肖丹丹

摘 要：現(xiàn)代的社會是信息化的時代，檔案管理中也融入了信息化技術(shù)，信息化技術(shù)的應(yīng)用衍生出了電子檔案，而電子檔案的出現(xiàn)并沒有完全取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案依然存在，實現(xiàn)對兩者的融合管理，就可以最大限度的推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。本文就電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理進(jìn)行了簡要的探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合

伴隨著信息化程度的不斷提高，在我國的檔案管理當(dāng)中，電子檔案作為一種新的檔案管理模式，填補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足和弊端，不僅僅為我國的檔案管理工作提供了一種更為科學(xué)有效地管理模式，還保障個人檔案的安全，為個人檔案的長時間保存和個人信息的進(jìn)一步保護(hù)都帶來了重要的意義和作用。

1 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理中存在的區(qū)別

目前，由于技術(shù)力量和實踐經(jīng)驗等各方面的原因，電子檔案的保護(hù)技術(shù)和紙質(zhì)檔案相比顯得很不成熟，它們在管理中存在以下區(qū)別：（1）紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔時間的區(qū)別。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔時間一般規(guī)定，在文件形成后第二年的上半年向本單位檔案管理部門移交，以備查考利用。電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，由形成文件的各科室通過網(wǎng)絡(luò)傳送的方式傳送給本單位的檔案管理部門，并履行必要的交接手續(xù)，形成交接文據(jù)。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案的分類號，設(shè)定訪問的限制和級別，以便將來用戶查找、利用。隨時歸檔的好處，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面也符合電子文件自身的特點，方便快捷，同時還可以避免檔案的流失和遭受病毒的破壞。（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式不同?，F(xiàn)在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔采取的是“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，盡管比過去的立“厚卷”的方法有所改進(jìn)，但仍然存在著文件分類難、程序多、要求細(xì)、工作量大等弊端。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留任何痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始性、憑證性辨別真?zhèn)巫兊脧?fù)雜而又困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、身份驗證、信息認(rèn)證和加密保護(hù)，以保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，確保檔案管理部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證效率。（3）紙質(zhì)檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異。目前以紙質(zhì)檔案為主體的保護(hù)技術(shù)主要內(nèi)容有：檔案制成材料的耐久性和優(yōu)化檔案保存環(huán)境技術(shù)，它包括溫、濕度調(diào)節(jié)控制的技術(shù)、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術(shù)，對破損檔案進(jìn)行修復(fù)的技術(shù)，如：去污、去酸、字跡恢復(fù)、紙張糊裱等方面，它們主要是圍繞構(gòu)成檔案的物質(zhì)材料自然損毀的原因和結(jié)果，而進(jìn)行預(yù)防和治理的。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合。檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以統(tǒng)一、通用的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源的有效利用。（4）紙質(zhì)檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同。我們開展檔案工作，其目的是為了積累檔案的信息資源并為現(xiàn)實工作提供利用服務(wù)。紙質(zhì)檔案的利用是指以利用者為服務(wù)對象，以提供檔案室?guī)觳貦n案為手段，采用多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案為利用者服務(wù)。但紙質(zhì)檔案的查詢、利用存在場地限制，人工服務(wù)的弊端。電子檔案查詢和利用的方式，只要符合一定條件，利用者就可以注冊、登記成為電子文件中心的會員，就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

2 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的融合

2.1 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的共存

電子檔案與紙質(zhì)檔案在很長一段時間里需要一起為檔案管理服務(wù)，二者共存的原因很多主要包括以下幾種：

首先，電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案是紙質(zhì)檔案的數(shù)值化表現(xiàn)形式，根據(jù)不同的需要把紙質(zhì)的檔案用電子檔案表現(xiàn)出來。電子檔案的形成主要在以下兩種情況下：當(dāng)檔案管理部門剛收到時就要求改成電子檔案，這時有兩種形式的檔案，紙質(zhì)與電子共存；還有就是對以前形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這就形成了兩種檔案的共存。

其次是先形成電子檔案，后改成文字檔案。隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，人們的工作、生活節(jié)奏也加快，由于紙質(zhì)檔案記錄比較慢，而電子檔案可以快速準(zhǔn)確的記錄一些活動、工作的主要內(nèi)容，但是電子檔案在長久保留中可能被損壞，考慮到這一點，人們通常把重要的電子檔案改寫成紙質(zhì)檔案。這種檔案的形成也有兩種主要的形式：一種是電子檔案制作完成后作為信息傳輸?shù)男问絺魉?，然后通過紙質(zhì)把電子檔案紙質(zhì)化，這時就有兩種版本的檔案共存；還有一種是對于已經(jīng)歸檔的電子檔案根據(jù)需要，要求轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，這時也有兩種檔案共存的情況。

2.2 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動

電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動是由于二者的共存后對其的管理后形成的，這兩種檔案管理的形式了兩種管理系統(tǒng)。在每個檔案管理系統(tǒng)中的內(nèi)部要各自獨(dú)立的積極發(fā)展，但是在兩個檔案管理系統(tǒng)之間又要相互磨合、相互依賴。二者既要完成各自管理系統(tǒng)內(nèi)部的職責(zé)，又有依據(jù)各自的特點相互配合，完成需要共同承擔(dān)的責(zé)任。在電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的兩個系統(tǒng)之間二者相互影響可以促進(jìn)兩種檔案管理系統(tǒng)各自的改進(jìn)從而完善自身功能，使各自系統(tǒng)工作的效率大大提高，這對檔案管理來說具有積極的意義。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管相互影響的表現(xiàn)主要包括以下方面：

第一，電子檔案管理對紙質(zhì)檔案管理的影響，前者可以加速后者的改進(jìn)速度。紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案些影響，這直接加速了檔案管理流程，對于檔案一體化的推進(jìn)具有重要的意義。還有就是電子檔案管理的實體管理的模式促進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理，實體系統(tǒng)與固定的關(guān)系檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)，有了二者建立好的關(guān)系才能夠?qū)n案進(jìn)行檢索。電子檔案管理具有快速檢索的功能，加以互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，讀者能夠更加方便地瀏覽到自己需要的信息，而且電子檔案管理可以根據(jù)不同的需求建立不同的聯(lián)系，紙質(zhì)檔案借助電子檔案的實體管理的簡化可以通過軟檢索而更加快速地找到所需紙質(zhì)檔案。

第二，在紙質(zhì)檔案管理的影響下，電子檔案管理可以變得更加完善。兩者可以在相互影響下取長補(bǔ)短，然后進(jìn)一步發(fā)展，形成一種綜合管理系統(tǒng)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的過程中，紙質(zhì)檔案管理的規(guī)模慢慢減小，電子檔案管理的規(guī)模則隨著信息技術(shù)的發(fā)展日趨變得壯大。當(dāng)今檔案管理工作中仍存在不少問題，檔案管理人員既要利用科學(xué)的方法加強(qiáng)對電子檔案管理安全的保護(hù)，促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展，同時又要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的保留，通過二者完美的結(jié)合互相補(bǔ)充，做好檔案管理工作。

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