張明磊

牡丹江農(nóng)墾農(nóng)大社區(qū)管理委員會(huì)黑龍江牡丹江157000

我國檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與實(shí)踐情況淺析

張明磊

牡丹江農(nóng)墾農(nóng)大社區(qū)管理委員會(huì)黑龍江牡丹江157000

檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代我國檔案工作的主題，也是今后檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路。而檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容，是順應(yīng)社會(huì)潮流、適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。本文闡述了檔案數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)涵，具體分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性。

檔案；數(shù)字化建設(shè)；必要性；實(shí)踐情況

一、對(duì)檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

（一）檔案數(shù)字化的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡(jiǎn)單、直觀、速度快等優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案。系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

從數(shù)字化的對(duì)象來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：一是對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對(duì)正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實(shí)有效。從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)，識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容。輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫，從數(shù)字化的過程來看，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲(chǔ)保管和查閱利用等方面。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義

當(dāng)今人類社會(huì)已邁入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地影響著社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機(jī)，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢(shì)，由此形成了大量的數(shù)字化檔案。檔案管理必須從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性。它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享。

檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實(shí)、最可靠、最具說服力的記錄。同時(shí)也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今社會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確，各職能部門工作查考要求快速、及時(shí)。社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關(guān)注檔案信息獲取的時(shí)效性和便捷性，而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取、又不會(huì)對(duì)檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時(shí)、準(zhǔn)確地為社會(huì)各界提供利用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

這是由數(shù)字檔案本身的特點(diǎn)所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間，紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)。而數(shù)字檔案具有容易備份的特點(diǎn)，可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損。在利用紙質(zhì)檔案時(shí)，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復(fù)。而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計(jì)算機(jī)，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便。紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們?cè)诮ㄖO(shè)計(jì)、科研等方面的需求。而數(shù)字檔案卻可以利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的工具達(dá)到多維的記錄要求。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用

檔案信息資源的基礎(chǔ)開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)工作就是檔案的數(shù)字化工作。要有效地開發(fā)利用檔案信息資源，就必須搞好檔案的數(shù)字化工作，檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)之一就是要有效地開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)服務(wù)。通過檔案數(shù)字化可以開辟全新的檔案信息資源利用網(wǎng)絡(luò)體系，通過檔案數(shù)字化可以確保檔案信息資源開發(fā)和利用的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。檔案數(shù)字化可以克服地域限制，實(shí)現(xiàn)大范圍內(nèi)檔案信息資源的利用和服務(wù)!隨著信息社會(huì)的飛速發(fā)展。社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用越來越頻繁，只有不斷加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，才能最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，才能使檔案工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。