盧麗琴 內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市察右中旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

淺論檔案數(shù)字化管理的主要特征及其策略

盧麗琴 內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市察右中旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

檔案數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理并且提供相關(guān)服務(wù)。檔案數(shù)字化管理是促進(jìn)我國信息工程建設(shè)的需要，因此加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的分析具有重要意義。本文分析了檔案數(shù)字化管理存在的主要問題，對(duì)檔案數(shù)字化管理的主要特征及其策略進(jìn)行了論述分析。

檔案數(shù)字化管理 問題 特征 策略

傳統(tǒng)檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索時(shí)浪費(fèi)很多時(shí)間，存儲(chǔ)空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢(shì)。

一、檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

筆者認(rèn)為目前檔案數(shù)字化管理存在的問題主要有：1.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。片面重視高檔的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及先進(jìn)通信設(shè)備的購置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這不僅增加了檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，還沒能體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的服務(wù)功能。2.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏有力的支持。第一、缺乏國家與政府的有力支持。我國當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)無論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，處于自我探索的階段，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。第二、硬件環(huán)境問題。當(dāng)前檔案管理所開發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備的要求。

二、檔案數(shù)字化管理的主要特征

檔案數(shù)字化管理的特征主要表現(xiàn)為：1.以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的特征。檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢(shì)。2.數(shù)字化管理模式的特征。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。3.檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?，還能促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)的形成。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的策略

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

（二）健全完善檔案數(shù)字化管理制度。1.檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。2.樹立安全保密意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（三）充分利用相關(guān)資源。1.保證資源的準(zhǔn)確性與完備性。對(duì)于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過失性的錯(cuò)誤。檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此需要避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。2.統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。3.定期檢查和更新。社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對(duì)于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持。

（四）提升檔案數(shù)字化管理人才的綜合素質(zhì)。1.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅(jiān)力量。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。2.引進(jìn)檔案數(shù)字化管理的技術(shù)人才。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門需要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案數(shù)字化建設(shè)的各種技術(shù)難題。

四、結(jié)語

綜上所述。檔案數(shù)字化管理通過數(shù)字化手段不但規(guī)范了檔案的整理和保持，促進(jìn)了檔案管理發(fā)展。只有不斷完善管理措施，適應(yīng)數(shù)字化的要求，才能使檔案在新形勢(shì)下充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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