閆曉麗

（河南工程學院，河南 鄭州 450000）

外貿(mào)業(yè)務員在信函往來中出現(xiàn)的錯誤及對策分析
——以鄭州裕華制衣有限責任公司為例

閆曉麗

（河南工程學院，河南 鄭州 450000）

本文以鄭州裕華制衣有限責任公司為例，以英文函電為基礎，探討外貿(mào)業(yè)務員在日常郵件往來中經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤，同時提出相應的解決方法，以期對提高外貿(mào)業(yè)務員的英語基本素質(zhì)能有所幫助.

英文函電；語言特點；詞法；句法

對外貿(mào)易中業(yè)務員書面表達的基本素質(zhì)代表公司的形象，間接體現(xiàn)了外貿(mào)公司的規(guī)模與發(fā)展，是交易達成的關鍵因素.一筆交易的達成是貿(mào)易雙方經(jīng)過無數(shù)次溝通的結(jié)果，電子郵件是最方便、快速、有效的溝通方式，良好的外貿(mào)業(yè)務員要具備基本的英語表達能力，給客戶留下深刻的印象，是交易達成的先決條件.鄭州裕華制衣有限公司是一個嶄新的現(xiàn)代化服裝生產(chǎn)企業(yè)，是一家以加工和出口服裝為主的廠家，產(chǎn)品主要出口到日本、韓國和歐美等地，公司外貿(mào)業(yè)務員要具備扎實的語言基本功與客戶進行有效溝通，增加公司業(yè)績.然而，在外貿(mào)業(yè)務員平時往來的信函中存在很多錯誤，主要體現(xiàn)在以下兩方面，即：詞法錯誤和句法錯誤.本文從這兩方面進行闡述，同時提出相應的解決方法，以期對提高外貿(mào)業(yè)務員的英語基本素質(zhì)能有所幫助.

1 詞法錯誤

外貿(mào)業(yè)務員與客戶的信函往來中，往往只注重信息傳遞的目的卻忽略了信息的載體即語言本身.英文函電要求語言具有禮貌、體諒、準確、具體、完整、正確和清晰等特點；內(nèi)容涵蓋專業(yè)術語、常用專業(yè)詞匯、相關句型和常見表達方式等，是具有較強實用性的英語寫作，要求業(yè)務員同時掌握相關的專業(yè)知識.

1.1 短語錯誤.短語錯誤是指外貿(mào)業(yè)務員在用英語進行書面溝通的過程中，對固定搭配（相關句型）的錯誤使用.如⑴Please note and if there is something we can prepare to make,please advise us.意思是：請知悉，如有需要我方所準備的任何事情，請告知我方.錯誤在于and連接前后兩句的主語不同，前句主語是you，而后句主語是we，所以句子應改為 Please（be）noted and …⑵Looking forward hearing from you.此句經(jīng)常出現(xiàn)在信函結(jié)尾，表示“期待對方怎樣”的意思，錯誤在于look forward to是固定短語，但業(yè)務員在書面溝通中往往忽略介詞to.類似簡單的語法錯誤，在業(yè)務員的信函中隨處可見.雖然業(yè)務員能順利完成與客戶的溝通，但細節(jié)決定成敗，而且本公司的歐美業(yè)務也是剛剛起步，業(yè)務員需得在專業(yè)知識上下功夫，在溝通的同時提高自己的語言素質(zhì)，否則這樣的信函會嚴重損壞公司的形象，不利于公司貿(mào)易的持續(xù)有序開展.

1.2 貿(mào)易術語錯誤.英文函電涵蓋專業(yè)術語和常用專業(yè)詞匯，業(yè)務員在用英語進行書面溝通中有時卻忽略了這些專業(yè)術語與詞匯.如And also please advise your ship date.意思是：請告知你方船期.錯誤在于ship date，裝船期shipment date是專業(yè)詞匯.

1.3 縮略詞錯誤.縮略詞在英文函電中應用廣泛，在書面溝通中經(jīng)常出現(xiàn)，包括專業(yè)詞匯的縮寫和一般詞匯的縮寫兩種，外貿(mào)業(yè)務員在日常工作中實務繁多，既要處理大量的信函，還要完成公司分配的業(yè)績量，為了快速有效的完成工作縮略詞比比皆是，導致客戶對行文意思不明確，有時猜測或上網(wǎng)查找縮略詞含義，可對于有些自造的縮略詞，有時需與業(yè)務員郵件溝通或等待，不免使人感到頭疼，即浪費雙方的時間又會降低工作的效率.如⑴Pls provide in fo below,‘factory profile’can send later,others pls send me within this week,tks.請?zhí)峁┮韵滦畔?，“工廠資料”隨后寄送，其它信息請在本周內(nèi)寄送，感謝.此句話三處縮略詞，pls即please,info即information,tks即thanks;⑵Please cfm all orders will product in this fty,do not allow sub out.請確認所有產(chǎn)品在本工廠生產(chǎn)，不允許代工廠加工.本句兩處縮略詞，cfm即confirm,fty即factory.

2 句法錯誤

2.1 固定句式錯誤.英文函電是一種實用文體，語言簡明扼要，意思清晰，邏輯敘述性強，內(nèi)容完整，時刻以對方為中心，從對方立場考慮，并要做到禮貌，要求句子中多使用祈使句、疑問句、情態(tài)動詞與被動句，這就是書寫英文函電的要求.在這種語言特點下，函電形成了固定的種類以及不同種類中常見的表達方式，盡管實際操作目的是為了溝通，但語言這一信息的載體也要被重視，業(yè)務員往往會忽視不同種類信函中相關句型和常見表達方式，雖然語言簡練但表達不夠地道，原因是多方面的，但至少說明業(yè)務員的語言基本素質(zhì)較低，有待提高.如⑴I will keep to update the newsfor you.我們會隨時告知你方.Keep sb informed of sth固定句型，其意是“隨時告知某人某事”，句子改為I will keep you informed of the news，顯得更為正式并且意思更為完整.例句⑵How are you today?中文信函中表示寒暄問候的意思，但英文信函要求簡練、開門見山，因此在書信往來中不符合西方習慣，可以直接省略.例句⑶May I know the detail order quantity for each styles?你方能否告知我方每件款式的訂購數(shù)量.句子以“我方”為中心，沒有從對方角度出發(fā)，改為Could you tell me the detailed order quantity for each style?，體現(xiàn)禮貌與體諒的語言特點.

2.2 習慣用語錯誤.語言是不斷習得的過程，某些根深蒂固的習慣用語是在學習過程中逐漸形成的，一旦形成就很難改變.如果這種語言習得是錯誤的，那么在書面表達中就很難改正.比如⑴We not have fabric&accessory color continuity records.And we not use KIMBALL GUN,so not have the records.本句是三個否定句構(gòu)成的一個并列句式，但從中我們看到公司業(yè)務員連基本的否定句式都表達錯誤，不免使人貽笑大方.例句⑵Confirm all orders will product in this factory,not sub out.我方確認所有訂購產(chǎn)品都在本廠生產(chǎn)，沒有代工廠.本句有三處錯誤，第一，句子主語confirm all orders要用動詞-ing形式，即Confirming all orders；第二，句子時態(tài)應該用被動，即will be produced；第三，句尾動詞時態(tài)應與謂語動詞保持一致，即“be subbed”.句子改為Confirming all orders will be produced in this factory,and not be subbed out.例句⑶Do you have got the date when can you have Sedex audits?你方知道Sedex審計的時間嗎？句中when引導定語從句修飾名詞the date,從句應為陳述句，改為when you can have Sedex audits.例句⑷Due to Howard is on holiday,can you pls advise the price you agreed with him.句中due to是副詞，表示原因，后接動名詞或名詞性短語，改為Because Howard is on holiday,could you please advise me of the price you agreed with him.可見，業(yè)務員在日常書面溝通中，由于缺乏對函電知識的系統(tǒng)掌握，從而錯誤連連，另一方面也反映出業(yè)務員的語言基本素質(zhì)有待提高.

3 對策研究

電子郵件是信函的一種表現(xiàn)形式，是對外貿(mào)易的溝通方式，是語言的載體，是公司文化的傳播方式，日常書面通信往來中，要注意函電這一特殊語言特點，遵循禮貌、體諒、清晰、準確、具體、完整和正確的原則，同時使用被動句、情態(tài)動詞和疑問句等常用句式，即使日常溝通與交流也要注意常用句式的表達，維護公司的形象，而且歐美市場處于發(fā)展階段，業(yè)務員的素質(zhì)直接關系到開拓市場的成敗，鑒于此，筆者提出幾點意見以期幫助提高業(yè)務員的綜合素質(zhì).

3.1 具備扎實的英語語言能力.公司的業(yè)務員中有出國留學生，有外貿(mào)專業(yè)知識人才，有翻譯專業(yè)人才，不同的教育背景導致其綜合素質(zhì)也不盡相同，但對這些業(yè)務員的要求是一致的，即負責與外商溝通（包括材料的選購、外商關于設計的要求、以及涉及商品的各種交易條件）、負責與公司設計人員以及上下員工溝通、負責簽約的訂單數(shù)量等，可見業(yè)務員在公司中是承上啟下、傳達信息的重要紐帶，所以對業(yè)務員的要求也就提出了更高的標準.書面通信往來中語言是載體，是橋梁，是連接買賣雙方的關鍵，買賣雙方內(nèi)容的展示只有通過語言表達出來.雖然語言的目的是溝通，但根據(jù)函電特定的語言特點，要求業(yè)務員要掌握基本的英語語言能力，即英語專業(yè)技能，打好語言基本功，熟練掌握英語中“聽、說、讀、寫、譯”五大技能，靈活運用英語，避免詞法和句法錯誤，在開拓歐美市場的過程中提高公司形象，獲得對方最大程度的信任.

3.2 具有服裝領域的專業(yè)知識.外貿(mào)業(yè)務中，英語能力是基礎，專業(yè)知識是關鍵，兩者相輔相成，缺一不可.國際貿(mào)易實務是外貿(mào)的基礎和理論指導，其中關于貿(mào)易方式、合同、訂單、形式發(fā)票、提單、保險、運輸、支付方式、貿(mào)易條件以及仲裁等內(nèi)容是業(yè)務員在日常工作中經(jīng)常遇到與處理的問題，同時作為服裝領域的業(yè)務員，對服裝的材料、顏色、尺寸、質(zhì)地、設計等內(nèi)容要非常熟悉，才能以不變應萬變，順應市場規(guī)則，開拓歐美市場.

3.3 具有國際眼光，提高跨文化交際能力.外貿(mào)業(yè)務員雖置身公司，但要放眼市場，放遠國際貿(mào)易發(fā)展的大舞臺，與時俱進，實時更新.業(yè)務員的職業(yè)特點決定自身要具備國際眼光，語言是載體，是文化的體現(xiàn)，在進行語言傳遞的過程中要考慮跨文化因素，并結(jié)合函電的特殊語言特點，比如，信函開頭How are you today?這樣的句子可能在中文信函中經(jīng)常出現(xiàn)，而且這樣的問候經(jīng)常用在熟人之間，是中國人互相客套的寒暄，但在英文信函中，一方面可能對方覺得熟悉的程度還沒達到很好的標準，另一方面信函是實用文體，講究直抒其意、開門見山，這是由西方的文化所決定的，所以信函開頭使用這樣隨意的寒暄用語，顯然不符合西方文化的要求.

3.4 定期培訓.通過平時工作可以積累知識與經(jīng)驗，但這種進步完全依賴于業(yè)務員自身的能動性，而且往往需要一個漫長的過程，同時可能會因為工作繁忙而忽視總結(jié)與進步，所以公司要對業(yè)務員進行不間斷的定期培訓，或者帶領業(yè)務員積極參加展會，或者送到同行中領先的公司去進修，這些都是行之有效的提升辦法，把學習作為生活與工作的一部分，吸取國外同行公司的先進制度，制定適合本公司發(fā)展的政策，鞭笞業(yè)務員不斷進取，勇于創(chuàng)新.同時可以邀請校內(nèi)或同行專家來公司對業(yè)務員進行講座與交談，或者鼓勵業(yè)務員重新回到學校去進修或參加社會培訓等，接受系統(tǒng)專業(yè)知識，為業(yè)務員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，從而實現(xiàn)雙贏的最終目的.

鄭州裕華制衣有限公司是一家集加工、生產(chǎn)為一體的中小型外貿(mào)公司，在如今的經(jīng)濟發(fā)展浪潮下，開拓歐美市場只靠展會一種渠道還遠遠不夠，業(yè)務員要主動出擊去尋找新客戶，熟悉函電的種類，掌握固定的句式表達，具有國際眼光，提高跨文化交際能力，提高自身的綜合素質(zhì)，為公司創(chuàng)造更大的價值.

〔1〕李德萍.簡析船務代理人在信函寫作中存在的主要問題及對策[J].對外經(jīng)貿(mào)實務,2015（03）.

〔2〕尚靜.淺析外貿(mào)業(yè)務員如何有效跟進詢盤和展會客戶[J].對外經(jīng)貿(mào)實務,2015（07）.

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