摘 要：從儀器設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立、確立歸檔范圍、收集資料、分類(lèi)整理這幾個(gè)方面對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備的檔案管理提出見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測(cè)；儀器設(shè)備；檔案管理

環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備是否正常運(yùn)行直接影響到環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，因此必須對(duì)監(jiān)測(cè)設(shè)備進(jìn)行有效的管理，而建立設(shè)備檔案是對(duì)儀器進(jìn)行系統(tǒng)性管理的一個(gè)重要手段。監(jiān)測(cè)站對(duì)儀器設(shè)備檔案的利用程度越高，儀器設(shè)備的管理就越到位，所以，要充分認(rèn)識(shí)到環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案管理的重要性，從而提高環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案的質(zhì)量和管理水平，發(fā)揮其在環(huán)境監(jiān)測(cè)、科研、教學(xué)等方面的作用。現(xiàn)就監(jiān)測(cè)站設(shè)備檔案的管理，談?wù)勎业恼J(rèn)識(shí)和看法：

1 環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案含義

環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案是指在引進(jìn)、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、使用、維修、調(diào)撥、報(bào)廢過(guò)程中形成的用于環(huán)保管理工作的儀器設(shè)備的文件材料[1]。

2 環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案歸檔的必要性

科技在不斷地發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測(cè)手段也不斷改進(jìn)，越來(lái)越多的儀器設(shè)備投用到環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中。儀器設(shè)備的真實(shí)情況可以通過(guò)為其建立檔案并及時(shí)更新檔案內(nèi)容而準(zhǔn)確地反映出來(lái)，同時(shí)，跟蹤儀器設(shè)備檔案可以保證儀器的正常運(yùn)行，從而讓儀器設(shè)備的投資效益具有重要的意義。

建立完整、系統(tǒng)的設(shè)備檔案，可以實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理儀器設(shè)備。儀器設(shè)備故障發(fā)生的規(guī)律可以通過(guò)查閱設(shè)備檔案中的儀器設(shè)備技術(shù)參數(shù)進(jìn)行分析和比較得出，從而采取預(yù)防措施，避免故障再次發(fā)生，確保監(jiān)測(cè)工作的正常進(jìn)行，增強(qiáng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；通過(guò)不定期查閱設(shè)備檔案，可以總結(jié)出設(shè)備管理工作中存在的不足，不斷改進(jìn)，提高工作效率；當(dāng)機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整或變動(dòng)時(shí)，科學(xué)的檔案管理可以

保持設(shè)備管理的連續(xù)性，避免出現(xiàn)中斷的情況；當(dāng)有儀器設(shè)備需借調(diào)時(shí)，完整的設(shè)備檔案材料，有利于和相關(guān)單位協(xié)作，可以維護(hù)自己的合法權(quán)益。

3 環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案的管理

3.1 建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

我站成立由站長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行監(jiān)測(cè)站、儀器設(shè)備管理科室、檔案工作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。質(zhì)量管理室和業(yè)務(wù)室的分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解儀器設(shè)備檔案工作的情況，解決儀器設(shè)備檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題，保證儀器設(shè)備檔案工作的正常運(yùn)行。質(zhì)量管理室注意設(shè)備檔案材料的形成和積累，把好儀器設(shè)備檔案進(jìn)口關(guān)、歸檔關(guān)和安全使用關(guān)。業(yè)務(wù)室檔案管理員對(duì)接收來(lái)的設(shè)備檔案，進(jìn)行登記、分類(lèi)、編目、統(tǒng)計(jì)等整理程序。儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人要樹(shù)立檔案意識(shí)，對(duì)需要?dú)w檔保管的儀器設(shè)備資料做到心中有數(shù)，自覺(jué)上交給檔案管理人員存檔，在全站形成一個(gè)有效的設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2 確定環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案的歸檔范圍

根據(jù)《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》和我站制定的《環(huán)境保護(hù)儀器設(shè)備檔案立卷歸檔制度》，按照環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合監(jiān)測(cè)站實(shí)際，明確了環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。主要有：

購(gòu)買(mǎi)階段：采購(gòu)申請(qǐng)、購(gòu)買(mǎi)合同、發(fā)票。

驗(yàn)收階段：裝箱清單、出廠(chǎng)合格證、保修卡、說(shuō)明書(shū)、操作與安裝軟件、安裝運(yùn)行報(bào)告。

使用、維護(hù)保養(yǎng)階段：檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃、期間核查計(jì)劃、維護(hù)計(jì)劃、檢定/校準(zhǔn)證書(shū)、檢定/校準(zhǔn)確認(rèn)表、期間核查記錄、維修記錄、使用記錄、維護(hù)記錄、降級(jí)申請(qǐng)和借調(diào)記錄等。

停用、報(bào)廢階段：停用、報(bào)廢申請(qǐng)單及處理去向說(shuō)明。

3.3 收集資料

每一臺(tái)環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備從申購(gòu)到報(bào)廢都經(jīng)過(guò)購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、使用、報(bào)廢四個(gè)階段。儀器設(shè)備檔案收集主要分為原始檔案和運(yùn)行檔案兩部分。原始檔案主要是包括購(gòu)買(mǎi)階段和驗(yàn)收階段這兩方面的內(nèi)容。運(yùn)行檔案主要是包括使用、維護(hù)保養(yǎng)階段和停用、報(bào)廢階段產(chǎn)生的資料。設(shè)備在使用過(guò)程中，日常管理記錄如使用記錄、維護(hù)記錄、檢定/校準(zhǔn)記錄等是動(dòng)態(tài)變化的，所以要不斷跟蹤收集相關(guān)資料。

3.4 儀器設(shè)備檔案的整理

儀器設(shè)備資料收集后需要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理，這樣才能清楚地反映儀器各個(gè)階段的真實(shí)、完整的情況，也有利于檔案的管理，方便設(shè)備檔案資料的查閱。按照儀器管理規(guī)定，一般每臺(tái)儀器設(shè)備需獨(dú)自建立一個(gè)檔案，即“一器一檔”，但是在我們的實(shí)際工作中，存在同一類(lèi)型監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備有多臺(tái)不同出廠(chǎng)編碼的設(shè)備的情況，例如我們單位的TH-600B這一型號(hào)的智能煙氣采樣分析器就有六臺(tái)，單獨(dú)一臺(tái)儀器設(shè)備的材料可能會(huì)較少，“一器一檔”就會(huì)占用較多的存放地方，造成檔案空間的浪費(fèi)，管理也不方便。把同一類(lèi)監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備歸為同一檔號(hào)管理，即“類(lèi)器同檔”，里面的每臺(tái)儀器再編一個(gè)專(zhuān)屬的下一級(jí)的檔案編碼，這樣，在儀器購(gòu)買(mǎi)到報(bào)廢的全過(guò)程中，可以確保儀器設(shè)備檔案的穩(wěn)定性與準(zhǔn)確性[2]。

將收集到的儀器設(shè)備資料按照儀器設(shè)備的四個(gè)階段進(jìn)行分類(lèi)整理，其中使用階段的資料較多，要著重注意，為了方便查找，使用階段可以再細(xì)分幾個(gè)部分：檢定/校準(zhǔn)、期間核查、使用維護(hù)情況、維修情況。

4 小結(jié)

監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備是開(kāi)展環(huán)境監(jiān)測(cè)的必備手段，是國(guó)家的寶貴財(cái)產(chǎn)[3]。環(huán)境監(jiān)測(cè)任務(wù)越來(lái)越重，監(jiān)測(cè)技術(shù)不斷提高，儀器設(shè)備也隨著不斷發(fā)展，種類(lèi)與數(shù)量逐漸增多，儀器設(shè)備越來(lái)越難以管理。設(shè)備檔案的建立可以實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行從購(gòu)買(mǎi)到報(bào)廢進(jìn)行全過(guò)程的控制，以確保儀器設(shè)備提供科學(xué)有效的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)。

檔案管理人員要在管理檔案時(shí)要細(xì)心，保持高度的工作責(zé)任感，主動(dòng)積極地收集與整理有用的資料，保證設(shè)備檔案的完整有效性，才能使設(shè)備檔案發(fā)揮其自身的作用，使儀器設(shè)備得到更好的管理，為監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] HJ/T 8.5-1994，環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范 環(huán)境保護(hù)儀器設(shè)備[S].

[2] HJ/T 8.5-1994，余日新.環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備的管理[J].海峽科學(xué)，2012，9：13-14.

[3] 全國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備管理規(guī)定（暫行），第一章，第二條.

作者簡(jiǎn)介

鄭艷明（1969-），女，廣東，廣東省肇慶市環(huán)境保護(hù)監(jiān)測(cè)站，館員，研究方向：檔案管理。