王永健

摘 要：在各個(gè)行業(yè)快速發(fā)展下，計(jì)算機(jī)信息化管理也在廣泛的應(yīng)用和推廣。醫(yī)院是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，保證醫(yī)院正常工作的重要步驟就是檔案管理，但是在對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施電子管理當(dāng)中，仍然存在比較嚴(yán)重的問(wèn)題，需要對(duì)目前電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出解決措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；分析

電子信息時(shí)代高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也在創(chuàng)新，從傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式逐漸發(fā)展為新形勢(shì)的檔案管理模式，醫(yī)院檔案管理發(fā)展中，電子文檔管理是一個(gè)全新的內(nèi)容和要求。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理中急需解決的問(wèn)題，是要將醫(yī)院的電子文檔檔案管理的質(zhì)量提高，深入研究電子檔案管理中的問(wèn)題，推動(dòng)電子檔案管理的發(fā)展。

1 建立電子檔案的必要性

隨著辦公自動(dòng)化的擴(kuò)展，尤其是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)進(jìn)行了完美的結(jié)合，形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去的有關(guān)資料和信息進(jìn)行傳遞等等，就可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，所以出現(xiàn)了電子文件。在檔案信息化建設(shè)中，對(duì)文件收集和歸檔以及長(zhǎng)期保存是非常重要的內(nèi)容?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展就導(dǎo)致了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于醫(yī)院管理中，可以促進(jìn)醫(yī)院科研活動(dòng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。想要推動(dòng)醫(yī)院管理手段進(jìn)一步的提高，就需要合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案。醫(yī)院科研材料的寫(xiě)作，也從傳統(tǒng)手工制作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作，在科研活動(dòng)當(dāng)中比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)和圖表等等，都可以利用計(jì)算機(jī)的處理軟件完成，最終促進(jìn)醫(yī)院的科研工作有更好的發(fā)展。

2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

信息化建設(shè)的提高，就出現(xiàn)了電子檔案管理這樣的新事物，在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，醫(yī)院對(duì)其特性以及可能出現(xiàn)的問(wèn)題不能準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和了解，就導(dǎo)致電子檔案管理對(duì)制度制定當(dāng)中，存在很多嚴(yán)重的問(wèn)題。我國(guó)大部分醫(yī)院都沒(méi)有制定對(duì)電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定以及銷(xiāo)毀等有關(guān)合理的規(guī)章制度，在職能科室和檔案管理部門(mén)應(yīng)用的程序當(dāng)中，沒(méi)有將電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)融入進(jìn)去，導(dǎo)致職能部門(mén)和檔案室之間缺乏溝通，如果兩者獨(dú)立對(duì)電子檔案管理，就會(huì)給醫(yī)院電子檔案的發(fā)展造成制約，也會(huì)很大程度的對(duì)醫(yī)院信息管理整體水平的提高造成嚴(yán)重影響。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)淺薄

我國(guó)現(xiàn)階段醫(yī)院管理的模式，因?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)的提高，也就對(duì)職能部門(mén)的分工更加細(xì)致，有關(guān)文件和檔案也在增多。目前，都是將文件和檔案分開(kāi)管理，電子文件主要產(chǎn)生在職能部門(mén)，但是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的問(wèn)題就是實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，在實(shí)際狀況當(dāng)中，很少有人會(huì)對(duì)醫(yī)院文件檔案價(jià)值關(guān)注和重視，有些領(lǐng)導(dǎo)只要求有紙質(zhì)的文件，沒(méi)有必要做成電子檔案進(jìn)行管理。所以說(shuō)電子檔案是可有可無(wú)的，認(rèn)為利用電子檔案管理，是給工作人員增加了工作量，也會(huì)給醫(yī)院產(chǎn)生不必要的費(fèi)用。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不對(duì)資金投入重視，導(dǎo)致檔案部門(mén)設(shè)備簡(jiǎn)陋，缺少一些電子檔案建設(shè)中所用的一系列先進(jìn)設(shè)備，導(dǎo)致電子檔案不能長(zhǎng)期保存。

2.3 電子檔案管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的時(shí)代，醫(yī)院電子檔案工作人員，不僅要擁有文化科學(xué)知識(shí)和檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)外，還要了解醫(yī)院科學(xué)研究，也是一個(gè)非?；镜木C合素質(zhì)。但是在電子文件時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員也要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，反之，就無(wú)法介入電子文件的形成和保管，也不能維護(hù)電子檔案的完整。

3 解決醫(yī)院電子檔案問(wèn)題的措施

3.1 建立健全的電子檔案管理制度

要醫(yī)院實(shí)際的情況結(jié)合，并且將電子文件的收集、整理、歸檔和保管以及利用等相關(guān)工作，融入到科室文書(shū)處理和檔案管理程序當(dāng)中，也要納入有關(guān)工作人員崗位責(zé)任中。電子文件歸檔的范圍，可以根據(jù)相關(guān)的紙質(zhì)文件歸檔范圍，劃定保管期限，了解電子文件類(lèi)型，從而形成讓相關(guān)工作人員了解文件類(lèi)型和范圍，要將形成的文件及時(shí)備份，避免出現(xiàn)電子文件隨意刪除的現(xiàn)象。電子文件真實(shí)性主要包括傳輸和遷移文件中的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及背景信息之后保持不變。電子文件完整性是對(duì)電子文件價(jià)值的一個(gè)重要保障。在對(duì)電子文件收集和積累當(dāng)中，將比較重要的文件妥善保存，最終保證管理工作的連續(xù)性和電子檔案的質(zhì)量，有效對(duì)信息的真實(shí)性和完整性進(jìn)行確保。

3.2 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

在電子檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)有文件的使用效率和參考效率的重要性，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視起來(lái)，樹(shù)立工作人員對(duì)電子檔案的管理意識(shí)。只有增強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔意識(shí)，才能促進(jìn)相關(guān)人員對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的管理提上日程，納入到重點(diǎn)工作范圍內(nèi)，利用各種手段，宣傳電子文件的重要性，不僅可以提高處理現(xiàn)代化信息的能力，也能加強(qiáng)電子檔案的意識(shí)。最終確保電子文件的真實(shí)性和完整性以及有效性，能夠保證電子檔案長(zhǎng)期的保存和利用。另外，對(duì)兼職檔案人員的培訓(xùn)也加強(qiáng)，促進(jìn)對(duì)電子文件的知識(shí)能夠全方面的了解和掌握，只有將信息處理能力提高，就可以承擔(dān)起對(duì)電子文件的監(jiān)督和管理作用。

3.3 提高電子檔案管理人員的素質(zhì)

首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)兼職檔案人員的培訓(xùn)和教育，要挑選高素質(zhì)工作人員，積極參加電子文檔知識(shí)學(xué)習(xí)班，使相關(guān)工作人員能夠?qū)㈦娮游募挠嘘P(guān)知識(shí)全方面的了解和掌握，這樣不僅可以提高運(yùn)用和處理現(xiàn)代化信息的能力，也能將電子文檔的監(jiān)督和管理工作承擔(dān)。其次，要要求醫(yī)院制定電子文件管理制度，形成文字材料，下發(fā)到各個(gè)醫(yī)院的職能部門(mén)，并且組織職能部門(mén)相關(guān)的工作人員對(duì)電子文件全程管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，促進(jìn)所有工作人員可以對(duì)電子文件的相關(guān)知識(shí)普遍的了解，對(duì)其中檔案的意識(shí)加強(qiáng)，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)電子檔案管理工作的成果可以被各個(gè)部門(mén)使用、參考以及查閱等等。因此，不僅要加強(qiáng)各方面的建設(shè)，還要對(duì)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，這樣就可以更好的對(duì)專(zhuān)業(yè)的技能和知識(shí)全方面的掌握。同時(shí)，在接受專(zhuān)業(yè)的教育培訓(xùn)當(dāng)中，也要提高整體隊(duì)伍的技術(shù)能力，可以讓電子檔案工作人員能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)的技術(shù)。要保持不依賴(lài)傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方法，接受先進(jìn)的管理思想，促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，跟隨我國(guó)時(shí)代發(fā)展的潮流。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，各個(gè)地區(qū)醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)有比較成熟的行業(yè)規(guī)范，在各方面投入上，都會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。但是人們已經(jīng)逐漸的對(duì)電子檔案的管理重視起來(lái)，在實(shí)際發(fā)展中就突出了自身的優(yōu)勢(shì)以及必然發(fā)展的方向。因此，為了醫(yī)院電子檔案能夠發(fā)展和完善一套比較完整的管理體系，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的管理，最終達(dá)到根本發(fā)展的目的。

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