李晶群

摘 要：隨著我國對檔案信息化建設方面的開展，在檔案管理中電子檔案也已經(jīng)逐漸的成為了一個非常重要的部分。但是和傳統(tǒng)檔案利用過程當中可控性進行比較，電子檔案在實際利用的過程當中，存在著很多不能控制風險的因素。因此，如何將電子檔案在實際利用過程當中出現(xiàn)的風險進行逐漸的降低，并且最大程度的將電子檔案其他方面的利用價值進行充分的發(fā)揮，也是我國檔案管理相關工作者面臨的一個非常緊急的任務。

關鍵詞：電子檔案；安全控制；辦法實現(xiàn)

檔案信息化不斷的發(fā)展，檔案數(shù)字化也已經(jīng)成為了我國未來發(fā)展當中的一個必然的趨勢，電子檔案信息也主要是基于現(xiàn)階段的網(wǎng)絡資源集中的存儲，并且通過了查詢平臺和權限的管理，不僅實現(xiàn)了能夠跨部門和跨單位以及跨地域的對檔案的檢索和瀏覽以及下載利用，更實現(xiàn)了對信息資源進行全方面的共享，從而最大限度的對用戶的需求進行了滿足。另外，檔案管理的理念也就發(fā)生了比較大改變，并且電子檔案也逐漸的成為了我國檔案保管的一個非常重要的形式。電子檔案具有著很容易改和寫的特點，以及其中內容和載體都是不能進行分離，也不會在有特定的字跡，并且也沒有辦法借助印章或者簽署等相關的特點，這就決定了在進行保管和利用以及管理上的難度和復雜性。因此，如何確保電子檔案安全保管和利用，也是我國各個地區(qū)檔案管理相關工作人員一項非常重要的工作。

1 電子檔案提供利用的方式

對于各個地區(qū)的檔案部門來說，電子檔案提供利用一般有三種方式：第一，提供拷貝，相關的檔案部門可以向利用者通過拷貝形式提供記錄在特定載體上的電子檔案。第二，通訊傳輸，就是利用網(wǎng)絡來對電子檔案進行傳輸。第三，在線利用，就是指相關的工作人員利用電腦來通過網(wǎng)絡對檔案查詢系統(tǒng)上的檔案數(shù)據(jù)進行直接的查詢。

2 電子檔案利用存在的安全風險

電子檔案的利用，具有著靈活性和便捷性等多個方面的優(yōu)勢，但是在實際利用的過程當中，也存在著各方面的安全風險，一是網(wǎng)絡硬件存在安全的風險，并且還存在著不可控制網(wǎng)絡中斷的情況，從而對在線利用的連續(xù)性造成非常嚴重的影響。特別是在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中時有發(fā)生。二是網(wǎng)絡環(huán)境也存在著安全的風險。網(wǎng)絡是由很多個計算機的節(jié)點組成，但是節(jié)點存在的越多，風險就會越大，就會很容易發(fā)生病毒傳播和數(shù)據(jù)的竊取等相關的安全事故。

2.1 利用權限安全的風險

基于拷貝數(shù)據(jù)和通訊傳輸?shù)姆绞竭M行比較，對在線利用方式使用的用戶數(shù)量比較多。如果對權限劃分不清晰，就很容易導致越權行為的發(fā)生。從而就對電子檔案控制造成非常嚴重的影響。如果出現(xiàn)比較嚴重的越權行為，例如非法刪除和非法篡改，就會導致電子檔案信息資源的丟失。

2.2 信息存儲安全的風險

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)當中，存儲的格式經(jīng)常都是利用原始的格式。但是我國目前對電子檔案進行歸檔，都是以比較常見的辦公文檔的格式進行保存。對于這類可以進行編輯格式的電子檔案來說，信息在進行儲存以及利用的過程當中，就很可能存在被篡改的風險，從而嚴重的違背了檔案真實性的原則。

2.3 信息傳播安全的風險

對于對我國目前采用WEB技術進行開發(fā)的檔案管理信息的系統(tǒng)來說，電子檔案在實際利用的過程中，對權限的控制非常簡單，只包括可利用以及不可利用兩種方式。對于可利用的模式來說，如果用戶對電子檔案進行了利用，就無法使用戶在利用結束以后發(fā)生的傳播風險進行有效的控制。但是當電子檔案可以被下載或者打印的時候產生了二次傳播。從而就違背了檔案保密性的原則。

3 電子檔案利用的安全控制

在電子檔案中利用安全的控制，主要是促進電子檔案的信息能夠在檔案管理系統(tǒng)當中安全的運行，保證合法用戶的使用，還要對非法用戶的訪問進行嚴格的禁止，最終保證電子檔案信息不遭到任何方面的破壞和更改以及非法拷貝等等。

3.1 網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩刂?/p>

對于網(wǎng)絡進行安全傳輸主要采用的方法，就是物理隔離和對防火墻的應用以及身份認證等相關方面的安全技術。要按照電子檔案保密的級別，來對網(wǎng)絡傳輸保障的體系進行合理的建設。還要根據(jù)檔案保密的級別，對電子檔案利用的范圍劃分為不可用和內部使用以及公眾使用。對于內部使用的電子檔案，應該及時的建設內部專網(wǎng)，從而對網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩M行有效的保證，也能與互聯(lián)網(wǎng)的格局進行有效的確保。公眾對電子檔案的使用，應該確保網(wǎng)絡的暢通，不發(fā)生任何斷網(wǎng)的事故。另外還應該利用斷點續(xù)傳的技術，能夠確保電子檔案在出現(xiàn)傳輸重點的現(xiàn)象時，能夠及時的獲取電子檔案的副本，從而保證各方面的完整性。

3.2 利用權限安全控制

對于電子檔案的利用，所有涉及的工作人員主要包括數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理員和利用者以及維護的操作人員等等，因為他們各自自身的工作性質和責任都是不一樣的，所以對其中的使用權限進行嚴格的審核是非常重要的一個環(huán)節(jié)。審核應該利用決策者進行執(zhí)行，要依據(jù)各方面人員的級別和層次來認定使用的權限，并且依據(jù)這個標準來進行注冊和登錄。

3.3 信息存儲安全控制

第一，主要是利用雙套制的存儲模式；第二，要建立一套對技術驗證的機制，從而對原始電子檔案的真實性進行有效的保證；第三，要對密集的信息資源的和內容進行全方面的加密處理，還要對使用的密鑰進行不定期的更換；第四，要通過利用備份的服務器和雙機熱備以及各方面的備份軟件，從而能夠對存放在存儲設備上信息的安全性進行有效的保證。

3.4 信息傳播安全的控制

一是利用網(wǎng)頁的控制技術，來對電子文件的利用權限進行劃分；二是系統(tǒng)應該對進行利用的全過程進行有效的監(jiān)控。

4 結語

綜合上文所述，電子檔案在安全利用的過程當中，會受到各個方面環(huán)境因素的影響，所以，就應該從環(huán)境、設備和策略以及技術等多個方面采取比較有效的策略，從而在每一個環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞進行有效的確保，從而能夠促進電子檔案在實際利用的過程當中能夠體現(xiàn)出靈活性和便捷性的優(yōu)勢，并且能夠本著可靠和安全以及可持續(xù)的為社會提供全方面的服務，將其中價值的作用進行充分的發(fā)揮，從而更好的造福于人類。

參考文獻

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