管海鴻

摘 要：近年來，快速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)和不斷進(jìn)步的科學(xué)技術(shù)，致使我國一些單位辦公室的檔案管理方式已同時(shí)代發(fā)展脫軌，檔案管理效率也與實(shí)際工作的要求相差甚遠(yuǎn)，這就讓我國辦公室的檔案管理工作效率受到了很大影響。辦公室在每一家單位的自身運(yùn)營過程中均占據(jù)著至關(guān)重要的位置，可以說整個(gè)單位的管理水平直接受到辦公室檔案管理水平的影響。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡要論述，并有針對性的提出了建議，旨在促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提高。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

單位各項(xiàng)工作的開展均離不開辦公室檔案管理工作?？焖侔l(fā)展的科學(xué)技術(shù)將我們帶入了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于社會(huì)的多個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已與社會(huì)發(fā)展?jié)u行漸遠(yuǎn)，檔案管理的諸多問題也不斷暴露出來。為了同時(shí)代的發(fā)展保持同步，應(yīng)對辦公室檔案管理工作進(jìn)行不斷完善，通過網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提高。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題

（一）工作人員的管理意識(shí)比較薄弱

當(dāng)前，影響檔案管理工作效率的一個(gè)重要因素就是辦公室檔案管理人員缺乏濃厚的管理意識(shí)。通常辦公室的檔案管理人員均不是專業(yè)的管理人員，一些甚至是因?yàn)殛P(guān)系才從事這一工作的，而這些檔案管理人員均未接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，進(jìn)而也很難對辦公室檔案管理的重要意義有一正確認(rèn)識(shí)，正是因?yàn)槿狈σ欢ǖ墓芾硪庾R(shí)所以才使檔案資料搜集不全、整理不規(guī)范等問題出現(xiàn)，讓辦公室檔案管理的工作效率受到嚴(yán)重影響。因此，辦公室檔案管理人員的當(dāng)務(wù)之急便是對自身管理意識(shí)做進(jìn)一步加強(qiáng)。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

健全各方管理制度是高效開展辦公室各項(xiàng)管理工作的前提條件，當(dāng)然也包括檔案管理。諸如檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、收集機(jī)制、歸整規(guī)范以及查閱借閱規(guī)定等均屬于檔案管理制度的范疇，其包含了檔案從新材料產(chǎn)生到生命周期結(jié)束的整個(gè)過程。檔案管理制度建設(shè)必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。但就目前的實(shí)際情況而言，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)人員因?yàn)槭聞?wù)繁忙也就忽略了辦公室管理工作，未建立單獨(dú)的管理檔案的資料室，缺乏相關(guān)的檔案管理制度。為此，也讓檔案管理人員在平時(shí)的工作中偷懶、懈怠，導(dǎo)致在檔案的處理上出現(xiàn)問題。

（三）管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高

現(xiàn)在所培養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人員已無法和社會(huì)的發(fā)展相適應(yīng)，管理人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，因此，首先要解決的問題便是促進(jìn)管理人員專業(yè)知識(shí)與工作技能的提高。其次，置身于信息化時(shí)代背景下，辦公室檔案管理工作也需做到與時(shí)俱進(jìn)，在管理過程中引入現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以促進(jìn)管理工作效率的提升[1]。相關(guān)辦公軟件的操作技能是管理人員所必備的，通過管理專業(yè)水平與管理操作技能的提高來促進(jìn)辦公室檔案管理效率的提高。

（四）辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

不斷發(fā)展的辦公室檔案管理，在一定程度上增加了檔案種類的復(fù)雜性，由此也提高了對管理人員的要求。對于時(shí)段與種類不同的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行有效地記錄與整理，傳統(tǒng)的管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，再加上當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)尚不能很好的應(yīng)用于檔案管理工作中，許多設(shè)施都不能很好的支撐工作的需求，因此紙質(zhì)管理形式仍然占據(jù)檔案管理的大半部分。與此同時(shí)，檔案管理行政機(jī)構(gòu)也未對檔案管理的信息化系統(tǒng)進(jìn)行合理規(guī)劃，導(dǎo)致諸多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中處于隨機(jī)狀態(tài)，部分還有可能被定期銷毀，使日后工作的查閱非常不便，因此建立系統(tǒng)化的管理模式對檔案管理工作而言是非常有必要的。

2 提高辦公室檔案管理的工作效率的措施

（一）強(qiáng)化辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)

當(dāng)前，影響檔案管理工作效率的一個(gè)重要因素便是辦公室檔案管理人員缺乏濃厚的管理意識(shí)。針對這一情況，單位領(lǐng)導(dǎo)人與檔案管理人員均應(yīng)強(qiáng)化自身檔案管理意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)多和檔案管理人員進(jìn)行交流溝通，在一起努力下促進(jìn)檔案管理人員管理意識(shí)與管理理念的提高，如此不但可使檔案服務(wù)能力得到進(jìn)一步增強(qiáng)，也可切實(shí)保障辦公室檔案管理效率的提高。

（二）進(jìn)一步完善檔案管理制度

檔案管理制度和行政管理制度、財(cái)務(wù)管理制度以及人事管理制度均屬于同一層級的制度，一起支撐單位內(nèi)部管理制度[2]。在制定檔案管理制度時(shí)，一定要將單位業(yè)務(wù)工作實(shí)際充分結(jié)合起來，就對內(nèi)對外全部業(yè)務(wù)流程以及內(nèi)部組織架構(gòu)展開全面梳理，讓檔案管理真正與推進(jìn)業(yè)務(wù)開展與完善內(nèi)部管理的實(shí)際需要相符合。完整性是檔案管理制度的一個(gè)必備條件，不但要要求管理硬件，也要進(jìn)一步規(guī)范軟件；既要嚴(yán)密保管制度，也要對查詢借閱制度予以嚴(yán)格遵循。檔案管理要將重點(diǎn)突出，首先是科學(xué)分類檔案，對各類檔案的秘級與保管期限做出明確規(guī)定。其次是科學(xué)界定檔案的歸集規(guī)范，對各類檔案材料的規(guī)格與時(shí)限予以明確；最后是嚴(yán)格規(guī)定檔案的利用，對各項(xiàng)檔案的使用價(jià)值與使用范圍予以明確。建立健全管理制度，一方面可對工作進(jìn)程予以協(xié)調(diào)，還能對管理人員的工作起到一定約束，嚴(yán)格監(jiān)控檔案，讓工作更加清晰，目標(biāo)更加明確。管理制度的完善也說明監(jiān)督工作不斷完善，良好的工作態(tài)度也有助于提高檔案管理的工作效率。

（三）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平

單位檔案管理人員應(yīng)結(jié)合社會(huì)的發(fā)展形勢，經(jīng)常性的參加一些檔案管理工作培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)自身檔案管理與保密意識(shí)的提高，進(jìn)而提高辦公室檔案管理水平。管理人員應(yīng)在保密法制的教育上加大力度，單位的其它成員也必須對檔案管理工作的重要性、艱難性以及復(fù)雜性有一深刻認(rèn)識(shí)，進(jìn)而同檔案人員協(xié)調(diào)配合，將檔案管理與保密工作落實(shí)做好[3]。通過不斷對管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)與相關(guān)法制教育，促進(jìn)其法律意識(shí)的提高，以讓其對檔案保密工作的責(zé)任意識(shí)不斷增強(qiáng)。在具體培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)著重培養(yǎng)管理人員的專業(yè)性，讓參加培訓(xùn)的每一位管理人員均可獨(dú)立掌握檔案管理工作的核心思想以及主要檔案管理的操作技能。

（四）應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)電子信息化進(jìn)行辦公室檔案管理

在檔案管理中應(yīng)有網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)時(shí)，一般電子化的處理都是由集中立卷發(fā)展為平時(shí)新聞檔案文件的處理。通過這些的方式既可根據(jù)類別的不同分類管理單位內(nèi)部的各種檔案資料，且也可有效整理復(fù)雜的檔案資料，并對辦公室各類檔案資料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，避免辦公室資料的長時(shí)間堆積，在使檔案管理效率提高的同時(shí)，也方便了對單位檔案文件的歸類整理與資料檢索，檔案管理人員能夠非常方便的將新問價(jià)插入到原有文件中。將紙質(zhì)文件檔案管理的方式同網(wǎng)絡(luò)電子信息化應(yīng)用于單位人事檔案管理相比較，網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式的工作效率更高，更加方便快捷，同時(shí)也讓辦公室檔案管理工作編排整理的準(zhǔn)確性得到了加強(qiáng)。

3 結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作同辦公室其它各項(xiàng)工作的開展緊密相連，其在辦公室工作中占據(jù)著至關(guān)重要的位置。因此，需對辦公室檔案管理制度進(jìn)行不斷完善，加深單位與管理人員對檔案管理工作認(rèn)識(shí)，并在管理辦公室檔案時(shí)運(yùn)用新的管理模式，促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]胡艷琨.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，（16）：151.

[2]高麗華.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經(jīng)營管理者，2016，（14）：262.

[3]何艷秋.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經(jīng)營管理者，2016，（06）：267.