呂岐月

【摘要】檔案清晰、完整地反映出一個(gè)人一生工作經(jīng)歷的軌跡。教師檔案則記述了教師的工作學(xué)習(xí)情況、德才情況、活動(dòng)情況等等。檔案管理工作者如能真正做到關(guān)注“人”，尊重人的“不同”，這樣，檔案就有了靈魂，有了生命。鑒于此，筆者對(duì)當(dāng)前教師檔案管理工作存在的現(xiàn)狀作了適度剖析，并針對(duì)性地提出一些對(duì)策，力求提高學(xué)校的檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

“檔案”一詞，在《現(xiàn)代漢語詞典》中的解釋為：分類保存以備查考的文件和材料。檔案管理，追求的是做細(xì)，做精，做到極致。一份檔案就是一個(gè)事實(shí)，它清晰、完整地反映出一個(gè)人一生工作經(jīng)歷的軌跡。

那么，教師檔案怎樣做到規(guī)范管理？筆者認(rèn)為最關(guān)鍵的是要站在“人”的立場(chǎng)，從教師整個(gè)生命成長(zhǎng)需求出發(fā)，讓檔案見證教師的發(fā)展，更看見教師豐盈的人生。

一、檔案管理工作中存在的普遍問題

1.檔案管理工作者缺乏專業(yè)化素質(zhì)。

檔案材料是需要專人管理、單獨(dú)存放的。但是，有的單位人員編制緊張，人事部門工作頭緒多，大部分是由部門的人員兼職，而且人員變動(dòng)更迭頻繁，檔案管理工作者缺乏專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)重制約檔案管理水平。

2.檔案管理工作者收集工作力度不大。

學(xué)校沒有建立健全、完善的檔案收集制度，收集上來的材料不夠全面和準(zhǔn)確，價(jià)值率不高，其中鑒定和階段性評(píng)價(jià)的材料大多千篇一律，沒有反映出個(gè)人的真實(shí)狀況，這些都會(huì)對(duì)檔案的管理質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。

3.檔案管理工作者未使用信息化管理手段。

時(shí)代在進(jìn)步，檔案的現(xiàn)代化管理手段也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。目前來看，許多單位的管理手段較為陳舊，只是被動(dòng)地開展收集整理工作，對(duì)于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段還沒有進(jìn)行充分發(fā)掘和發(fā)揮它們的功效，無法提高檔案管理的效率，并且在一定程度上也造成了設(shè)備資源的浪費(fèi)。

4.部門單位對(duì)檔案管理工作缺乏深度關(guān)注。

許多部門單位以及學(xué)校本身對(duì)檔案管理工作的不重視，也是造成檔案管理工作不規(guī)范的原因之一。他們認(rèn)為檔案管理不同于科研工作，短時(shí)間內(nèi)是看不出成效的，因而不夠重視，從而導(dǎo)致檔案管理經(jīng)費(fèi)不足、人員不足、制度不完善、管理混亂等等，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常開展。

二、改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策思路

教師是以改變學(xué)生的現(xiàn)實(shí)生命為業(yè)的人，在“照亮”學(xué)生的同時(shí)，也應(yīng)該“照亮”自己，尋求一種追求的樂趣和生命的意義。檔案管理工作者如果能夠讀懂這一點(diǎn)，就能把準(zhǔn)檔案管理脈搏，找到管理方向。

1.柔性管理，喚醒責(zé)任感。

學(xué)校管理者要懷有敬畏之心，放下身段，平等地與檔案管理工作者交流思想上的困惑、工作上的難題、發(fā)展中的瓶頸。要知道，檔案管理工作者的自尊心需要呵護(hù)，積極性需要保護(hù)；他們渴望真誠(chéng)的溝通，期盼人格的平等。學(xué)校管理者的一個(gè)眼神，一句溫暖的話語，一個(gè)心領(lǐng)意會(huì)的動(dòng)作，都會(huì)讓他們感動(dòng)不已，喚醒他們對(duì)職業(yè)的責(zé)任感、對(duì)專業(yè)的敬畏。同時(shí)，學(xué)校管理者應(yīng)該定期檢查、指導(dǎo)和督促，制定和完善檔案管理工作的整體規(guī)劃和階段性任務(wù)。優(yōu)秀的學(xué)校管理者善于實(shí)施柔性管理，能走進(jìn)檔案管理工作者的內(nèi)心深處，觸動(dòng)他們的心靈，最大限度地傾聽他們的心聲，給他們多一點(diǎn)發(fā)展空間、多一點(diǎn)人文關(guān)懷、多一點(diǎn)人情溫暖，去改變他們的行走方式，向著那明亮的方向前行。

2.健全制度，把好收集關(guān)。

檔案管理工作者應(yīng)制定符合本單位特色的檔案材料收集制度，努力構(gòu)建上下協(xié)調(diào)暢通的管理傳遞體系，這是檔案管理工作的基礎(chǔ)。例如，在每年新進(jìn)人員入職時(shí)，應(yīng)提出先完善好個(gè)人的各項(xiàng)檔案資料的要求，同時(shí)輸入電腦資料庫(kù)建檔，一步到位，不能等到整理檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)缺什么再補(bǔ)什么，那樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力，事倍功半；對(duì)于新提拔的人員，也應(yīng)同樣要求先填寫好《干部任免審批表》的各項(xiàng)內(nèi)容，待審查無誤后再入檔案。同時(shí)，還需與相關(guān)科室溝通銜接，把能預(yù)見的問題提前解決。

3.加大投入，彰顯信息化。

檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)的對(duì)象是檔案利用者。這就要求各單位應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，配備規(guī)定面積的檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室、電腦設(shè)備、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、溫度計(jì)和濕度計(jì)等相關(guān)設(shè)備，同時(shí)做好采光、通風(fēng)、防蟲、防濕等配套措施。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，不僅是檔案服務(wù)于人事工作發(fā)展的需求，也是社會(huì)發(fā)展的需求。我們要充分使用好計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，及時(shí)準(zhǔn)確地將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)檔案材料紙質(zhì)和數(shù)據(jù)并存。對(duì)一些保存年代已經(jīng)久遠(yuǎn)的材料，還要及時(shí)采取特殊的防護(hù)措施，防止檔案材料的破損、缺頁、霉變和散落。檔案管理工作者平時(shí)應(yīng)該苦練基本功，熟悉鉆研業(yè)務(wù)，對(duì)工作環(huán)境、物品擺放和設(shè)備的操作使用要做到心中有數(shù)。

4.提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)使命感。

思想是一切行動(dòng)的先導(dǎo)。檔案管理是一份特殊的工作，檔案管理工作者要具有耐心和恒心。這種信念來源于自己的思想境界，來源于對(duì)本職工作的熱愛與追求。同時(shí)，還要嚴(yán)守保密紀(jì)律，不該說的不說，不能做的堅(jiān)決不做，認(rèn)真對(duì)待每份檔案，認(rèn)真熟悉每份檔案，做好自己的分內(nèi)事。

檔案管理不僅是一種理性的職業(yè)，更是一種感性的事業(yè)。檔案管理工作者既要關(guān)注個(gè)體的檔案，又要尊重每份檔案背后人的“不同”，如此就真正理解了這一項(xiàng)工作的意義。檔案管理工作者唯有真正做到關(guān)注“人”，撐一支長(zhǎng)篙，定可以讓檔案管理工作向“青草更青處”漫溯，站得更高，走得更遠(yuǎn)，呈現(xiàn)出專業(yè)的管理姿態(tài)。

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