□ 苗雨昕

（閩江師范高等?？茖W(xué)校，福建 福州 350001）

高校教學(xué)秘書工作的問題與對策*

□ 苗雨昕

（閩江師范高等專科學(xué)校，福建 福州 350001）

結(jié)合高校教學(xué)秘書工作的主要內(nèi)容，從當(dāng)前高校教學(xué)秘書工作存在問題入手，從觀念轉(zhuǎn)變、考核管理、完善制度、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)五個方面探討有效開展教學(xué)秘書工作的基本對策。

高校教學(xué)秘書；教學(xué)管理

在構(gòu)建和諧校園的過程中，教學(xué)屬于核心工作，只有真正做好了教育教學(xué)管理，才能夠確保人才培養(yǎng)的順利開展。從現(xiàn)階段諸多高校對教學(xué)秘書的職責(zé)設(shè)置來說，教學(xué)秘書屬于高?；鶎咏虒W(xué)單位中最重要的教學(xué)管理人員，切實開展好教學(xué)秘書工作能夠在很大程度上確保高校各項教學(xué)活動的有序?qū)嵤?，其在教學(xué)管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。做好教學(xué)秘書工作也是強(qiáng)化高校教學(xué)管理，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升的有效保障。

一、教學(xué)秘書工作的基本內(nèi)容

高校教學(xué)秘書工作屬于高校教學(xué)管理過程中一個十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書的主要職能在于服務(wù)、協(xié)調(diào)以及監(jiān)督管理，其工作相對來說較為瑣碎，需要第一時間進(jìn)行上傳下達(dá)，擔(dān)負(fù)日常的教學(xué)組織和教學(xué)活動管理。因此教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)擁有較高的政治素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)，具備扎實的管理能力與創(chuàng)造性精神，能夠深入了解教學(xué)秘書工作的基本職責(zé)與重要性。高校教學(xué)秘書主要工作關(guān)系到教學(xué)管理活動的各個方面，既繁雜又涉及到非常多的具體的人與事。即便是實際工作中并不存在較大的科研項目需要負(fù)責(zé)，但教學(xué)工作無小事，任何一件小事沒有做好就有可能對高校教學(xué)工作帶來影響，教學(xué)秘書在普通的崗位中憑借自己的辛勞支撐著教學(xué)活動的有序進(jìn)行。

1．下達(dá)通知。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間將教務(wù)處發(fā)出的相關(guān)通知下達(dá)到相關(guān)院系，同時配合分管領(lǐng)導(dǎo)做好各項教學(xué)管理工作，組織廣大師生盡快地達(dá)成各項工作目標(biāo)。比如說考試監(jiān)考通知、課程調(diào)整通知、會議通知、教學(xué)安排通知、各項比賽活動通知以及相關(guān)文件的傳閱等?？梢哉f此項工作內(nèi)容相對繁雜，但卻不能夠存在一點失誤［1］。

2．教學(xué)運行。高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的教學(xué)計劃對日常教學(xué)活動進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，確保高校教學(xué)活動的有序開展。教學(xué)運動通常來說囊括了教學(xué)計劃調(diào)整、課程安排、教室申請、教學(xué)檢查活動、教學(xué)質(zhì)量評價考核以及畢業(yè)論文的管理等。

3．材料上報。高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校相關(guān)教學(xué)工作的具體安排，配合分管領(lǐng)導(dǎo)開展好工作檢查同時做好匯報材料的書寫。材料上報通常來說有非常嚴(yán)格的時間限制，教學(xué)秘書必須要準(zhǔn)確及時地做好。上報材料主要包括教學(xué)計劃總結(jié)、實習(xí)計劃總結(jié)以及其他相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總表單等。

4．全面管理。高校教學(xué)秘書工作不僅要配合分管領(lǐng)導(dǎo)將日常教學(xué)管理工作開展好，同時還需要給教師的實際教學(xué)帶來更好的服務(wù)，更需要為校內(nèi)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一階段的學(xué)習(xí)與生活進(jìn)行組織管理。比如說學(xué)生成績錄入、考試試卷的印刷、學(xué)校教材的征訂、畢業(yè)審核以及證書發(fā)放等，這些管理工作都需要教學(xué)秘書配合完成。

二、高校教學(xué)秘書工作存在的問題

（一）教學(xué)秘書工作重視不夠

一直以來，我們常常對高校教學(xué)秘書工作缺少一個科學(xué)的認(rèn)識與客觀的評價，忽略了其在高校教學(xué)管理中所具備的價值，沒有充分意識到高效的管理工作能夠在很大程度上推進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。部分人甚至覺得教學(xué)秘書的工作僅僅是單純的事務(wù)性作業(yè)，教學(xué)秘書屬于學(xué)校中的“勤雜工”，認(rèn)為他們的工作屬于簡單的機(jī)械化的勞動。所以部分高校在對教學(xué)秘書的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及教育培訓(xùn)等方面沒有給予重視；很多高校教學(xué)秘書在干部聘任、職稱評定以及評獎評優(yōu)等方面很容易受到不公平的待遇。另外因為教學(xué)秘書日常工作量較大且任務(wù)責(zé)任較大，付出的努力沒有得到理解與尊重，所獲得的成績都沒有受到高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。因為這些問題的存在，導(dǎo)致目前很多教學(xué)秘書的工作積極性大大降低，他們承受著很大的精神壓力，心理上也產(chǎn)生了不平衡的思想，造成教學(xué)秘書離崗、轉(zhuǎn)崗的現(xiàn)象越來越多，高校教學(xué)秘書隊伍出現(xiàn)了不穩(wěn)定的情況［2］。

（二）教學(xué)秘書綜合素質(zhì)較低

第一，高校教學(xué)秘書的學(xué)歷層次并不是非常高，其自身專業(yè)與教學(xué)秘書工作相吻合的情況不多?，F(xiàn)階段，教學(xué)秘書的實踐工作經(jīng)驗還不夠豐富，其學(xué)習(xí)的專業(yè)也并非是教育管理學(xué)或秘書專業(yè)，大部分屬于本校本院系畢業(yè)，教學(xué)秘書自身的知識結(jié)構(gòu)不能夠滿足教學(xué)管理工作的實際需求。第二，教學(xué)秘書專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力還有待進(jìn)一步的提升。過去一直以來，大部分高校都存在重使用、輕培養(yǎng)的問題，教學(xué)秘書能夠參與培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會非常少，且參與的培訓(xùn)大多都不是非常正規(guī)，也沒有體現(xiàn)出系統(tǒng)性，造成其知識結(jié)構(gòu)無法得以及時更新。在當(dāng)前這樣一個知識經(jīng)濟(jì)時代下，高校教學(xué)秘書必須要積極參與各項教育培訓(xùn)活動，主動及時更新自身思想觀念，吸取現(xiàn)代化的教育管理知識，然而目前的情況卻在很大程度上阻礙了教學(xué)秘書自身綜合素質(zhì)能力的提升。

（三）教學(xué)秘書工作缺乏活力

教學(xué)秘書屬于高校教學(xué)工作的直接組織者和管理者，其工作瑣碎繁雜，看上去都是些普通而簡單的事務(wù)，但實際上要求很高，在高校教學(xué)管理活動中占據(jù)著十分重要的位置。高校教學(xué)秘書上聽從于教務(wù)處以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下需要對廣大師生進(jìn)行服務(wù)，因此往往處在各類事務(wù)之間，長時間工作容易導(dǎo)致其積極性降低，缺乏活力。我們能夠看到很多高校教學(xué)秘書在工作幾年之后往往都表現(xiàn)出較差的主動性，習(xí)慣于按照上級指示和文件來機(jī)械化地解決問題，工作創(chuàng)新能力不足，不具備探索精神和開拓意識，最終導(dǎo)致高校教務(wù)管理工作的實效性無法得以進(jìn)一步的提升［3］。

三、做好高校教學(xué)秘書工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

一是要積極轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，必須要充分意識到高校教學(xué)秘書工作的重要意義。大部分高校教師都不希望擔(dān)任此項工作，即便是上崗后也僅僅是抱著臨時性的態(tài)度，消極被動地開展工作。然而只有思想認(rèn)識得以轉(zhuǎn)變才能夠有效的解決這些問題；二是要聘用熱心于教育事業(yè)，樂于為廣大師生服務(wù)，也希望為教學(xué)管理工作出力的專職教學(xué)秘書，聘用之后高校需要組織開展統(tǒng)一的培訓(xùn)活動，進(jìn)而確保其能夠有序地開展之后的各項工作任務(wù)，這樣才能夠確保高校教學(xué)目標(biāo)得以最終實現(xiàn)，確保教學(xué)管理活動的有序?qū)嵤?；三是教學(xué)秘書自己必須要盡快樹立服務(wù)意識，積極為廣大師生服務(wù)。

（二）加強(qiáng)考核管理

現(xiàn)階段大部分高校都沒有制定針對教學(xué)秘書的考核機(jī)制，工作干好干壞沒有任何影響，所以造成部分教學(xué)秘書失去了進(jìn)取心，甚至無法做好本職工作，在很大程度上降低了工作效率。因此高校需要加快構(gòu)建合理全面的教學(xué)秘書考核管理機(jī)制，確保教學(xué)秘書隊伍中能夠形成競爭氛圍，促進(jìn)其競爭意識的培養(yǎng)和提升，讓高校教學(xué)秘書能夠主動地促進(jìn)個人綜合能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及創(chuàng)新能力、工作積極性的提升，確保公平、競爭、擇優(yōu)錄取的基本原則貫徹落實，建立教學(xué)秘書人員科學(xué)進(jìn)出機(jī)制。另外要按照實際工作中的具體表現(xiàn)，對教學(xué)秘書提供更多的升職評定機(jī)會，讓更多的優(yōu)秀人才可以脫穎而出，更充分地發(fā)揮出其才能，促進(jìn)高校教學(xué)管理工作效率的提升［4］。

（三）完善相關(guān)制度

高校教學(xué)秘書職能是否能得以實現(xiàn)，往往關(guān)系到高校教學(xué)管理的政策制度。高校方面必須要盡快建立健全相關(guān)管理制度，比如說應(yīng)當(dāng)將教學(xué)秘書真正歸入教務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)一管理，從其崗位編制以及具體職責(zé)的規(guī)定到薪酬標(biāo)準(zhǔn)的確定，必須要貫徹落實權(quán)責(zé)利相統(tǒng)一的基本原則。或者在一些院系設(shè)置教學(xué)管理處，委托主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行負(fù)責(zé)。如此一來不但有助于厘清教學(xué)主管部門、院系以及教學(xué)秘書之間的關(guān)系，營造出一個更加和諧的工作環(huán)境，同時還能夠促進(jìn)教學(xué)秘書在高校中地位的提升，幫助他們樹立信心。另外，必須明確教學(xué)秘書的基本職責(zé)，給予其一定程度的管理權(quán)，將管事和管人結(jié)合起來，做到職、責(zé)、權(quán)相統(tǒng)一，實現(xiàn)事事有人負(fù)責(zé)、人人各司其職的局面，讓教學(xué)秘書真正能夠一心一意的開展教學(xué)管理工作。

（四）注重業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

作為高校教學(xué)管理各項事務(wù)的直接參與者，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)擁有較強(qiáng)的實踐工作能力以及較高的專業(yè)理論水平。詳細(xì)來說，高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)擁有豐富的教育管理學(xué)以及教育學(xué)知識基礎(chǔ)，了解高校相關(guān)教學(xué)管理制度，了解自身具體的工作職責(zé)，熟悉教務(wù)管理工作規(guī)律。只有這樣才能夠確保更加高效有序地開展工作。因此高校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)積極參與各種培訓(xùn)教育活動，不斷為自己充電，努力提升自己的綜合素質(zhì)能力，注重應(yīng)用系統(tǒng)論、控制論等理論知識對教育管理各項工作與事務(wù)予以科學(xué)安排和組織，在有限的條件下努力增強(qiáng)自身教學(xué)管理能力，按質(zhì)按量地做好相關(guān)工作。另外教學(xué)秘書還應(yīng)當(dāng)對教務(wù)管理系統(tǒng)的具體使用方法有深入的了解，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠借助計算機(jī)來幫助自己更好地完成管理工作。

（五）組織崗位培訓(xùn)

高校方面應(yīng)當(dāng)通過開展培訓(xùn)班或者進(jìn)行對外交流的方式，對學(xué)校內(nèi)在職的教學(xué)秘書展開培訓(xùn)，要求其積極參與，組織其到兄弟院校進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，幫助他們拓展視野，促進(jìn)其工作效率的提升。同時還應(yīng)當(dāng)要求教學(xué)秘書積極參與業(yè)務(wù)交流活動，進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)了解高校教學(xué)管理工作的相關(guān)制度，同時結(jié)合工作過程中存在的具體問題展開探討研究，對教育管理工作中的典型案例予以分析總結(jié)，不斷增強(qiáng)自身的管理工作能力。高校方面在組織教學(xué)秘書參與培訓(xùn)活動的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)支持其參與到教學(xué)管理研究中來，積極參加各種教育類、管理類研究項目，讓其能夠把教育管理理論知識與實踐工作真正地聯(lián)系起來，從而更好地開展工作［5］。

［1］姜雪．地方高校研究生教學(xué)秘書工作困境及其對策［J］．繼續(xù)教育研究，2016（10）：107－108．

［2］張瑩，許艷紅．淺析高校教學(xué)秘書提升工作效率的必要性及方法［J］．科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016（14）：151－152．

［3］辛欣．教學(xué)秘書工作質(zhì)量分析［J］．電子測試，2016（5）：1－2．

［4］金寶慧．探究高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對策［J］．亞太教育，2016（19）：196．

［5］蔣盛巖．高校院系教學(xué)秘書的管理素質(zhì)與工作創(chuàng)新淺論［J］．黑龍江教育（理論與實踐），2016（Z2）：11－12．

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2017－2－20

苗雨昕（1990—），女，福建南平人，閩江師范高等專科學(xué)校研究實習(xí)員，研究方向：教學(xué)管理。