鄒凡

遼寧教育研究院，遼寧沈陽(yáng) 110034

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理研究

鄒凡

遼寧教育研究院，遼寧沈陽(yáng) 110034

高校檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一，對(duì)于學(xué)校的改革與發(fā)展具有相當(dāng)重要的意義。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間不再受限，檔案調(diào)用更加方便快捷，給高校檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。同時(shí)，對(duì)高校檔案管理理念、管理方式和管理人員的能力也提出了挑戰(zhàn)。當(dāng)前，高校檔案管理工作存在管理意識(shí)淡薄、人才素質(zhì)有待提高、管理制度有待完善等問(wèn)題。高校應(yīng)從管理理念、人員職業(yè)能力、檔案管理模式、信息資源共享，以及統(tǒng)籌實(shí)體、數(shù)字化檔案的整理等幾方面進(jìn)行改革，從而提高檔案管理工作的效能。

高等院校；檔案管理；大數(shù)據(jù)

高校檔案是高校教育工作者在長(zhǎng)期教育工作中對(duì)教學(xué)工作和學(xué)生成長(zhǎng)變化逐步積累形成的有價(jià)值的資料。這些資料記載著教師的教學(xué)和學(xué)生成長(zhǎng)的過(guò)程及成果，也如實(shí)地記載著學(xué)校發(fā)展的歷程，是一所高校辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色的真實(shí)記錄。它的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性可以完美地展示學(xué)校真實(shí)面貌，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一，對(duì)于學(xué)校的改革與發(fā)展具有相當(dāng)重要的意義。但是，由于這項(xiàng)工作的復(fù)雜性、無(wú)序性等特點(diǎn)，在現(xiàn)實(shí)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，使高校檔案管理工作并不能有效地進(jìn)行。

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及應(yīng)用，應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)模迅速擴(kuò)大，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈爆炸性增長(zhǎng)。動(dòng)輒達(dá)到數(shù)百TB，甚至數(shù)十至數(shù)百PB規(guī)模的大數(shù)據(jù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了現(xiàn)有傳統(tǒng)的計(jì)算技術(shù)和信息系統(tǒng)的處理能力，不斷尋求有效的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、方法和手段已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)世界的迫切需求，并且已經(jīng)潛移默化地滲透到高校工作的各個(gè)層面上，這就要求我們以信息科學(xué)的思維重新審視檔案管理問(wèn)題，使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)更加高效和準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)變。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)不僅改變了人們的日常行為方式，也給高校檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇挑戰(zhàn)。

（一）高校檔案管理工作面臨的新機(jī)遇

1.存貯技術(shù)的發(fā)展使存儲(chǔ)空間不再受限。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)，各個(gè)高校檔案部門面臨著巨大的檔案管理壓力，部分高校為此建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。但隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)據(jù)越來(lái)越多，越來(lái)越大，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)存貯容量提出新的要求。由于數(shù)據(jù)庫(kù)容量有限，新的檔案信息有可能要覆蓋或替換原有的檔案信息，使“老”檔案難以保全，這對(duì)于檔案數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)無(wú)疑是巨大的損失。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳播技術(shù)發(fā)生系統(tǒng)性變革，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與調(diào)用主要是在云端，其容量不可計(jì)數(shù)，無(wú)疑可以破解當(dāng)前高校檔案管理存儲(chǔ)空間有限的難題，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完整性留存。

2.數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用使檔案調(diào)用更加方便快捷。當(dāng)前檔案管理主要以紙質(zhì)和電子檔案兩種形式為主。相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案主要存在存儲(chǔ)空間大、檢索和使用便捷性不強(qiáng)等問(wèn)題，而電子檔案雖然不存在上述問(wèn)題，但是也基本處于“待利用”狀態(tài)，數(shù)據(jù)的調(diào)用和分析十分有限。大數(shù)據(jù)給檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用帶來(lái)了福音，云存儲(chǔ)和計(jì)算技術(shù)相得益彰，使用戶隨時(shí)可以通過(guò)客戶端便捷地檢索和搜索所需信息，實(shí)現(xiàn)信息的高效利用，從而使檔案的使用價(jià)值倍增。

（二）高校檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

當(dāng)然，大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案管理帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也引發(fā)了一系列新的問(wèn)題，給檔案管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

1.管理理念迭代。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念主要在于對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、整理和管理，其核心價(jià)值可歸結(jié)為先“理”后“管”重“存”，具有明顯的管理導(dǎo)向而非用戶導(dǎo)向。而大數(shù)據(jù)背景下，由于檔案信息錯(cuò)綜復(fù)雜地交織在一起，使信息量呈幾何式遞增，簡(jiǎn)單地“理”和“存”已意義不大，其更大的價(jià)值追求在于面向用戶如何地調(diào)用和分析，即在于“用”。因此，只有便捷和有效地以“用”為依據(jù)來(lái)“理”和“存”才有意義，這就需要管理理念的更新迭代，以用戶為導(dǎo)向重新設(shè)計(jì)檔案管理工作的邏輯、流程和方式。

2.管理方式巨變。高校檔案管理先后歷經(jīng)了“紙質(zhì)檔案為主”“紙質(zhì)與電子并存”“電子為主、紙質(zhì)為輔”的發(fā)展歷程，檔案信息容量正處于“核爆式”增長(zhǎng)，而現(xiàn)有的數(shù)字化管理是基于有限的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為邏輯的管理方式，存在信息使用不開(kāi)放、客戶端單一等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息使用效率不高。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的價(jià)值追求開(kāi)始從龐大的檔案信息的存儲(chǔ)向信息的深度發(fā)掘轉(zhuǎn)移，進(jìn)而引發(fā)了兼顧檔案管理的科學(xué)性和效率性問(wèn)題。檔案管理不僅要存好和管好，更要高效地使用好，這就對(duì)現(xiàn)有的管理方式提出了挑戰(zhàn)。

3.管理能力躍升。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理具有專業(yè)化、開(kāi)放化和多元化等特征，與云存儲(chǔ)和云計(jì)算等數(shù)據(jù)處理技術(shù)緊密相關(guān)。傳統(tǒng)的收集、管理和利用等工作流程發(fā)生了巨大變化，這就對(duì)檔案管理人員的信息編碼、數(shù)據(jù)分析與處理等職業(yè)能力提出了更高要求，多數(shù)高校檔案管理人員將面臨職業(yè)崗位的新挑戰(zhàn)。

二、高校檔案管理存在的主要困境

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

近年來(lái)高校在軟硬件等方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，在教學(xué)和科研領(lǐng)域投入了大量精力，但很多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理的意識(shí)也相對(duì)淡薄。由于人們對(duì)檔案管理工作的理解千差萬(wàn)別，甚至帶有一定的偏差，簡(jiǎn)單地認(rèn)為高等院校的主要任務(wù)就是教書育人，認(rèn)為只要提高學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量就達(dá)到了學(xué)校的教育目的和任務(wù)。而對(duì)于高校檔案管理在整個(gè)高校運(yùn)行中的作用和地位，則缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)非是對(duì)檔案的收集、編排、整理以及保管而已，無(wú)需太多的技術(shù)含量，這一負(fù)面思想進(jìn)一步制約了高校檔案管理的科學(xué)發(fā)展。同時(shí)，作為專業(yè)技術(shù)人員的高校檔案管理者也表現(xiàn)出“不專業(yè)”，或者是工作分工不清晰，或者是對(duì)于出現(xiàn)的各類檔案問(wèn)題存在著解決能力不夠、不及時(shí)等問(wèn)題。種種原因?qū)е赂咝n案管理工作在政策上、經(jīng)費(fèi)上受到的支持和保障極其不夠，使從事檔案管理工作的人員缺乏工作的積極性和主動(dòng)性，工作的創(chuàng)造性更是難得一見(jiàn)。

（二）檔案管理手段落后

傳統(tǒng)的檔案管理包括資料的收集與整理兩大部分，單純依靠手工操作很難滿足對(duì)檔案資料的及時(shí)分類與整理。雖然部分高校檔案實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)錄入和數(shù)字化管理，但也僅僅局限于簡(jiǎn)單地搜索與查詢，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的深度分析與解讀，這將阻礙高校檔案管理的信息化建設(shè)步伐。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化、信息化已儼然成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，與此同時(shí)也出現(xiàn)了對(duì)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案的有機(jī)結(jié)合的問(wèn)題。

（三）檔案管理專業(yè)人才不足，人才素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的基本前提之一是培養(yǎng)和吸收專業(yè)型人才，建設(shè)一支專業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍。隨著數(shù)字化、信息化設(shè)備和手段在日常生活和工作領(lǐng)域的不斷拓展，勢(shì)必要求檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代化設(shè)備，應(yīng)用新技術(shù)。然而，當(dāng)前高校檔案管理人員職業(yè)能力表現(xiàn)參差不齊，部分人員專業(yè)知識(shí)面較窄，專業(yè)技能嚴(yán)重不足，缺乏專業(yè)化訓(xùn)練，部分管理人員甚至不會(huì)使用現(xiàn)代化工具。一些高校并未按照要求配備專職的檔案管理人員，往往安排各院系的教務(wù)人員兼任，這大大影響了檔案工作人員隊(duì)伍的整體實(shí)力。

（四）檔案管理規(guī)范缺乏標(biāo)準(zhǔn)

在教學(xué)檔案的收集與整理工作中，最容易出現(xiàn)檔案的不規(guī)范、不完整現(xiàn)象。由于在收集整理教學(xué)檔案的過(guò)程中缺少專業(yè)化和規(guī)范化的指導(dǎo)，一些高校檔案管理部門往往只是看中紙質(zhì)檔案的收集整理，對(duì)于大量的非文字檔案的歸檔重視的程度不夠。一些高校檔案管理工作由于受到傳統(tǒng)工作思維的影響，采用行政化大管理方式，在檔案收集過(guò)程中只收集各類批文、報(bào)告等制度性的文件，而對(duì)于高校日常教學(xué)活動(dòng)中形成的豐富多彩的非文件性材料卻“視而不見(jiàn)”，導(dǎo)致檔案缺損和不完整，尤其是學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)的材料收集與整理。檔案內(nèi)容的不規(guī)范性會(huì)引起學(xué)生成績(jī)管理不嚴(yán)格，表格填寫不規(guī)范，以及最后驗(yàn)證資料不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)戎T多連鎖反應(yīng)。這些瑣碎、細(xì)小的問(wèn)題積少成多，最后會(huì)衍生成相當(dāng)棘手的問(wèn)題而無(wú)法從根本上解決。因此我們?cè)陂_(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中要十分注重檔案的規(guī)范性和完整性。

（五）檔案管理制度不完善

國(guó)家要求各高校嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》建立基本完善的規(guī)章制度，來(lái)規(guī)范高校的檔案管理工作。但是，部分高校的規(guī)章制度和工作職責(zé)表面上看來(lái)?xiàng)l條框框規(guī)章很多，貌似很周詳，但事實(shí)是還沒(méi)有建立起切實(shí)可行的檔案管理制度，缺少現(xiàn)實(shí)操作性。規(guī)章的混亂會(huì)產(chǎn)生職責(zé)不清、分工不明的現(xiàn)象，很多規(guī)章要求難以落到實(shí)處。另外，有的高校教學(xué)檔案管理工作的配套設(shè)施相當(dāng)落后，如在管理手段上沒(méi)有使用數(shù)字化工具對(duì)編目索引進(jìn)行編制，這將對(duì)后續(xù)的信息調(diào)用工作產(chǎn)生不便。因此，在完善檔案制度和優(yōu)化管理手段以及更新先進(jìn)的設(shè)施方面都有待各個(gè)高校予以加強(qiáng)。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

（一）轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念

阻礙高校檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵原因是欠缺科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理理念。并由于其他各種原因，檔案管理工作一直都沒(méi)有得到充分地重視。因此，轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念成為關(guān)鍵的第一步，我們只有具備正確的管理理念才能夠使理論和實(shí)際相結(jié)合，才能從宏觀把握主旨，把握發(fā)展方向?，F(xiàn)代化的高校檔案管理理念不僅是高校檔案管理創(chuàng)新的需要，更是學(xué)校發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。因此，高校檔案管理理念應(yīng)與時(shí)代變革同步，甚至發(fā)揮引領(lǐng)作用。高校管理者應(yīng)不斷提升自己對(duì)于檔案管理的理解與認(rèn)識(shí)，更新迭代管理理念，以用戶為導(dǎo)向重新設(shè)計(jì)檔案管理工作的邏輯，只有從上位給予檔案管理工作足夠的重視，并樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，檔案管理創(chuàng)新工作才能順利開(kāi)展與實(shí)施。總之，高校檔案管理過(guò)程中應(yīng)逐步提高檔案管理工作在整個(gè)高校工作中的地位，讓檔案管理的價(jià)值進(jìn)行最大化，從而更好地服務(wù)高校和社會(huì)發(fā)展。

（二）提升工作人員職業(yè)能力

高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是科學(xué)開(kāi)展高校檔案管理工作的基石，工作人員的職業(yè)能力高低決定著檔案管理工作能否有效地開(kāi)展。檔案管理工作人員的職業(yè)能力主要涉及三個(gè)方面：基本的業(yè)務(wù)操作技能，先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析能力，以及開(kāi)拓創(chuàng)新的理念。當(dāng)然，人才的成長(zhǎng)需要氛圍和環(huán)境，職業(yè)能力的生成離不開(kāi)創(chuàng)新、尊重和鼓勵(lì)的環(huán)境。因此，應(yīng)根據(jù)檔案管理工作人員的特點(diǎn)，制定出一套終身教育的方案，理論知識(shí)和實(shí)踐操作并重進(jìn)行培訓(xùn)，突出培養(yǎng)解決實(shí)際問(wèn)題的能力，在學(xué)習(xí)中打造出一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，在實(shí)踐中培育專業(yè)人才。

（三）優(yōu)化管理模式，落實(shí)配套設(shè)施

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的價(jià)值追求開(kāi)始從龐大的檔案信息的存儲(chǔ)向信息的深度發(fā)掘轉(zhuǎn)移，其涵蓋高校管理工作的各個(gè)方面，必須以用戶為導(dǎo)向重新設(shè)計(jì)檔案管理工作的邏輯、流程和方式。因此，要及時(shí)落實(shí)配套設(shè)施。只有具備健全的硬件設(shè)施才能確保檔案管理的科學(xué)化，它是所有工作的基礎(chǔ)保證，否則一切措施都不能得到落實(shí)。如按照防潮、防火、防盜、防竊密的標(biāo)準(zhǔn)，配備好庫(kù)房和安全保障系統(tǒng)；建立高標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；裝備計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)等必需的硬件。高校檔案管理經(jīng)費(fèi)要落實(shí)到年度預(yù)算中，專款專項(xiàng)，重點(diǎn)支持。

（四）統(tǒng)籌整理實(shí)體和數(shù)字化檔案

高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)龐雜性凸顯了數(shù)字化檔案的必要性，同時(shí)，實(shí)體檔案的留存也必不可少。因此，高效而科學(xué)的檔案管理必須實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的有機(jī)結(jié)合。在對(duì)實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，都面臨著舊檔案歸檔、合并與整理的問(wèn)題，數(shù)字化檔案整理過(guò)程中電子文檔的分類較為便捷，可以較好地解決檔案歸類的問(wèn)題，針對(duì)不同的檔案應(yīng)采取不同的整理方式。在整理實(shí)體檔案時(shí)，應(yīng)注意檔案材料的保存與整合；在整理電子檔案時(shí)，應(yīng)明確檔案類型與范圍，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效化管理。

（五）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和資源共享

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)的迭代發(fā)展，推動(dòng)著高校檔案管理理念和模式的轉(zhuǎn)變，信息化已成為高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化作為綜合性的、跨部門的改革工程，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合高校實(shí)際需要，與各相關(guān)職能部門建立起縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)具體包括兩個(gè)方面：一是加強(qiáng)檔案部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，二是運(yùn)用校園網(wǎng)，把檔案管理系統(tǒng)同校園辦公自動(dòng)化（OA）管理系統(tǒng)有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息資源的共享?，F(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)能夠讓高校自身，以及學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)各界使用者都能更好地了解高校提供的各種教學(xué)檔案信息，讓檔案管理工作真正惠及于民。

作為高校建設(shè)與發(fā)展的重要組成部分，檔案工作的建設(shè)關(guān)乎高校的質(zhì)量建設(shè)與綜合管理，加強(qiáng)檔案管理工作是提升高校檔案管理水平的關(guān)鍵舉措。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案工作面臨著新的形勢(shì)和挑戰(zhàn)，要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，充分利用好新技術(shù)、新媒介，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化與創(chuàng)新發(fā)展。通過(guò)檔案管理工作服務(wù)水平、專業(yè)化水平的不斷提升，在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展。

[1]田玉.高校檔案管理的創(chuàng)新思維[J].赤子（上中旬），2015（1）.

[2]霍倩倩.對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作存在問(wèn)題及解決對(duì)策的思考[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（4）.

[3]王晴.高校檔案管理的信息化建設(shè)與創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（3）.

[4]明同輝.淺析信息化時(shí)代的高校檔案管理改革[J].中國(guó)管理信息化，2016（2）.

[5]馮志丹.淺談如何提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（20）.

[6]張敬蓉.論檔案工作的法治建設(shè)[J].凱里學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（4）.

（責(zé)任編輯：劉北蘆）

2017-02-15

G647.24

A

鄒凡（1971-），女，遼寧沈陽(yáng)人，遼寧教育研究院館員，研究方向：檔案管理。

本文系遼寧省教育評(píng)價(jià)協(xié)會(huì)第一屆教學(xué)改革與教育質(zhì)量評(píng)價(jià)研究項(xiàng)目立項(xiàng)課題“高?？蒲袡n案管理績(jī)效評(píng)價(jià)”（課題編號(hào)：PJHYYB15237）的階段性成果。