馬媛媛

(太原旅游職業(yè)學院, 山西 太原 030032)

高職院校教學檔案信息化管理研究——以太原旅游職業(yè)學院教學檔案管理為例

馬媛媛

(太原旅游職業(yè)學院, 山西 太原 030032)

教學檔案作為高職院校檔案管理的重要組成部分，在整個教學活動過程中發(fā)揮著重要的作用。文章以太原旅游職業(yè)學院系部教學檔案管理工作為線索，結合高職院校教學檔案管理的發(fā)展，闡述了加強教學檔案信息化管理的重要性、必要性和改進檔案管理的有效途徑。

高職院校；教學檔案；信息化管理

2016年，國家相繼出臺《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》和《國家中長期人才發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》等多項指導性文件，為高職教育改革及高職院校進一步發(fā)展指明了方向。隨著高職院校辦學規(guī)模逐年擴大，日常教育教學活動日趨復雜，高效的檔案管理對理順學院教學常規(guī)管理、探索專業(yè)建設和師資隊伍建設有著重要的意義。隨著檔案信息化管理的普及，現(xiàn)代信息技術在教學檔案管理中的使用也將勢在必行，也必將對高職院校檔案的有效利用和教學統(tǒng)計數(shù)據(jù)采集，建立規(guī)范化、專業(yè)化、集約化的高職院校檔案管理機制產生深遠的影響。

筆者所在的太原旅游職業(yè)學院于2008年根據(jù)高職人才水平評估標準，建立了學院自己的職業(yè)教育信息資源平臺，對學院近三年的辦學能力在軟件和硬件兩個方面進行檢測，促使整個學院教學檔案的信息化管理進一步發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術的使用，對教學檔案的數(shù)據(jù)和師資隊伍結構精準的分析，為我們提高學院的整體辦學水平，提供了可靠的數(shù)據(jù)支撐，因此建立一套適合高職院校自身發(fā)展的教學檔案管理機制已勢在必行。

一、高職院校教學檔案管理的特點及存在的問題

(一)高職院校教學檔案的特點

高職院校教學檔案是記載職業(yè)教育教學過程、學生在校軌跡以及學院教科研等一系列教學過程中形成的有保存價值的管理文件材料。因此，教學檔案本身就展現(xiàn)出其獨有的特性。它不同于一般的人事檔案、民生檔案、辦公文書檔案等，教學檔案既具有內容的廣泛性、形式的多樣性、收集管理的周期性和時效性等特征，還涉及到高等院校各個二級系部很多學科的專業(yè)知識。

高職院校教學檔案內容的廣泛性是其包括的內容比較復雜，信息量龐大，如上級下發(fā)的各類與教育教學相關的文件批示，教師的教學實踐及科研活動，周歷、計劃、任務書，教案、課件、研究課題等，還包含學生的在校學習情況和社會實習情況等。

教學檔案形式的多樣性，是指教學檔案的載體種類形式各異，不同的專業(yè)學科就存在有若干種教學檔案，除了傳統(tǒng)意義的紙質檔案外，在現(xiàn)代信息技術發(fā)展的今天，更多類型的載體也應運而生，如照片、音頻、視頻等。

由于教師在教學活動的不同階段會形成按照時序排列的不同檔案資料，如期初、期中、期末教學檢查，學生在校學習和在實習單位實習期間形成的按時序排列的檔案資料，如入學學籍、平時成績、期末考試成績、學期綜合素質評定、實習鑒定等內容。因此，教學檔案管理具有時效性和周期性。太原旅游職業(yè)學院教學檔案資料都以三年為一個周期完整收集歸檔。

(二)高職院校教學檔案管理存在的問題

1.缺乏有效的教學檔案管理制度。在現(xiàn)有的高職院校中，普遍存在教學檔案管理制度不完善，檔案利用流程不明確，崗位定位不準確的問題，很容易造成教學檔案資料的丟失，教學數(shù)據(jù)資料不完整，從而無法形成連續(xù)性的、有參考價值的教學依據(jù)，以至于失去了教學檔案管理的價值，也就無法真正做到對教學檔案的有效利用。

很多高職院校在開展教學檔案管理工作時，固步自封，缺乏與其它同類院校的交流，不能有效利用教學檔案管理成果，在教學方式和教學經驗的推廣上不能相互借鑒學習，更不能有效利用教學資源，導致教學檔案管理工作不受重視，從而嚴重阻礙了教學檔案管理的發(fā)展。

2.教學檔案管理的投入不夠、開發(fā)利用不充分。完善的教學檔案是高職院校儲存的珍貴資源。然而，教學檔案工作往往在整個高職院校教學工作中被領導及師生忽視，所以在教學檔案管理方面的投入也十分有限，很難得到師生的支持和配合。大多數(shù)高職院校的教學檔案的收集僅僅局限在一般的教學材料，僅限于將檔案整理歸檔，很少能將收集到的材料進行深入分析整理，并獲得有利于教學活動的數(shù)據(jù)和結論。

3.教學檔案管理專業(yè)人員缺乏。高職院校缺少專業(yè)的教學檔案管理人員。在一些高職院校里，教學檔案管理人員在配備上相對隨意松散，大部分教學檔案管理人員由教學秘書或教師兼職。由于缺乏檔案管理的系統(tǒng)理論知識和專業(yè)操作能力，加之業(yè)務培訓嚴重不足，使得高職院校教學檔案管理工作成為整個教學管理體系中的薄弱一環(huán)，不能很好地為教學管理服務，在某種程度上限制了教學管理水平的提升。

二、加強高職院校教學檔案管理信息化的重要意義

(一)信息化管理規(guī)范教學檔案管理工作

具有強大的數(shù)據(jù)儲存功能的計算機信息管理技術能為教學檔案管理工作提供最可靠的物質保證?，F(xiàn)代信息技術的推廣使用不僅可以減輕檔案管理人員的工作強度，也能提高教學檔案的利用率，更能準確地提供教學資料，更好地為教學管理服務。

(二)信息化管理使教學檔案工作得到充分利用

教學檔案管理工作的作用是滿足高職院校師生及社會各界對教學檔案利用的需求，而完善的教學檔案信息化管理，可以更好地將此作用發(fā)揮到極致，只要給予相應的權限，就可以使教學檔案在使用中更方便快捷地進行信息檢索、查詢、使用，并且不用擔心文件在使用過程中的損壞和丟失，實現(xiàn)了高職院校教學檔案的資源共享和充分利用。

(三)信息化管理是適應現(xiàn)代教學檔案管理工作的需要

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和高職教育教學改革的不斷深化，現(xiàn)有的檔案管理水平已經無法適應這個信息時代的發(fā)展。作為體現(xiàn)高職教學管理能力和水平標準之一的高校教學檔案管理工作，其數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展也勢不可擋。唯有如此，才能更好地利用檔案資源，進行數(shù)據(jù)分析，為高職院校教育教學發(fā)展提供有力保障，這也是現(xiàn)代教學檔案管理工作適應現(xiàn)代科技發(fā)展的需要。

三、加強高職院校教學檔案管理信息化的有效途徑

(一)健全完整的教學檔案信息化管理制度

高職院校應立足于傳統(tǒng)的教學檔案管理體制，完善教學檔案信息管理系統(tǒng)的完整性，制定細化、明確的管理制度。立足于高職院校數(shù)據(jù)信息采集平臺，完善教學檔案信息化的管理，使教學檔案管理信息化更加安全、規(guī)范、高效。太原旅游職業(yè)學院在教學檔案信息化管理工作中，嘗試將傳統(tǒng)的教學檔案管理規(guī)章制度加以改進，加入了專人專項的管理模式，細化了教學檔案管理信息化的規(guī)章制度，并根據(jù)數(shù)據(jù)平臺的填報要求，制訂了具體的工作流程、考核辦法與檢查制度。

1. 在收集資料的過程中，規(guī)范教學檔案的分類標準，并對填報資料的人員給予具體權限，以保證教學檔案收集、歸檔及保存時的完整性、準確性、真實性、安全性、時效性。

2.在填報數(shù)據(jù)的過程中，規(guī)定了具體的數(shù)據(jù)填報標準，避免了重復填報的困擾。

3.教學檔案收集填報的數(shù)據(jù)資源要責任到系部，責任到專門填報人員。

(二)高職院校需重視教學檔案信息化管理工作

1.各高職院校應站在為教學管理服務的高度看待教學檔案管理工作，將其納入學院發(fā)展的長期規(guī)劃，從人員素質培訓、設備配備、經費使用等方面對教學檔案管理工作給予更多的傾斜和支持，進一步改善硬件設備條件，加大檔案管理軟件的開發(fā)利用。

2.加大教學檔案信息化管理工作的宣傳力度，讓學院師生更深刻地了解此工作的重要性，進一步獲得師生的支持和認可，保證教學檔案信息化管理工作的順利進行。

3.與其他同類院校進行交流互動，借鑒成功的教學檔案信息化管理工作經驗和成功案例，力求同發(fā)展、共進步。

近年來，太原旅游職業(yè)學院的教學檔案信息化管理工作得到了領導的重視，先后建立了專業(yè)教師電子檔案系列、學生學籍管理電子檔案系列，引進了正方教學管理系統(tǒng)，廣泛地應用于廣大教職員工和學生當中，大大地提高了教學檔案管理工作的效率，使學院的教學檔案信息化管理工作進入新起點。

(三)加強教學檔案信息化在教育教學活動中的應用

高職院校要強化教育教學活動中各類教學檔案的管理工作，就要通過制定切實有效的管理制度，對整個院校教學檔案信息化管理實現(xiàn)頂層設計，根據(jù)核心目標，系統(tǒng)分析教學檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)適應高職院校自身發(fā)展的管理軟件，實現(xiàn)學院和系部的網絡化管理，以方便全院師生對檔案資料進行查詢和檢索的要求，更好地為師生服務，從而提高整個院校教學檔案管理的工作水平。

教學檔案信息量很大，種類繁多，時效性強，因此在教學檔案管理工作的整個過程中，使用現(xiàn)代信息化手段必不可少，充分利用教學管理軟件和數(shù)據(jù)庫的強大功能，為高職院校教學檔案管理工作提供強大的“檔案室”功能，這些電子數(shù)據(jù)材料，不易丟失和損壞，在整個教育教學過程中，既能實現(xiàn)文檔內容和紙質檔案一體化，又能很好地保存收藏，對教學工作中檔案的輔助利用作用尤為明顯，這也是教學檔案信息化管理工作的最終目的。

(四)提高教學檔案信息化管理人員的職業(yè)素質

1.建立專業(yè)過硬、業(yè)務熟練、技術優(yōu)良的教學檔案管理信息化工作團隊。

2.對工作團隊進行教學管理、檔案管理、學科專業(yè)及信息化網絡技術方面的培訓，并對具體工作人員進行專業(yè)考核。

3.開展業(yè)務交流活動，在互相學習的過程中不斷提高教學檔案信息化管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

4.培養(yǎng)教學檔案信息化管理人員的服務意識和責任感，并積極提供文件檢索、內容訪問服務，實現(xiàn)教學檔案的合理利用，提高學校的教育教學水平。

太原旅游職業(yè)學院建立了一支完整的專業(yè)教學檔案信息化管理團隊，在組建初期，對整個團隊進行了專業(yè)培訓，每個團隊成員都通過了專業(yè)考核。在整個教學檔案管理過程當中，各系部專職人員負責教學檔案的收集、分析和整理，與學院教務處教學檔案管理人員進行對接，按學院文書歸檔范圍，進行統(tǒng)一歸檔。這樣，無論是對上級部門提供完整資料，還是對師生的檔案查詢使用服務，都可以做到及時、準確、完整。

檔案信息化管理的推進是一項復雜而且意義重大的工程，任重而道遠，它關系到整個學院教育教學實踐的發(fā)展，不僅需要各級領導的重視和支持，同時也需要系部全體師生的共同努力。教學檔案信息化管理的完善，有助于學院教學管理相關部門、系部實時在線監(jiān)督教學檔案建立和歸檔的過程，也使教學檔案在信息發(fā)布和傳遞、資料檢索和查詢、檔案資源共享等方面的使用過程中發(fā)揮更好的作用，為高職院校的教育教學實踐提供服務性保障。

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[責任編輯孟蘊華]

2017-08-26

馬媛媛(1982-)，女，太原旅游職業(yè)學院助理館員，研究方向為行政管理、檔案管理。

10.3969/j.issn.1671-7864.2017.06.004

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1671-7864(2017)06-0011-03