，隨著校企互動的開展與深入，對各部門人員的需求更是不斷提高。很多高校為了緩解人員緊張的問題，在高校中針對部分職位施行兼職制，一方面允許多個部門工作人員身兼數(shù)職，另一方面甚至放開部分崗位的兼職政策，意圖滿足工作需要。大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作的一身多職現(xiàn)象同樣普遍，受到工作壓力大、專業(yè)知識不足等因素的影響，很多工作人員都難以按要求完成工作。高校相關(guān)培訓(xùn)制度長期缺失，一直沒有將績效、考核等指標(biāo)引入檔案管理制度中，導(dǎo)致檔案管理工作人員整體素質(zhì)偏低，工作熱情不高。

三、校企互動的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理的有效策略

（一）提高重視程度，明確管理需求

首先，高校與企業(yè)都應(yīng)積極學(xué)習(xí)精細(xì)化管理相關(guān)理論，將精細(xì)化管理與信息化時代環(huán)境緊密聯(lián)系，充分認(rèn)識到經(jīng)濟(jì)體制、信息化轉(zhuǎn)型、互動模式等多方面聯(lián)動的重要性和必要性，把握住精細(xì)化管理內(nèi)涵，為精細(xì)化管理與檔案管理工作的融合奠定基礎(chǔ)。其次，高校與企業(yè)都應(yīng)明確檔案管理工作中的實際需求，正確認(rèn)識檔案管理工作中需要解決的問題，以提高大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理的針對性。尤其是要圍繞校企互動模式的特殊性創(chuàng)新管理制度和運行體系。一方面要重點精簡、優(yōu)化管理流程，有效實現(xiàn)對管理人員思想和行為的約束。另一方面，大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理要打破傳統(tǒng)的以存儲為目的的管理思想局限性，利用信息系統(tǒng)主動聯(lián)絡(luò)企業(yè)和學(xué)生，及時更新檔案信息。在與企業(yè)互動的過程中，高校要給予企業(yè)更多參與管理的機會，并將企業(yè)視為創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案信息的重要來源渠道，通過對學(xué)生實習(xí)信息的及時反饋來豐富創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案內(nèi)容。最后，高校要依據(jù)精細(xì)化管理的要求，促進(jìn)實現(xiàn)檔案管理組織改革，拓展檔案管理職能，明確管理需求，構(gòu)建一體化的管理模式，兼顧儲存與開發(fā)，并積極創(chuàng)新信息系統(tǒng)，提高管理效率[4]。

（二）推動制度革新，重建崗位規(guī)劃

確保制度建設(shè)的實效性是檔案管理工作得以順利實施的關(guān)鍵，大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理同樣如此。高校應(yīng)通過制度的有效創(chuàng)新，推動精細(xì)化管理模式日益完善。首先，建立基本工作制度。原有制度主要基于標(biāo)準(zhǔn)化管理理念設(shè)置，相比于精細(xì)化管理在很多方面都略有不足。在推行精細(xì)化管理過程中，高校要對原有問題加以重點調(diào)整，編撰精細(xì)化管理流程、現(xiàn)代化借閱制度以及網(wǎng)上資源應(yīng)用管理辦法等，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)性。其次，完善獎懲機制，將精細(xì)化管理考核指標(biāo)量化，并與績效、薪酬等全面融合，通過獎懲機制的實踐應(yīng)用督促工作人員對精細(xì)化管理模式的施行予以積極配合。最后，高校要將各項創(chuàng)新制度落到實處，避免出現(xiàn)形式主義等不良問題，定期深入到部門、科室細(xì)致調(diào)查情況，以此加強對精細(xì)化管理各崗位規(guī)劃的落實與實際工作情況的動態(tài)監(jiān)管。

（三）重視以人為本，強化教育培訓(xùn)

秉著“以人為本”之原則對檔案管理人員強化教育培訓(xùn),是落實創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案精細(xì)化管理的重要條件。首先，高校應(yīng)安排專業(yè)人員從事大學(xué)生創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)檔案管理工作，確保管理人員充分了解檔案管理相關(guān)知識和基本技能并具有一定的溝通能力，以便于通過加強與企業(yè)的對接及時發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題。其次，高校要組織相關(guān)人員大力學(xué)習(xí)精細(xì)化管理理論，打破傳統(tǒng)管理理念的局限性，明確傳統(tǒng)管理模式與精細(xì)化管理模式的異同，使管理人員在工作過程中更好地把握住管理的重點。為保證培訓(xùn)質(zhì)量，所有教育培訓(xùn)活動的開展都應(yīng)建立考核標(biāo)準(zhǔn)，使結(jié)果與崗位的匹配性直接掛鉤，以此通過硬性約束提升管理人員的重視。最后，高校要加強對管理人員的引導(dǎo)力度，組織工作人員加強信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，并聘請信息化專家提供專業(yè)的教育培訓(xùn)，為精細(xì)化管理模式的順利實施提供良好的技術(shù)支持[5]。

[1]弓順芳.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].山西檔案,2017(1).

[2]何少華.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代傳媒業(yè)融合發(fā)展的哲學(xué)思考[J].出版廣角,2015(14).

[3]孔博.論精細(xì)化管理思想在檔案管理領(lǐng)域的深度應(yīng)用[J].蘭臺世界,2013(14).

[4]張學(xué).基于精細(xì)化管理模式下的高校檔案管理探究[J].檔案天地,2014(7).

[5]菅雪松.構(gòu)建科學(xué)模式 推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化精細(xì)化[J].赤子(上旬),2014(11).

（責(zé)任編輯：虞志堅）

G270；G647

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1005-9652（2017）05-0071-03

董惠琴（1975-），女，寧夏石嘴山人，寧夏大學(xué)館員，研究方向：學(xué)生檔案管理。