朱勝輝

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟的飛躍發(fā)展，本土企業(yè)集團經(jīng)營規(guī)模與業(yè)務(wù)多元化也得到了空前的發(fā)展機會，然而傳統(tǒng)的集團企業(yè)管控手段已經(jīng)無法適應(yīng)此時的管控要求。與此同時，由于互聯(lián)網(wǎng)與信息管理的快速發(fā)展，其信息管理系統(tǒng)也逐步深入到企業(yè)管理的各個方面，為企業(yè)管理模式的創(chuàng)新打下了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)；ERP系統(tǒng)的誕生自然也是應(yīng)運而生。文章將以ERP系統(tǒng)為基點，談?wù)撈髽I(yè)集團的內(nèi)部控制的優(yōu)化問題，而內(nèi)部控制又涵蓋了集團的財務(wù)管控、信息資源管控、風險管控等重要環(huán)節(jié)，最后將會闡述在該系統(tǒng)下企業(yè)集團優(yōu)化內(nèi)部控制的措施。

關(guān)鍵詞：ERP信息系統(tǒng)；企業(yè)集團；內(nèi)部控制；優(yōu)化路徑

一、ERP信息系統(tǒng)在企業(yè)集團內(nèi)部控制中的重要作用

（一）周密規(guī)劃、高效統(tǒng)一的預(yù)算管理

預(yù)算是任何管理模式的基點，同時也是企業(yè)集團經(jīng)營模擬規(guī)劃的具體表現(xiàn)，該部分需要通過以下步驟完成：

1. 計劃。首先需要對某個項目進行量化，通過數(shù)字來計量整個項目的耗費資源，這其中包含了總項目、采購、設(shè)備、人員、銷售、庫存、費用等計劃，涵蓋了方方面面，通過能更有效的完成該步驟。

2. 緊接著就是企業(yè)集團利用ERP系統(tǒng)進行有效資源分配調(diào)度，ERP系統(tǒng)能有效將整合整個企業(yè)集團的資源，能根據(jù)現(xiàn)有的資源對項目的費用預(yù)算進行控制與分配。

（二）通過ERP整合各部門信息數(shù)據(jù)，實時調(diào)控企業(yè)的各處資金資產(chǎn)管理

任何集團企業(yè)的資金管理都是非常重要的，傳統(tǒng)企業(yè)集團對資金管理往往存在諸多問題，例如資金閑置與短缺、資金預(yù)算模糊、財務(wù)費用繁冗復雜、資金周轉(zhuǎn)率低下等等，這其中又牽涉的企業(yè)集團的方方面面，尤其是資金方面，這其中關(guān)系到外部銀行、企業(yè)集團、企業(yè)成員等主體利益關(guān)系，這就需要利用ERP信息系統(tǒng)建立起這幾者嚴密的運作關(guān)系，具體運作關(guān)系流程將以圖表形式表示。

（三）ERP中精準歸集與縝密合并的報表系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的報表制作模式之中，因為大型企業(yè)集團的會計工作量是十分巨大的又加上是人為操作，總會出現(xiàn)不同程度的錯誤，無法做到精準，而新誕生的ERP信息系統(tǒng)有效的解決了報表制作問題；該系統(tǒng)利用的是計算有兩種模式，一是等效股權(quán)解決復雜投資權(quán)益計算，二是財政部購買法、權(quán)益法的合并計算規(guī)則，這兩種計算模式適用于權(quán)益比例計算以及內(nèi)部交易抵消等方面；具體ERP步驟是首先對樣表進行管理制作，以自身企業(yè)集團的特點為基礎(chǔ)，接著是對各表格的合并抵消，消除重復而多余的數(shù)據(jù)，最后進行匯總分析，這是整個ERP信息系統(tǒng)在報表方面的運用。

（四）ERP信息系統(tǒng)的財務(wù)分析與評估體系

1. 策略分析：ERP信息系統(tǒng)的策略分析是根據(jù)兩個模式實施的，一是成員企業(yè)指標與行業(yè)標準進行對比，二是成員企業(yè)對集團指指標的貢獻分析；該ERP系統(tǒng)可以通過這樣的評估系統(tǒng)模式對整個行業(yè)進行預(yù)期，同時也能對企業(yè)集團的未來業(yè)績進行有效的預(yù)測；2. 會計分析：ERP信息化系統(tǒng)最強大使用的自然就是會計分析，它可以通過計算機對各筆資金的來龍去脈進行監(jiān)控，能及時有效的掌握財務(wù)、銷售、資金的信息；同時企業(yè)集團可以根據(jù)自身實際需求在ERP信息系統(tǒng)中設(shè)置監(jiān)控報警，確保企業(yè)集團資金不會被挪用與貪污；3. 財務(wù)分析：其可以通過系統(tǒng)計算出各種財務(wù)指標，同時與標準財務(wù)指標進行對比，可以做出財務(wù)指標異常分析報告；也可以利用該系統(tǒng)建立各種財務(wù)分析模型，例如杜邦分析以此來更加直觀明了的獲得財務(wù)分析信息；4. 前景分析：前景分析同樣是利用計算數(shù)據(jù)，尤其是重點針對折現(xiàn)現(xiàn)金流量分析，通過計算該數(shù)據(jù)并與歷史數(shù)據(jù)進行比較，從而預(yù)測現(xiàn)金流量，再綜合考慮行業(yè)競爭因素以及資本成本，這樣各種數(shù)據(jù)與環(huán)境的有效結(jié)合，從而分析出企業(yè)集團的前景。

二、ERP信息系統(tǒng)下企業(yè)集團風險內(nèi)部管控存在的問題

風險是任何企業(yè)集團任何時期都會面臨的一個不可捉摸的名詞，其容易對人們的生活、生命、財產(chǎn)等各個方面造成影響與損失。而隨著ERP信息系統(tǒng)的引進也會帶來其它不可預(yù)測的風險。

（一）業(yè)務(wù)流程的改變帶來的風險

ERP信息系統(tǒng)實施的初期，容易導致企業(yè)集團所處的內(nèi)部環(huán)境發(fā)生變化，會產(chǎn)生許多不可控制的因素，就會增加企業(yè)內(nèi)部運行混亂的風險，過去由于手工狀態(tài)下的風險控制將會因為ERP信息系統(tǒng)的引進從而變得更加不可測。這其中一方面是ERP信息系統(tǒng)的實施對原有的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化設(shè)計，將會改變企業(yè)集團的組織結(jié)構(gòu)，使得企業(yè)的管理架構(gòu)趨向扁平，內(nèi)部控制由程序執(zhí)行，自動化程度大大提高，業(yè)務(wù)人員將面臨被裁減的風險；另一方面是ERP實行的是流程化的管理，流程優(yōu)化的目的就是減少中間的重復、多余的環(huán)節(jié)，原有的基于手工作業(yè)流程中有利于控制的重復環(huán)節(jié)將消失，造成內(nèi)部控制體系發(fā)生變化。跨職能部門的流程管理使得某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題直接影響其他流程的運作，過去職能化的管理也許還有繞過某些環(huán)節(jié)的變通方法，而集成系統(tǒng)就必須經(jīng)過每個流程。在這種情況下，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，將直接影響到后續(xù)流程的實施。

（二）企業(yè)集團內(nèi)部環(huán)境帶來的風險

1. 針對ERP信息系統(tǒng)的規(guī)章制度不健全。我國企業(yè)集團因為才利用ERP信息系統(tǒng)進行管理，可能對其缺乏相應(yīng)的了解，因此無法及時的制定針對ERP信息系統(tǒng)的規(guī)章制度。2. 人員素質(zhì)要與ERP信息系統(tǒng)進行同步。企業(yè)集團盡管采取了現(xiàn)金的管理模式，但是可能因為ERP的應(yīng)用使得內(nèi)控體系不再僅僅依靠以往傳統(tǒng)的檢查、審批、核準人員的管理程序，而是主要依靠信息技術(shù)對其進行合理設(shè)計，經(jīng)濟、高效地達到控制目標。所以，信息技術(shù)的運用也增加了企業(yè)內(nèi)部控制的復雜性與難度。

（三）缺乏相應(yīng)的外部審計機制與ERP監(jiān)督審查機制

ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制體系具有了人工控制與程序控制相結(jié)合的特點。沒有相應(yīng)的外部審查機制，企業(yè)集團無法有效的判斷ERP信息系統(tǒng)管理模式的好壞，其對企業(yè)的前景與發(fā)展是否有幫助；而缺乏ERP監(jiān)督審查機制容易致使ERP信息系統(tǒng)無法高效率的運行工作，出現(xiàn)問題沒有相關(guān)人員進行排查。

（四）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的技術(shù)風險

隨著 Internet 為工作生活帶來的便利，網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)內(nèi)也開始大量地應(yīng)用。在企業(yè)內(nèi)部建立內(nèi)網(wǎng)，實現(xiàn)各個部門的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，外網(wǎng)則把異地的分支機構(gòu)也連接起來。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性特點，所有信息在理論上都是可以被訪問到的。網(wǎng)絡(luò)下的信息系統(tǒng)很有可能遭受黑客的非法訪問和破壞、或者是病毒侵害，而且內(nèi)部人的非法訪問成功的機會也很高，這些情況一旦發(fā)生將造成嚴重的損失。

三、ERP信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制優(yōu)化策略

（一）加強完善ERP信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程管

企業(yè)集團應(yīng)及時建立規(guī)范的ERP信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程管理制度與責任機制。企業(yè)對基于 ERP 系統(tǒng)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進行定期的審核，找出業(yè)務(wù)容易出問題的環(huán)節(jié)，按照職責劃分和授權(quán)的內(nèi)控思想，在整個流程中創(chuàng)新地增加適當?shù)谋O(jiān)測點和平衡點，保證對敏感業(yè)務(wù)交易給予足夠的訪問。其次是積極推進業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，建立公司的 ERP 業(yè)務(wù)流程管理辦法，明確流程負責人職能和權(quán)限，落實業(yè)務(wù)流程管理責任。遵循“風險導向、業(yè)務(wù)驅(qū)動、規(guī)范設(shè)計、強化執(zhí)行”的原則，有計劃、按專業(yè)開展流程規(guī)范專項工作。

（二）加強內(nèi)部相關(guān)制度的建設(shè)

內(nèi)控工作的基石就是做好制度建設(shè)方面的工作，針對ERP信息系統(tǒng)建立起ERP崗位制是最基本的制度，以此明確在ERP信息系統(tǒng)模式下各個職工的工作范圍與職責，有利于ERP信息系統(tǒng)安全有效的推行到企業(yè)管理中，能將更換新的管理模式的風險降低到最?。划斚碌腅RP 信息系統(tǒng)總體還是由人來進行實際操控的，因此建立的制度還著重針對這部分員工。例如：一般業(yè)務(wù)部門錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)生成后要及時傳輸給財務(wù)部門予以確認，在財務(wù)部門確認審核通過后，業(yè)務(wù)部門不得再對數(shù)據(jù)進行任何修改。財務(wù)部門的員工之間也要做到相互監(jiān)督與相互控制，財務(wù)部門員工對業(yè)務(wù)部門輸入的數(shù)據(jù)進行審核的時候，應(yīng)做到審核人員與記賬人員相分離，以防止財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員暗中勾結(jié)。同時，ERP 系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)，應(yīng)該有日志備份文檔，對在系統(tǒng)中的所有操作記錄都要進行實時的詳細記錄，即便有人故意篡改數(shù)據(jù)，都能夠方便、詳實地查詢到相關(guān)操作信息，將系統(tǒng)受人為影響的程度降到最低。

（三）建立外部審計機構(gòu)制度與ERP監(jiān)督審查機制

企業(yè)應(yīng)聘請外部專業(yè)的審計機構(gòu)對企業(yè)的內(nèi)部控制進行評價與分析，重點是實施 ERP 系統(tǒng)以后，企業(yè)的內(nèi)部控制是更好了還是比以前差了，在 ERP 系統(tǒng)上運行是更安全還是危險增大了，在 ERP 系統(tǒng)上運行的數(shù)據(jù)是否真實、可靠地反映了企業(yè)的經(jīng)營管理狀況，企業(yè)的治理是否穩(wěn)定在一個合理、健康的水平上。因此被審計單位應(yīng)認真聽取審計人員的寶貴意見，不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)；建立完整的操作日志，對于日志文件的管理應(yīng)列入重點控制的內(nèi)容。設(shè)置專人保管系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔，包括電子文件和紙質(zhì)文件。系統(tǒng)在使用過程中發(fā)生錯誤，應(yīng)實時通知相關(guān)管理人員進行處理。

（四）加強數(shù)據(jù)安全性的管理

系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)其崗位職責和內(nèi)控體系要求分別對上機操作人員設(shè)定不同的使用權(quán)限，授予相應(yīng)的用戶代碼和口令，用戶口令應(yīng)不定期更換；系統(tǒng)內(nèi)的所有業(yè)務(wù)操作活動均需經(jīng)過授權(quán)，錯誤的輸入需經(jīng)授權(quán)才可更改；禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機，熟悉計算機的無關(guān)人員不允許任意進入機房； 在輸出控制方面最重要的目標是保證各種輸出結(jié)果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過授權(quán)的人員。建立輸出記錄；建立輸出文件及報告的簽章制度；建立輸出授權(quán)制度。

當下許多集團企業(yè)利用ERP信息系統(tǒng)實施提升了集團內(nèi)部控制水平，本文基于企業(yè)集團，通過ERP系統(tǒng)加強企業(yè)集團內(nèi)部管控為研究對象，在結(jié)合ERP信息系統(tǒng)管理的思想，對ERP信息系統(tǒng)來加強企業(yè)集團內(nèi)部管控提出了具體要求。在圍繞ERP信息系統(tǒng)下重點對企業(yè)集團內(nèi)部控制存在的問題及對策進行了研究闡述。希望筆者的拙見能對相關(guān)企業(yè)集團有所幫助，從中摸索出關(guān)于ERP信息系統(tǒng)運用下的集團企業(yè)內(nèi)部控制新型管理模型。

參考文獻：

[1]喬華.ERP環(huán)境下集團型企業(yè)內(nèi)部控制研究[J].財會通訊，2013（34）.

[2]劉惠娟.ERP系統(tǒng)的風險控制機制[C].天津市電視技術(shù)研究會2014年年會論文集，2014.

[3]曹茂蓮.ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究——以A企業(yè)為例[D].北京林業(yè)大學，2014.

（作者單位：廣州市摯聯(lián)投資管理有限公司）