賀濤

摘 要：事業(yè)單位主要肩負(fù)著從事公益性社會(huì)活動(dòng)的職能。隨著社會(huì)事物的不斷快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)量不斷加大，檔案管理日益處在更重要的位置。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作列是保障各項(xiàng)工作有序開(kāi)展的重要條件。本文主要探討事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策

檔案管理是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一，檔案不僅是日常工作中數(shù)據(jù)資料的積累，而且還是今后工作的重要依據(jù)。做好檔案管理工作需要有極大的耐心，而且還要有相當(dāng)豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。目前事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一些問(wèn)題，還需要根據(jù)實(shí)際情況不斷提高事業(yè)單位檔案管理水平。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不足

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還沒(méi)有被放置在突出位置上，普遍存在檔案管理效率低等下實(shí)際問(wèn)題，歸結(jié)起來(lái)這些問(wèn)題主要是由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視不足而引發(fā)的。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)主要經(jīng)歷用在抓業(yè)務(wù)和項(xiàng)目上，對(duì)檔案的作用和價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案只是簡(jiǎn)單的記錄和存儲(chǔ)，因此限制了檔案管理工作發(fā)展。事業(yè)單位還普遍存在檔案管理工作的重點(diǎn)是不泄密、不丟失即可的觀點(diǎn)，對(duì)待檔案管理常常存在消極態(tài)度，難以高質(zhì)量的開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，事業(yè)單位作為連接政府和人民群眾的紐帶，往來(lái)文件檔案頻繁，由于沒(méi)有對(duì)檔案形成正確認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理混亂、管理重點(diǎn)不突出，大量人力物力被浪費(fèi)等問(wèn)題。

1.2 檔案管理工作人員能力有待提高

主要從事檔案管理工作人員的素質(zhì)能力直接決定了事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，事業(yè)單位檔案管理工作人員的能力水平普遍不足。部分單位的檔案管理工作人員主要由其它崗位調(diào)轉(zhuǎn)而來(lái)，自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力水平較為有限，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員制約了事業(yè)單位檔案管理工作效率。還有部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏必要的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，沒(méi)有具備從事檔案管理工作的基本素質(zhì)。

1.3 事業(yè)單位檔案管理不符合相關(guān)規(guī)定

各級(jí)政府的檔案局對(duì)事業(yè)單位檔案管理有直接的規(guī)定，制訂并出臺(tái)了較為完善的檔案管理制度。對(duì)檔案資源的收集、源頭控制、檔案整理、保管、錄入、掃描都有行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。一些事業(yè)單位的檔案管理顯然沒(méi)有達(dá)到要求。首先，在檔案資料的制作方面隨意性較大，沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案分類(lèi)要求、排序原則對(duì)檔案資料進(jìn)行修整和有效的裝訂。其次，事業(yè)單位的檔案資料容易損壞、丟失、而且不具備必要的查閱使用性，嚴(yán)重制約了檔案材料作用的發(fā)揮。這些問(wèn)題主要是由于事業(yè)單位執(zhí)行相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)較差造成的。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理水平，還要從完善相關(guān)管理制度，加強(qiáng)檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理效率入手。

1.4 事業(yè)單位檔案管理有較大隨意性

事業(yè)單位檔案管理的隨意性較大，不注重對(duì)檔案管理給予必要的經(jīng)費(fèi)投入，嚴(yán)重制約了檔案管理的質(zhì)量。首先，一些事業(yè)單位的紙制檔案還存在著受潮、丟失、被蛀蝕等檔案受損問(wèn)題，紙制檔案保管的效果較差。其次，有些事業(yè)單位的檔案室設(shè)施設(shè)備不足，紙制檔案放置環(huán)境較差，不具備必要的放置檔案的卷柜等。第三，事業(yè)單位檔案管理的安全性不高，不僅無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案室，而且檔案無(wú)序堆放，缺乏必要的檔案保密手段。第四，不注重檔案的保密工作，隨意翻閱涂改檔案的現(xiàn)象還存在，尤其是在非涉密的事業(yè)單位，檔案的保密性與安全性更差。提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性，應(yīng)當(dāng)從杜絕檔案管理的隨意性問(wèn)題入手。

1.5 事業(yè)單位檔案信息化水平較低

信息化是檔案管理的主流發(fā)展趨勢(shì)，受到經(jīng)費(fèi)和人員素質(zhì)的限制，事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低。首先，我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案信息化軟件系統(tǒng)還處在初步設(shè)計(jì)和建設(shè)階段，現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量和質(zhì)量普遍不高。其次，事業(yè)單位檔案數(shù)字化的開(kāi)放率低，不能有效形成信息數(shù)據(jù)的傳遞作用，無(wú)法供更多單位或個(gè)人使用事業(yè)單位的檔案信息。第三，事業(yè)單位檔案信息化的水平較差，軟硬件設(shè)備存在發(fā)展瓶頸，數(shù)據(jù)信息的檢索效率、傳遞效率、數(shù)據(jù)安全性都存在較大問(wèn)題。第四，事業(yè)單位人工檢索檔案仍是常態(tài)，現(xiàn)有信息化手段融入事業(yè)過(guò)程仍慢長(zhǎng)。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

2.1 全面提高事業(yè)單位檔案管理效率

提高事業(yè)單位檔案管理工作水平和效率，應(yīng)當(dāng)采用有針對(duì)性的實(shí)際措施和辦法，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)有水平可以采用科學(xué)而實(shí)用的管理辦法用以提高檔案管理效率。首先，積極爭(zhēng)取檔案局技術(shù)和財(cái)政資金的大力支持，建立必要而單獨(dú)的檔案管理部門(mén)，施行專(zhuān)業(yè)化的檔案管理，配齊配足必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備。其次，對(duì)檔案資料施行集中管理，避免分散檔案管理的不足，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)性和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效率目標(biāo)，使得事業(yè)單位檔案信息更加穩(wěn)固充實(shí)。第三，積極采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高開(kāi)發(fā)利用率。

2.2 不斷提升檔案管理的信息化水平

檔案管理信息化是檔案管理的主流發(fā)展趨勢(shì)，為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出的要求，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，做好檔案管理的信息化工作。首先，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，制訂檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃、有步驟的逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。其次，引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理工作人員掌握必要的信息技術(shù)，學(xué)會(huì)網(wǎng)絡(luò)傳播檔案、數(shù)據(jù)信息檢索，電子信息維護(hù)等基本的操作常識(shí)，為迎接信息化時(shí)代做好準(zhǔn)備。第三，加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案的建設(shè)工作，借助地方檔案局的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，開(kāi)發(fā)出可供事業(yè)單位使用的檔案管理系統(tǒng)，逐步從數(shù)據(jù)信息的錄入、檢索、傳遞等實(shí)際用途著眼實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

2.3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員建設(shè)

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)業(yè)的人員從事事業(yè)單位檔案管理工作，并且注重全面加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)。首先，定期組織事業(yè)單位檔案管理人員參加地方性和行業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)工作，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理人員向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的應(yīng)急處置能力，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要，為檔案管理人員制訂研究課題，促進(jìn)檔案管理人員圍繞專(zhuān)業(yè)需要進(jìn)行理論和業(yè)務(wù)研究。

3 結(jié)論

事業(yè)單位的檔案資料是國(guó)家安排科教文衛(wèi)事業(yè)的重要信息來(lái)源。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，不僅可以提高事業(yè)單位自身的工作效率，而且可以為上級(jí)機(jī)關(guān)提供決策依據(jù)。為了進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理制度，工作人員水平，技術(shù)裝備等進(jìn)行全面升級(jí)，不斷發(fā)揮出檔案的重要作用，切實(shí)依靠完善的檔案管理，加強(qiáng)事業(yè)單位工作效率。

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