沈振紅

摘 要：要想提高檔案管理的水平，就要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，只有這樣才可以更好的提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。文章通過(guò)分析檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)涵，分析了其特點(diǎn)，探究了現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，為檔案信息化建設(shè)水平的提高和檔案管理提供合理性建議，為相關(guān)的檔案管理者提供參考，具體分析如下所示。

關(guān)鍵詞：檔案工作；檔案信息化建設(shè)；檔案管理

1 檔案信息化建設(shè)涵義及其特征

在我國(guó)的檔案行政管理部門引導(dǎo)下，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步優(yōu)化過(guò)去的檔案管理體系，同時(shí)收集好、管理好現(xiàn)有的檔案信息資源，利用好現(xiàn)有的檔案信息資源，這就是檔案的信息化建設(shè)。在這一建設(shè)下，檔案工作的現(xiàn)代化水平大大提高，同時(shí)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)水平也會(huì)大大提高，具體來(lái)看，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.1 檔案信息化建設(shè)具有一定的改革性

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程里，通過(guò)應(yīng)用一些信息技術(shù)手段，改變現(xiàn)在的檔案管理職能，同時(shí)優(yōu)化現(xiàn)在的工作體系，在一定程度上彌補(bǔ)了過(guò)去的檔案信息建設(shè)的不足，不管是在檔案收集方面還是檔案整理方面都要更新理念，形成新的方法，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方式，成為檔案工作改革發(fā)展的重要方向。

1.2 檔案信息化建設(shè)具有一定的時(shí)效性

對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，其耗費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，而且是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，所以必須借助現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。在信息化建設(shè)過(guò)程里，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)還要加大創(chuàng)新力度。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，必須及時(shí)更新硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，做好系統(tǒng)升級(jí)和系統(tǒng)維護(hù)工作，始終保持檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性，不能因停滯不前而錯(cuò)失發(fā)展良機(jī)。

1.3 檔案信息化建設(shè)具有一定的價(jià)值性

檔案信息化建設(shè)可以進(jìn)一步完善現(xiàn)在的館藏體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有利于實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。在實(shí)際的信息資源整合過(guò)程里，檔案自身也會(huì)提高價(jià)值，有利于為信息需求者提供更好的服務(wù)。

2 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)軟硬件

在檔案信息化建設(shè)里，基礎(chǔ)設(shè)施是最基本的內(nèi)容，同時(shí)它也為整個(gè)過(guò)程提供了技術(shù)基礎(chǔ)。而在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)里，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是核心部分，它可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸和資源共享。所以，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程里，要廣泛的應(yīng)用計(jì)算機(jī)，建設(shè)檔案管理的局域網(wǎng)。

2.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)在檔案信息化建設(shè)和檔案管理中具有重要意義，通過(guò)一些軟件系統(tǒng)可以更好的適應(yīng)機(jī)關(guān)文檔的一體化管理，滿足數(shù)字化檔案館建設(shè)實(shí)際需求，不過(guò)對(duì)于軟件系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，必須和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)需求相適應(yīng)。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系在一定程度上約束了檔案信息資源的多個(gè)方面工作，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)規(guī)范了檔案的歸檔和使用，在一定程度上有利于更好的開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

2.4 安全保障體系建設(shè)

在所有的檔案中，一些檔案信息涉及的內(nèi)容比較重要，如果不小心泄露出去會(huì)造成嚴(yán)重的后果，所以必須建設(shè)安全保障體系，具體來(lái)看主要包含以下幾個(gè)內(nèi)容：首先要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架，其次要完善現(xiàn)有的安全管理體系，最后要提高檔案信息安全意識(shí)。

2.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

要想建設(shè)檔案信息化，就要建設(shè)現(xiàn)有的人才隊(duì)伍。任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)人的作用，通過(guò)普及信息技術(shù)知識(shí)，培訓(xùn)技術(shù)工作人員，領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修等提高人才隊(duì)伍素質(zhì)，這也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施建議

3.1 完善現(xiàn)有的檔案信息化工作體系

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化就要通過(guò)相關(guān)的工作體系開(kāi)展工作，所以就要從以下幾個(gè)方面采取措施：首先，要完善現(xiàn)在的運(yùn)行體系，通過(guò)《電子文件管理暫行辦法》的相關(guān)辦法，建立各部門聯(lián)動(dòng)的電子文件管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程管理。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定，賦予檔案局相應(yīng)的行政管理職能。另外，必須完善現(xiàn)在的法規(guī)制度，規(guī)范好現(xiàn)在的工作行為。除此之外，應(yīng)當(dāng)制定檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃及工作任務(wù)分解表，明確相關(guān)的責(zé)任單位。除此之外，必須完善現(xiàn)在的績(jī)效評(píng)估體系，通過(guò)評(píng)價(jià)推動(dòng)建設(shè)。

3.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享檔案

要想開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，其中就要重視資源建設(shè)，現(xiàn)在工作開(kāi)展也要圍繞這個(gè)核心內(nèi)容進(jìn)行。在新的歷史發(fā)展階段，不僅要重視檔案數(shù)字化，還要重視資源的共享。具體來(lái)看，要從以下幾個(gè)方面采取措施：第一，必須推動(dòng)現(xiàn)在的檔案數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)一定的科學(xué)原則制定好工作計(jì)劃，加大監(jiān)督力度的同時(shí)保障檔案數(shù)字化工作開(kāi)展。第二，要通過(guò)多重途徑滿足信息需求者，通過(guò)系統(tǒng)的檔案數(shù)字化目錄，加大投入人力資源和物力資源，實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門協(xié)調(diào)工作。第三，必須通過(guò)紙質(zhì)與電子文件雙歸檔制度，并對(duì)規(guī)定范圍內(nèi)的文本與圖形文件實(shí)行關(guān)聯(lián)并存制度，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。第四，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。按照我國(guó)的相關(guān)政策完善現(xiàn)在的檔案信息管理體系，不管是信息的生成工作，還是信息的整理工作，都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作。通過(guò)先易后難的原則，制定檔案信息資源共享目錄，并在此基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)管理部門的職能作用，通過(guò)條塊結(jié)合，來(lái)提升檔案信息的實(shí)效性，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

3.3 健全技術(shù)支撐和資金保障體系

在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程里，要充分重視技術(shù)得作用，而要想發(fā)揮技術(shù)得作用還要加大資金投入。所以，技術(shù)體系和資金保障體系兩手都要抓。通過(guò)資金保障檔案信息化體系建設(shè)，可將檔案信息化建設(shè)資金納入到財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，并以年為單位投入基建和運(yùn)維費(fèi)用。具體來(lái)看，主要從以下幾個(gè)方面采取措施：首先，通過(guò)合作開(kāi)發(fā)的形式進(jìn)一步創(chuàng)新現(xiàn)在的檔案信息化投入，鼓勵(lì)檔案部門。其次，要重視現(xiàn)在的硬件建設(shè)和軟件建設(shè)，更新現(xiàn)在的設(shè)備，淘汰一些落后設(shè)備，為其發(fā)展提供良好的環(huán)境。在我國(guó)，必須建設(shè)規(guī)范化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于一些技術(shù)開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行認(rèn)證。除此之外，要想提高檔案信息數(shù)據(jù)可讀性明確相關(guān)的讀寫標(biāo)準(zhǔn)，即后代產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)能夠?qū)ι弦淮a(chǎn)品實(shí)現(xiàn)完全兼容及格式升級(jí)。而不同地域的檔案信息化產(chǎn)品也應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)上保持高度的一致性，從而為檔案信息資源整合與共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，要想進(jìn)行檔案工作改革發(fā)展，就要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。在新的歷史發(fā)展階段，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，必須充分重視檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化現(xiàn)在的檔案工作方式，同時(shí)還有重新建設(shè)現(xiàn)在的業(yè)務(wù)處理流程。檔案管理部門必須開(kāi)發(fā)檔案信息資源，進(jìn)一步積極推進(jìn)檔案信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段等具體措施，推動(dòng)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作水平和服務(wù)水平的跨越式提高。

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