孔媛媛

近年來，我校在抓好教育教學工作的同時，始終把檔案管理工作放在重要位置，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》《江蘇省檔案管理條例》及《高校檔案管理條例》，嚴格按照檔案管理工作的相關法規(guī)和文件要求，緊密結合學校檔案工作實際，在2012年成功創(chuàng)建江蘇省四星級檔案室的基礎上，扎實開展省4A級數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作。加強領導，加大投入，完善制度，強化管理，扎實工作，取得了明顯的成效。2017年12月，由專家組來校現(xiàn)場審查了臺賬資料，實地檢查了檔案庫房，觀看了檔案管理系統(tǒng)演示，參觀了學校校史館。經(jīng)過綜合評議，我校順利通過評審，成為我市教育系統(tǒng)首家省4A級數(shù)字檔案室。

一、強化組織領導，健全工作機制，明確工作重點

學校成立了分管領導為組長、各部門負責人為成員的檔案數(shù)字化建設工作領導小組。積極響應市檔案局的號召，把創(chuàng)建4A級數(shù)字檔案室作為學校當前的首要工作，召開檔案工作會議，部署并制定詳細的創(chuàng)建工作計劃，將創(chuàng)建工作納入年度工作目標，工作任務分解到各人，由檔案專職人員總體負責，全員參與，協(xié)同配合，全力以赴完成創(chuàng)建工作。及時解決檔案工作中遇到的困難和問題，高標準配備檔案管理所需各項設施設備，充分保障檔案管理工作正常開展。

針對檔案工作面廣量大的特點，在明確專職檔案管理人員的基礎上，進一步充實各部門兼職檔案管理員隊伍，明確工作內容、工作時限、工作要求和工作責任，建立起分管領導抓統(tǒng)籌推進、具體部門抓組織落實，檔案人員抓實施操作，其他部門抓協(xié)調配合的四級聯(lián)動工作網(wǎng)絡，形成了既統(tǒng)又分，統(tǒng)分結合，專管成線，群管成網(wǎng)的檔案建設格局。為了做到用制度管人管事，更好地分解工作指標，傳遞壓力和落實責任，我校建立健全檔案管理配套制度辦法，先后制定和完善了《分管領導工作職責》《檔案人員崗位職責》《立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案利用、借閱制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計移交制度》等一系列規(guī)章制度，從文件材料的收集整理、立卷歸檔、保密銷毀到查閱利用都做到有章可循，有據(jù)可依，確保文件收發(fā)及時、收集齊全、分類組卷準確、整理裝訂美觀、鑒定銷毀有序，使全局檔案管理達到了工作規(guī)范統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一、分類方案統(tǒng)一、檢索工具統(tǒng)一、檔案用品統(tǒng)一“五統(tǒng)一”的要求。

在日常檔案管理中，健全和完善了檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計、移交、庫房管理、檔案人員崗位責任制等各項管理制度，做到有章可循，責任到人。為加強檔案數(shù)字化建設，做到規(guī)范化管理，在市檔案局的指導幫助下，逐步完善學校電子文件歸檔與管理的有關規(guī)定，及時制訂《電子文件歸檔及管理規(guī)章制度》《電子文件統(tǒng)計、移交制度》《電子文件借閱利用制度》《電子文件保管制度》等制度，做到有制可循，有規(guī)可依，為檔案管理工作提供了必要的制度保障。

二、加大投入力度，拓寬資源載體，推進信息化建設

近年來，我校不斷加大對檔案工作的投入力度，在經(jīng)費保障上重點保證，優(yōu)先傾斜，不斷完善相關硬件設施，使檔案室的存儲、檢索和辦公條件不斷提高。學校先后建立了面積120平方米的綜合檔案室?guī)旆俊?00多平方米的校史陳列館，另外還有榮譽陳列室、閱檔室、數(shù)字化檔案室、工作人員辦公室。學校先后投入近20萬元為檔案室配備了檔案密集架、鋼木閱覽桌、中央空調、檔案專用服務器、電腦、復印機、打印機、掃描儀、刻錄機、碎紙機、除濕機、防磁柜、數(shù)碼照相機等設施，檔案庫房達到了“四分開”及“八防”要求，具備了良好的保存保管條件。

進一步推進檔案的數(shù)字化建設，先后投入20萬余元將原有不同類別不同載體的檔案資源轉化成數(shù)字化信息，使檔案資源實現(xiàn)全文在線閱覽，提高了檔案檢索和利用效率。目前，我校已建成了一個大容量的數(shù)字檔案庫，將文書檔案、教學檔案、會計檔案、聲像檔案、基建檔案、科研檔案和外事檔案等十大類檔案進行數(shù)字化管理，不同級別的領導、不同部門的工作人員通過授權許可可以在內部網(wǎng)絡平臺隨時查閱非密級檔案。檔案信息化大幅提高了檔案工作的效率，辦公自動化的應用以及檔案網(wǎng)絡管理軟件“南大之星”的運行，可以實現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案、網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查檔，這就使得檔案收集、歸檔、查閱工作變得更為簡便、快捷，檔案部門人員也能騰出更多的時間用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案分析編研等，提高了工作效率，也避免了檔案因實體借閱造成的磨損和毀壞，有效提升了學校檔案工作的管理水平。2015年底對檔案系統(tǒng)進行第三次改版升級，依據(jù)《江蘇省數(shù)字檔案館建設規(guī)程》《江蘇省電子檔案基礎元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結構和封裝格式》和《江蘇省檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程》，在繼承原有系統(tǒng)功能優(yōu)點的基礎上，新增了“電子文件數(shù)據(jù)封包”“文件封包數(shù)字簽名和簽名認證”和“規(guī)范元數(shù)據(jù)”等功能，升級了導入、原文批量上傳掛接、多媒體檔案管理、數(shù)據(jù)批量處理、跨類檢索、跨字段檢索等功能，優(yōu)化了數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能。

加強對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復管理，通過采用專業(yè)存儲設備和備份恢復管理軟件，將各應用系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放在數(shù)據(jù)庫或存儲空間中，由專業(yè)備份恢復軟件自動每天進行差異備份，每季度全備份方式備份檔案數(shù)據(jù)，并通過異地存儲、刻盤存儲等多種方式，確保檔案數(shù)據(jù)不丟失。目前已將所有檔案目錄及原文刻錄了兩套光盤放入防磁柜進行保存。

三、規(guī)范檔案管理，確保資料完整、改善檢索質量

根據(jù)上級檔案部門的規(guī)定，結合工作實際，制定了檔案工作業(yè)務規(guī)范，并遵循文件形成規(guī)律，秉承歷史、全面、發(fā)展的觀點，結合高校檔案分類方案，修訂了《連云港職業(yè)技術學院檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限》，對工作中形成的黨群、行政、教學、學生、外事、基建、科研、出版物、會計、聲像、實物等十幾個門類和載體的應歸檔的資料及時收集歸檔，進行了認真分類，整理、裝訂、編號，編目、裝盒、入柜上架，案卷裝訂做到整齊美觀。檔案材料齊全、完整、系統(tǒng)，在學院各項管理活動中發(fā)揮了重要作用。

為了使檔案檢索更為方便快捷，我們根據(jù)學校工作特點，在市檔案局業(yè)務指導下，科學地分類組合，編制了“全宗目錄”“案卷目錄”“全引目錄”“歸檔文件目錄”、“發(fā)文匯編”等檢索工具，從不同的角度為利用者提供查找線索，加快查找速度。

四、延伸檔案功能，深度拓展利用，凝結歷史傳承

檔案的價值在于利用，檔案資料是寶貴的信息資源。我們在保管好檔案，保證檔案安全的同時，堅持做好檔案資料的開發(fā)利用，為領導決策服務，以達到存史資政、信息共享、服務社會的目的。通過對這些信息進行深入細致的分析、整理、加工，形成了《全宗介紹》《組織機構沿革》《大事記匯編》《發(fā)文匯編》《榮譽匯編》《基礎教字匯編》《黨建工作材料匯編》《行政管理規(guī)章制度匯編》《教學管理規(guī)章制度匯編》等二十多種編研材料，發(fā)揮檔案服務學校、服務學生、服務社會的重要作用。

檔案的查閱、借閱工作，堅持嚴格按章辦事熱情快捷服務。為社會提供已公開檔案信息、充分利用校園網(wǎng)系統(tǒng)，建設了檔案管理信息網(wǎng)站，開設了政策法規(guī)、組織沿革、榮譽殿堂、蘭臺動態(tài)等多個專欄對外公布室藏檔案數(shù)據(jù)、檔案工作制度及學校大事記、獲獎情況、工作動態(tài)等信息，提供檔案查詢利用模塊。在檔案門戶網(wǎng)站中專門設置了信息模塊，通過訪問檔案管理系統(tǒng)即可查詢到所需的文檔，經(jīng)過一定的授權后，或者發(fā)送查檔請求經(jīng)系統(tǒng)管理員確認通過后，各部門工作人員在辦公室就可以進行網(wǎng)上查檔，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

我校檔案室是全市教育系統(tǒng)室藏檔案電子化掃描的第一批單位之一，嚴格按照江蘇省4A級數(shù)字檔案室標準及市檔案局的時間進度安排要求做好檔案數(shù)字化工作。我們完成室藏檔案數(shù)字化掃描工作任務，通過檔案管理系統(tǒng)批量導入和掛接功能，使檔案目錄與全文數(shù)據(jù)有效掛接，確保檔案實體與電子目錄相互對應，實現(xiàn)數(shù)字化轉換，形成了文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化。并根據(jù)檔案室目前電子文件收集較全面、完整的實際情況，通過文件掃描和電子文件相結合的方式，成功實現(xiàn)了現(xiàn)階段檔案室藏資料全文數(shù)字化的目標。

四、結 語

2012年學校成功升級為省四星級檔案室，也實現(xiàn)了從手工管理檔案向信息化管理檔案的轉變。而今年我們順利通過4A級數(shù)字檔案室，標志我校檔案管理水平又上了一個新的臺階，更加信息化、智能化。檔案管理的軟硬件基礎水平得到顯著提升，對檔案管理系統(tǒng)進行了提檔升級，數(shù)據(jù)處理速度也更快。目前已能夠實現(xiàn)各種門類檔案的創(chuàng)建、封裝、接收、鑒定、銷毀、查詢統(tǒng)計、檔案打印、借閱管理、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)恢復與備份等功能，能夠實現(xiàn)文件檔案在線歸檔及審計檔案、照片、聲像檔案全文數(shù)字化管理，并具備必要的數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)權限控制措施。提升了檔案利用的能力和水平，完成了數(shù)字檔案資源建設工作。此次我校通過此次數(shù)字檔案室的創(chuàng)建，檔案室檔案工作的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、智能化管理雖然取得了一定成績，但距離高標準還有一定差距。下一步，我們將按照要求，繼續(xù)穩(wěn)步推進檔案信息化和數(shù)字檔案室建設，不斷開拓創(chuàng)新，使檔案室數(shù)字檔案室發(fā)揮更好的功效，取得更好的成績。

[1] 孔媛媛.以創(chuàng)建規(guī)范等級為抓手全面提升檔案管理水平——連云港職業(yè)技術學院創(chuàng)省四星級檔案室紀實[J].連云港職業(yè)技術學院學報，2014（1）：90-92.

[2] 何顯紅.淺析大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理與優(yōu)化[J].圖書館工作與研究,2017(12):105-107.

[3]葛宏.求真務實夯基礎 開拓創(chuàng)新競一流——南京市審計局檔案工作成績斐然[J].檔案與建設,2017(6):73-75.

[4]馬蓮娜，秦亞平.堅持高點定位 實現(xiàn)跨越發(fā)展——靖江市數(shù)字檔案館建設紀實[J].檔案與建設，2017（8）：68-69.

[5] 劉英俊.我國數(shù)字化檔案室建設研究[D].合肥：安徽大學，2017.