鄧莎球

摘 要：財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要支撐，是提高財務(wù)管理水平的重要手段。目前傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)受到多種制約，如信息孤島、信息滯后、協(xié)同性差等。通過比較法，分析傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的區(qū)別，凸顯傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)的不足和瓶頸，期望企業(yè)借助信息化手段，找出實現(xiàn)一體化對應(yīng)策略，解決管理中存在的問題，增強企業(yè)競爭力。

關(guān)鍵詞：財務(wù)業(yè)務(wù)一體化 實施策略

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）07（b）-112-02

1 財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的概述

企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)是基于信息技術(shù)的企業(yè)管理系統(tǒng)，是以管理軟件作為載體，利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，將企業(yè)的管理流程、業(yè)務(wù)流程以及財務(wù)流程有機融合的信息系統(tǒng)。一項經(jīng)濟活動發(fā)生時，由業(yè)務(wù)模塊首先觸發(fā)，然后一個接一個地不斷觸發(fā)后續(xù)業(yè)務(wù)，財務(wù)模塊通常是最后一個流程。比如，一筆采購業(yè)務(wù)，采購部處理訂單，生成采購發(fā)票傳遞到財務(wù)部作為應(yīng)付款；倉庫驗收原材料，生成采購入庫單；財務(wù)部根據(jù)采購發(fā)票和采購入庫單進行采購結(jié)算，核算入庫成本，生成記賬憑證。分析此系統(tǒng)的整個過程，可以得出以下幾個特征：一是集成了采購、生產(chǎn)、庫存過程等環(huán)節(jié)。二是實現(xiàn)了企業(yè)集物流、信息流和資金流的統(tǒng)一。三是能系統(tǒng)地利用現(xiàn)代化的管理手段，及時、真實地反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全貌，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程進行全面的科學管理。四是能有效地降低運作成本，從而提高企業(yè)核心競爭力。

2 傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的比較

通過分析傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)在管理領(lǐng)域、數(shù)據(jù)處理、人員組織、相互溝通、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)控制等方面存在諸多問題（見表1）。顯而易見，傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理和信息化要求，迫切需要一個高效的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)來解決存在的種種問題。

3 企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)實施策略

企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實施過程涉及企業(yè)的采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、財務(wù)等，是一個龐大、投資高、實施周期長的系統(tǒng)工作。要想實施成功，必須從戰(zhàn)略的角度，科學規(guī)劃，分步實施，實行項目管理，在具體實施方法與咨詢公司密切配合。整個實施項目過程包括項目規(guī)劃、梳理流程、系統(tǒng)實現(xiàn)及后續(xù)支持四個階段[1]。

3.1 項目管理，科學規(guī)劃

在項目規(guī)劃階段需要做好項目管理，科學規(guī)劃。整個過程要抓住“整體規(guī)劃、分步實施，重點突破”的原則[2]。項目管理主要是針對五個階段的范圍、質(zhì)量、進度、成本、風險等進行有效的管理，合理利用各種資源，保證能夠在計劃時間和預(yù)算內(nèi)完成，并能達到項目目標[3]?？茖W規(guī)劃包括以下幾點：一是組建高效的項目管理機構(gòu)、明確職責和溝通機制。二是明確財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)實施后所要達到的目標，同時依據(jù)企業(yè)需求，確定項目實施的范圍，以便安排配套資源和實施進度。三是對管理者和員工進行財務(wù)業(yè)務(wù)一體化進行培訓(xùn)，包括理念、標準流程、信息技術(shù)應(yīng)用，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一思想，認清方向，達成共識。四是選擇軟件供應(yīng)商，目前國內(nèi)外軟件供應(yīng)商主要有SAP公司、Oracle公司、用友公司、金蝶公司等，企業(yè)應(yīng)對各軟件供應(yīng)商進行綜合評價，充分考慮自身需求和特點、各軟件商的功能、支持水平等選擇合適的供應(yīng)商。

3.2 藍圖設(shè)計，梳理流程

在此階段，要立足企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售以及財務(wù)方面的現(xiàn)狀，結(jié)合項目的目標，對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進行梳理，記錄各部門及崗位的業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確業(yè)務(wù)的前后關(guān)聯(lián)，進行診斷分析，審查存在問題。其思路與方法有：（1）將以往以部門職能為導(dǎo)向的管理方式改變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向的管理方式。（2）復(fù)雜的流程盡量簡單化，模糊的流程明確化。（3）數(shù)據(jù)錄入方面要求盡量一筆業(yè)務(wù)，一次錄入，多次使用，填制的業(yè)務(wù)單據(jù)不但要保存在數(shù)據(jù)庫中，而且可以自動生成記賬憑證，此設(shè)計一方面是減少會計憑證的出錯率，另一方面是減少人為操作的干擾，降低舞弊行為。（4）擴大信息共享的范圍與內(nèi)容，消除信息孤島的問題，例如應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)已經(jīng)超出財務(wù)部，逐漸延伸到更廣的范圍，設(shè)計流程時用考慮客戶、供應(yīng)商組成的供應(yīng)鏈，實現(xiàn)整個供應(yīng)鏈的增值。（5）抓住關(guān)鍵流程重點突破。采購流程重點是確保采購入庫信息、庫存信息依據(jù)財務(wù)信息可以實時更新，保證物資材料供應(yīng)及時，降低采購成本；增加供應(yīng)商管理。生產(chǎn)流程重點是實現(xiàn)生產(chǎn)計劃、采購、倉庫、生產(chǎn)車間與銷售部門之間的無縫對接，加強生產(chǎn)控制，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本，滿足銷售部門的要求。銷售流程側(cè)重及時處理訂單，按質(zhì)、按量向客戶提高商品與服務(wù)。增加客戶信用額度、信用狀況分析，跟蹤應(yīng)收賬款管理。財務(wù)流程重點是實現(xiàn)與各個業(yè)務(wù)部門信息的統(tǒng)一與共享，財務(wù)核算的內(nèi)容可以追溯到業(yè)務(wù)部每一個起點。（6）為保證流程實施還需要調(diào)整組織機構(gòu)和崗位，研究流程節(jié)點，認真分析每個節(jié)點上的工作內(nèi)容與意義，然后進行崗位設(shè)置，以崗位、崗位職責、權(quán)限來保證流程的執(zhí)行，根據(jù)相近崗位組成部門的原則調(diào)整組織機構(gòu)，目標是實現(xiàn)組織、崗位、流程匹配。（7）建立跨部門的流轉(zhuǎn)程序，保證不同部門的數(shù)據(jù)在傳遞上有序開展[4]。

3.3 完善數(shù)據(jù)，系統(tǒng)實現(xiàn)

企業(yè)在實施財務(wù)業(yè)務(wù)一體化過程中，收集和整理好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項非常耗時費力的工作，但又十分重要?；A(chǔ)數(shù)據(jù)包括財務(wù)數(shù)據(jù)、物料數(shù)據(jù)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)、人員數(shù)據(jù)（組織、結(jié)構(gòu)、職責等）、客戶數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)等。對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼、名稱、要嚴格規(guī)范，防止出現(xiàn)錯碼、重碼等現(xiàn)象。例如有些企業(yè)不同部門對許多物資材料的名稱、型號理解各異，錄入系統(tǒng)后一物多碼，往往容易造成數(shù)據(jù)混亂。另外，在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性比較強，通過認真分析所有收集到數(shù)據(jù)的合理性與準確性，就可以了解到公司業(yè)務(wù)存在的問題。人們常說財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)三分看技術(shù)，七分看管理，十二分看數(shù)據(jù)，由此可見，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是實施成功與否的關(guān)鍵。根據(jù)前期對數(shù)據(jù)的完善，下一步是在系統(tǒng)內(nèi)進行細致具體的系統(tǒng)配置、相關(guān)功能點開發(fā)、系統(tǒng)模塊設(shè)計、系統(tǒng)模塊處理流程設(shè)置、系統(tǒng)屏幕設(shè)計、報表設(shè)計。系統(tǒng)開發(fā)后上線前需進行測試。一是單元測試，確定相關(guān)功能是符合邏輯與準確的。二是用戶對系統(tǒng)的接受度測試。三是進行集成測試，主要是對業(yè)務(wù)流程進行測試。在測試過程中對出現(xiàn)的相關(guān)問題作相應(yīng)記錄，提交開發(fā)人員進行二次開發(fā)，直至問題解決完成，最后匯報測試結(jié)果。

3.4 項目上線，后續(xù)支持

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)以及完成測試之后，項目正式上線運行，為了避免系統(tǒng)實施風險，企業(yè)需要實行手工與系統(tǒng)并行3個月，等到數(shù)據(jù)穩(wěn)定后才能結(jié)束手工賬。此階段各部門的工作量大增，會出現(xiàn)諸多怨言，管理層注意激勵員工上下一心，攻堅困難。具體的實施步驟包括：一是對企業(yè)員工進行培訓(xùn)，學習系統(tǒng)操作手冊，包括系統(tǒng)操作要點和業(yè)務(wù)流程等。二是進行權(quán)限設(shè)置與分配。企業(yè)提交的工作崗位職責方案進行設(shè)置與分配權(quán)限。三是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。相關(guān)功能模塊小組完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換前期準備后，制定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換對策、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換計劃與工具，制定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換收集模版，完成數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)清理工作，進行正式運行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換[5]。后續(xù)工作要針對系統(tǒng)運行的狀況，不斷進行優(yōu)化，充分發(fā)揮系統(tǒng)的潛力，為企業(yè)做好系統(tǒng)支撐。

信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，為企業(yè)帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)順應(yīng)了歷史潮流，數(shù)據(jù)的集成化、共享化，滿足了管理者日益增長的信息需求，實現(xiàn)了企業(yè)管理流程規(guī)范化、標準化、精細化，大大提高了企業(yè)的改革與創(chuàng)新能力，增強了企業(yè)的市場競爭力。

參考文獻

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[3] 徐暉.T公司ERP項目實施過程分析及啟示[D].揚州大學，2014.

[4] 王甦.LY公司的ERP業(yè)務(wù)流程設(shè)計與實施[D].華北電力大學， 2016.

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