黃偉忠

醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的競爭和精細(xì)化管理程度日益加深，醫(yī)療機(jī)構(gòu)迫切需要改進(jìn)科研經(jīng)費管理體系，利用信息化手段改造醫(yī)院科研經(jīng)費管理體系。本文以某醫(yī)院為例進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院科研經(jīng)費流程管理現(xiàn)狀

1.會計核算手段落后

某醫(yī)院為三甲?？漆t(yī)院，科研經(jīng)費累計已近億元，但經(jīng)費管理仍停留在人工操作，采用“科研經(jīng)費本”手工記賬方式，進(jìn)行經(jīng)費審核及報銷。一個課題項目設(shè)置一個經(jīng)費本，經(jīng)費本由項目負(fù)責(zé)人保管，報銷時經(jīng)辦人將相關(guān)發(fā)票及單據(jù)依次交科研部門、分管院領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門審核，最后通過醫(yī)院辦公自動化平臺公示審核結(jié)果。如審核通過，經(jīng)辦人攜帶經(jīng)費本于規(guī)定時間至財務(wù)部門辦理報銷。如審核未通過，則由經(jīng)辦人領(lǐng)回報銷單重新填寫。

2.科研經(jīng)費管理不嚴(yán)

項目負(fù)責(zé)人由于專注臨床研究工作，對經(jīng)費疏于管理，登記錯誤時有發(fā)生，甚至還會出現(xiàn)經(jīng)費本遺失的情況。而審核通過后，經(jīng)辦人未及時到財務(wù)部門辦理報銷，也會導(dǎo)致經(jīng)費本與財務(wù)賬的差異，增加財務(wù)對賬的難度。

3.缺乏信息技術(shù)支持

財務(wù)報銷流程處理環(huán)節(jié)多、流程重復(fù)、內(nèi)容分散，存在信息傳遞反饋遲緩，后期數(shù)據(jù)核對工作復(fù)雜等缺點，使有關(guān)人員難以獲得及時的、準(zhǔn)確的信息，更無法從預(yù)算和管理角度對科研經(jīng)費進(jìn)行全程控制。由于缺乏有力的信息支持，項目負(fù)責(zé)人不能實時查詢各自的科研經(jīng)費余額，科研部門也無法將經(jīng)費使用與科研進(jìn)度進(jìn)行比較，經(jīng)費下達(dá)、報銷也需隨經(jīng)費本的流轉(zhuǎn)進(jìn)行，工作效率低下。如遇結(jié)題、審計及年末對賬，項目負(fù)責(zé)人、科研部門、財務(wù)部門需花費大量精力對科研經(jīng)費本及財務(wù)賬進(jìn)行核對整理。不僅浪費精力還經(jīng)常出錯。

二、醫(yī)院科研經(jīng)費流程管理體系構(gòu)建

1.建立管理體系

筆者結(jié)合科研經(jīng)費管理經(jīng)驗，以直線職能制為組織結(jié)構(gòu)類型，以項目負(fù)責(zé)人、科研部門、財務(wù)部門、審計部門、分管院領(lǐng)導(dǎo)為使用主體，以建立覆蓋項目立項、管理、實施、考核主體的逐級管理機(jī)制為目標(biāo)，設(shè)計新型科研經(jīng)費流程管理體系，并將其納入科研經(jīng)費信息集成化流程改進(jìn)中。見圖（1）。

科研經(jīng)費流程管理體系包括項目立項、預(yù)算管理、經(jīng)費支出、結(jié)題驗收四個方面。項目負(fù)責(zé)人、科研部門、財務(wù)部門是直接參與者，而審計部門和分管院領(lǐng)導(dǎo)則對整個體系起監(jiān)管考核作用。在設(shè)計相應(yīng)科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)以取代科研經(jīng)費本時，需嚴(yán)格按照上述體系建立相應(yīng)模塊，明確各部門職能。

（1）項目立項管理?？蒲许椖揩@批立項后由科研部門通知項目負(fù)責(zé)人提交項目立項相關(guān)材料，同時在科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)中創(chuàng)建該項目。一般由項目負(fù)責(zé)人創(chuàng)建，相關(guān)項目配套經(jīng)費及院級以下課題也可由科研部門創(chuàng)建，內(nèi)容包括項目名稱、項目編號、負(fù)責(zé)人及課題組成員、資金來源等。創(chuàng)建完成后的項目由科研部門審核確認(rèn)，只有審核通過且經(jīng)費已下?lián)艿目蒲许椖坎趴蛇M(jìn)入預(yù)算管理模塊。

（2）預(yù)算管理。財務(wù)人員將所有下?lián)艿结t(yī)院的科研經(jīng)費錄入科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)?？蒲胁块T根據(jù)財務(wù)部門提供的到賬證明，與系統(tǒng)中已立項項目進(jìn)行核實。確認(rèn)無誤后，分配給該項目獨立的核算賬戶及財務(wù)編號，同時根據(jù)立項批復(fù)文件給予醫(yī)院配套資金支持并錄入分類項目預(yù)算（如會議費、差旅費等），以便之后經(jīng)費支出時對分類項目逐項審定，更好地監(jiān)控經(jīng)費使用。另外，經(jīng)費到賬信息將通過信息系統(tǒng)通知項目負(fù)責(zé)人，以便及時開展科研工作。

項目負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格執(zhí)行項目主管部門有關(guān)經(jīng)費使用規(guī)定、管理辦法及財務(wù)管理規(guī)定，按照經(jīng)費預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行，一般不得隨意更改。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，必須事先向科研部門提出書面申請，并得到項目主管部門批準(zhǔn)，方可更改。

（3）經(jīng)費支出管理。經(jīng)辦人在系統(tǒng)中填寫科研經(jīng)費報銷申請。經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)填寫報銷申請各欄目（項目名稱、財務(wù)編號、分類項目報銷金額等，其中系統(tǒng)會自動審核是否超出相應(yīng)的分類項目預(yù)算），系統(tǒng)會為填寫完成的申請單生成唯一的申請單號。經(jīng)辦人將需要報銷的發(fā)票、單據(jù)妥善粘貼，由項目負(fù)責(zé)人初步審核通過。系統(tǒng)中報銷申請依次流轉(zhuǎn)至科研部門及分管院領(lǐng)導(dǎo)處，審核報銷材料與項目內(nèi)容的相關(guān)性、合理性。通過后經(jīng)辦人打印紙質(zhì)報銷單后到財務(wù)部門報銷相關(guān)費用。如項目需購買材料及設(shè)備，需事先與設(shè)備部門進(jìn)行溝通，由設(shè)備部門審批配置情況，統(tǒng)一采購或調(diào)度，合理有效地安排醫(yī)院設(shè)備資源。若在上述審核過程中發(fā)現(xiàn)存在不符合報銷規(guī)范或財務(wù)規(guī)定的問題，由相關(guān)部門聯(lián)系經(jīng)辦人修改后重新進(jìn)入報銷流程。見圖（2）。

（4）結(jié)題驗收管理。根據(jù)立項時錄入的結(jié)題時間，相關(guān)項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在截止日期前全面清理經(jīng)費收支和應(yīng)收應(yīng)付等款項，暫付款尚未結(jié)清的，應(yīng)在結(jié)題前全部報銷或歸還。并從科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)中導(dǎo)出項目結(jié)算明細(xì)表，完成結(jié)題驗收報告經(jīng)科研部門、財務(wù)部門審核確認(rèn)后上報項目主管部門。需要時可根據(jù)項目主管部門要求配合提交相關(guān)材料，進(jìn)行經(jīng)費審計。確認(rèn)結(jié)題的科研項目，結(jié)余經(jīng)費按各類專項經(jīng)費管理辦法執(zhí)行，取消系統(tǒng)中該項目的報銷權(quán)限，并凍結(jié)有關(guān)操作。

2.設(shè)計系統(tǒng)功能

（1）實時查詢，加強(qiáng)經(jīng)費使用的監(jiān)督。項目負(fù)責(zé)人可根據(jù)經(jīng)費報銷申請單號隨時追蹤報銷進(jìn)程。而科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)根據(jù)不同的使用者，另外設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限和關(guān)鍵字。項目負(fù)責(zé)人和職能科室可根據(jù)時間，金額，摘要等要素查詢各自權(quán)限范圍內(nèi)所有與上述要素相關(guān)的經(jīng)費支出信息?？蒲薪?jīng)費管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了實時查詢、追蹤、監(jiān)控科研經(jīng)費的使用情況。

（2）數(shù)據(jù)匯總，方便科研經(jīng)費統(tǒng)計。按年、月生成項目收支匯總報表，反映課題及醫(yī)院配套經(jīng)費使用情況，并與財務(wù)記賬相核對，保證科研經(jīng)費數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。報表數(shù)據(jù)可聯(lián)查細(xì)化，根據(jù)不同條件或多條件組合統(tǒng)計與分析，生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)報表，為不同需求提供個性化服務(wù)。報表具備導(dǎo)出功能，方便辦公軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行后續(xù)處理。

（3）自動對接，完善科室之間的溝通。科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)應(yīng)與財務(wù)管理、物資管理、藥品管理等系統(tǒng)相連接，相關(guān)的經(jīng)費支出信息通過軟件程序接口自動傳輸給上述系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的無縫銜接，減輕職能科室的工作量，同時保障信息的正確性和關(guān)聯(lián)性，便于管理人員追溯信息來源。

（4）成本歸集，為項目評估打下基礎(chǔ)?？蒲薪?jīng)費管理信息系統(tǒng)結(jié)合項目預(yù)算，在系統(tǒng)中立項時統(tǒng)一規(guī)范科研經(jīng)費的使用范圍和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院根據(jù)經(jīng)費使用數(shù)據(jù)，結(jié)合科研項目類型、科研活動特點定期對科研工作進(jìn)行評估。通過設(shè)置相關(guān)成本指標(biāo)，結(jié)合項目開展進(jìn)度，科學(xué)考核科研經(jīng)費使用情況。

三、結(jié)語

科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)可協(xié)助醫(yī)院做好科研經(jīng)費使用監(jiān)管工作，但系統(tǒng)的建立只是醫(yī)院改進(jìn)科研經(jīng)費管理體系及流程的一個方面?？蒲薪?jīng)費管理是醫(yī)院管理的重點工作，相關(guān)科室在科研經(jīng)費使用與管理中要真正做到各負(fù)其責(zé)，協(xié)調(diào)管理、密切配合，通過自查和專項檢查，發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，制定或修訂有關(guān)制度和辦法，建立加強(qiáng)科研經(jīng)費管理的長效機(jī)制，促進(jìn)科研經(jīng)費管理的規(guī)范化、科學(xué)化。