孫宏霞

摘要：人事檔案真實(shí)地記載和反映了每個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是每個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為人事工作的決策提供了可靠地依據(jù)，為合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織和人事工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理

G275.9

一、人事檔案定義

人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說也是極其重要的，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障。

然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠、硬件設(shè)施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導(dǎo)致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來(lái)諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實(shí)地掌握人才隊(duì)伍現(xiàn)狀和科學(xué)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，這些情況嚴(yán)重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。

二、人事檔案管理存在的問題

1.檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確

現(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符以及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個(gè)別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間前后不一致，基礎(chǔ)學(xué)歷越來(lái)越高。

2.檔案材料不齊全

一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料，仍在個(gè)人手中未能及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時(shí)只是將檔案材料作為要保存的材料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，也是導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料不齊全的一個(gè)重要因素。

3.人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后，運(yùn)行效率較低

管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低。

4.人事檔案利用范圍狹窄

提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來(lái)看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小、頻率低。但隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入及企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，這就要求人事檔案要更加符合社會(huì)需求，擴(kuò)大利用范圍提高利用頻率。

三、對(duì)人事檔案管理的建議

1.要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案的作用也發(fā)生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當(dāng)作階級(jí)斗爭(zhēng)的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化生活需要與落后的生產(chǎn)力之間的矛盾，因此，在現(xiàn)時(shí)期，人事檔案對(duì)用人單位起參考作用，但是應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，人非圣賢，孰能無(wú)過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發(fā)揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機(jī)會(huì)。

2.加強(qiáng)個(gè)人對(duì)人事檔案作用的認(rèn)識(shí)

目前人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都“繞”不開檔案這一關(guān)。尤其對(duì)于求職心切的大學(xué)畢業(yè)生來(lái)說，計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，對(duì)人事檔案是相當(dāng)看重的。雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、評(píng)價(jià)、身份等歷史資料將不復(fù)存在。

3.各級(jí)政府人事部門要高度重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作

要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分；對(duì)偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅(jiān)決調(diào)離或予以辭退。對(duì)發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。

4.加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。

5.穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。

結(jié)束語(yǔ)：科學(xué)規(guī)范的管理人事檔案是當(dāng)前檔案管理中的主要手段，是提高人事檔案管理的主要手段和措施。在人事檔案管理的過程中，堅(jiān)持以實(shí)際狀況為主，與時(shí)俱進(jìn)才能夠在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，提高社會(huì)發(fā)展的相應(yīng)手段和措施。