于魯霞

【摘要】財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2016年1月1日頒布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，從根本上解決了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的問(wèn)題，明確了會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢(shì)在必行。本文重點(diǎn)從會(huì)計(jì)檔案電子化管理的制度、程序、安全保障等幾個(gè)方面進(jìn)行分析探討。

【關(guān)鍵詞】電子會(huì)計(jì)檔案 ； 檔案管理 ；元數(shù)據(jù)

為高效推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理，財(cái)政部、國(guó)家檔案局自2012年起歷時(shí)4年的時(shí)間經(jīng)過(guò)多次試點(diǎn)工作，對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修改和完善，制定了新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于2016年1月日起實(shí)施。新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案的管理列為此次修訂的重點(diǎn)。

一、實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)現(xiàn)代化信息要求越來(lái)越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的成熟，電子會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這些都要求會(huì)計(jì)檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)未來(lái)會(huì)計(jì)檔案的管理和利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

（一）有利于綠色環(huán)保，減少資源浪費(fèi)。會(huì)計(jì)工作耗材成本巨大，日?qǐng)?bào)、月報(bào)、年報(bào)所需紙張加上色帶、打印機(jī)等各類(lèi)耗材，無(wú)以計(jì)算，造成資源浪費(fèi)、環(huán)境污染。由于大量的會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)及記賬憑證等都以紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)，給檔案管理及檔案利用帶來(lái)諸多不便，以我校為例，一些科研項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)、學(xué)科評(píng)估、教學(xué)評(píng)估等等不僅需要大量的原始票據(jù)憑證，還需要例如合同、協(xié)議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會(huì)計(jì)原始單據(jù)后面，這樣一來(lái)，一個(gè)項(xiàng)目查下來(lái)就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會(huì)計(jì)憑證，另外由于復(fù)印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會(huì)計(jì)檔案的利用帶來(lái)諸多不利。如果實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理就不一樣了，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，符合條件的電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)憑證都可以同紙質(zhì)檔案一同歸檔立卷。這樣會(huì)計(jì)檔案利用者就可以通過(guò)電子會(huì)計(jì)平臺(tái)迅速查到自己需要的會(huì)計(jì)原始憑證，既節(jié)省了時(shí)間又降低了耗材成本，節(jié)能減排，綠色環(huán)保。

（二）提高會(huì)計(jì)工作的效率，便于會(huì)計(jì)檔案管理。紙質(zhì)檔案在形成和保管、利用的實(shí)踐過(guò)程中，投入大量的人力、物力和財(cái)力，近年來(lái)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫(kù)房管理，出現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證擺放雜亂、無(wú)序的現(xiàn)象，給工作帶來(lái)極大不利，甚至造成嚴(yán)重的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案管理的出臺(tái)，以它獨(dú)特的便捷性，提高了會(huì)計(jì)工作的效率，加速了會(huì)計(jì)信息資源的傳遞速度，進(jìn)而提升了會(huì)計(jì)檔案的利用率。

（三）有利于現(xiàn)代化會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展，要求財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)的支持。通過(guò)一些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和研究，可以為決策者提供有價(jià)值的依據(jù)和決策。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的出臺(tái)，將有利地推動(dòng)電子會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)的實(shí)現(xiàn)，為機(jī)關(guān)企事業(yè)管理者提供更準(zhǔn)確、更真實(shí)、更可靠的一手?jǐn)?shù)字信息，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做好參謀。

二、建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒁?guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

電子會(huì)計(jì)檔案的管理需要以科學(xué)的態(tài)度、完善的管理進(jìn)行，它與紙質(zhì)檔案的管理無(wú)論在制度管理，還是業(yè)務(wù)流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會(huì)計(jì)檔案的管理科學(xué)、規(guī)范，最大限度地開(kāi)發(fā)、利用，應(yīng)該從規(guī)范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個(gè)方面落實(shí)。

（一）制定完善的電子會(huì)計(jì)檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案在接收、傳輸、保管、利用等環(huán)節(jié)，要遵循建立與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)，并且強(qiáng)調(diào)同時(shí)要符合長(zhǎng)期保管的條件。規(guī)定從外部接收的符合存檔條件的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)其電子簽名必須符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的要求。

（二）健全電子會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。規(guī)定指出，電子會(huì)計(jì)檔案在移交時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子會(huì)計(jì)檔案與其元數(shù)據(jù)一同移交的規(guī)定，并且要求電子會(huì)計(jì)檔案在形成過(guò)程中的文件格式必須符合國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定。強(qiáng)調(diào)如果是特殊的電子格式必須連同電子會(huì)計(jì)檔案的讀取平臺(tái)一同移交歸檔保存。

三、建立健全科學(xué)完善的電子會(huì)計(jì)檔案安全保障制度

電子會(huì)計(jì)檔案歸檔，應(yīng)當(dāng)從它形成的全過(guò)程加以監(jiān)控。首先應(yīng)當(dāng)從電子會(huì)計(jì)檔案的收集、傳輸、整理、保管開(kāi)始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系；對(duì)其形成過(guò)程中的準(zhǔn)確性、完整性、可用性及安全性一一進(jìn)行嚴(yán)格的檢測(cè)把關(guān)，真正符合規(guī)定的會(huì)計(jì)資料才可以接收歸檔。

（一）建立電子會(huì)計(jì)檔案安全保障體系。從管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、到電子會(huì)計(jì)檔案的利用，檔案部門(mén)應(yīng)協(xié)同會(huì)計(jì)部門(mén)、信息技術(shù)管理部門(mén)一同建立安全有效的防范體系，嚴(yán)防電子會(huì)計(jì)檔案利用中的丟失及篡改。

（二）建立電子會(huì)計(jì)檔案的備份制度。防止自然災(zāi)害及人為破壞。

（三）建立電子檔案查閱權(quán)限的控制機(jī)制。防止電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的篡改或泄露。

（四）在系統(tǒng)管理的安全保障上，采用相應(yīng)的IT安全保障系統(tǒng)。保證各授權(quán)人員規(guī)范化操作，防范電子會(huì)計(jì)檔案歸檔前不被篡改。

在電子會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，要明確職責(zé)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)，保證電子會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量及管理工作的安全。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)要確保會(huì)計(jì)資料形成過(guò)程中業(yè)務(wù)流程安全；檔案管理部門(mén)確保管理利用過(guò)程中的權(quán)限操作程序安全。真正實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)信息與電子會(huì)計(jì)檔案的融合，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)管理的信息規(guī)范化、統(tǒng)一一體化、網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化管理，為電子會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]肖潤(rùn).電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建研究，安徽合肥.