馮丹+張楊

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化產(chǎn)品充斥在我們的生活中，信息化技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，有效提高了各個(gè)領(lǐng)域的工作效率。而檔案的管理也被信息化技術(shù)所沖擊，開始信息化管理，檔案信息化在國(guó)內(nèi)是近幾年興起的，主要是以計(jì)算機(jī)為載體，以數(shù)字化的形式記錄，不同于傳統(tǒng)的檔案管理的特征。在當(dāng)今，檔案信息化已被普遍應(yīng)用，提供便利的同時(shí)，伴隨著便是信息化檔案的安全問題。由于信息化檔案應(yīng)用廣泛，但應(yīng)用時(shí)間不長(zhǎng)，所以出現(xiàn)了系列問題，本文就這一現(xiàn)象，淺談?dòng)绊懶畔⒒瘷n案安全的幾點(diǎn)因素，并提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化檔案；安全；影響因素；對(duì)策

一、信息化檔案概述

檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，應(yīng)用現(xiàn)在的信息技術(shù)來管理檔案，對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行信息化處理、管理和為大眾提供便捷服務(wù)，檔案信息化推動(dòng)了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程[1]。又可以理解為，檔案信息化是將檔案紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化管理的過程。這個(gè)過程是需要長(zhǎng)期發(fā)展的，在這個(gè)發(fā)展過程中，要不斷地使用現(xiàn)代信息技術(shù)來裝備信息化檔案管理機(jī)構(gòu)，從而極快地提高信息化檔案管理的水平，保證信息化檔案的安全。

二、影響信息化檔案安全的因素

（一）管理制度的影響

我國(guó)大力推進(jìn)社會(huì)信息化，是為了實(shí)現(xiàn)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)的檔案，運(yùn)輸、編號(hào)、儲(chǔ)存、記錄等都是需要人工來完成的[2]。由于信息化的沖擊，我國(guó)近幾年開始普遍使用信息化檔案的管理模式。但是受到多年傳統(tǒng)的管理模式的影響，雖然管理方式變了，但是思想?yún)s是難以轉(zhuǎn)變。在利用信息化管理檔案后，沒有及時(shí)的制定檔案管理制度，檔案管理流程不科學(xué)、不合理，甚至可以說是混亂的，而且也缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)方面的安全措施。

1.制度不完善

檔案管理需要一套完善的管理制度來保證檔案的安全，但是在我國(guó)不是所有的檔案機(jī)構(gòu)都有這樣的條件，有些檔案機(jī)構(gòu)制度不完善，人員的工作素質(zhì)低下，在檔案信息化時(shí)，請(qǐng)用外來人員幫忙，這樣容易加大對(duì)檔案安全方面的危害。

2.制度不落實(shí)

有些檔案機(jī)構(gòu)會(huì)制定管理制度，但是實(shí)施上卻有許多問題。開會(huì)時(shí)會(huì)多次強(qiáng)調(diào)，但是在工作中又沒有嚴(yán)格的要求和檢查，將制度流于表面，而沒有執(zhí)行，這種情況造成的后果，對(duì)信息化檔案的安全并沒有作用，解決不了實(shí)際問題。

（二）載體和管理系統(tǒng)的影響

信息化檔案主要是存儲(chǔ)在光介質(zhì)和磁性介質(zhì)上，這些介質(zhì)是不穩(wěn)定的，很容易受到環(huán)境的影響而導(dǎo)致介質(zhì)上存儲(chǔ)內(nèi)容的丟失[3]。目前，我國(guó)的各個(gè)機(jī)構(gòu)信息化檔案管理的管理系統(tǒng)都是不同的，沒有做到統(tǒng)一。而不同的檔案管理系統(tǒng)之間存在著兼容性的情況。不同的系統(tǒng)之間無法讀取信息，而且在系統(tǒng)升級(jí)后，原文件也是無法讀取的，這就為使用信息化檔案時(shí)增加了阻礙。計(jì)算機(jī)為信息化檔案的載體，所以很容易會(huì)對(duì)原始檔案的內(nèi)容進(jìn)行篡改和刪除，而且隨著信息化檔案越來越多，如果不能及時(shí)備份，會(huì)對(duì)信息化檔案的安全造成危險(xiǎn)。

（三）檔案管理系統(tǒng)自身存在安全漏洞

當(dāng)今在網(wǎng)絡(luò)市場(chǎng)上有五花八門的系統(tǒng)，不管每一種網(wǎng)絡(luò)有什么用途，有什么特色，不可避免的就是它存在漏洞，就像世上沒有完美的事物。當(dāng)然管理信息化檔案的系統(tǒng)也是存在漏洞的，信息化檔案的安全在這個(gè)方面是沒法避免的，這種情況主要造成以下三種后果。

1.軟件的安全漏洞

因?yàn)槊恳环N系統(tǒng)或者軟件的設(shè)計(jì)都存在漏洞，而且有些系統(tǒng)或軟件在設(shè)計(jì)時(shí)專門設(shè)置了后門，比如說現(xiàn)在人們常常使用的蘋果手機(jī)，現(xiàn)在時(shí)有報(bào)道因?yàn)楹箝T的緣故而造成的信息泄露事件，這種情況對(duì)信息化檔案的安全本身就是威脅。有些計(jì)算機(jī)高級(jí)人才可以通過這些漏洞、后門對(duì)信息化檔案進(jìn)行修改、刪除，甚至使整個(gè)系統(tǒng)癱瘓。

2.網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的安全漏洞

每一種軟件在安裝時(shí)，都是需要通過網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的。但是網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議卻本身就存在安全漏洞，這就加劇了對(duì)信息化檔案安全的威脅。

3.網(wǎng)絡(luò)病毒

各種網(wǎng)絡(luò)病毒在網(wǎng)絡(luò)上肆意而為，這種情況不是一時(shí)就可以解決的。信息化檔案的方便之處便是可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢，也有的可以下載保存利用，但是這種方便也為網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播提供了捷徑。有些信息化檔案系統(tǒng)的防毒措施并不完善，所以網(wǎng)絡(luò)病毒很容易就可以進(jìn)行傳播，將對(duì)信息化檔案的安全造成很大的威脅。

（四）人為因素

人是信息化的推動(dòng)力，所以人也是影響信息化檔案安全的重要因素。下面將通過四個(gè)方面來敘述人為因素的影響。

1.思想方面

檔案信息化在我國(guó)實(shí)行的時(shí)間不長(zhǎng)，對(duì)于信息化檔案的安全意識(shí)薄弱，檔案管理員還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，認(rèn)為檔案信息輸入到電腦中，信息就是安全的。檔案管理的工作是單調(diào)乏味的，收入也是不理想的，所以造成工作人員對(duì)檔案管理工作的興致不高，責(zé)任心不強(qiáng)的情況。

2.技術(shù)方面

檔案信息化后，檔案管理人員就需要掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，但是我國(guó)檔案管理員并沒有學(xué)習(xí)足夠的專業(yè)知識(shí)。在信息化檔案管理保密方面的知識(shí)有所欠缺，檔案管理員沒有足夠的知識(shí)去維護(hù)信息化檔案在網(wǎng)絡(luò)上的安全。也因?yàn)闄n案管理員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不熟悉，時(shí)常造成檔案的刪除和更改，甚至因?yàn)椴僮鞑划?dāng)造成電腦死機(jī)等情況。

3.故意篡改或破壞

有些帶有敵意的計(jì)算機(jī)高級(jí)人才或團(tuán)隊(duì)會(huì)故意的去破壞信息化檔案，對(duì)國(guó)家造成損失和使人們混亂，趁這種情況而得到自己的利益。也有另外一種可能，就是對(duì)檔案的篡改。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)有有關(guān)部門的蓋章和有關(guān)人員的簽字，這是不容易篡改的，但是信息化的檔案是有可能通過超高技術(shù)進(jìn)行篡改的，這種行為就喪失了檔案的真實(shí)性以及合法性。

（五）法律法規(guī)方面

隨著科技的快速發(fā)展，技術(shù)的日新月異，為人們的生活帶來很大的便利，但是隨之缺陷也出現(xiàn)了，比如隱私的泄露問題，這種情況每天都有發(fā)生，我國(guó)也隨之頒布了一系列的法律法規(guī)來規(guī)范信息檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)安全問題，但是對(duì)其后果并沒有明確的規(guī)定，而且不管是公司還是其他有關(guān)部門的規(guī)章制度也是不完善，存在缺陷的，這種情況就造成了出事后，有關(guān)部門的相互推脫，不愿意去處理。因?yàn)檫@些問題，有些部門更加愿意使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案管理，但是這種管理方式，責(zé)任更加的渙散，出現(xiàn)問題找不到責(zé)任人。這些現(xiàn)象的發(fā)生的根本原因就是沒有完善的制度，如果有了完善的制度系統(tǒng)，那么很多問題就不會(huì)發(fā)生，而且對(duì)信息化檔案的發(fā)展有積極的促進(jìn)作用。

三、加強(qiáng)信息化檔案安全的對(duì)策

（一）完善檔案的管理制度

要解決信息化檔案的安全問題，首要工作就是完善檔案的管理制度。管理制度中一定要明確每個(gè)人員的工作職責(zé)，并且說明他所在崗位的重要性，這樣工作人員才會(huì)加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任意識(shí)。檔案機(jī)構(gòu)中的所有檔案信息一定要進(jìn)行及時(shí)的備份，確保在特殊情況下，檔案的安全性，不至于丟失。要對(duì)檔案的使用情況做出具體解釋，什么情況下才可以使用檔案，使用者在使用時(shí)要在什么情況下。這些措施都可以有效的保護(hù)檔案的安全。

（二）提高信息技術(shù)

因?yàn)橄到y(tǒng)本身存在漏洞，這是不可避免的，但是科技人員可以通過對(duì)信息技術(shù)的研究，提高技術(shù)的應(yīng)用，做到雖然有漏洞的存在，但是破壞者的技術(shù)卻達(dá)不到破壞的水平。因?yàn)樵诳萍碱I(lǐng)域，信息技術(shù)的更新太快，所以我們的技術(shù)人員必須緊跟科技的步伐，來維護(hù)我們國(guó)家的信息安全。一方面，要加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的監(jiān)管，將這種危害扼殺在搖籃里。另一方面，編寫優(yōu)良的信息化檔案管理系統(tǒng)，區(qū)分種類、時(shí)間等各種檔案的存儲(chǔ)，保證信息化檔案的多樣化，提供安全的層次。

（三）培訓(xùn)檔案管理人員

隨著科技的進(jìn)步，檔案信息化得到普及。檔案管理人員是維護(hù)檔案安全的執(zhí)行者，所以檔案管理人員必須擁有保護(hù)檔案安全的意識(shí)和能力。

1.培養(yǎng)安全意識(shí)

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)，明白檔案安全的重要性。安全意識(shí)的覺醒，是保護(hù)檔案安全前進(jìn)的一大步。

2.對(duì)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)

檔案信息的普及，對(duì)檔案管理人員的要求也相應(yīng)的提高。檔案管理人員不僅對(duì)檔案涉及的相關(guān)事項(xiàng)要培訓(xùn)，而且對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平也有要求。信息化檔案對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性很強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)是具有不穩(wěn)定性的，比如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)和病毒的侵襲等?，F(xiàn)在人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)了解不透徹，以為有了一些殺毒軟件，檔案就是安全的，但這些卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)是不夠的，檔案管理人員必須具備有基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)知識(shí)，在出現(xiàn)緊急情況時(shí)，有一定的應(yīng)付能力。

（四）制定法律法規(guī)

國(guó)家現(xiàn)在對(duì)信息化檔案的安全問題不夠重視，所沒有具體的制定出法律法規(guī)，出現(xiàn)問題沒有參照的法律依據(jù)，問題得不到及時(shí)解決。國(guó)家應(yīng)該對(duì)這個(gè)問題重視起來，明白檔案信息安全的重要性，對(duì)國(guó)家的穩(wěn)定意味著什么。所以信息化檔案的安全問題，也需要國(guó)家的支持。只要國(guó)家制度出完善的、合理的法律法規(guī)，出現(xiàn)問題有解決的依據(jù)，這種問題才會(huì)得到有效的解決。

四、結(jié)束語

檔案信息化的廣泛應(yīng)用，人們開始體會(huì)到其帶來的好處。財(cái)力人力都得到了節(jié)省，為人們調(diào)取檔案提供了便捷，發(fā)展了檔案管理整個(gè)行業(yè)，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收入，但是在提供好處外，它也表現(xiàn)出了它的缺點(diǎn)，檔案信息化隨著它的便捷也相對(duì)的降低了它的安全性。隨著科技的進(jìn)步，黑客的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在快速進(jìn)步，甚至超越了科技人員的技術(shù)，所以信息化檔案的安全性是一個(gè)大問題。上文是對(duì)現(xiàn)在信息化檔案的一些淺見，提出了認(rèn)為影響信息化檔案安全的一些方面，也相應(yīng)的提出了一些針對(duì)問題的解決對(duì)策。想要更加安全的、廣泛的發(fā)展檔案信息化，我們只有公共努力，提升科技水平，來保證信息化檔案的安全。

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