■/劉佳昕
淺析政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制
■/劉佳昕
近幾年,為防止暗箱操作,遏制尋租腐敗,保證政府采購公開、公平、公正,政府采購的規(guī)范相繼出臺(tái),采購流程控制也不斷完善,如2012年2月1日起施行的《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》、2014年1月1日起施行的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》。本文從內(nèi)部控制建設(shè)角度分析政府采購的業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),從采購業(yè)務(wù)控制活動(dòng)角度,分析采購各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)與控制措施,最后建議政府采購應(yīng)抓住風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn),同時(shí)依托信息化,促進(jìn)信息溝通,提高內(nèi)控運(yùn)行效率。
內(nèi)部控制 政府采購 行政事業(yè)單位
(一)政府采購相關(guān)概念
政府采購是指各級(jí)國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織利用財(cái)政性資金或各級(jí)政府的借款,采購需要的貨物、工程和服務(wù)。政府釆購,不僅指具體的釆購過程,而且是釆購政策、采購程序、釆購過程及采購管理的總稱,是一種公共采購管理制度,是一種政府行為。
政府采購程序是一個(gè)較為完整的流程,包括確定采購需求、選擇和執(zhí)行采購方式、簽訂與履行采購合同、采購項(xiàng)目驗(yàn)收、采購資金支付、采購資料存檔與信息反饋六大步驟。一個(gè)完整的政府采購環(huán)節(jié)主要包括:預(yù)算與計(jì)劃、實(shí)施采購、驗(yàn)收入庫,這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)該建立相應(yīng)的制度。政府采購主要有三種模式:集中采購、分散采購、半集中半分散采購。中國的政府采購中,集中采購占了很大的比重,列入集中采購目錄和達(dá)到一定采購金額以上的項(xiàng)目必須進(jìn)行集中采購。
(二)政府采購控制的相關(guān)概念
1.政府采購控制。政府采購控制是對(duì)編制預(yù)算、招投標(biāo)、審核、驗(yàn)收,報(bào)告等程序的一系列控制過程,其職能既包括設(shè)置各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)范采購活動(dòng),也包括對(duì)政府采購活動(dòng)綜合計(jì)劃、評(píng)價(jià)。在采購內(nèi)部控制中,學(xué)者一致認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)采購內(nèi)部控制目標(biāo),則需要根據(jù)采購過程探尋不同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),之后對(duì)各環(huán)境中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制改善采購的流程。張福康(2008)認(rèn)為,采購與付款業(yè)務(wù)中普遍存在以下五類問題:采購需求盲目;采購成本混淆;采購過程收回扣嚴(yán)重;驗(yàn)收不到位;結(jié)算違反規(guī)定。
政府采購控制的目的是保證采購的質(zhì)量,規(guī)范采購的行為,從而最大限度地發(fā)揮財(cái)政資金的效益,推動(dòng)廉政建設(shè)。在政府采購中控制的載體主要有:采購立項(xiàng)、招標(biāo)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、入庫單據(jù)。在各流程中要抓住關(guān)鍵控制點(diǎn),把握控制載體,發(fā)揮控制的效用。
2.相關(guān)部門職責(zé)。與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的部門主要有業(yè)務(wù)部門、歸口部門、采購部門、財(cái)政部門、財(cái)務(wù)部門等。業(yè)務(wù)部門將本單位的采購需求匯總,負(fù)責(zé)采購預(yù)算的編制和申報(bào)。當(dāng)預(yù)算得到批復(fù)后,業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購登記,并確認(rèn)或調(diào)整采購中心下達(dá)的采購文件。確定預(yù)中標(biāo)結(jié)果,領(lǐng)取中標(biāo)通知書,并與供應(yīng)商簽訂合同。同時(shí),對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行備案,如采購合同、竣工結(jié)算書、審計(jì)報(bào)告等。歸口部門主要對(duì)各單位報(bào)送的采購需求進(jìn)行全面的審核。采購小組主要負(fù)責(zé)審核采購業(yè)務(wù),按照單位規(guī)定批準(zhǔn)合理的項(xiàng)目。政府相關(guān)部門要對(duì)采購管理進(jìn)行相關(guān)審批,并提供職能服務(wù)。財(cái)務(wù)部門接收各單位報(bào)送的需求、審核申報(bào)的采購預(yù)算等相關(guān)的資料,進(jìn)行總體采購預(yù)算、計(jì)劃的編制,并報(bào)送給財(cái)政部門審核。部門內(nèi)設(shè)立政府采購管理員及操作員,分別負(fù)責(zé)保管采購密鑰。對(duì)業(yè)務(wù)部門傳遞來的檔案資料、采購合同等,要進(jìn)行收集、整理、備案。對(duì)各采購單位監(jiān)督、指導(dǎo)、管理,編制匯總采購統(tǒng)計(jì)報(bào)表,分析采購執(zhí)行情況。同時(shí),要及時(shí)將相關(guān)材料報(bào)送財(cái)政部門、采購中心等相關(guān)管理部門。
(一)政府采購預(yù)算編制質(zhì)量不高
政府采購預(yù)算編制不夠全面和系統(tǒng),影響了使用效果。在實(shí)踐中,一些政府機(jī)關(guān)并沒有把采購預(yù)算單獨(dú)列示,而是籠統(tǒng)歸入財(cái)政預(yù)算中,同時(shí)預(yù)算也沒有編制到具體的項(xiàng)目。這就使采購單位、采購中心、財(cái)務(wù)部門無法很好地交接工作,增加了采購成本與實(shí)施難度。在編制采購預(yù)算時(shí),很多單位認(rèn)為是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任,沒有協(xié)調(diào)各單位共同協(xié)作。
在預(yù)算的編制方面,存在年初預(yù)算編制較粗糙,采購項(xiàng)目追加調(diào)整隨意性大的問題。一些政府沒有嚴(yán)格的政府采購預(yù)算調(diào)整程序,使得執(zhí)行中的政府采購與預(yù)算指標(biāo)相差較大,于是在年中追加采購金額、規(guī)模,導(dǎo)致采購預(yù)算缺乏精確性和可行性,對(duì)實(shí)際采購的約束力弱。一些政府部門為了避免責(zé)任,不編制采購預(yù)算,不明確采購事項(xiàng),導(dǎo)致實(shí)際采購需求與預(yù)算不符。預(yù)算資金出現(xiàn)結(jié)余時(shí),降低了資金使用效率;預(yù)算資金不足時(shí),降低了采購的效率與采購的商品或服務(wù)的質(zhì)量。
(二)招標(biāo)文件不規(guī)范,招投標(biāo)過程存在舞弊行為
招標(biāo)文件包括資格條件、合同、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,這是評(píng)標(biāo)的依據(jù)。在評(píng)標(biāo)時(shí),要依據(jù)法律法規(guī)與招標(biāo)文件對(duì)各投標(biāo)文件進(jìn)行資格性審查。因此招標(biāo)文件的制定,對(duì)于投標(biāo)資格的獲取和供應(yīng)商的確定有直接的影響。而有些地方政府,利用招標(biāo)文件設(shè)置投標(biāo)門檻,在制定過程中也出現(xiàn)審核不嚴(yán)的現(xiàn)象。如限制了投標(biāo)企業(yè)資質(zhì)、地域、注冊金額等,通過任意的資格限定標(biāo)準(zhǔn)來限制競標(biāo)的供應(yīng)商,使所偏好的供應(yīng)商能競標(biāo)成功,也使評(píng)標(biāo)結(jié)果不公正,偏離了實(shí)際采購目標(biāo)。
在公開招標(biāo)過程中,控制招投標(biāo)信息發(fā)布的程度,也影響了招投標(biāo)的公平性。在詢價(jià)采購、邀請招標(biāo)、競爭性談判時(shí),出現(xiàn)只向偏好的供應(yīng)商邀請的現(xiàn)象。在實(shí)際中,還出現(xiàn)招標(biāo)人泄露評(píng)委名單、泄露標(biāo)底、泄露其他投標(biāo)人的情況,而投標(biāo)人也通過賄賂評(píng)委等方式,獲取最終資格。
(三)政府采購合同不規(guī)范,驗(yàn)收審核不嚴(yán)
政府與供應(yīng)商簽訂的采購合同,大多沒有統(tǒng)一的合同條款,只是按照政府領(lǐng)導(dǎo)或供應(yīng)商提出的標(biāo)準(zhǔn)版本合同,這樣很難最大程度上減小政府采購風(fēng)險(xiǎn),保證政府的利益。同時(shí),合同內(nèi)容的不細(xì)致,也難以把控供貨質(zhì)量,影響了合同的履行。
大部分地方政府在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中,沒有加強(qiáng)集中采購機(jī)構(gòu)的介入,而是采購者自己驗(yàn)收。這樣會(huì)造成采購人與供應(yīng)商串通,損害社會(huì)公共利益。沒有專業(yè)技術(shù)人員用專業(yè)技術(shù)方法進(jìn)行驗(yàn)收,會(huì)導(dǎo)致工程質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、產(chǎn)品未按要求履約等現(xiàn)象。在具體實(shí)施中,政府部門也未明確具體措施,導(dǎo)致了驗(yàn)收的隨意性。
(一)政府采購存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
采購控制業(yè)務(wù)流程較繁雜,風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也較多,且需要一定的專業(yè)技術(shù),需要單位重點(diǎn)關(guān)注以下風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn):第一,釆購需求文件未得到專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)的評(píng)估及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);第二,超標(biāo)準(zhǔn)制定采購計(jì)劃,采購方案超過預(yù)算,且未建立第三方機(jī)構(gòu)詢價(jià)機(jī)制,根據(jù)現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)釆購需求價(jià)格進(jìn)行套算;第三,招標(biāo)要素設(shè)置違反相關(guān)法律法規(guī),對(duì)地域性和行業(yè)性等特殊事項(xiàng)設(shè)置歧視性和傾向性條款,存在與滿足釆購需求關(guān)聯(lián)不大的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn),招標(biāo)過程中有舞弊行為發(fā)生;第四,采購事項(xiàng)未由專門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)審查,無法保證合法合規(guī),對(duì)采購支出事項(xiàng)也未進(jìn)行審驗(yàn),出現(xiàn)不規(guī)范的口頭移交;第五,釆購方式與代理機(jī)構(gòu)的選擇有舞弊行為產(chǎn)生,在招標(biāo)、政府采購過程中接受宴請、禮品或回扣;第六,政府采購驗(yàn)收不到位,存在重采購結(jié)果、輕履約驗(yàn)收的現(xiàn)象。一些供應(yīng)商為降低供貨成本以次充好,采購單位在驗(yàn)收時(shí)未嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
(二)政府采購關(guān)鍵控制點(diǎn)與控制措施
1.采購需求與采購預(yù)算環(huán)節(jié)。編制需求計(jì)劃與采購預(yù)算是政府采購活動(dòng)的起點(diǎn)。采購需求制定環(huán)節(jié)若不規(guī)范,就會(huì)使采購需求偏離實(shí)際,偏離政府采購公開、公平、公正的原則。政府采購的需求影響了采購活動(dòng)的實(shí)際走向。對(duì)采購需求的控制措施為:部門負(fù)責(zé)人對(duì)各業(yè)務(wù)部門制定的采購需求進(jìn)行討論與細(xì)化后,再提請政府采購部門審核。審核要求為是否按照政府采購目錄和金額的規(guī)定,是否符合政府采購的標(biāo)準(zhǔn)。
按照“先預(yù)算,后計(jì)劃,再釆購”的工作流程,各單位應(yīng)按照制定的采購需求,填報(bào)集中釆購預(yù)算,并錄入采購計(jì)劃。采購預(yù)算的編制內(nèi)容包括采購項(xiàng)目、實(shí)施采購的時(shí)間、采購的名稱、數(shù)量金額、資金來源等。在編制采購預(yù)算時(shí),要保證每項(xiàng)采購預(yù)算均有資金來源,且沒有超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),編制預(yù)算不能憑空想象、拍腦袋決策,要進(jìn)行市場調(diào)研。對(duì)技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目,可以聘請專家或其他社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)來確保預(yù)算的合理性。在采購預(yù)算的審核階段,要重點(diǎn)關(guān)注采購項(xiàng)目是否符合政府規(guī)范要求、采購方式是否符合法律法規(guī)、采購時(shí)間是否能按時(shí)進(jìn)行、采購價(jià)格是否符合市場、資金來源是否準(zhǔn)確合理、預(yù)算的編制方法是否先進(jìn)。同時(shí),采購需求的制定與審核應(yīng)由不同人員負(fù)責(zé)。在采購預(yù)算執(zhí)行時(shí),要對(duì)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督與跟蹤,不能隨意變更預(yù)算。
2.招投標(biāo)環(huán)節(jié)。在招投標(biāo)環(huán)節(jié)中,一些地方政府只是走程序,政府采購人提前透露標(biāo)底給“自己人”,合伙商量“圍標(biāo)”、“陪標(biāo)”等,甚至出現(xiàn)幾家企業(yè)長期壟斷政府采購的局面。在控制時(shí),先要規(guī)范招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)公平、公正地制定,應(yīng)專門設(shè)立部門與業(yè)務(wù)部門共同協(xié)作制定,或選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。在制定完成后,要經(jīng)過審核確認(rèn)的程序。先通過業(yè)務(wù)部門確認(rèn),再經(jīng)過政府采購部門,最后由授權(quán)部門審批。在重要事項(xiàng)中,不能只由單位負(fù)責(zé)人單獨(dú)審批,應(yīng)該采取集體決策、會(huì)簽制度。在審查中,要緊抓招標(biāo)文件的合法合規(guī)性。同時(shí),經(jīng)辦與審核要采取不相容崗位相分離的控制方法。對(duì)于關(guān)鍵崗位要建立準(zhǔn)入、輪崗、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的管理制度,保證內(nèi)控執(zhí)行到位,減小互相勾結(jié)的可能性。對(duì)透露標(biāo)底等行為進(jìn)行嚴(yán)肅懲戒。
招投標(biāo)信息的一個(gè)重要流程是“公告關(guān)”。政府采購的招標(biāo)信息應(yīng)內(nèi)部公開,同時(shí)對(duì)社會(huì)公開。對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)確定、招標(biāo)文件等的公開,有利于內(nèi)外部監(jiān)督。不是只簡單公布招投標(biāo)結(jié)果,而是公開事前、事中、事后情況。
3.政府采購合同管理環(huán)節(jié)。政府采購合同既要符合《合同法》的規(guī)定,也要遵循《政府采購法》的規(guī)定。在合同管理的各流程均要實(shí)施控制,如圖1所示。
政府采購合同管理中要重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)控制時(shí)點(diǎn),分別為合同訂立時(shí)、審核修訂時(shí)及合同履行時(shí)。第一,在合同擬定時(shí),要保證合同雙方權(quán)利、義務(wù)對(duì)等,同時(shí),與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件內(nèi)容一致。在合同中,要對(duì)貨物規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、到貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款進(jìn)行具體的設(shè)立,不得有表述不清的項(xiàng)目。第二,在審核修訂時(shí),不得改變合同其他條款,對(duì)有需要補(bǔ)充的內(nèi)容須為同一類項(xiàng)目,比例不得過大。第三,在合同履行時(shí),要建立合同履行報(bào)告監(jiān)督管理機(jī)制,業(yè)務(wù)部門要按照合同履約進(jìn)度表實(shí)施項(xiàng)目管理,確定合同履約情況報(bào)告給管理部門。若有追加補(bǔ)充合同,也要在履行時(shí)同樣監(jiān)督其流程與授權(quán)管理。對(duì)于分析評(píng)估與合同履行總體情況存在差異較大時(shí),要及時(shí)匯報(bào),制定改進(jìn)意見。在合同履行過程中,發(fā)現(xiàn)條款有誤,存在欺詐風(fēng)險(xiǎn)或因政策、市場的變化引起的利益受損,要及時(shí)報(bào)告上級(jí)部門。同時(shí),健全合同履行考核與責(zé)任追究制度,做到責(zé)任到人。
圖1 合同管理各流程中內(nèi)部控制構(gòu)建體系
4.政府采購驗(yàn)收及付款環(huán)節(jié)。政府采購驗(yàn)收是單位對(duì)采購貨物和服務(wù)的檢驗(yàn)接收,以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。驗(yàn)收階段要建立起專門的驗(yàn)收管理制度,設(shè)置專人驗(yàn)收,不能交由采購經(jīng)辦人員。對(duì)于物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量在驗(yàn)收完成后,應(yīng)出具驗(yàn)收證明報(bào)告。在工程項(xiàng)目竣工后,要進(jìn)行竣工決算工作,之后應(yīng)向采購小組備案驗(yàn)收審計(jì)報(bào)告。
驗(yàn)收環(huán)節(jié)應(yīng)采取以下控制措施:一是業(yè)務(wù)部門提出驗(yàn)收申請,交由政府采購部門審核、授權(quán);二是成立驗(yàn)收小組,可以包括委托的代理機(jī)構(gòu)或技術(shù)專家、部門專人等,對(duì)供應(yīng)商的商品、服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收,復(fù)雜的采購項(xiàng)目,應(yīng)借助專家或其他質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)的幫助;三是及時(shí)報(bào)告驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況,并查明原因,按照規(guī)定要求退貨或折扣;四是出具驗(yàn)收證明提交相關(guān)部門簽署意見,加蓋單位及供應(yīng)商的公章,并備案;五是按單位要求編制入庫單、倉庫明細(xì)賬,辦理入庫,同時(shí)提交財(cái)務(wù)部門做資產(chǎn)登記。
在采購付款環(huán)節(jié),財(cái)務(wù)部門的控制內(nèi)容主要有:一是審核原始憑證;二是核對(duì)驗(yàn)收報(bào)告、入庫單及發(fā)票;三是提交上級(jí)部門審核,獲取付款授權(quán)。要特別關(guān)注是否存在超合同、超進(jìn)度付款;是否存在挪用采購資金現(xiàn)象及有關(guān)票據(jù)是否與預(yù)算、招投標(biāo)文件等信息相一致。
(一)抓住政府采購活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn)
政府采購活動(dòng)流程是獲取采購需求,編制采購預(yù)算,制定招標(biāo)文件,開、評(píng)、定標(biāo),簽訂采購合同,商品項(xiàng)目驗(yàn)收,支付采購款。在各個(gè)流程中要找到風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),抓住控制點(diǎn),才能降低采購風(fēng)險(xiǎn),完善內(nèi)部控制。
在采購預(yù)算環(huán)節(jié)要合理制定需求,合規(guī)編制預(yù)算,同時(shí)要提請單位負(fù)責(zé)人審核。在招投標(biāo)環(huán)節(jié)要公平制定招標(biāo)文件,提交集體會(huì)簽,防止內(nèi)部人泄露標(biāo)底,相互勾結(jié)。同時(shí),要保證招投標(biāo)事項(xiàng)的透明公告。在合同管理環(huán)節(jié),要對(duì)合同的簽訂、修改、履行實(shí)施全面控制,建立問責(zé)制度。在驗(yàn)收與支付環(huán)節(jié),要保證驗(yàn)收的質(zhì)量與中立性,同時(shí)合理處理驗(yàn)收中出現(xiàn)的異常情況。
政府采購不是簡單的招標(biāo)投標(biāo)工作,而是一系列的流程。內(nèi)部控制要貫穿整個(gè)過程,在各個(gè)控制環(huán)節(jié)中應(yīng)該明確政府采購、資產(chǎn)管理、財(cái)會(huì)、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門或崗位的具體控制內(nèi)容,避免多重控制或者是形式主義。
(二)依托信息化,實(shí)施管采分離,提高信息溝通
推行政府采購制度其基本要求應(yīng)該是“管采分離”,即監(jiān)督權(quán)、使用權(quán)、采購權(quán)等三權(quán)相互制約、相互監(jiān)督。不相容職務(wù)相分離可以通過信息化來較好實(shí)現(xiàn),在信息系統(tǒng)中,不同的業(yè)務(wù)授權(quán),能形成“裁判員是裁判員、運(yùn)動(dòng)員是運(yùn)動(dòng)員”的運(yùn)行機(jī)制,以避免權(quán)力過于集中而滋生腐敗行為。
政府可以建立采購信息系統(tǒng),明確各單位的職責(zé)權(quán)限,建立有效工作機(jī)制,減少人為操縱的因素。同時(shí),將管理業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和實(shí)施規(guī)范的政策、法律法規(guī)嵌入系統(tǒng)程序,提高管理水平和內(nèi)部控制實(shí)施效率。采購部門可以充分利用各層信息的流入、流出,挖掘采購需要的信息數(shù)據(jù),各業(yè)務(wù)部門也可以實(shí)現(xiàn)信息溝通的常態(tài)化。同時(shí),要依據(jù)政府實(shí)際情況,定期完善信息系統(tǒng),加強(qiáng)信息系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理,從而提高內(nèi)部控制運(yùn)行效率。
[1]劉永澤,唐大鵬.關(guān)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的幾個(gè)問題〔J〕.會(huì)計(jì)研究,2013(01).
[2]陳漢文,張宜霞.企業(yè)內(nèi)部控制的有效性及其評(píng)價(jià)方法〔J〕.審計(jì)研究,2008(03).
[3]龔珂青.政府采購和內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理中的應(yīng)用分析〔J〕.會(huì)計(jì)師,2016(03).
[4]王佳.成都F行政事業(yè)單位內(nèi)部控制研究〔D〕.成都:西南財(cái)經(jīng)大學(xué),2014.
[5]劉永澤,張亮.我國政府部門內(nèi)部控制框架體系的構(gòu)建研究〔J〕.會(huì)計(jì)研究,2012(01).
◇作者信息:中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)碩士研究生,研究方向:內(nèi)部控制與審計(jì)
◇責(zé)任編輯:閆樹北
◇責(zé)任校對(duì):閆樹北
F810.2
A
1004-6070(2017)07-0050-04